企業に必要な安否確認とは？災害時の手順・方法とBCPに定めるポイント

地震などの災害が発生したとき、企業は従業員の安全や被災状況を速やかに把握する必要があります。

しかし、メールや電話などの連絡手段を用意するだけでは、災害時に十分機能する安否確認体制とはいえません。

少なくとも、次の疑問に答えられるようにしておく必要があります。

さらに、安否確認は回答を集めるだけで完了するものではありません。

得られた情報を、従業員への支援や出社可否、人員配置、事業継続の判断につなげることが重要です。

そのため、連絡を開始する基準から回答の集計、その後の対応までを事業継続計画（BCP）に定め、平時から訓練しておく必要があります。

自社の安否確認体制に不足している点を確認し、災害時に機能するBCPづくりにお役立てください。

＼災害時に機能する連絡体制を整えませんか／

BCPについてご相談したい方はコチラ！
無料で相談する

企業に必要な安否確認とは？BCPにおける目的

企業の安否確認とは、地震や台風などの災害が発生した際に、従業員の安全や被災状況を確認する取り組みです。

確認する内容は、本人が無事かどうかだけではありません。

けがの有無や現在地、避難状況、出社・勤務の可否、会社による支援の必要性なども含まれます。

連絡して回答を集めるだけで終わらせず、確認結果を従業員への支援や事業継続の判断に活用することが重要です。

従業員の安全と被災状況を把握する

企業が最初に確認すべきなのは、従業員の生命と安全です。

安否確認では、主に次の情報を確認します。

これらの情報は、救助や物資、休暇など、必要な支援を判断する材料になります。

ただし、災害直後は停電や通信障害、端末の紛失などにより、連絡を受け取れないことも少なくありません。

回答がないことだけを理由に被災したと判断せず、あらかじめ決めた代替手段で確認を続けることが重要です。

従業員が自分と周囲の安全確保を優先できるよう、無理な出社や移動も求めないようにしましょう。

事業継続・早期復旧に必要な人員を判断する

従業員の安全を確認した後は、回答結果を事業継続や復旧方針の判断に活用します。

具体的には、次のような人員状況を整理します。

必要な人員を確保できない場合は、応援要員の配置や勤務体制の変更、業務の縮小・休止などの検討が必要です。

安否確認は、従業員の無事を確かめるためだけのものではありません。

限られた人員で継続する業務と復旧の進め方を決めるための、BCPにおける重要な初動対応です。

【フローチャート】地震などの災害時に企業が行う安否確認の手順

地震などの災害が発生した場合は、従業員が自身と周囲の安全を確保してから安否を報告します。

企業側は回答を集計し、未回答者への再連絡や必要な支援、事業継続の判断へ進む流れです。

災害時に企業が行う安否確認の手順を、5つのステップに分けて確認しましょう。

1．自身と周囲の安全を確保する

災害が発生した直後は、安否確認への回答よりも自身と周囲の安全確保を優先します。

建物内にいる場合は落下物や火災、建物の損傷などを確認し、必要に応じて安全な場所へ避難します。

移動によって危険が増す状況では、無理に会社へ向かってはいけません。

企業は従業員に対し、安全を確保したうえで安否を報告するよう、平時から周知しておくことが大切です。

2．発動基準に基づいて対象者へ連絡する

従業員の安全確保を前提として、あらかじめ定めた発動基準に該当した場合は安否確認を開始します。

担当者は対象となる従業員へ、メールやSMS、チャット、安否確認システムなどで連絡します。

通知には、確認したい項目や回答方法、回答期限を明記しましょう。

担当者自身が被災して連絡できない場合も想定し、代行者や別拠点から発信できる体制が必要です。

3．回答を集計して被災状況を把握する

従業員から回答が届いたら、次のような状況に分けて集計します。

部署や拠点ごとの回答状況も整理すると、被害が集中している地域や人員が不足する業務を把握しやすくなります。

集めた情報は担当者だけで保有せず、災害対策本部や経営責任者など、あらかじめ決めた報告先へ共有します。

4．未回答者へ再連絡する

回答期限を過ぎても連絡がない従業員には、同じ方法で通知を繰り返すだけでなく、別の連絡手段で再確認します。

たとえばメールに回答がなければ、SMSや電話、ビジネスチャットなどへの切り替えが有効です。

それでも確認できない場合は、上司や同僚、事前に登録された緊急連絡先を通じて状況を確認する方法もあります。

ただし、連絡がないことだけを理由に被災したと断定してはいけません。

通信障害や端末の紛失、避難中などの可能性も考慮し、安全を損なわない方法で確認を続けます。

5．従業員への支援と事業継続の方針を決める

集計結果をもとに、負傷者や避難中の従業員、帰宅困難者などに必要な支援を検討します。

同時に、勤務可能な従業員と各自が担当できる業務を把握し、優先業務を継続できるか判断します。

必要な人員を確保できない場合は、応援要員の配置や在宅勤務への切り替え、業務の縮小・休止などの検討が必要です。

安否確認は、従業員の状況を把握して終わりではありません。

集計した情報を支援や人員配置、事業継続・早期復旧の判断へつなげるところまでが一連の対応です。

安否確認訓練では、通知と回答だけで終わらせず、未回答者への再送や集計結果の報告まで確認します。
参考：名古屋大学「安否確認システムを利用した訓練」 

＼自社に合った安否確認体制を整えませんか？／

BCPについてご相談したい方はコチラ！
無料で相談する

企業の安否確認で従業員に確認する項目

企業の安否確認では、本人が無事かどうかだけでなく、その後の支援や事業継続の判断に必要な情報を確認します。

主な確認項目と、集めた情報の使い方は次のとおりです。

確認項目を増やしすぎると、被災した従業員の回答負担が大きくなります。

災害直後は、選択式など短時間で回答できる形式にして、まず安否や支援の必要性を把握することが重要です。

家族や自宅の状況などは、企業が支援や勤務可否を判断するために必要な範囲で確認します。

収集する目的が明確でない情報まで、安否確認に含める必要はありません。

また、確認項目は集めるだけでなく、誰が情報を確認し、どのような対応につなげるのかまで決めておきましょう。

たとえば「支援が必要」と回答した従業員がいた場合は、担当者や対応期限を定めておくと、確認後の行動へ移りやすくなります。

企業で利用できる安否確認の方法

企業の安否確認には、電話やメール、SMS、ビジネスチャット、専用システムなどの方法があります。

使い慣れているかどうかだけでなく、災害時に連絡が届くか、回答を集計できるか、通信障害が起きた場合に代替できるかを基準に選ぶことが重要です。

電話・メール・SMS・チャットなどの特徴を比較する

主な安否確認方法の特徴は、次のとおりです。

災害用伝言ダイヤル「171」は音声、災害用伝言板「web171」はインターネット上のテキストで安否情報を登録・確認する仕組みです。

NTTグループの災害用伝言板（web171）では、電話番号をキーにして伝言を登録し、全国から確認できます。

従業員数が少ない企業では、メールと電話を組み合わせる方法でも運用できます。

一方、従業員や拠点が多く、回答の集計や未回答者への再通知に時間がかかる場合は、安否確認システムも選択肢となるでしょう。

安否確認メールの具体的な送信文や返信内容は、安否確認メールの例文を紹介した記事をご覧ください。 

BCP対策・防災設備

【法人向け】安否確認メールの例文｜社内・取引先への送信文と返信例

「地震の際、社内や取引先にどんな文面を送ればよいか分からない」 「届いたメールにどう返信すべきか迷う」 このような担当者や従業員の方も多いのではないでしょうか。 大規模災害が発生した際、従業員の安全確保や事業継続（BCP）の観点から迅速な安否確認が不可欠です。 安否確認メールは、送る相手（従業員・取...

一つの手段に限定せず代替手段を決めておく

災害時は、通信の集中や停電、端末の故障・紛失などにより、普段使っている連絡手段が利用できない可能性があります。

そのため、安否確認では一つの手段に限定せず、主な連絡方法と代替手段を組み合わせておくことが重要です。

複数の方法を用意するだけでは、災害時に迷うおそれがあります。

どの手段から使うのか、何分・何時間後に次の方法へ切り替えるのか、誰が再連絡を担当するのかまで決めておくことが大切です。

従業員にも連絡方法と回答手順を周知し、主な手段が使えない場合にどの方法へ切り替えるのか共有しておきましょう。

災害時に機能する安否確認体制をBCPに定めるポイント

安否確認は、連絡手段を用意するだけでは十分ではありません。

災害が起きてから担当者同士で対応を相談していると、確認や支援が遅れるおそれがあります。

安否確認を迅速に行う体制や、事業継続に必要な要員の確保まで、あらかじめBCPに定めておくことが重要です。
参考：内閣府「知る・計画する」

BCP全体の考え方や必要な対策については、BCP対策の基本を解説した記事で詳しく紹介しています。

ここでは、安否確認についてBCPに定める内容を確認しましょう。 

発動基準と確認対象者を決める

最初に決めるのは、どのような状況で安否確認を開始するかという発動基準です。

たとえば、次のような条件を設定します。

地震の震度など客観的に判断できる基準と、被害状況に応じて手動で発動する条件を組み合わせるとよいでしょう。

確認対象者についても、正社員だけでなく、パート・アルバイト、派遣社員、在宅勤務者、出張者などをどこまで含めるか決めます。

災害の種類や発生地域に応じて、全従業員へ確認するのか、対象地域にいる人へ限定するのかも明確にしておく必要があります。

担当者・代行者・報告先を決める

安否確認を開始する担当者と、回答を集計する担当者を決めます。

ただし、担当者自身が被災して連絡できるとは限りません。

主担当者だけでなく、代行者や代替拠点も指定しておきましょう。

BCPには、少なくとも次の役割を定めます。

複数の拠点や部署がある企業では、各拠点の担当者が集計し、本部へ報告する流れも必要です。

責任者が不在の場合に誰が判断権限を引き継ぐのかまで決めておくと、対応の停滞を防げます。

回答期限と未回答者への対応を決める

安否確認を送信する際は、初回の回答期限を設定します。

すべての企業に共通する「災害発生から何時間以内」という基準はないため、災害の規模や従業員数、拠点の範囲、連絡手段を踏まえて決めましょう。 

未回答者への対応では、あらかじめ決めた代替手段へ切り替える時刻や再連絡の回数、担当者を明確にします。

未回答だからといって、すぐに被災したと判断してはいけません。

通信障害や避難、端末の紛失なども考慮し、安全を損なわない方法で確認を続けます。

集計結果に基づく対応と判断権限を決める

安否確認では、回答を集めた後の対応まで決めておく必要があります。

たとえば、次のような情報を集計して判断に活用します。

集計結果を誰が確認し、どの段階で経営責任者や災害対策本部へ報告するのかを明確にします。

そのうえで、従業員への支援、参集の要否、勤務場所の変更、優先業務の開始、事業の縮小・休止などを判断します。

責任者と判断基準が曖昧なままでは、情報が集まっても次の行動へ移れません。

安否確認の結果をBCPへ活用するには、情報の集計方法だけでなく、その情報をもとに誰が何を決めるのかまで定めることが重要です。

連絡先を更新し個人情報を適切に管理する

連絡先が古いままでは、安否確認の仕組みを整えていても従業員へ通知が届きません。

電話番号やメールアドレス、緊急連絡先などを定期的に更新します。

人事異動や入退社、電話番号の変更があった場合に、誰がどのタイミングで情報を更新するのかも決めておきましょう。

従業員や家族の連絡先、けがの有無、避難場所などは個人情報に当たります。

災害時に必要な担当者が情報を確認できる状態を保ちつつ、平時には不必要な閲覧や持ち出しを防ぐ管理が求められます。

情報の利用目的と管理ルールをBCPや社内規程に明記し、従業員へ周知しておきましょう。
参考：個人情報保護委員会「個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン（通則編）」 

＼安否確認のルールづくりから、BCP全体の見直しまで／

BCPについてご相談したい方はコチラ！
無料で相談する

安否確認体制は訓練と見直しで実効性を高める

BCPに安否確認の手順を定めても、実際に連絡や集計ができなければ災害時に機能しません。

平時から安否確認訓練を行い、決めた手順を実行できるか確認する必要があります。

訓練では、回答率だけでなく次の点まで確認しましょう。

通知が届かなかった場合は、登録されている連絡先や受信設定を確認します。

回答に迷う従業員が多ければ、質問項目や回答方法の見直しが必要です。

また、人事異動や入退社、拠点の新設、連絡手段の変更があった場合も、担当者や確認対象者、連絡先を更新します。

訓練で見つかった問題点を記録し、BCPや安否確認マニュアルへ反映することで、災害時に機能する体制へ改善できます。

訓練の企画や進め方については、BCP訓練を解説した記事もあわせてご覧ください。

BCP対策・防災設備

BCP訓練とは？内容・種類から6ステップの進め方・シナリオ例まで解説

「BCPを作成したものの、緊急時に本当に機能するのかわからない」 「訓練で何を確認すればよいのか迷っている」 そのような企業担当者もいるのではないでしょうか。 BCPは作成して終わりではありません。 安否確認や対策本部の設置、代替拠点への切り替えなどを実際に試し、見つかった課題を改善することで実効性...

企業の安否確認を定める際によくある質問

企業が安否確認体制を整える際に疑問となりやすい点を、Q&A形式で解説します。

企業には従業員の安否確認を行う法的義務がありますか？

一般企業に対して、従業員の安否確認を一律に義務づける法律はありません。ただし、使用者には、労働者の生命や身体の安全に配慮する義務があります。安否確認は、災害時に従業員の安全を把握するための具体的な対策の一つです。
参考：e-Gov法令検索「労働契約法」

正社員以外も安否確認の対象に含めますか？

パート・アルバイトや契約社員など、自社と雇用関係にある従業員は、雇用形態にかかわらず対象に含めるのが基本です。派遣社員や業務委託先については、派遣元・派遣先・委託元のうち、誰が確認して結果を共有するのか事前に決めておきましょう。

休日や勤務時間外に安否確認への回答を求めてもよいですか？

休日や勤務時間外でも、企業が安全確認への回答を依頼することはできます。ただし、従業員自身や家族の安全確保を優先し、回答方法や対応ルールを平時から周知しておきましょう。回答を義務づけたり、具体的な業務や待機を指示したりする場合は、その実態によって労働時間に該当する可能性があります。安否報告と業務上の指示は分けて運用することが重要です。
参考：厚生労働省「労働時間の適正な把握に関するガイドライン」

安否確認システムは必ず導入する必要がありますか？

安否確認システムの導入は義務ではありません。従業員数が少ない企業では、メールやSMS、電話を組み合わせて運用できる場合があります。従業員や拠点が多く、回答の集計や未回答者への再通知に時間がかかる場合は、システムの導入を検討するとよいでしょう。

災害発生から何時間以内に安否確認を行うべきですか？

すべての企業に共通する時間や、法令で定められた一律の期限はありません。従業員の安全確保を優先したうえで、可能な限り速やかに開始します。発動後の送信時間、初回回答期限、再通知と報告のタイミングをBCPに定め、訓練結果をもとに見直しましょう。

企業の安否確認をBCPの初動対応として整えよう

企業の安否確認は、従業員の安全や被災状況を把握し、必要な支援や人員配置、事業継続の方針を判断するための初動対応です。

災害時に確実に機能させるには、連絡手段だけでなく、発動基準や確認対象者、担当者、未回答者への対応、集計後の判断までBCPに定めておく必要があります。

訓練を通じて課題を確認し、連絡先や運用ルールも定期的に見直しましょう。

自社に適した安否確認体制の設計や、BCPへの組み込み方に不安がある場合は、ミツモルへお気軽にご相談ください。

＼災害時に迷わず動けるBCPを、平時のうちに整えておきましょう／

BCPについてご相談したい方はコチラ！
無料で相談する