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人事・労務ツールとは
人事・労務ツールで実現できること
人事・労務の業務や会社の人材に関わる業務を効率的に行うことが可能。
利用することで、業務の効率化・効率化に伴う生産性の向上・コスト削減を実現。
利用することで、業務の効率化・効率化に伴う生産性の向上・コスト削減を実現。
1.人事・労務ツールの主な機能
政府としては電子申請を推進したく、2020年ごろから社会保険の一部手続きについて、大企業に対して電子申請の義務化を行いました。今後は対象範囲が広がり、電子申請での手続き内容が増えていくと考えられるため、電子申請をいち早く導入する事が重要です。
- 入社・退社時の手続き
社会保険や雇用保険の資格取得書類や扶養控除等申告書等の作成、関係機関への提出。
社会保険、雇用保険の資格喪失の作成と関係機関への提出。 - 従業員情報の管理
扶養家族の追加や削除、マイナンバーの収集・管理、住所変更、姓変更。 - 年末調整の手続き
年末調整書類の作成と提出。 - 雇用契約書の作成・締結
雇用契約書に加えて、秘密保持誓約書なども作成・締結。
2.人事・労務ツールが必要な理由
人事の業務は範囲が広く内容も重たいものが多いにも関わらず、会社の中では軽視されがちな部署です。
その中でも特に労務管理業務には、給与管理、労働時間管理、労使関係管理、社会保険や福利厚生の加入管理、安全衛生管理等の業務が必要になります。
従業員人数が多かったり、入社のタイミングや退職のタイミングにはその負担が大きくなります。
労務管理システムを導入する事で、これまでは従業員ごとに紙で作成して関係機関へ提出あるいは保管管理を行っていた業務も、
システム化により作成や申請の作業が軽減され、労務管理システムの導入効果を実感する声が増えています。
3.人事・労務ツールの導入メリット
- 書類作成・管理の簡易化
労務管理システムを導入した際、各種書類作成と管理の効率化が見込まれます。
担当者の作業が大幅軽減するので、人事担当者にとって最大のメリットと言えます。
- 郵送の手間削減と手続き完了までのスピード向上
在宅勤務など出社しない人においては、記入依頼のメールを送信し、従業員がシステム上の画面で入力すれば済むため、書類の郵送の手間がなくなります。
テレワークが進んでいる状況下では、書類を手渡しではなくどこからでも手続きが出来るようになるメリットは大きいと言えます。
- 各機関への書類提出の削減
これも担当者にとっては非常に大きなメリットとなります。
労務管理システムを導入すると、書類の申請は電子申請で完結するため、わざわざ各機関へ提出しに行く必要がありません。
外出の予定を大幅に減らすことができ、圧倒的な業務効率化と言えます。
大抵の場合には、申請内容にミスがあるのですがその際にも、労務管理システムで修正することができるのもポイントです。
4.人事・労務ツール導入時の注意点
- 導入コストがかかる
労務管理システムを導入すれば、当然ですが費用がかかります。
オンプレミス型の場合は、システム購入費など初期コストがかかり、クラウド型の場合は、初期コストはなしで、ランニングコストがかかります。
システム導入にあたっては、費用対効果をしっかり見極めましょう。
5.人事・労務ツール導入時に比較するべきポイント
- 業務範囲の確認
使えるサービスや出力できる帳票には、かなりばらつきがある為しっかりと理解する事が必要です。
一番効率化させたい作業がカバーできているかはもちろんですが、特に各機関への提出の手間軽減なら、電子申請に対応している書類数を確認するようにしましょう。
- 入力作業は複数人で行えるか
従業員情報を従業員自身に入力させることが出来るのかも重要です。
例えば、入社前に入力用のURLをメールで渡して入力させれば、紙でのやり取りはなくなり、大幅な業務改善になります。
- 既存システムとの連携は可能か
労務管理だけをシステム化させ、勤怠管理や給与計算は手作業で、という企業は未だに少なくありません。
労務管理システムを導入する場合には、既存のシステムとの連携を考慮した上でシステムを選択しましょう。
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