企業間取引でよく聞かれる勘定科目の中には、売掛金と買掛金の2つがあります。
それぞれの意味や仕訳方法などを理解できているでしょうか。
意味を理解できていないと、お金の問題でトラブルに発展するなど問題が起きてしまいます。
今回は、売掛金と買掛金のそれぞれの意味についてわかりやすく解説し、仕訳方法や管理方法など徹底的に解説します。
特に企業間取引を行うケースで重要な知識となるため、ぜひ参考にしてみてください。
目次
売掛金とは？
売掛金とは、一言で説明すると代金を受け取る権利のことです。
取引先に商品やサービスを提供し、支払が後日行われる際に売掛金は発生します。
ドラマなどで使用される言葉の一つに、ツケといった表現があります。
ツケとは、飲食店などの会計で、その日は払わず店から借りる形にして、後日支払いをすることです。
イメージはこれと同じで、そのビジネス版が売掛金と思ってください。
日常生活でツケを使うことはほとんどありませんが、実は企業においては数多くの取引でツケ払いが行われています。
理由としては、複数回に分けて契約から支払まで行うと、振込手数料やそれにかかる人件費などその都度コストがかかってしまうからです。
このような非効率な契約を避けるために使われているのが、売掛金ということになります。
また、よく似た言葉として間違われやすいのが未収入金、前受金、立替金の勘定科目です。
しかし、これらはすべて同じ意味ではありません。
そこで、これらの勘定科目と売掛金の違いについて解説します。
未収入金との違い
未収入金は、製品やサービスなどの営業活動以外から得た代金を後から受け取る場合に使用されます。
土地や建物や車などの固定資産の売却などが該当します。
物などを相手方に単発で引き渡すような事例が対象です。
似たようなところで未収収益があり、こちらは不動産の貸付などで家賃を後で受け取るなど、継続したサービスなどが該当します。
前受金との違い
前受金とは、商品やサービスの代金の一部や全額を前もって受け取る際に使用されるものです。
例えば、発売日前の商品の予約代金などが該当します。
また、高額商品の頭金や手付金なども当てはまり、代金を受け取ったら販売側は購入者に対して商品を受け渡す義務が生じます。
立替金との違い
立替金とは、従業員や取引先の代わりに会社が立て替えたお金の仕訳です。
あくまで一時的なお金の動きですが、勘定項目として仕訳することが必要です。
また、立て替えたお金を回収した時には、改めて振り替えを行います。
具体的な立て替え例としては、取引先が払うべき配送料の立て替えなどが該当します。
売掛金を使った取引のメリット
売掛金は、何やら後払いのような支払い方法であまりメリットを感じないのではと思っている方も多いでしょう。
しかし、企業間取引においてはさまざまなメリットがあります。
ここでは、その中でも代表的な3つのメリットについて紹介するので、参考にしてみてください。
管理が楽になる
企業における取引に売掛金を活用することで、複数回に分けて請求書を発行したり、現金のやり取りをする必要がなくなります。
特に1社あたりの取引回数が多い場合、そのたびに請求書を作成から発送、支払確認までの作業を行っていたら時間がいくらあっても足りません。
しかし、売掛金なら現金でのやり取りが必要なくなるため、月に1回などまとめて請求書の発行から入金まで行うことができるのです。
作業効率が良くなるだけではなく、管理も楽になるので企業間取引では大きなメリットと言えるでしょう。
販売チャンスを広げることが可能
現金での取引しか行っていない場合は、効率が悪いと判断されてしまい、取引を断られるケースも多いのが現状です。
例えば、お店で買物をする場合、現金がなければクレジットカードで支払うといった形をとるでしょう。
しかし、現金しか取り扱っていないお店はクレジットカードで支払えないため、そのお店で買うのを断念せざるを得ません。
ここでは個人での場合で説明をしましたが、企業間取引も選択肢が多いほうが販売チャンスを広げられるのです。
売掛金での取引を実施していれば、今すぐ現金を支払わなくても購入できるため、取引先の購買欲を高めることもできます。
さまざまな選択肢を用意したほうがビジネスでは有利となるため、販売チャンスを逃さないためにも必要不可欠となっているのです。
同じ取引先であれば買掛金と相殺できる
売掛金は後日入金されるので資産に、買掛金は後日支払いが生じるので負債に分類されます。
そのため、同じ取引先であれば両者合意の上で相殺や減額することが可能です。
両者の会計処理に差がでないように意思疎通をし、処理します。
お互いに売上回収や請求書起こしなど、手間や業務を減らせることがメリットの1つです。
減額の際も、余計な資金移動の手間が減りますので相殺処理は活用するべきです。
売掛金を使った取引のデメリット
売掛金を使った取引は便利である反面、今すぐ現金を手に入れることができないのでリスクもあります。
実際にいくつかのデメリットがあるので、ここでは詳しく紹介します。
回収できないリスク
売掛金は対策をとっていない場合、未回収のリスクもあることを把握しておきましょう。
基本的に売掛金のような信用取引は、必ず支払われる保証はなく、取引相手の状況によって回収できないこともあるのです。
つまり、信用取引では、貸し倒れのリスクがあることを認識する必要があり、100％安全な取引とは言い切れません。
これらのことから、どのような取引企業に対しても行うというのは危険です。
あくまでも信頼できる企業との取引のみ活用するようにしましょう。
売掛金を回収できないと金融機関評価が低くなる
売掛金自体があることは決して悪いことではなく、取引が多いということで金融機関からの評価も高いです。
しかし、売掛金を回収できてなく、未回収が多くなると金融機関からの評価は低くなってしまいます。
金融機関からの評価が悪くなると、当然融資の際に不利な条件が働くことが考えられます。
銀行では融資先を決算書などを通じて12段階程度の格付けをしているのですが、経営の先行きや資金の透明性などが格付けの判断基準です。
格付け次第では、銀行からの融資額や返済期間が変動するので注意しましょう。
また、回収できないことで資金繰りの悪化など、会社の経営状況も左右されかねません。
売上はあるのに資金が回収できず、支払いに追われてばかりいると黒字倒産ということも考えられます。
売掛金の回収は取引先も含まれることなので、しっかりとした対策をして未回収を回避したいところです。
継続して取引するための契約が必要になる
売掛は個人間で言うところのツケ払いに似ていますが、契約するという点で異なります。
個人間でのやり取りは主に口頭での口約束に基づきますが、売掛では企業同士での取引となりますので書面による契約を交わします。
金額も個人間より高額になりますので、支払い期日や方法など不備のない取り決めが必要です。
売掛金を回収できなくなることは、企業にとって経営リスクにつながりかねません。
例えば、売掛金のうちの一つが回収できなくなった時に他の売掛金の支払い義務を生じさせるような「期限の利益喪失条項」を契約書に盛り込む等の対策も考えられます。
売掛管理や与信管理が必要になる
信用取引では、すぐに現金が手に入るわけではないので、しっかりと管理することが大切です。そのためには売掛管理と与信管理が必要です。
例えば、取引先からいくら回収しなければならないのか、支払日の確認などは必ずしておかなければなりません。
また、取引をスタートさせる前に、相手側に支払い能力があるのか確認するための与信管理も必要です。
これらの内容には手間がかかるため、この部分はデメリットと言えるでしょう。
しかし、管理をせずに契約をしてしまうと、後々トラブルを抱えることになる可能性が高くなります。
それこそ貸し倒れリスクが高まり、未回収が増える恐れもあるのです。
健全な取引を続けていくためにも必要不可欠なので、しっかりと管理することは忘れないようにしましょう。
手元に現金がなくなってしまう恐れもある
すべての取引に売掛金を活用しており、その支払期間を長く設定している場合は手元に現金がなくなる可能性も否定できません。
商品は売れるけど、新たに製造する予算がないとなってしまったらビジネスを回していくことができなくなります。
特に管理ができていないと、このような事態を引き起こしやすいので注意しましょう。
対策としては簡単で、ある程度の資金は手元に残しておくことです。
しっかりと計画を立て、それ以上減らさないようにすれば基本的には問題ありません。
売掛金が増えることのリスク
売掛金は支払期日には受けることができる現金ではありますが、様々なリスクも存在します。
ここでは、売掛金が増えることで発生する様々なリスクについて解説します。
請求し忘れによる未回収
企業間の取引は掛取引がメインのため、しっかりと代金を回収する必要があります。
しかし、請求書を作成したり相手先企業へ送付する作業は人の手で行いますので、完全とは言い切れません。
ごくわずかな確率で、人的ミスが発生することは否定できません。
だからこそ、請求し忘れが起きないよう対策することが重要です。
具体的な対策としては、売掛金を取引先別に管理したり、請求の計画を立てておくことが挙げられます。
また、複数人の手によるチェック体制も有効です。
取引先との信頼も信頼関係や、自社の資金計画にも支障が及ぶ可能性もあるので注意が必要です。
取引先の倒産リスク
会社を立ち上げたら必ずしも経営が安定するわけではなく、資金繰りが悪くなって倒産まで追い込まれるケースも多々あります。
特に近年では、新型コロナウイルスなど予期せぬ出来事によって倒産してしまう企業も多いです。
このように、企業は常に倒産リスクを抱えています。では、取引先の会社が倒産してしまった場合、売掛金はどうなるのでしょうか。
会社が倒産してしまうと基本的に売掛金は回収できず、未回収で終わります。
つまり、取引によって発生した売掛金が戻ってこない状態となってしまうのです。
このように、100％回収できると断言することができないので、未回収とならないためにも与信管理をしっかりとする必要があります。
また、倒産リスクに備える方法としては売掛保証サービスもあります。
売掛保証サービスについては下記でサービスの比較なども行っているので対策したい企業は参考にしてみてください。
資金繰りの悪化
商品やサービスが大量に売れているから今後も問題なく経営ができると思っている企業も多いでしょう。
しかし、売掛金における大きな注意点としては、現金回収までに時間がかかることが挙げられます。
少なくとも1ヶ月程度は振り込まれるまでに時間がかかることもあり、中には数ヶ月以上振り込まれないケースもあるでしょう。
特に手元に現金をあまり残していない事業者には、注意が必要です。
資金繰りが悪化することで商品の製造ができなくなったり、営業すらできなくなることもあります。
そうならないためにも管理の部分はしっかりと行うことが大切なので、取引をする前にまずはどのように管理していくかを社内で話し合いましょう。
時効消滅のリスク
売掛金は債権の一種でもあるので、時効が存在します。
発生した時期によって、売掛金の支払い期限から2年・5年と分かれます。
回収の最終手段としては訴訟がありますが、手間も時間もかかるため、そうならないためにも売掛金の回収管理は、日頃からの対策が大切です。
買掛金とは？
買掛金とは、取引先から商品を購入し、その代金を支払う義務がある勘定科目のことを言います。
商品を提供する側ではなく購入する側となるため、主に仕入に関連する仕入債務の科目になります。
また、買掛金は支払う義務があるため、貸借対照表では負債の勘定科目です。
そのほかにも、よく混同する言葉として売掛金、未払金、未払費用がありますので、それぞれの違いについて紹介します。
売掛金との違い
売掛金は先ほども紹介しましたが商品を提供した場合に発生します。
それに対して買掛金は、購入したときに発生する勘定科目です。
つまり、全く逆の意味なので混同しないように注意しましょう。
未払金との違い
未払金に関しても支払っていないお金となるため、売掛金よりも混同しやすいでしょう。
前提として知っておきたいのが、未払金は仕入によって発生するものではないということです。
例えば、自社の仕入に全く関係ない商品の代金を後日支払う場合に利用されます。
仕入で行う買掛金とは全く別の意味となりますので、同じ勘定科目ではありません。
未払費用との違い
未払費用とは、支払は後日行われますが、一旦サービスだけ受けている状態のことを言います。
具体例としては下記の内容があげられます。
- 土地の賃借費用
- リース代
- 保険サービス料
- 通信費
- 給料
上記の内容から見ても、どのサービスも買掛金や未払金に当てはまりません。
よって、混同されがちな言葉ですが、未払費用に関しても意味が全く異なる勘定科目です。
買掛金を使った取引のメリット
買掛金は負債というイメージが強いことから、デメリットが多いと感じる方も多いでしょう。
しかし、企業における取引では、メリットになる部分がたくさんあります。
具体的に5つのメリットについて見ていきましょう。
大金を持ち運ぶ危険性がない
個人間での取引で大金が必要になるケースは、車や家を購入する時くらいで、さほど多くないです。
しかし、企業間取引では、1回1回の取引で大金が動くことがよくあります。
特に数千万円や数億といった取引のケースでは、現金を持ち運ぶことはとても危険です。
万が一紛失してしまったら大問題へと発展してしまうため、信用取引で買掛金を利用したほうが安心と言えるでしょう。
また、効率の部分についても考えてみてください。
例えば大金を口座から引き下ろし場合、さまざまな手続きが必要になるなど、ATMで手軽に行うことはできません。
非効率的であり、時間もかかってしまうため、買掛金として処理したほうがスムーズな取引を行えるのです。
仕入れ時に代金を用意できなくても注文できる
買掛金のメリットとして、手元に購入代金がなくても取引できる点が挙げられます。
購入時から支払い期日まである程度の期間があるため、代金支払いまできちんと計画を立て取引することで、ビジネスチャンスを拡大することにもつながります。
管理がしやすい
一般的に買掛金などの信用取引では、月末にまとめて支払を行うケースがほとんどです。
つまり、1ヶ月の中で何度も振り込んだり、帳簿をつけたりする必要がありません。
これらの作業を毎回行っていては非効率的であり、仕事が増えるので従業員の負担も大きいです。
このように、管理がしやすいことから、企業間取引では積極的に採用されてます。
企業間の信頼関係が深まる可能性も
企業間取引における信用取引は、信頼関係も深める傾向にあると言われています。
例えば、融資を想像してみてください。
金融機関から融資を受け、それを期日どおりしっかりと返済していれば信用度が高くなります。
次からの融資も受けやすくなるなどのメリットがありますが、信用取引においても同じです。
買掛金の場合は、支払い遅れがなければきちんと支払ってくれる会社として認識されるようになります。
この会社との取引なら安心できるといったイメージを持ってもらえるので、優先して取引をしてくれるなど大きなメリットをもたらします。
振り込みなどの手数料を減らせる
商品やサービスの売買のたびに支払いをしていると、方法によっては手数料の支払いが必要です。
1つ1つの手数料としては大した額ではないかもしれませんが、企業間では膨大な数を取引することも多々あるので、買掛金取引でまとめて支払いをすることで手数料を減らせます。
また、支払いにかかる作業の手間を減らすことにも結果的につながります。
買掛金は細心の注意を払おう
信用取引において買掛金は便利である反面、細心の注意を払わなければならないのも事実です。
万が一約束を守れなかった際に発生する問題について、下記で見ていきましょう。
支払遅れは信用失墜の要因につながる
信用取引と呼ばれるくらいなので、万が一約束を守れなかった際には、信用失墜の可能性が高くなるでしょう。
そもそも後払い方式となるため、信頼がないとできない取引の方法です。
システムの障害によって振り込めなかったなど、どうしても防げないことは問題ないですが、支払いの遅延には細心の注意を払いましょう。
また、支払先が下請法に該当するケースでは、法令違反にあたる可能性もあります。
万が一問題が発覚すれば企業としての存続も危ぶまれるので、必ず支払える資金を確保してから買掛金として処理してもらいましょう。
管理の大変さ
買掛金における問題点としてあげられるのが、管理の大変さです。
特に取引数が多い企業に関しては、管理に手が回らないことがないようにしましょう。
万が一管理ができておらず、支払の遅延が発生してしまっては大変です。
正しい管理を行い、取引先へ迷惑をかけないように注意しましょう。
債権債務を帳消し・減額する相殺処理
信用取引の中には、同じ企業間での取引で売掛金と買掛金をそれぞれ所有しているケースがあります。
この場合において、お互いに発生している債権債務を帳消しにしたり、減額したりする処理のことを相殺と言います。
活用することでわざわざ取引先の口座に現金を振り込む必要はなく、処理も効率良く完了させることが可能です。
しかし、これらの処理を行うにあたってある一定の要件もあり、必ず守らなければならないので注意しましょう。
相殺ができる要件
相殺は、大きく分けて3つの要件を満たした場合に処理が可能です。
それでは具体的に下記3つの項目を見ていきましょう。
- 取引を行う両社が互いに債権を持っていること
- 代金の受け取りなど同じ目的を持つ債権であること
- 両社の取引の弁済期を迎えていること
1と2に関しては、目的が同じであることが処理を行うにあたっての条件となります。
そのため、特に難しい問題ではありません。
問題となるのが3の項目の部分であり、特に支払期限がA社とB社で異なるケースでは注意が必要です。
例えばA社の支払期限が1月31日だとし、B社が2月15日だったとしましょう。
この場合、A社側から依頼を持ちかけることはできません。
理由はB社の支払期限が2月15日なので、1月31日までに支払う義務がないからです。
しかし、逆にB社から依頼をかけることは可能なので、この場合はB社が依頼をし、A者からの同意を得られれば処理ができます。
このように、あくまでも要件を満たしている取引において使用できるため、正しい方法で行うことが大切です。
互いの合意の上で相殺処理が可能
相殺処理はお互いの合意があれば可能です。
請求業務での手数料をコストカットできるので、相殺処理にはメリットがあります。
両社が同種類の債権を保有していることが、前提条件です。
同種類の債権とは、お互いに買掛金や売掛金を保有していて差し引きできる状態です。
ただし、条件が合えば一方的な通知だけで相殺処理をすることもできます。
しかしながら、両社の信頼関係に影響が出る可能性もあるので、基本的には両社合意の上で進めたいところです。
相殺処理のメリット
相殺処理はそもそも両社にとってどのようなメリットをもたらしてくれるのでしょうか。
ここでは大きく分けて2つのメリットについて紹介するので、参考にしてみてください。
取引の効率化ができる
そもそも信用取引は代金を後払いにできるため、効率の良い方法です。
さらに相殺処理を行える場合、両者同額であれば代金の受け渡しがなく取引を行うことが可能です。
通常の信用取引以上に効率が良くなる方法となるため、処理をスムーズにできるのは魅力的でしょう。
また、取引の効率化が可能になれば、請求管理業務において発生する手数料や印紙代も支払う必要がありません。
コストの削減にも役立つ方法なので、活用できるケースでは積極的に行った方がいいでしょう。
売掛金を回収するための対策としても使える
売掛金を回収するための対策として、活用できるというメリットがあります。
あくまでも両者で売掛金を持っているケースのみとなりますが、相手側から代金を回収できていないなら相殺して処理することも可能です。
実際に活用すれば回収の手間を省くことが可能になるため、未回収のリスクを避けられるでしょう。
売掛金の未回収は資金繰りが悪化するなど、経営をうまく回せなくなることもあります。
必ず避けたい部分になるため、できる対策は施しておくことがおすすめです。
相殺処理のデメリット
注意点として知っておきたいポイントは、経理担当者の負担が大きくなることです。
相殺処理を行うケースでは、そのたびに請求書や領収書を発行する必要があります。
通常よりも発行する量も増え、負担が大きくなることは理解しておきましょう。
また、そのほかにも掛け取引の内容をしっかりと確認しなければなりません。
取引額が両者同じなら手間もかかりませんが、一部差し引くなどのケースではミスが発生しないよう注意する必要があります。
請求書での相殺が可能？
両社お互いの合意の上であれば、請求書での相殺が可能です。
複数回の取引請求書があった場合には、改めて１枚にまとめた請求書を発行します。
その際、一般的な請求書と同じように、請求日、請求する金額、指定振込先の記載と共に、元の請求する金額、相殺した分の金額、相殺した後の金額を判るように記載します。
その他、取引先とのやり取りで記載内容を変えることも可能です。
請求書での相殺処理の仕組み
例えば、取引先Aから商品を買掛で自社が100万円取引したとしましょう。
そこで取引先Aが自社のサービスを買掛で100万円取引すれば、相殺処理をすることによって同額による取引で差し引き0円となります。
お互いの掛取引の債権が消滅するという仕組みです。
また、取引先Aから商品を買掛で自社が80万円取引し、自社のサービスを取引先Aが買掛で100万円取引したとなれば、相殺処理による差し引きで取引先Aに対して20万円の支払い義務があることになります。
請求書相殺の書き方とポイント
請求書には、日付、金額、代金振込先、相殺前の金額、相殺額、相殺後の請求金額を記載しましょう。
相殺前金額100万円、相殺額−80万円、相殺後の請求金額20万円といった風に記載します。
ポイントは、お互いの帳簿にどんな相殺処理があったかが明確に残る形にすることです。
取引先によっては書式なども変わつので、相手方に確認した上で請求書を出すことが大切です。
請求書での相殺を正く理解しよう
相殺処理は取引先と自社の両社が関わることなので、意思の疎通を図ったりや記載内容の統一をしたりして、請求書を見たときにどんな取引があったかを双方が確認できるようにすることが求められます。
同意を得ずに身勝手な取引となってしまうと、両社の信頼関係にヒビが入りかねません。
良好な信頼関係を保つためにも、相手方の事情に配慮する姿勢が大事です。
相殺領収書とは？
相殺処理では、お金の流れを把握するために領収書の発行が行われるのが基本です。
万が一不透明な状態になってしまっては、帳簿の内容が合わなくなることもあります。
明確にするために領収書の発行は必要ですが、相殺処理では相殺領収書を求められることがほとんどです。
通常の領収書とは異なり、例えば相殺した金額を差し引いた債権や債務の金額を明確にできます。
しっかりと発行することで、二重払いやミスなども防ぐことが可能になるので管理は必ず行いましょう。
収入印紙は必要か？
ビジネスシーンにおいて金銭の受け取りを行う場合、領収書に必要になってくるのが収入印紙です。
これは印紙税法の課税文書の項目にあたるため、5万円以上のやり取りであれば収入印紙を貼り付けなければなりません。
しかし、事実上金銭でのやり取りを行っていない取引に関しては、課税文書にあたらないので領収書の発行を行えば問題ないです。
たとえ5万円以上の受け取りであっても貼り付ける必要はないので、収入印紙代は節約することができます。
しかし、注意したいのは、差し引いて余った代金を後日振り込む場合です。
例えば10万円のうち5万円を差し引いたケースでは、残りの5万円に印紙税が課せられます。
しっかりと処理を行わないと法律違反になる可能性もあるため注意が必要です。
必ず双方が領収書の発行を行う
領収書の発行は、どちらかの企業が行えばいいのかというとそうではありません。
必ず双方が発行を行うことが重要です。
例えば自社のみの発行となると、債務がなくなったことを証明することができません。
信頼できる取引先であれば基本的には問題ありませんが、二重で請求されるようなことがあれば大問題です。
実際に発行する義務はどちらにもありませんが、万が一のトラブルに備えて証拠として発行することが大切なので、必ず双方が受け渡しを行いましょう。
相殺領収書の発行・作成方法
領収書の発行には、具体的にどのような記載内容が必要になるのでしょうか。
ここでは具体的に記載しなければならない内容など、作成方法を紹介するので参考にしてみてください。
金額
金額の項目に関しては、相殺額のみの記載で問題ありません。
しかし、両者同じ金額で処理できるのか、一部のみなのかで記載内容も異なります。
両者同じ金額のケースでは、取引相手と同じ金額を記載するだけで完了です。
一部のみのケースでは、領収金額についても発行する必要があります。
別々に作成しなければならないケースもあるので注意しましょう。
日付
日付を記載する場合は、特に決まりはありません。
発行する日付を記載するだけで問題ないでしょう。
しかし、第三者から確認をしやすいようにしたいケースでは、できる限り取引先と連絡を取り合って同じ日付で記載するのがいいでしょう。
但し書き
但し書きとは、取引において事実を証明するためのものとして重要な意味を持っています。
そのため、相殺をしたことを証明できるような文書であることが大切です。
万が一、正しくない方法で行ってしまうと、通常の領収書として処理され、収入印紙が必要になる場合もあります。
但し書きは最も重要な部分となるため、事実を証明できるようにしっかりと記載しましょう。
売掛金処理の流れ
売掛金を処理する流れは、下記のとおりです。
- 売上計上
- 入金確認
- 入金消込
ここではそれぞれの処理について詳しく紹介するので、参考にしてみてください。
売上計上
売上計上は、その名の通り売上を帳簿に反映させる作業です。
売上計上を行うタイミングとしては、商品やサービスの提供が完了したタイミングで行います。
基準はそれぞれの業界によって異なりますが、出荷日、引き渡したタイミング、取引先が受け取って内容を確認したタイミングが基本です。
入金確認
入金確認は、売掛金を回収できているか確認するための作業です。
ここでは、入金の有無を確認するだけではなく、支払期日を守って入金ができているかの確認も行いましょう。
また、振込名義や商品やサービス内容、金額の3点を確認し、請求書の内容と異なっていないか確認することも大切です。
注意点としては、一社あたりで複数の取引があるケースです。
この場合は確認作業も慎重に行う必要があり、特にまとめて入金されるケースでは、どの内容に対する料金なのかをしっかりと確認しましょう。
万が一金額や内容との相違があるなら、取引先への連絡を行って振り込んでもらうようにしましょう。
入金がないケースでも、同じように催促の連絡を忘れずに行うことが大切です。
売掛金の入金消込
そもそも消込とは、売掛金の債権の残高を消していく作業です。
そして、入金と照らし合わせながら債権を消していく作業のことを入金消込と言います。
入金消込は実際に入金が確認できたタイミングで行うのがベストです。
この作業は手作業で行うとヒューマンエラーが発生しやすい特徴があるため、できる限りシステムを活用することをおすすめします。
売掛金の仕訳例・勘定科目
ここからは、売掛金の仕訳例について紹介します。
特に言葉だけではイメージが湧きにくいという方は、表なども参考にチェックしてみてください。
①10万円の商品を販売して代金を後払いにした
この場合、借方の部分は売上になるため、ここには売掛金を記載します。
また、売上は収益となるため、貸方に記載を行ってください。
具体的に下記の表が、売掛金の仕訳例です。
| 借方 | 貸方 | ||
| 売掛金 | 100,000円 | 売上 | 100,000円 |
②普通預金に売掛金20万円が振り込まれた（回収の例）
このケースは、実際に売掛金が入金された場合の仕訳例です。
回収ができたら入金消込の作業を行いましょう。
具体的な仕訳は、下記の通りです。
| 借方 | 貸方 | ||
| 普通預金 | 200,000円 | 売掛金 | 200,000円 |
上記①と②が一般的な売掛金の仕訳例となります。
上記以外にも一部回収ができた場合や、返品処理、値引き、回収不可となったケースも借方と貸方に振り分けて仕訳する必要があります。
買掛金処理の流れ
買掛金を処理する流れは、以下の通りです。
- 商品の注文・発注
- 商品の仕入れ
- 請求書の受け取り
- 代金の支払い
- 残高の確認
それぞれ詳しく解説するので、参考にしてみてください。
商品の注文・発注
自社に必要な商品を仕入れるために、取引先に注文・発注をします。
買掛金による取引なので、ここで会計処理は発生しません。
商品の仕入れ
商品の仕入れの際には、掛取引と仕入れの会計処理をする必要があります。
一般的には商品の受け渡しが行われた段階を、商品の仕入れの時点とみなします。しかし、企業や業種によっても基準が変わるので注意が必要です。
仕入の基準は、主に以下の3つです。
- 取引先の出荷
- 商品の受け取り
- 商品の検収
請求書の受け取り
商品の仕入れが済んだら、取引先から請求書を受け取ります。
請求書に記載された期日は買掛金の支払い期限なので、期日までに支払いを行う必要があります。
請求書の受け取り時点では、会計処理は発生しません。
代金の支払い
買掛金として処理した未払い分を、現金や預金残高などで支払います。
代金の支払いが完了した時点で、買掛金は消滅するので会計処理が必要です。
残高の確認
代金の支払いが完了し、会計処理を行った時点で買掛金による掛取引は終了です。
しかし、掛取引が終了した時点で、買掛金の残高を確認することが大切です。
仕訳が誤っていないか、支払った金額が正しいかなどを確認することで、帳簿上のミスを減らすことができます。
買掛金の仕訳例・勘定科目
買掛金の代表的な仕訳例についても見ていきましょう。
①取引先から100万円の商品を掛けで仕入れた
取引先から100万円の商品を掛けで仕入れた場合の仕訳です。
処理を行うタイミングとしては、それぞれの基準で商品を受け取ったときです。
また、代金の未払分は買掛金として記載し、負債が生じます。
具体的には下記の通りです。
| 借方 | 貸方 | ||
| 仕入 | 1,000,000円 | 買掛金 | 1,000,000円 |
②掛け仕入の100万円を普通預金から支払った
買掛金の支払いを普通預金から行ったときの仕訳についてです。
具体的には下記の通りです。
| 借方 | 貸方 | ||
| 買掛金 | 1,000,000円 | 普通預金 | 1,000,000円 |
③商品に問題があったため10万円分を返品した
大量に商品を仕入れたりするケースでは、商品が破損していたなど何らかの問題が発生することがあります。
この場合は返品処理を行うことになりますが、その仕訳は下記の通りです。
| 借方 | 貸方 | ||
| 買掛金 | 100,000円 | 仕入 | 100,000円 |
上記の①〜③について仕訳例を紹介しましたが、これらが代表的な仕訳例です。
どのように処理を行うのかよくわからない方は、例を参考にしながら仕訳をしてみてください。
回収の遅れがあった場合はまず回収計画を立てて取り組む
支払い期日を過ぎても売掛金を回収できない場合は、取引先の企業にその旨を連絡すると共に回収計画を立てることをおすすめします。
取引先が支払いをたまたま忘れていたというような場合であれば回収も見込めますが、取引先に支払い能力が低下してるなどの問題があると最悪のケースでは訴訟問題に繋がってしまいます。
事実関係の確認や契約書の確認、弁護士との連携など抜け漏れのない計画を立てて対策しましょう。
相殺処理の仕訳
仕訳に関しては、大きく分けて代表的な例が2つあります。
ここでは仕訳例なども紹介しながら解説するので、参考にしてみてください。
①両社が互いに10万円の商品を受け取り相殺処理を行った
2つの取引の金額が同じケースでは、下記のような仕訳で処理を行うことができます。
| 借方 | 貸方 | ||
| 買掛金 | 100,000円 | 売掛金 | 100,000円 |
②取引先に10万円の商品を提供して取引先から5万円の商品を購入した
このケースでは、相殺できる金額が5万円までです。
そして、支払期日までに残りの5万円が振り込まれれば処理が完了します。
本来であれば10万円を回収する必要がありましたが、通常の取引とは異なり、相殺により5万円のみの回収で済みます。
通常の仕訳は、下記の通りです。
| 借方 | 貸方 | ||
| 売掛金 | 100,000円 | 売上 | 100,000円 |
| 借方 | 貸方 | ||
| 仕入 | 50,000円 | 買掛金 | 50,000円 |
上記を相殺すると下記の仕訳となるので、参考にしてみてください。
| 借方 | 貸方 | ||
| 買掛金 | 50,000円 | 売掛金 | 50,000円 |
売掛金管理のポイント
売掛金や買掛金は、すべての取引がその場で終了するものではないため、管理することが必須です。
具体的な売掛金管理の概要は、下記の項目を参考にしてください。
- 取引日時
- 商品名
- 商品の個数
- 商品の単価
- 商品の個数と単価を掛けた売上金額
- 売掛金を受け取った場合の受け入れ金額
- 残高
上記が管理に必須な項目ですが、管理するうえで重要なポイントを紹介します。
特に大切なのが、下記2つのポイントです。
顧客情報をわかりやすくしておこう
上述でも紹介したとおり、管理内容としては大きく分けて7つの項目があります。
できる限りミスを防ぐためには、顧客情報をわかりやすく管理することが大切です。
例えば複数の企業と取引を行っているケースでは、顧客IDを発行してわかりやすくするなど、情報の統一が重要でしょう。
締日の管理も忘れずに
本来の目的は、期日までに現金を回収することです。
万が一振り込まれないとなると問題なので、締日の管理は必ず行いましょう。
締日の管理をしっかりと行っていれば、万が一振り込まれなかった場合にすぐ連絡ができるなど、対応速度を上げられます。
振り込まれないときの対応も自社で行うのが基本なので、そのためには細かな管理が大切です。
買掛金管理のポイント
買掛金の管理で必要な項目は、下記の通りです。
- 取引先名
- 買掛金の前月繰越残高
- 仕入日
- 支払日
- 当月差引残高
- 請求番号（取引を特定するための情報）
- 適要
ここでは、買掛金管理で特に重要なポイントを2つ紹介します。
支払日の管理には細心の注意を払う
信用取引では、支払遅れが最もトラブルが起きる部分です。
特に支払う義務がある買掛金は、いつ誰に支払うかをしっかりと管理しておかなければなりません。
もし忘れる可能性があるのであれば、アラーム機能があるシステムなどを活用すると安心です。
残高の確認もしっかりと行う
残高を確認する理由としては、支払金額に相違がないか確認するためです。
万が一相違があれば、仕訳の誤計上の可能性もあります。
特に手作業で行っているケースではミスも発生しやすいので、確認作業を怠らないことが大切です。
万が一のミスがあれば会社の信用に関わると心得る
買掛金の支払いが滞ると、取引会社との信用問題に関わります。
場合によっては取引数の制限や支払い期限の見直しが入り、最悪の場合は取引停止などの措置を取られるケースがあります。
せっかく築いた信頼を棒に振ることも考えられますので、万全の体制で滞りなく支払いできる対策を取りましょう。
売掛金・買掛金の管理には会計システムの導入を！
売掛金や買掛金を正しく管理するためには、どのような方法を取り入れるとよいのでしょうか。
真っ先に思いつくこととしては、Excelがあります。
確かに無料で便利なサービスではありますが、取引数が多ければ多いほど作業効率が悪くなるなど、デメリットも多いのが特徴です。
そのため、適切な管理を行うためには会計システムの導入を検討しましょう。
専用システムを導入することで作業を自動化できたり、得意先元帳も多く搭載されていたりします。
効率よく、正しく管理できる方法となるため、導入をしていない企業は一度検討してみてはいかがでしょうか。
おすすめの売掛保証サービス2選！
アラームボックスギャランティ/必要な分だけ保証をかけられるシンプルな売掛保証サービス！
| 料金 | ■保証料率 ■システム利用料 |
| タイプ | クラウド完結型売掛保証 |
| 保証対象範囲 | ・法的手続きによる未入金（破産、民事再生、弁護士介入など） |
| 導入事例 | ・株式会社伊予銀行 ・南都キャピタルパートナーズ株式会社 ・H.I.F.株式会社 |
アラームボックスギャランティをおすすめする理由
アラームボックスギャランティを利用すれば、企業や個人事業主はさまざまなメリットを得ることができます。
そのため、すでに多くの企業や個人事業主が積極的に活用している売掛保証サービスです。
Webから簡単に利用することができるため、リスクを最小限に抑えたい方は、無料お試しをご検討ください。
- 貸倒リスクを排除することができる
- 積極的に新規開拓を行う際もしっかりとリスク管理をした上で取り組むことができる
- 与信業務をアウトソーシングすることができるため、与信管理業務の削減・強化を図ることができる
- 債権回収業務を委託することができるため、コア業務に集中することができる
URIHO/定額で備える売掛保証サービス
| 料金 | Aプラン（1取引先あたりの保証額1〜50万円） ・月額9,800円 Bプラン（1取引先あたりの保証額1〜500万円） ・月額29,800円 Cプラン（1取引先あたりの保証額制限なし） ・月額99,800円 |
| タイプ | ネット完結型 |
| 保証対象範囲 | ・倒産（破産・民事再生・不渡りなど） ・1ヶ月以上の支払い遅延（資金不足・夜逃げ・事務所閉鎖など） ※保証開始前に発生した取引、トラブルによる未入金、売掛債権以外の前金や違約金などは対象外 |
| 導入事例 | ・ハリマ産業株式会社 ・株式会社エフテック ・有限会社伊藤住建 |
URIHOをおすすめする理由
URIHOを導入している事業所様の口コミをまとめました。
・売掛保証を導入していることで取引に対する真剣さが取引先に伝わり信頼度が増す
・わかりやすい料金体系のため安心して使いやすい
・与信力を高めて安全に取引先を判断できる
・2〜3営業日で与信結果を回答してくれるのでスピーディーな取引をすることができる
・自社で与信リサーチをすることが不要になり、その時間を業務に費やすことができ結果的に費用対効果が生まれる。
・新規の取引先でも売掛保証を活用することで安心して売掛取引ができる
・今後は自社システムと連携できる部分があるとさらに業務効率が期待できる
以上のような口コミが見られました。これらのことから、URIHOはおすすめの会計システムであると言えます。
まとめ
今回は売掛金と買掛金についての基礎を紹介しました。
特に信用取引ではよく活用されているため、2つの取引を検討されている企業は内容について理解しておいたほうが安心です。
売掛金と買掛金は混同されることが多いので、「売掛金＝支払いを受け取る権利」「買掛金＝支払いの義務」と覚えておくと良いでしょう。
同じ企業間での取引が多い場合は、相殺処理についても理解しておくと安心です。
また、トラブルに発展しないためには、売掛金・買掛金を正しく管理することが大切です。
会計ソフトなど専用のツールを活用すれば、大幅に効率が上がりミスも減らせます。
特におすすめのシステムとなっているため、ぜひ導入について検討してみてください。
