「契約書の印刷や押印、郵送の手間を減らしたい」
「契約書の管理が大変で、探すのに時間がかかる」
「コストを抑えつつ、法的にも安心できる契約方法を導入したい」
このようなお悩みをもつ経営者や個人事業主の方も多いのではないでしょうか。
働き方改革やペーパーレス化の流れが加速するなか、「電子契約サービス」は今おすすめのサービスです。多くの中小企業が、紙で契約書を管理する方法からオンラインで管理する契約スタイルへとシフトし、業務の効率化やコストカットを実現しています。
この記事では、初心者でもわかりやすく、電子契約サービスの仕組みから導入メリット、選び方のポイントまでを丁寧に解説していきます。さらに、中小企業におすすめの電子契約サービス5選もご紹介します。
「そろそろ紙の契約書から卒業したい…」そんな中小企業やスタートアップ法人はぜひ参考にしてください！
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目次
電子契約サービスとは？
電子契約サービスとは、紙の契約書を電子データに置き換え、クラウド上で契約内容に合意・締結・保管する仕組みのことです。ここでは、電子契約の仕組みと流れ、種類について詳しく解説していきます。
電子契約サービスの仕組み
これまでの契約は、書類を印刷して、押印や署名を行って、郵送・保管するといった手間のかかるプロセスが必要でした。
しかし、電子契約サービスでは紙の契約書が不要で、契約書の作成から確認、サインまでをすべてパソコンやスマホ上で完結できます。やり取りもスムーズで、契約書を探すのも簡単です。
電子契約サービスは、紙の契約書と同じように法的な効力も認められているので安心です。
電子契約サービスの流れ
電子契約サービスの一連の流れは以下の通りです。
契約書を作成し、電子契約サービスへアップロードする
取引先に送付し、内容確認後に電子署名・承認してもらう
双方が合意すると契約が成立し、締結済みの契約書が自動送信される
タイムスタンプ等により、締結日時や改ざんされていないことを証明する
契約データはクラウド上で管理され、いつでも閲覧・管理が可能となる
電子契約サービスの種類（立会人型と当事者型の違い）
電子契約サービスには、大きく分けて「立会人型」と「当事者型」の2種類があります。
これは、契約書に署名する際の方法や関与する人物の違いによって、証拠力や信頼性、対応できる契約書の種類が異なるためです。
電子契約サービス事業者が第三者として署名をサポートする形式
契約の立会人（電子契約サービス側）が署名プロセスを支援し、記録を保持
業務委託契約・NDAなど日常的な契約業務に適している
契約する当事者が各自で電子証明書を保有し、自ら署名する方式
署名には電子認証局が発行する「電子証明書」が必要
不動産売買やM&A契約など、実印レベルの証拠力が必要な契約に対応
法的な厳格性が求められる場面で有効
自社の契約の内容や、リスクの大きさに応じて、「立会人型」か「当事者型」かを選ぶことが大切です。
- 日常的な業務契約 → 立会人型
- 高い証拠力が求められる契約 → 当事者型
書面契約と電子契約の違い
書面契約と電子契約の一番の違いは、「契約のやりとりを紙で行うか、オンラインで行うか」という点です。
書面契約と電子契約の違いをまとめたものが以下の表です。
| 項目 | 書面契約 | 電子契約 |
|---|---|---|
| 媒体 | 紙 | 電子データ |
| 署名・押印 | 印鑑 | 電子署名やタイムスタンプ |
| 契約手続き | 印刷・郵送・押印が必要 | 電子データで締結可能 |
| コスト | 紙の購入費・印刷費・郵送費などが発生 | 印紙税が不要、全体的にコスト削減 |
| 保管・管理方法 | キャビネットやファイルで保管・管理 | クラウド上で保管・管理が可能 |
これまでの契約では、紙に印刷した契約書に印鑑を押したり、手書きで署名したりすることで、お互いの合意を証明していました。さらに、その書類を郵送したり、ファイルに閉じて保管したりと、手間や時間がかかるのが当たり前でした。
一方で電子契約サービスでは、契約書はPDFなどのデータ形式になり、それに電子署名や電子サインを行い合意します。そしてそのままクラウド上に保管することで、郵送や印刷、保管の手間もなくなり、必要な時にすぐに確認できます。
やり取りは変わらなくても、その方法が紙からデジタルに変わるだけで、よりスピーディーに契約を結ぶことができます。
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電子契約サービスを導入するメリットは？
ここからは、電子契約サービスを導入するメリットを紹介していきます。
電子契約サービスは紙の契約書をそのままデジタルにしただけではなく、中小企業にとってさまざまなメリットをもたらしてくれます。紙の契約書では当たり前だった作業を一気に効率化し、業務の質そのものを向上させる力を持っています。
以下が電子契約サービスを導入するメリットです。
コストが削減できる
電子契約サービスを導入することで、コスト削減につながります。
従来の紙による契約業務では、次のような費用が発生していました。
| ✔ 印刷代 ✔ 郵送費 ✔ 印紙税（一定の契約書類） ✔ 保管スペースの賃料 |
これらは1件ごとに少額でも、月間・年間ベースで見ると企業の経費を圧迫する隠れコストになります。
電子契約サービスではこれらの契約書の作成から送付、署名、保存までをすべてオンライン上で行えるため、紙の契約書にかかっていた物理的なコストが不要になります。特に、郵送や印刷にかかる費用や手間がなくなるのは大きなメリットです。
業務を効率化できる
紙の契約業務には、以下のような時間と手間が発生します。
| 契約書作成 ⇨ 印刷 ⇨ 押印依頼 ⇨ 郵送 ⇨ 回収 ⇨保管・管理 |
これらのプロセスは、関わる人が多ければ多いほど手順が複雑になりがちで、進捗の把握が難しくなることも少なくありません。
その点、電子契約サービスなら契約書の作成から送信、サイン、保管までを1つのサービス内でまとめて行えるので、スムーズな契約ができます。
さらに、署名依頼や確認のリマインド機能なども備わっており、進捗管理もリアルタイムで可能です。
顧客満足度を向上できる
電子契約サービスを導入することで、顧客満足度の向上が期待できます。
郵送によるやり取りが不要となるため、契約書が相手先に届くまでの時間が削減され、早ければわずか5分程度で契約締結が完了することも可能です。
取引先にとっても、契約手続きにかかる作業負担が大幅に短縮されるため、業務効率の向上とともに顧客満足度の向上にもつながります。
テレワークを推進できる
テレワークが広がる中で、契約書へ押し印作業のためだけに出社しなければならないという状況もあるでしょう。
電子契約サービスを導入すれば、わざわざ出社して押印や郵送作業をする必要がなくなり、自宅でもスムーズに契約業務を進められるようになります。
その結果、在宅勤務の実施率も高まり、より自由で柔軟な働き方が可能になります。
コンプライアンスを強化できる
電子契約サービスを導入することは、社内のコンプライアンス強化にもつながります。
紙の契約書では、担当者ごとに管理ルールが異なったり、契約書の管理が不十分になったり、誤って破棄してしまうなどのリスクがありました。
電子契約サービスでは、
- 契約書の保管が自動で行われる
- アクセス制限が細かく設定できる
- 操作ログが残るため、不正や改ざんを防げる
といった仕組みが整っているため、社内のチェック体制や監査のときにも非常に有効です。
契約履歴の操作ログがしっかりと記録されることで、過去のやり取りを確認しやすくなるなど、万がトラブル時にも迅速な対応が可能になります。さらに、契約情報をすぐに検索することができるため、必要な情報にすぐにアクセスできる環境が整います。
こうした仕組みにより、経営層や法務部門も状況をしっかり把握しやすくなり、社内全体のチェック体制がよりスムーズに機能するようになります。
その結果、企業としてのルールや管理体制がしっかりと行き届き、コンプライアンスの強化につながるでしょう。
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電子契約サービスの選び方
電子契約を導入する際、どのサービスを選ぶかは非常に重要なポイントです。機能や料金はもちろん、使いやすさやサポート体制まで、サービスによって大きく変わってきます。「どのサービスを選べばいいか分からない」と迷う方も多いかもしれません。
そこでここでは、電子契約サービスを検討する際に注目すべきポイントを分かりやすく整理しました。選び方おすすめポイントは以下の4点です。
導入コストと料金体系で選ぶ
電子契約サービスには、月額制・従量課金制や初期費用あり・なしなど、さまざまな料金体系があります。利用頻度や契約書の件数に応じてコストが大きく変わるため、自社に合ったプランを選ぶことが大切です。
特に中小企業や個人事業主の場合、初期費用を抑えてスタートできるサービスが人気です。プラン変更などの柔軟さも、長期的な視点では大事なポイントです。
| プラン種別 | 特徴・注意点 |
|---|---|
| 月額定額制 | 契約件数が多いとお得 |
| 従量課金制 | 件数が少ないなら安価に運用可 |
| 初期費用あり/なし |
導入コストと料金体系で選びたい中小企業におすすめです。
無料プランやトライアルの有無で選ぶ
初めて電子契約サービスを導入する場合には、無料プランやお試し期間があるかが大事になってきます。
いきなり有料プランを契約するのではなく、まずは無料で試すことで、自社の業務フローに適しているか、操作性や機能面に不足がないかを実際に確認することができます。また、契約件数が少ない中小企業は無料プランだけで十分な可能性もあります。
無料プランやトライアルの有無で選びたい中小企業におすすめです。
操作性とスマホ対応で選ぶ
電子契約サービスは社内だけでなく契約相手にも操作してもらう必要があるため、「誰でも使いやすいUI（画面設計）」は非常に重要なポイントです。
複雑な画面や操作が多いと、相手に手間をかけてしまい、契約の進行遅れがでることもあります。また、営業先や対応できるように、スマホやタブレットへの対応もチェックしておきましょう。
UI（画面設計）がわかりやすく、操作性が良いサービスを選べば、契約相手がスムーズに契約を締結できるため、契約処理のスピードも格段にアップします。
必要な機能が揃っているかで選ぶ
電子契約サービスは、提供する機能に違いがあります。基本的な署名の機能に加えて、自社の業務に合った機能が搭載されているかを確認することがポイントです。
✔ ファイルレス対応（アップロード不要で直接作成） |
契約管理のしやすさで選ぶ
電子契約サービスを選ぶ際には、契約締結後の管理がどれだけしやすいかも大切なポイントです。
契約書をフォルダごとに分類できるか、必要な書類をすぐに検索できるか、ステータスがひと目でわかるかといった運用面の管理のしやすさが、業務効率に大きく影響します。
また、契約書の保管や管理および社内外での共有が、スムーズに行えることはもちろん、契約件数が増えていった場合でもミスなく管理できるよう、先を見据えて契約管理の充実度を確認することも大切です。
セキュリティと法的対応で選ぶ
「電子契約サービスにきちんと法的な効力があるのかが不安…」という声はよく聞かれます。
ですが、結論から言えば、電子契約も紙の契約書と同じように、法律上の効力が認められています。
日本の民法では、契約は当事者同士の合意があれば成立されるとされており、実は口頭の約束だけでも契約は成立します。
では、なぜ契約書を交わすのかというと、「本当に合意があった」という証拠を残すためです。のちにトラブルが起きた際に、自分たちの主張を裏付ける材料として契約書が必要になるのです。
- 契約は、契約の内容を示してその締結を申し入れる意思表示(以下「申込み」という。)に対して相手方が承諾をしたときに成立する。
- 契約の成立には、法令に特別の定めがある場合を除き、書面の作成その他の方式を具備することを要しない。
このように民法522条2項では、契約の締結方式の自由を規定しており、法令に特別の定めがない限り、契約の成立には書面などの方式を必要としないことを明記しています。つまり、口頭や電子メールなど、どのような方式で契約が締結されても、その契約は有効となります。
電子契約サービスでもこの考え方は変わらず、電子署名やタイムスタンプなどを活用することで、契約の証拠力をしっかり担保できます。法律上でもしっかり認められており、安心して導入できる手段として広く使われています。
セキュリティと法的対応で選びたい中小企業におすすめです。
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中小企業におすすめの電子契約サービス5選！
ここからは中小企業におすすめの電子契約サービス5選を紹介していきます。
コストを抑えながらも必要な機能をしっかり備えたサービスや、操作が簡単で初めてでも使いやすいものなど、それぞれに特徴があります。
以下が、５つのサービスをまとめた比較表になります。
| サービス名 | 月額費用 | 初期費用 | ファイルレス対応 | 操作性 | スマホ対応 | 契約書テンプレ | 規約ページ機能 | 法的効力 | サポート体制 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| ルールテック | 2,000円～ | なし | 対応 | 初めてでもすぐ使える | 最適化済み | 標準搭載 | 対応 | 電子署名対応 | メール中心 |
| クラウドサイン | 11,000円～ | なし | PDF必須 | わかりやすい | 対応 | あり | 簡易対応 | 電子署名対応 | 手厚い |
| 電子印鑑GMOサイン | 8,800円～ | プランにより発生 | PDF中心 | 慣れが必要 | 対応 | あり | なし | 実印対応可 | 電話対応あり |
| freeeサイン | 5,000円～ | なし | PDF中心 | わかりやすい | 対応 | あり | なし | 電子署名対応 | 標準サポート |
| マネーフォワードクラウド契約 | 10,000円～ | なし | PDF中心 | 他サービス連携前提 | 対応 | あり | なし | 電子署名対応 | 標準サポート |
【低コスト】ルールテック
引用元：ルールテック
| 月額費用 | 初期費用 | ファイルレス対応 | 操作性 | スマホ対応 | 契約書テンプレ | 規約ページ機能 | 法的効力 | サポート体制 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 2,000円～ | なし | 対応 | 初めてでもすぐ使える | 最適化済み | 標準搭載 | 対応 | 電子署名対応 | メール中心 |
ルールテックはDayz株式会社が提供している電子契約サービスです。
最大の特長は、WordやPDFを使わない「ファイルレス」契約に対応している点です。Web上で直接契約書を作成し、締結できるのでファイルをアップロードする手間が一切かかりません。
さらに、月額2,000円～という低コストで、契約件数に上限がないというのも大きな魅力です。他社と比較しても、コスト面で優れており、導入支援などのサポートもあるので安心して始めることができます。
価格重視、操作のシンプルさ、ファイルレスに価値を感じる中小企業におすすめの電子契約サービスです。
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【導入企業多数】クラウドサイン
引用元：クラウドサイン
| 月額費用 | 初期費用 | ファイルレス対応 | 操作性 | スマホ対応 | 契約書テンプレ | 規約ページ機能 | 法的効力 | サポート体制 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 11,000円～ | なし | PDF必須 | わかりやすい | 対応 | あり | 簡易対応 | 電子署名対応 | 手厚い |
クラウドサインは弁護士ドットコム株式会社が提供する電子契約サービスです。
最大の特長は、弁護士監修のもと開発された高い信頼性と高い法的安定性を備えています。取引先にも安心して利用してもらえるブランド力があり、大企業・官公庁を含む多数の導入実績があります。
月額11,000円～と料金はやや高めですが、その分充実した機能やサポートが受けられます。操作画面もわかりやすく設計されており、契約相手にもストレスなく使ってもらえる点が魅力です。
とにかく安心できるサービスを使いたい中小企業におすすめです。
【多機能】電子印鑑GMOサイン
引用元：電子印鑑GMOサイン
| 月額費用 | 初期費用 | ファイルレス対応 | 操作性 | スマホ対応 | 契約書テンプレ | 規約ページ機能 | 法的効力 | サポート体制 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 8,800円～ | プランにより発生 | PDF中心 | 慣れが必要 | 対応 | あり | なし | 実印対応可 | 電話対応あり |
電子印鑑GMOサインはGMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社が提供する電子契約サービスです。
最大の特長は、実印レベルの署名対応が可能なことです。
他のサービスでは難しい高い証拠力を求められる契約にも対応しており、印鑑文化が根強い業界からの信頼が厚いです。
料金は月額8,800円～でプランによっては初期費用が発生することがあります。PDFを使った契約が基本で、ファイルレス機能はありませんが、すでに紙で作成された契約書をそのまま電子化したい企業にはおすすめです。
操作はやや慣れが必要ですが、電話サポートがあるため不安を感じた際のフォローも可能です。
実印のようにしっかり残る証拠力が欲しい中小企業におすすめです。
【会計連携に便利】freeeサイン
引用元：freeeサイン
| 月額費用 | 初期費用 | ファイルレス対応 | 操作性 | スマホ対応 | 契約書テンプレ | 規約ページ機能 | 法的効力 | サポート体制 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 5,000円～ | なし | PDF中心 | わかりやすい | 対応 | あり | なし | 電子署名対応 | 標準サポート |
freeeサインは、クラウド会計などで知られているfreee株式会社が提供する電子契約サービスです。
操作のわかりやすさと導入のしやすさが最大の特長です。電子契約サービスが初めての中小企業や、小規模なチームでもスムーズに始められます。
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| 10,000円～ | なし | PDF中心 | 他サービス連携前提 | 対応 | あり | なし | 電子署名対応 | 標準サポート |
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すでにマネーフォワード製品を使っている中小企業や、業務の一元管理を目指す中小企業におすすめです。
電子契約サービスを導入する際に注意すべき点
電子契約サービスが便利で効率的な仕組みですが、導入する際にはいくつかの注意点もあります。
うまく活用するには、自社に合ったサービスを選ぶだけでなく、法的な観点や取引先の状況にも目を向ける必要があります。
ここでは電子契約サービスを導入する際に気をつけたい3つの注意点をご紹介します。
自社の業務フローに合うサービス選び
電子契約サービスを選ぶ際にまず大切なのが、「自社の業務フローに合っているか」を確認することです。
便利な機能がたくさんあるサービスでも、自社の業務に必要のないものばかりだと、かえって使いこなせず、無駄なコストがかかってしまうこともあります。
例えば、従業員数が少なく契約件数もそれほど多くない小規模の中小企業であれば、複雑な承認フローなどは不要なことが多いでしょう。逆に、複数の部署や拠点が関わる場合は、誰がどの段階で承認するかが可視化できる機能があると便利です。
導入前には、実際の契約の手順を一度整理し、「このサービスで自社の業務がスムーズに進められるか？」をイメージしておくと失敗を防ぎやすくなります。
セキュリティと法的対応の確認
電子契約サービスはインターネット上で契約を交わすため、セキュリティ対策と法的な効力を確認しておくことをおすすめします。
電子契約サービスを選ぶ際には、電子署名法や電子帳簿保存法などの法令に対応しているか、第三者によるなりすましや改ざんを防ぐ対策が講じられているかを必ず確認しましょう。
特に次の3つの機能は、信頼性の高い電子契約サービスの基本です
| ✔ 電子署名：本人確認と意思表示の証明 ✔ タイムスタンプ：文書の改ざん防止と時刻証明 ✔ 操作ログ：契約までの流れが記録される |
セキュリティ管理や法的対応が甘いサービスを選んでしまうと、トラブル時に契約の証拠力が不十分になってしまう可能性があるので注意しましょう。
取引先の対応確認
電子契約サービスはお互いの合意があって初めて成立します。
そのため、どんな便利なサービスを自社で導入しても、取引先が電子契約に対応していなければ、結局紙でのやり取りに戻ってしまいます。
円滑にサービスを使うには以下の点に注意しておくと安心です。
| ✔ 取引先が電子契約サービスの利用に慣れているか ✔ 契約相手の社内規定で電子契約が認められているか ✔ スマホやPCで対応可能な環境が整っているか |
電子契約サービスを導入する際には、初めに「取引先と確認しながら段階的に導入していく」ことをおすすめします。
場合によっては、電子契約サービスと紙の契約の併用期間を設けてもよいでしょう。導入ガイドを共有するなどして、スムーズな移行をサポートしましょう。
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まとめ
いかがでしたでしょうか？
本記事では、「中小企業におすすめの電子契約サービス5選！導入メリットや選び方を解説！」をご紹介してきました。
電子契約サービスは紙の契約書に比べてコスト削減や、業務の効率化、ガバナンス強化といったメリットをもたらしてくれます。導入には法的な有効性や取引先の対応状況など、いくつかの注意点もありますが、適切なサービスを選べば、日々の業務がスムーズに管理できるようになります。
今回ご紹介した5つのサービスは、どれも中小企業のニーズに応えるおすすめのサービスです。それぞれの特長を理解し、自社に合ったサービスを選ぶことが成功のカギです。
ペーパーレス化やリモートワークが当たり前になりつつある今、電子契約サービスは中小企業にとって欠かせないツールになっています。この機会に、ぜひ導入を検討してみてください！
最後までお読みいただきありがとうございました。
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