勤怠管理システムには、社員の出退勤時間の打刻や残業時間、有給取得など、社員の勤怠に関わる機能が搭載されています。
管理者だけでなく従業員も利用するシステムなので、それぞれが利用しやすい機能でなければ、十分な効果が見込めないかもしれません。
この記事では、勤怠管理システムで利用できる基本機能を、管理者向けと従業員向けに分けて詳しく解説します。
目次
勤怠管理システムでできること
勤怠管理システムでは、社員の出退勤時間の打刻や残業時間、有給取得など、社員の勤怠に関わるデータを全てITで管理できます。
導入することにより、以下のような効果・メリットが見込まれます。
- 社員の正確な勤怠情報
- 有給取得の確認
- 業務効率化・ペーパーレス化によるコスト削減
- 勤怠管理の効率化
- 勤怠の不正防止
- コンプライアンス対策
勤怠管理システムの基本機能
勤怠管理システムは、作業軽減やコスト削減のための様々な機能を備えています。
会社の規模、求める機能、事業形態により導入するのに適したシステムは異なりますが、導入する効果が確実にあるでしょう。
また、勤怠管理システムは、管理者だけでなく従業員も利用します。
勤怠管理システムに搭載されている基本機能は以下の通りです。
| 従業員向けの機能 | 管理者側向けの機能 |
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従業員向けと管理者側向けに分けて、勤怠管理システムの機能をご紹介します。
【従業員向け】勤怠管理システムの機能
営業でオフィスに殆ど顔を出さないケースやテレワーク、フレックス制など、従業員の働き方はさまざまです。
従業員の働き方対応できる機能でなければ、使い勝手が悪くなるかもしれません。
管理者向けの機能として、主に下記の3つが挙げられます。
- 打刻機能
- 申請機能
- 通知機能
それぞれの機能について詳しく解説します。
①打刻機能
【スマートフォンからの打刻機能】
クラウドタイプのシステムであれば、スマートフォンからの出退勤時間の打刻が可能です。出社せずに直行直帰でも出先から正確な労働時間の記録が残せます。
また、GPS機能を用いて打刻した場所を確認できるので、訪問先の記録なども残すこともできます。
【ICカードを利用した打刻機能】
ICカードを用いた勤怠管理は多くの会社で使用されており、これはICカードをかざし打刻するシステムです。決まった場所に出勤し、同じ場所で退勤する働き方なら便利な方式です。
しかし、なりすましや、時刻を少しずらす等の不正が行われる可能性もあるため注意が必要です。
【生体認証を利用した打刻機能】
指紋認証や顔認証・指静脈などを利用する機能です。
こちらは本人以外では認証できないため、なりすまし防止の効果があり非常に安心です。
②申請機能
有給や残業をオンライン上で申請できる機能です。残業や休日出勤も事前に申告していないと打刻ができないような設定にすることもでき、不要な超過勤務を防止する対策になるでしょう。
また、スマートフォンからの申請も可能にすることで出張中や外出先からでも有給取得申請ができるようになります。
③通知機能
事前に申告していない残業や、有給消化ができていない時などにアラート機能で通知する機能です。
法令を順守し従業員の適正な労働時間を守ることにより、作業効率をあげ過労死や労働災害の予防ができます。
【管理者側向け】勤怠管理システムの機能
勤怠管理システムの導入は、従業員よりも管理者のほうにメリットが多いです。
管理者向けの機能として、主に下記の5つが挙げられます。
- シフト管理機能・スケジュール管理機能
- 集計機能
- 連携機能
- 出力機能
- 通知機能
それぞれの機能について詳しく解説します。
①シフト管理機能・スケジュール管理機能
飲食や販売など従業員のシフト希望に合わせてシフトを作成する職場では、シフト作成に時間を費やします。そこで勤怠管理システムを導入すれば、従業員のシフト希望に合わせて自動でシフト作成が可能となり、管理者の労働効率が上がるでしょう。
さらに、曜日毎、決まった時間帯で人数を定めるようなルーティーンを登録することもできます。締め日や決算日などあらかじめ業務が集中することが予想できる日には人員配置を増やすといった細かな設定により、十分な人員を確保することができるでしょう。
また、作成したシフトはスマートフォンなどからの閲覧も可能です。3交代勤務、フレックス制、変形労働時間制など、変則的な時間設定で勤務する従業員がいる会社では、スケジュール管理機能のついたシステムが便利です。
働き方が多様化する現在、従業員のスケジュールをシステムで管理できることが勤怠管理の上で重要です。
②集計機能
これまでは、手作業で全従業員の勤務時間を集計する必要がある会社も多かったのですが、勤怠管理システムの登場により集計作業は非常に楽になりました。
集計機能はにより全従業員の勤怠データが即時に集計され、総勤務時間、残業時間、有給取得日などが一括で表示される機能です。給与システムに連動させることで給与計算も瞬時に完了します。これまで起こりやすかった手書きやタイムカードの打刻を手入力することにより、ミスもなくなるでしょう。
③連携機能
勤怠管理システムと他のシステムを連携させることで、勤怠以外の労務管理も軽減可能です。
時給単価や交通費、出張時の宿泊費なども連動して計算してくれるシステムも開発されています。これらのデータを賃金台帳と連携させて一括で給与計算ができます。
また、年末調整もペーパーレスで効率化できたり、人事データとの連携で人事評価もスムーズになったりするなど、人事や労務の負担を大幅削減できます。
④出力機能
勤怠データをCSVデータとして出力することが可能です。他システムへのデータ抽出も可能なので、3交代制やフレックスなど様々なソートをかけたデータ出力で色々な角度から分析することができます。
また、有給残日数や残業時間だけを抽出して閲覧することもでき、任意のレイアウトでのシフト表の印刷まで完了します。
⑤通知機能
深夜残業時間、休日出勤日数、休憩時間など従業員の健康管理や、遅刻・休暇など勤怠管理などの項目で通知設定することで、プッシュ機能やアラーム通知を利用することができます。
通知は従業員・管理者双方に送ることもどちらか一方にのみ送ることも設定により可能です。
まとめ
勤怠管理システムに搭載されている機能には、従業員向けと管理者向けのものがあります。
企業規模、求める勤怠データ、管理システムにかける予算により、どの機能を重視したシステムを導入するのかが重要です。
導入してから後悔しないよう、サポート体制の手厚さ、料金体系など比較検討してシステムを選定する必要があります。
従業員の働き方も多様になっていますので、自社に合った勤怠管理システムの導入を検討しましょう。
勤怠管理システムの選び方については、下記の記事で詳しく解説しています。
