支払い催促の電話は非常にデリケートな内容であることから、押さえておくべきポイントや電話のかけ方を知っておく必要があります。ただ、支払い催促の電話をどのようにすればいいか悩んでいる方も多いのではないでしょうか。
結論として、支払い催促の電話は角が立たないようにして、相手を怒らせないことが大切です。
この記事では支払い催促電話の伝え方やポイント、シーン別の例文をまとめています。
目次
支払い催促電話は伝え方が重要
支払いの催促電話をかけるときは、いかに角が立たない伝え方ができるかが重要です。
伝え方を誤ってしまうと相手の気分を害すだけでなく、クレームに繋がってしまう可能性があります。
また、支払いが確認できていないのはすべてが相手の責任ではありません。要件を端的に伝えるのは重要ですが、必ず角が立たない言い方を意識するようにしましょう。
支払いの催促電話前に確認すべき3つのポイント
支払いの催促電話をするときは、事前に以下3つのポイントを確認しておきましょう。
- 支払いされない理由の把握をする
- 明確な準備
- ターゲットを知る
ここからは3つのポイントについて、詳しく解説していきます。
支払いされない理由の把握をする
支払いが未実施の場合、まずは何が理由で支払いされていないのかを把握しましょう。
支払いがされない理由として考えられる理由として、具体的に以下のようなものが考えられます。
- 請求書を送り忘れている
- 請求書の宛先(住所や部署名)が誤っている
- 請求書の記載事項が間違えている(主に期日)
- 顧客が入金日を間違えている
- 顧客側の経理担当に請求書が渡っていない
特に請求書の送付忘れや記載誤りは自社側の責任です。
支払い催促の電話をかける前に、一度請求書の発行や内容は確認しておきましょう。
明確な準備をして電話の回数は1回にする
支払いされていないのが相手側のミスだと把握できたら、実際に相手に支払い催促電話をかけます。
このとき、相手に何を伝えるかは必ず整理しておきましょう。支払い催促電話は何度もかけるものではなく、1回で完結させる必要があります。
顧客や債務者に支払いをしてもらうにあたって、必ず伝えるべき情報は以下の通りです。
- 支払い金額
- 支払期日
- 支払い方法
上記の情報は必ず伝え、その他顧客や自社のサービスごとに必要な情報があれば必ず一緒に伝えておきましょう。
ターゲットを知る
支払い催促の電話をかけるときは、ターゲットについてもチェックしておきましょう。相手のターゲットを知ることで、余計なトラブルを回避できます。
- 今回たまたま支払いが遅れているだけなのか
- 支払い遅れの履歴はないか
- クレーマーではないか
上記のようなターゲットの性質を理解し、支払い催促の電話をかけるときのトラブルを回避しましょう。
関係を崩さない！上手に支払いを促す催促電話の3つのコツ
顧客や債権者との関係を崩さないために、うまく支払いを催促する電話のコツは以下の3つです。
- 第一声のトーンや話し方
- 謙虚な姿勢と伝え方
- クッション言葉
3つのポイントについて、詳しくみていきましょう。
第一声のトーンや話し方
支払い催促というデリケートな内容だからこそ、相手に良い第一印象を与えるように意識しましょう。
顔が見えないからこそ、声から伝わる印象が大切です。第一声は相手に印象を与えるために、明るいトーンと聞き取りやすい声を心がけます。加えて、不審がられないように社名と自分の名前を名乗り忘れてはいけません。
その後「お忙しいところ恐れ入ります。」のような一文の伝えたあと、相手の都合を聞いたうえで用件を伝えましょう。
謙虚な姿勢と伝え方
催促電話をかけて、相手を怒らせては元も子もありません。相手を怒らせてしまうと、場合によっては支払いがさらに滞る可能性があります。まずは謙虚な姿勢を心がけ、角が立たないようにしましょう。
また、いきなり用件を伝えるのではなく、こちらのミスである可能性も踏まえたうえで話すと、相手の心理的ハードルを下げられます。
クッション言葉
支払い催促の電話をかけるときにクッション言葉をうまく活用すれば、相手の立場を思いやっていることを伝えられます。
以下のようなクッション言葉を会話の節々に入れ込んで、角が立たないようにしましょう。
- お忙しいところ恐れ入りますが～
- ご多忙中と存じますが～
- ご検討いただいているところと存じますが～
- 急かすようで大変恐縮ですが～
- たびたびのご連絡となり恐れ入りますが～
なお、クッション言葉の多用は相手に煩わしさを与えます。必要な箇所で適度にクッション言葉を使いましょう。
支払い催促電話のNGなかけ方
支払いの催促電話をする際、NGなかけ方があります。支払ってくれないからといって、相手を責めるような電話のかけ方をしてはいけません。
相手との関係をこじらせてしまったり、円滑に取引が進まなくなったりする可能性があります。支払い催促電話のNGなかけ方の例は、以下のようなものです。
- 早く支払っていただけませんか？
- 支払ってもらえないと困ります。
- 来月まで必ずお支払いをお願いします。
以上のような直接的な表現は避けた方が無難です。相手は責められているように感じてしまいます。
支払い催促の電話で使える例文やテンプレート
支払い催促電話をかけるときに文章や話す内容を考えるのは大変です。そんなときに使えるターゲット別の例文やテンプレートをまとめました。
- 年金受給者向け
- 取引先企業向け
- 債務者向け
各ターゲットに合わせた例文やテンプレートについて、詳しくみていきましょう。
年金受給者向け
年金受給者に向けて支払いを催促するときは、相手の状況や生活を思いやる必要があります。また、年配者に向けての連絡となるため、失礼のないように話すことが重要です。
例文①
お忙しいところ恐れ入ります。
【会社名】の【名前】と申します。
○○さまのお電話番号でお間違いございませんでしょうか。
いつも【商品名/サービス名】をご愛顧いただきありがとうございます。
本日は【商品名/サービス名】のお支払いが確認できておらず、お電話させていただきました。
行き違いのご連絡でしたら申し訳ありません。
恐れ入りますが、【商品名/サービス名】のお支払いはお済みでしょうか。
例文②
突然のお電話失礼いたします。
【会社名】の【名前】と申します。
○○さまのお電話番号でお間違いございませんでしょうか。
先日は【商品名/サービス名】をご購入(ご利用)いただきありがとうございます。
本日は【商品名/サービス名】のお支払いについてご連絡いたしました。
お支払いの期限が○○日となっておりましたが、現在お支払いが確認できておりません。
既にお支払い済みでしたら申し訳ございません。
こちらは入金の手続きはお済みでしょうか。
取引先企業向け
取引先企業から支払いが確認できない場合、多くは先方の確認漏れであることが多いです。今後の取引に影響が出ないような言い方を心がけ、支払いを促すようにしましょう。
例文①
いつもお世話になっております。
【会社名】の【名前】と申します。
毎度【商品名/サービス名】のご利用ありがとうございます。
本日お電話差し上げたのは、【商品名/サービス名】の料金の件です。
大変恐れ入りますが、○○日時点で入金の確認が取れておりません。
行き違いでしたら大変恐縮なのですが、こちらお支払いはいただけておりますでしょうか。
例文②
お忙しいところ恐れ入ります。
【会社名】の【名前】と申します。
いつも大変お世話になっております。
本日ご連絡差し上げたのは、【商品名/サービス名】の支払いについてです。
先日御請求書をお送りしたのですが、○○日時点で入金確認が取れておりません。
御請求書については○○日にメール(郵送)にてお送りしているのですが、お手元に届いておりますでしょうか。
債務者向け
債務者への入金催促については、より気を使う必要があります。場合によってはクレーム生み出す可能性もあるため、より角の立たない言い方を心がけましょう。
なお、毎回入金が遅れている相手の場合にはこの限りではありません。
例文①
お忙しいところ恐れ入ります。
【会社名】の【名前】と申します。
いつも【商品名/サービス名】のご利用いただきましてありがとうございます。
早速で恐縮ですが、○○日時点で【商品名/サービス名】の入金確認が取れておりません。
恐れ入りますが、支払いについてご対応いただけますでしょうか。
例文②
お忙しいところ恐れ入ります。
【会社名】の【名前】と申します。
本日が【商品名/サービス名】の支払い確認が取れておらずお電話させていただきました。
お忙しいところ恐縮ですが、お支払予定日を教えていただけますでしょうか。
支払いの催促電話に関するよくあるQ＆A
支払い催促電話について調べてみると、以下のような疑問を抱いている人が多く見られました。
- 未払いが重なる場合は？
- 未回収リスクを避けるには？
それぞれの疑問について、詳しくみていきましょう。
未払いが重なる場合は？
支払い催促電話をかけても、未払いが重なるケースが多いです。あまりにも未払いが重なる場合は、相手に対して法的措置を取ることも検討しましょう。
なお、法的措置の手段としては以下のようなものが挙げられます。
- 内容証明を送付する
- 簡易裁判所の裁判所書記官に支払督促を申立てる
- 少額訴訟の手続きをする(60万円以下の場合)
- 被害届を提出する
内容証明の送付は法的強制力がありません。ただし、少額訴訟や刑事事件として被害届を出す際に提出を前提とされます。
まずは内容証明を送付し、その後必要な手続きに移行しましょう。
また、万が一法的措置をとることになった際のために、証拠資料を残しておくことが大切です。証拠資料があるかないかで裁判の結果が大きく左右されることがあります。裁判を有利に進めるために、証拠資料を残しておきましょう。
未回収リスクを避けるには？
もし企業間で未払いが発生しているのであれば、未回収リスクを避けるのに決済代行サービスを利用するのも1つの方法です。
決済代行サービスとは、クレジットカード決済・コンビニ決済・携帯キャリア決済などを一括の契約とシステムで導入できるサービスとなっています。
「収納代行」や「集金代行」とも呼ばれ、未払いの回収には最適です。当然利用代金はかかりますが、自分の手をかけなくても未払い金を回収できます。
業務効率化にもつながるため、あまりにも未払いが度重なる場合には決済代行サービスの導入を検討してみましょう。
入金を確認したらお礼をしよう
入金を確認したら、お礼をすることが大切です。今後の取引を円滑に行うためにも、関係を良好に保つ必要があります。
入金の確認が取れた際に連絡をするかしないかで印象は大きく変わります。入金確認の連絡が無いと、不安に思う方もいるでしょう。
最悪クレームに発展することもあるので、入金を確認したらお礼をしましょう。
丁寧な催促電話を心がけよう
今回は支払い催促時の電話について、理解しておくべきポイントやコツについて解説してきました。結論として、電話で支払い催促をするときは角が立たないようにする必要があります。
相手を怒らせたり、不快感を与えたりしてしまえばその後のトラブルにもなるでしょう。
この記事で紹介した内容や例文をもとにして、支払いをスムーズにしてもらうための催促電話に取り組んでください。
