社宅管理代行を検討し始めたものの、
「繁忙期、社宅の手配や契約手続きで他の業務が手につかない」
「フルアウトソーシングは費用が高すぎる」
と感じていませんか。
Excel（エクセル）での自社管理には限界があるものの、フルサービスの代行は予算的に厳しいなど、多くの企業の担当者様が「業務負担」と「コスト」の板挟みに悩んでいます。
実は今、すべてを丸投げするのではなく「クラウドシステムによる効率化」と「必要な時だけのスポット代行」を組み合わせる、新しい社宅管理の手法が注目されています。
「楽にはなりたいが、コストはかけられない」
そんなジレンマを解消し、自社に合った社宅管理のあり方を判断するためのヒントをお届けします。
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目次
「社宅代行」の費用対効果は？フルアウトソーシングvs自社管理
社宅代行を検討する際、多くの企業が最初に悩むのが「費用に見合う効果があるのか」という点です。
一見すると、自社管理は安くフルアウトソーシングは高額に見えるため、判断が難しくなりがちです。しかし、実際には見えていないコストやリスクを含めて考える必要があります。
まずは、それぞれの管理手法におけるメリットと、現場が抱えがちな「限界」について整理してみましょう。
フルアウトソーシング（全部委託）のメリット・デメリット
「社宅代行」と聞いて一般的にイメージされるのが、社宅に関わる業務を包括的に外部へ委託するフルアウトソーシング型です。
新規契約、更新、解約、家賃送金、入居者対応などを一括で任せられるため、社内の業務負担を大きく減らせる点が最大のメリットです。
面倒な業務から解放されるため、担当者はコア業務に集中できます。
【デメリット：コストと柔軟性の壁】
導入の障壁となるのが「コストの高さ」です。
多くのフルアウトソーシングサービスは、管理戸数に関わらず一定の固定費が発生するケースが多く、利用頻度が低い企業ほど割高になりやすい傾向があります。また、契約・更新・解約ごとの「事務手数料」が発生します。
さらに、以下のような課題もしばしば聞かれます。
- 固定費のリスク
- 契約の縛り（パッケージ化）
- ノウハウの空洞化
実際に、導入を検討したものの「見積もったら高すぎて、経営陣の承認が得られなかった」という企業は少なくありません。
Excel・紙による自社管理の限界
コストを抑えるために選ばれるのが、Excelや紙の台帳を使った自社管理です。見かけ上のアウトソーシング費用はゼロですが、そこには「見えないコスト」と「リスク」が潜んでいます。
担当者が個人のPCでExcelを管理している場合、管理方法の違いが生じて、そのファイルが最新なのかどうかも不明確になりがちです。
また、担当者の退職や急な休職によって「来月更新の契約がわからない」「支払調書のデータが揃わない」といった業務停止リスクに直面することになります。
支店や事業所ごとに管理を任せている場合、拠点によって契約の基準や保管書類がバラバラになることも珍しくありません。
【繁忙期の業務パンク】
特に繁忙期には、通常業務に加えて社宅対応が集中し、担当者の負担が急増します。
契約更新や解約手続きの漏れ、情報の分散による確認工数の増加など、ミスやトラブルのリスクが高まり、その結果「いつの間にか管理が回らなくなっている」といった状態に陥ります。
失敗しない社宅代行会社の比較・選び方3つのポイント
「社宅代行」と一口に言っても、そのサービス内容や料金体系は会社によって千差万別です。
会社名や料金表だけで比較して選んでしまい「いざ導入したら追加料金がかさんだ」「運用が合わなかった」と後悔するケースも少なくありません。
自社に最適なパートナーを見極める比較検討の際に、必ず確認すべき3つのポイントをご紹介します。
①費用・手数料の相場（固定費か、従量制か）
1つ目のポイントは、コストの発生構造です。
社宅代行の料金体系は、大きく分けて「固定費型」と「従量課金型」があります。
- 定額固定費型（フルアウトソーシングに多い）
毎月一定の費用が発生する代わりに、業務量に関わらず利用できる点が特徴です。管理戸数が多く、常に社宅関連業務が発生している企業には向いていますが、社宅の利用者が減った時期や、入退去が全くない月でもコストがかかり続けるため、無駄が発生しやすいのがデメリットです。 - 従量課金型
実際に依頼した件数や業務内容に応じて費用が発生します。「管理戸数が少ない」「社宅対応が発生する時期が限られている」といった企業の場合、コストを抑えやすいのが特徴です。また、システム利用料も安価に設定されていることが多く、無駄な固定費を抑えることができます。
比較の際は、単純な月額料金ではなく「業務が少ない月でも固定費がかかるのか」「使わない期間のコストを抑えられるか」という視点で確認することが重要です。
②委託できる業務範囲（丸投げか、部分委託か）
2つ目のポイントは、依頼できる業務の「柔軟性」です。
「すべての業務をまとめて委託するパッケージ契約しか選べない」というサービスには注意が必要です。自社で対応できる業務まで外部に委託すると、必要以上にコストが膨らみます。
一方で、新規契約や解約精算、繁忙期の対応など、手間と専門性を要する業務だけを外部に任せることで、効率よく負担を軽減できます。
中小・中堅企業や、コスト意識の高い企業にとっては、必要な時だけプロの手を借りられる「部分委託」に対応しているかどうかが、選定の大きな分かれ目となります。
③サポート体制と専門性（トラブル対応力）
3つ目のポイントは、サポート体制と専門性です。
社宅管理では、入居者対応や解約時のトラブル、契約条件の確認など、想定外の対応が発生することがあります。
格安の管理システムを提供するだけのサービスでは、こうした場面で十分な支援を受けられないケースもあります。
選定の際は、不動産実務や法律に詳しい専門スタッフが在籍しており、いざという時に電話やメールで相談できる「有人サポート体制」が整っているかを必ず確認しましょう。
「システム」の利便性と、「人（プロ）」による安心感。この両方を兼ね備えている会社かどうかが、安心して運用できるかどうかの分かれ目になります。
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社宅代行の方式別比較表｜自社に合う管理方法はどれ？
社宅管理代行には、大きく分けて「フルアウトソーシング型」「部分委託型」「システム型」「システム＋オンデマンド代行型」の4つがあります。
社宅代行・管理方式の比較一覧
比較表を踏まえると、重要なのは「すべて任せるか」ではなく「どこを任せるか」です。
| 管理方式 | 主な特徴 | 料金体系 | 向いている企業 | 注意点・リスク |
| フルアウトソーシング型 | 契約・更新・解約・送金・入居者対応まで一括委託 | 定額固定費＋事務手数料 | 管理戸数が多く、常時社宅業務が発生する大企業 | 利用が少ない月でも固定費が発生／柔軟性が低い |
| 部分委託型（スポット代行） | 特定業務のみ外注 | 従量課金 | 繁忙期だけ負担が増える企業 | 管理基盤が整っていないと情報が分散しやすい |
| システム導入型（管理ツールのみ） | 情報管理をクラウド化 | 低額な月額費用 | 自社で運用体制を組める企業 | トラブル対応・実務支援が受けられない |
| システム＋オンデマンド代行型 | 管理は内製＋必要な業務だけ外注 | システム利用料＋従量課金 | 中小・中堅企業／コスト重視 | 委託範囲の判断が必要 |
※料金・対応範囲は各社・契約内容により異なります。
「比較表を踏まえると、重要なのは『すべて任せるか』ではなく『どこを任せるか』です。
では、実際に“どの業務を内製し、どの業務を外部に任せると効率が最大化されるのか”
その答えとなる、社宅管理システムとオンデマンド代行を組み合わせたハイブリッドな手法について、次の章で解説します。
【解決策】システムと代行のいいとこ取り「しゃたくさんLite」とは
前章で挙げた「失敗しない選び方」の基準をすべて満たす選択肢として、注目されているのが、日本社宅サービスが提供する社宅管理システム「しゃたくさんLite」です。
「しゃたくさんLite」は、社宅管理をクラウドで効率化しながら必要な業務だけをプロに任せることで、内製とアウトソーシングのバランスを最適化できるサービスです。
クラウド管理システムで「Excel脱却」と「コスト削減」
しゃたくさんLiteは、借上社宅・社有社宅・駐車場などの情報をクラウドで一元管理し、煩雑なExcel管理からの脱却を実現します。
最大の特徴は、その導入ハードルの低さです。社宅代行会社へ委託する場合のような「毎月の委託料」はかかりません。管理戸数にかかわらず、固定で発生するのはシステム利用料のみ。低コストで運用を開始できます。
高額な委託料がネックで代行導入を見送った企業様でも、ランニングコストを最小限に抑えながら、手軽にExcel管理からの脱却を推進できます。
必要な時だけプロに頼む「オンデマンド型代行」
「しゃたくさんLite」の大きな特長が、必要な業務だけを1件単位で委託できる「オンデマンド型」の代行サービスです。
- 新規契約や解約精算だけを任せたい
- 繁忙期の一時的な業務量を軽減したい
- 専門知識が必要な業務だけプロに頼みたい
「自分たちでできることはやりつつ、必要な部分だけを任せる」というスタイルなら、無駄な委託コストが発生せず、現実的な運用が可能になります。
なぜ「日本社宅サービス株式会社」が選ばれるのか？
「しゃたくさんLite」の運営元は、社宅事務代行業界のリーディングカンパニーとして25年以上の実績を持つ日本社宅サービス株式会社です。
長年積み重ねてきたノウハウを基に開発されているため、システムは「社宅管理のプロ」の視点で使いやすく設計されています。
- どの業務が負担になりやすいのか
- どこを外注すると効果が高いのか
単なるシステム提供にとどまらず、実務を理解した専門スタッフによるサポートが受けられる点も、安心して利用できる理由の一つです。
まさに、システムの「安さ・利便性」と、大手代行会社の「安心感・専門性」を兼ね備えた、いいとこ取りのサービスと言えるでしょう。
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【導入事例】「必要な業務だけ」プロに任せて成功した企業
実際に「しゃたくさんLite」を導入し、どのように業務が変わり、どれだけの効果が出たのか。
業種も課題も異なる2つの成功事例をご紹介します。
【事例1】仲介会社対応を委託し、コスト大幅減（株式会社A様）
■「株式会社A様」企業プロフィール
- 業種：臨床検査情報システム・検体検査装置・臨床検査試薬の製造・販売
- 導入前の管理状況：別のシステムを使用しつつ、Excelや紙も併用
【導入前の課題：アナログ対応の限界】
A社様は、別システムを導入していましたが、操作が複雑でデータの抽出や確認に時間がかかっていました。
さらに深刻だったのは、仲介会社とのやり取りでした。電話、FAX、メールといったアナログな対応が中心で、相手方の定休日に業務が左右されることもありました。そのため、仲介件数が増えると業務がひっ迫し、急ぎの対応などで他部署にまで迷惑をかけてしまうという問題が発生していました。
【導入後の解決策：窓口業務のアウトソース】
社宅管理システムを「しゃたくさんLite」へ切り替え、システム上で過去のデータや金額、進捗状況を一括管理できる体制を構築。同時に、仲介会社との調整や契約手続きといった負担の大きい業務をオンデマンド型代行で委託しました。
【導入の効果：コストダウンと精神的ゆとり】
以前利用していたシステムと比較して、運用コストを大幅に抑えることに成功しました。
さらに大きな成果だったのが、現場担当者の業務負荷の劇的な軽減です。新規契約手続きのオンデマンド代行を利用することで、仲介会社とのやり取り（電話・メール・FAX等）などが、劇的に減少。
これにより、案件が集中する繁忙期であってもスムーズな運用が可能となり、採用強化で管理件数が増加しても、余裕を持って対応できる「精神的なゆとり」が生まれました。
【現場から届いたお声】
ボタンの位置や見やすさなど、システムの快適な操作性によって日々の作業時間が短縮されました。また、サポート体制が非常に手厚く、営業担当の方が迅速かつ丁寧にフォローしてくれるため、在宅勤務時でも安心して運用できている。他部署からも「負担が軽減された」という声が上がっている。
【事例2】拠点ごとのバラツキを統一し、保険料削減（B団体様）
■「B団体様」 企業プロフィール
- 業種：農業保険事業
- 導入前の管理状況：北海道全域で約660棟の社宅を管理
【導入前の課題：拠点ごとの属人化と移動負担】
B団体様では、道内5つの拠点ごとにExcelで管理を行っていましたが、拠点ごとに管理手法が異なり、人為的ミスや運用の差が気になり始めていました。
物件探しの負担も大きく、担当者が広大なエリアで自ら探しに行ったり、不動産会社へ1件ずつ電話確認したりと、多大な工数がかかっていました。
また、物件ごとに加入する火災保険プランがバラバラで、コストや補償内容の不統一も課題でした。
【導入後の解決策：システム化とルールの統一】
必要な部分だけを委託でき、使いながら慣れていける柔軟性を評価し「しゃたくさんLite」の導入。物件探しや契約管理をシステム化すると同時に、火災保険のルールを全社で統一しました。
【導入の効果：移動ゼロと保険料削減】
まず、Excel管理による運用の差や人為的ミスの不安が解消され、全社で統一した管理が可能になりました。
各物件でバラバラだった火災保険ルールを、会社ルールに基づいた必要最低限のプランへ統一することで、全社的な保険料の大幅なコストダウンを実現しました。
また、広大なエリアでの物件探しにおいても大きな変化がありました。導入後はメール一本で依頼するだけで、翌日や2日後には条件に合う物件候補が届く体制へと変わり、担当者が足を運んで探す手間が劇的に削減されました。
【現場から届いたお声】
高額なフルアウトソーシングとは異なり『しゃたくさんLite』は、自分たちでできることは行い、必要な部分だけを任せる柔軟な運用が可能でした。
イメージと違う場合の方向転換もしやすいため、リスクを最小限に抑えながらスムーズに導入できた点も大きな成果です。
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導入までの流れと「スモールスタート」のすすめ
社宅管理代行の導入を検討する際「準備に時間がかかりそう」「いきなり大きく変えるのは不安」と感じる企業は少なくありません。
しゃたくさんLiteでは、最小限の負担で始められるスモールスタートを前提とした導入が可能です。
最短2週間で導入可能！繁忙期に間に合う
一般的なフルアウトソーシング型の社宅管理代行では、業務整理やデータ移行に数ヶ月かかるケースもあります。
一方しゃたくさんLiteは、クラウドシステムを軸とした設計のため、申込みから最短2週間程度で利用を開始できます。
必要最低限の情報から運用をスタートできるため、繁忙期直前でも迅速に業務改善に着手できます。
また、既存の社宅管理をすべて整理し切っていなくても始められる点は、忙しい管理部門にとって大きなメリットです。
1件から利用可能だから、リスクなく始められる
「しゃたくさんLite」のもう一つの特長が、1件単位・必要な業務単位で利用できる柔軟性です。
まずはミニマムな範囲でスタートし、導入時のリスクを最小限に抑えられます。
- まずは新規契約対応だけ依頼してみる
- 繁忙期の数件のみ代行を利用する
- システム導入から始め、代行は後から検討する
運用しながら自社に合う形を見極め、必要に応じて利用範囲を広げられるため、「イメージと違った」という失敗を防ぎやすい点も安心材料になります。
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社宅管理・代行に関するよくある質問（FAQ）
導入を検討されている担当者様から、実際によく寄せられる質問をまとめました。
Q：すべての業務を任せる必要はありますか？
いいえ、すべての業務を任せる必要はありません。
「しゃたくさんLite」は、システム利用をベースに、新規契約や解約精算など負担の大きい業務だけを1件単位で依頼できます。もちろん、忙しい時期だけ手厚くサポートを依頼することも可能です。
自社で対応できる業務は内製しながら、必要な部分だけ外部に任せる運用ができます。
Q：管理戸数が少なくても（数件〜数十件）利用できますか？
はい、管理戸数が少ない企業でも利用できます。
数件〜数十件規模の場合、大手代行会社のフルアウトソーシングではコストメリットが出ないケースが多々あります。
「しゃたくさんLite」は、固定費前提のサービスと異なり、システム利用とオンデマンド型代行を組み合わせられるため、コストを抑えて導入しやすい点が特長です。
Q：繁忙期だけ、または「新規契約」だけ依頼することはできますか？
可能です。
「3月・4月の転勤シーズンだけ人手が足りない」「解約業務は自分たちでできるが、新規契約の複雑な手続きだけ任せたい」といったオンデマンド代行に対応しています。
業務が集中するタイミングに合わせて、一時的な業務負担軽減策としても有効です。
Q：中小企業でも導入できますか？
はい、多くの中小企業様にご利用いただいています。
専任の社宅担当者がおらず、総務や経理担当者が兼務している中小企業様において、「兼務業務の負担を減らせるツール」として導入が進んでいます。
予算が限られている場合でも導入しやすい価格設定で、規模に応じた使い方ができる点が評価されています。
Q：現在Excelで管理していますが、システムへの移行は大変ですか？
ご安心ください。
専任の担当者が初期設定から「契約中の物件情報」の一括登録、操作説明など、導入のサポートをいたしますので、お客様の手間を最小限に抑えて移行できます。
また、「契約中の物件情報」は無理に移行せず、これから発生する新規契約分から順次登録していくという運用も可能です。
まずは「無料相談」で現状の課題を整理しませんか？
社宅管理代行は、導入するかどうか以上に「どこまでを外部に任せるか」「どの形が自社に合っているか」を見極めることが重要です。
「コストはかけたくないが、業務効率化はしたい」
「今の代行会社は委託料が高すぎるが、自社管理に戻すのも怖い」
「繁忙期だけ誰かに手伝ってほしい」
そんなジレンマを抱えている担当者様にとって、クラウド管理システムによる効率化と、必要な時だけ頼れるプロの代行サービスを組み合わせた「しゃたくさんLite」は、まさに「いいとこ取り」の第三の選択肢となるはずです。
まずは、無料相談で貴社の現状をお聞かせください。
煩雑なExcel管理や、高額な固定費から解放され、より生産的な業務に集中できる環境を一緒に作っていきましょう。
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