BCPは、非常事態が起きても事業の継続を可能にするために必要です。
しかし、BCP策定には大きな労力がかかります。
そこで役立つのが、テンプレートです。
テンプレートを活用すると、BCP策定にかかる労力を大幅に削減できます。
この記事では、BCPのテンプレートや簡単に作成する方法を解説します。
BCP策定にあまり手間をかけたくない方は、ぜひご覧ください。
目次
BCPを簡単に策定するにはテンプレートの活用がおすすめ！
BCPは、テンプレートを活用することで、膨大な情報を整理しながら策定できます。
情報を客観的に検証する機会も生まれやすくなるため、より有効な分析や対策がしやすくなります。
また、BCP策定用の参考書や書籍をそろえる必要がないこともメリットです。
なお、BCPを詳しく知りたい方は、以下の記事を参考にしてみてください。
おすすめのBCP策定用テンプレート3選
では、公共機関が公開しているBCP策定のガイドラインとテンプレートのうち、おすすめを3つ紹介します。
1.中小企業庁
中小企業庁のテンプレートは、国内企業の99％を占める中小企業向けに作られたものです。
財務診断モデルは各業種別に用意されており、事例も豊富に挙げられているため、実態に即したBCP策定が可能となります。
ガイドラインでは、中小企業の特性や実情に基づいたBCP策定方法がわかりやすく解説されているため、BCP策定担当者の方は要チェックです。
中小企業のテンプレートは、1～2時間で作成できる「入門コース」から「基本コース」「中級コース」、作成に1週間程度かかる「上級者コース」までの4パターンが用意されています。
BCP策定にかけられる時間によって、利用するテンプレートを選べるのは魅力的です。
また中小企業のテンプレートには、BCPに関する基本的な悩みに答える「Q＆A集」や、知識を補完するための「用語集」も用意されています。
そのため、BCP策定初心者の方でも安心して利用できます。
そして先述のとおり、さまざまな事例が紹介されているため、アウトプットのイメージをしながらBCP策定をすることが可能です。
「従業員携帯カード」や「避難計画シート」などの雛形もダウンロードできるようになっており、中小企業の当該ページだけでBCP策定作業が完結します。
2.特定非営利活動法人事業継続推進機構
「事業継続初級管理者試験」や「事業継続准主任管理者試験」の実施団体である事業継続推進機構も、BCP策定用のテンプレートを用意しています。
事業継続推進機構のテンプレートには「簡略版」と「本格版」の2パターンが用意されており、企業やBCP策定担当者の事情に合わせて選べるようになっています。
また、ガイドラインを読み進めながら同時にテンプレートを穴埋めしていく構成となっているため、作業しやすいことも特徴です。
事業継続推進機構のテンプレートは、以下の3部構成になっています。
第1部 | BCP策定の前提となる防災計画や、防災対策に焦点を当てた基礎固めをおこなう |
第2部 | 重要業務を選定したうえでBCPの骨組みを作成する |
第3部 | 本格的なBCP策定をおこなう |
また事業継続推進機構は、BCP関連の勉強会やセミナー、資格認定などのアフターフォローも積極的におこなっています。
そのため、BCP策定作業だけでなく、その後のBCP運用の質向上に役立てることも可能です。
3.東京商工会議所
東京商工会議所は、東京都に関する情報を豊富に保有しています。
そのため東京都の企業は、東京商工会議所のテンプレートを活用してみるのもおすすめです。
東京商工会議所のテンプレートの特徴は、カラー図表やフローチャートが豊富で、視覚的に理解しやすい点です。
また、首都圏直下地震やその他災害などによる被害想定がパターン別にされています。
感覚的に理解しやすい内容となっているため、BCPに関して疎い従業員に説明する際にも役立ちます。
東京商工会議所のテンプレートは、策定手順が細かく分類されていることも魅力です。
たとえば、「概要」の項でBCPの方針や目的などを明らかにしたり、「戦略」の項で事業の優先順位と目標復旧時間を決めて戦略を立てたりします。
1つひとつやるべきことが明確になっているため、策定作業がおこないやすいのが特徴です。
ちなみに東京商工会議所では、BCP策定ガイドラインとテンプレートだけではなく、策定事例をまとめた啓発パンフレットも公開しています。
BCPに対する従業員の意識を高めるために、活用してみてもよいでしょう。
BCPを簡単に策定するための手順
BCPを簡単に策定するための手順は、次の5ステップです。
- 表紙に社名と日時を記入する
- BCPの基本方針と重要サービスを決める
- 重要サービスを提供する方法を決める
- 緊急時の代理責任者を選定する
- BCPを運用するうえでの規則を作成する
では、それぞれについて解説します。
1.表紙に社名と日時を記入する
テンプレートの表紙には、社名と作成日時を記載します。
また、BCP改定の度に更新日時を記載しましょう。
加えて、目次の記載も推奨します。
2.BCPの基本方針と重要サービスを決める
BCPの基本方針に関しては、いずれも企業にとっては重視すべき事項であるため、基本的にはすべてにチェックを入れます。
そのうえで、優先して継続すべき重要サービス、商品を決めます。
なぜ重要サービスと商品を絞り込むのかというと、緊急時に複数の事業を継続させることは困難だと考えられるためです。
中途半端に複数の事業を継続させようとすると、いずれにも充分なリソースを割けず、結果的にすべての事業が停止してしまうかもしれません。
したがって、重要サービス・商品として記述するものは1つに絞りましょう。
3.重要サービスを提供する方法を決める
重要サービスや商品を提供するためには、「人・物・金・その他」の経営資源が必要です。
これらをどう活用して事業を継続させるか、その方法を決めましょう。
テンプレートには”元から記述のある”記入欄がありますが、空欄箇所にも自社にとって必要な対策方法を記入します。
4.緊急時の代理責任者を選定する
通常、チームには責任者がいますが、緊急時に稼働できるとは限りません。
そのため、緊急時でも稼働できる代理責任者を選定する必要があります。
代理責任者が1人しかいないと不安なため、2名選定しておきましょう。
ただし同等の権限を持つ責任者が2名いると、指示形態に混乱をきたしてしまうため、どちらが優先して責任者としてチームを統率するのかも決めておくのがおすすめです。
5.BCPを運用するうえでの規則を作成する
BCPは、策定しただけでは何の意味もありません。
実際に運用できる体制を整えてこそ、初めて存在意義が生まれます。
したがって、BCPを運用するための規則は必須です。
規則の作成と合わせて、定期的な従業員の教育も実施しましょう。
そうすることで、非常事態が起きた際もスムーズな対応が可能です。
また業種によっては、経営資源の変更が頻繁に起こることもあるため、BCPを見直すタイミングも明記しておくとよいでしょう。
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まとめ
BCP策定用のテンプレートを活用すると、労力を小さくできるだけではなく、質の担保もできます。
ただしBCPは一度策定して終わりではなく、定期的に見直しと改定をする必要があります。
そのためBCP策定担当者の方は、関連省庁の動向に注意を払い、最新の情報を追うようにしましょう。
