おすすめの契約管理システム10選！タイプ別や選定する際の比較ポイントもご紹介！

契約管理にはさまざまな業務があります。

例えば準備から交渉、締結、管理までが一連の業務となっており、これらをすべて手動で行うのは現実的ではありません。

実際に企業によっては、「契約におけるやり取りをデータとして残したい」、「あらゆる紙のデータを電子化したい」などさまざまな課題を抱えているでしょう。

これらの課題を解決するために開発されたのが契約管理システムです。

契約に関わるあらゆる業務の負担を軽減させたり、電子化によってペーパーレス化を実現させられたりとあらゆる面でサポートしてくれます。

今回は、自社に契約管理システムを導入したいと思われている方のために、タイプ別の紹介から導入のメリットについて紹介します。

また、目的別システムの紹介もしているので、そちらもぜひ参考にしてみてください。

契約管理システムとは？

契約管理システムとは、契約に関わる業務全般または一部の業務負担を軽減できるサービスです。

システムの種類によってできることは変わりますが、

例えば書類の電子化や管理、交渉やり取りの管理、契約期限管理など、幅広く対応しているものもあります。

契約管理システムのタイプ

タイプ別としては大きく分けると2種類のサービスがあるので、詳しく見ていきましょう。

契約業務におけるさまざまな課題を解決できるシステム

契約業務で企業が抱えている悩みとしては、主に下記4つの内容があげられます。

• 契約内容の精査の経緯や履歴を残したい
• 契約期限の確認をもっと簡単にしたい
• 進捗状況の把握をしたい
• 手作業ではミスも発生しやすい

多くの企業が上記のような課題を抱えていますが、これらのケースでの活用に便利なのが業務全般の課題を包括的に解決してくれるシステムです。

例えば、契約の準備から管理までの一連の流れで見つかるあらゆる課題解決に導いてくれるでしょう。

そのため、多くの課題が見つかる企業では、全体的な業務をカバーしてくれるシステムの導入がおすすめです。

契約文書の管理に特化したシステム

契約にかかる業務全般をカバーできる機能は備わっておらず、文書管理のみに特化したサービスです。

基本的に機能面を見てもわかるように、一括で対応できるものはコストもそれなりにかかります。

しかし、文書管理のみに特化していれば、導入コストもそれほどかかりません。

そのため、契約件数がそれほど多いわけではないけど、電子化を目指したい企業におすすめです。

契約管理システムの導入でもたらすメリットとは？

契約管理システムの導入が企業にもたらすメリットとしては、大きく分けると3つあります。

業務の効率化ができる

業務の中でも、特に契約書の保管や台帳作成などを手作業で行っている場合には担当者の負担が大きくなるでしょう。

また、契約書は保管しても期限の確認など何度も取り出すケースもあります。

これらのことから管理が難しく、とにかく時間がかかりすぎてしまう悩みを抱えている企業も多いでしょう。

しかし契約管理システムを導入すれば、契約書の作成から管理まで一元管理できます。

検索機能もあるため、探したいデータを瞬時に見つけ出すことも可能になるのです。

特に契約数が多い企業ではメリットが感じられる部分になるため、作業が複雑に感じているなら導入をおすすめします。

コスト削減にもつながる

契約管理システムでは、紙タイプの電子化にも対応しています。

紙タイプではインクや用紙、発送にかかる送料や封筒代など、あらゆるコストが発生します。

しかし、システムを導入することで電子化に対応しているため、これらのコストは掛かりません。

また、契約書に必要な収入印紙台も不要なのです。

特に大量の取引を行う企業では、諸経費の部分で多額の費用をかける必要があり、膨大なコストをかけているところも多く見受けられます。

少しでもコスト削減を目指したいケースでは契約管理システムがおすすめなので、導入を検討してみてください。

テレワーク環境でも安全に管理できる

契約管理システムを導入することによって、テレワーク環境にも対応できるメリットがあります。

基本的にデータはクラウド上に保管されているため、どこにいても確認することが可能です。

また、セキュリティ対策もしっかりと行われていることによって、例えば部署や個人単位でアクセス権を設定できます。

これらのことから、テレワーク環境でも安全に活用できるので、自宅や外出先でも使える環境を整えたいなら導入がおすすめです。

導入のデメリットとは

導入することで感じるデメリットの部分は大きく分けて2つあります。

従業員が慣れるまでに時間がかかる

どのようなサービスを導入する場合でも言えることですが、初めてのケースでいきなり使いこなすことは難しいでしょう。

特に操作方法が複雑なものに関しては、スムーズに使いこなすまで時間はかかります。

できる限り使いにくいと感じないためには、やはりシンプル設計のものが安心でしょう。

特にサービスによっては使いやすさにこだわって設計されているものもあります。

そのため、導入の際には従業員に聞き取り調査を行ったり、デモ画面なども活用しながら慎重に選ぶことが重要となるでしょう。

導入コストがかかる

契約管理システムを導入するにあたって、初期費用やサービス利用料が発生します。

こちらは避けて通ることができない問題ではありますが、それぞれの運営元によって料金も異なります。

中には数少ない機能のみの利用で、多額なサービ利用料が発生するケースもあるので注意しましょう。

そのため、導入前には運営元の情報などもしっかりと調査し、信頼できるサービスの導入をおすすめします。

契約管理システムの比較選定ポイント

企業にとってメリットのあるシステムを導入するためには、ポイントを絞って選定することが大切です。

ここでは特にチェックしておきたいポイントを紹介するので、参考にしてみてください。

機能

契約管理システムに含まれる機能は、多く含まれていれば使いやすいというわけではありません。

自社にとっていかに必要な機能が揃っているかがポイントです。

そのため、機能はそれぞれの企業の目的によっても選定ポイントが変わると言えます。

例えば電子化を目的としているなら、契約書の電子化に特化したサービスであればペーパーレス化を実現できます。

このように、目的によって必要な機能を見極めて選定することが大切です。

セキュリティ

契約業務に関わるデータには大切な情報が多く含まれており、万が一情報漏えいが発生してしまったら大変です。

自社だけではなく相手側にも迷惑をかけてしまうため、必ずセキュリティ対策を厳重に行っているサービスを選定しましょう。

例えばアクセスには2段階認証がされていたり、アクセス制限設定やログ管理も行えるセキュリティ対策なら安心です。

そのため、導入の際には機能だけのポイントを確認するのではなく、安全に運用できる体制が整っているかの確認もしておきましょう。

サポート体制

初めて契約管理システムを導入する際には、何かとわからない点も出てくるでしょう。

このときに導入支援や運用サポートなどを行ってくれる体制が整っているかが重要です。

サポート対応が不可となっていれば、万が一トラブルが発生しても自社で対応しなければなりません。

また、わからないことがあっても自社で調べる必要が出てくるなど非効率的です。

スムーズに運用していくためにはサポート体制がカギとなるため、しっかりと対応してくれるシステムを導入しましょう。

契約業務を一元管理できるおすすめの契約管理システム4選

この見出しでは、多機能であらゆる契約管理を実現できるシステムを4つ紹介します。

契約業務をシステム一つで一元管理したいケースでは、紹介する製品情報を参考に導入について検討してみてください。

ContractS

公式サイトはこちらから：ContractS

ContractSの特徴

ContractSは、契約にまつわるあらゆる業務を集約し、業務を効率化できるサービスです。

契約管理をワンプラットフォームで行えるため、複数のサービスを導入する必要もありません。

特に下記のような課題を感じている企業にとっては、ContractSを導入することで解決できます。

• 捺印や承認の作業量が膨大で締結まで時間がかかってしまう
• 契約書の件数が多すぎて管理が追いつかず、過去の書類も見つけられない
• 担当者がいないと業務が滞ってしまう

また、セキュリティも万全な体制を整えているので安心です。

例えばアクティビティログや通信経路の暗号化、アカウントロックなど強固な対策がされているので、情報漏えいなどの心配もありません。

特に大規模なデータを取り扱う企業にとっても安心して運用することができるでしょう。

WAN-Sign

公式サイトはこちらから：WAN-Sign

WAN-Signの特徴

WAN-Signは、金融機関や医療の分野などでも導入されている契約管理システムです。

特に金融機関などでは厳しいセキュリティ基準が設けられており、その条件を満たしたシステムとなっているため、機密情報を取り扱う企業でも利用しやすいでしょう。

また、WAN-Signでは電子契約締結機能や契約管理機能、各種システム連携対応など幅広い機能に対応しています。

契約にかかわる業務すべてを一元管理したい場合にもおすすめと言えるでしょう。

楽楽販売

公式サイトはこちらから：楽楽販売

楽楽販売の特徴

楽楽販売は、契約書の作成から管理までを一元管理できるシステムです。

契約書の作成は誰でも直感的に操作ができるよう、ワンクリックで作成できるような設計となっています。

そのため、操作に不慣れな方でも扱いやすいメリットがあります。

また、契約書以外のあらゆる帳票にも対応しているため、契約業務以外にも活用することができます。

そのほかにも業務データの集計から分析までをシステムで行えるため、業務改善の課題を見つけたり、対策したりすることも可能です。

楽楽販売は充実のサポート体制も整えており、導入支援なども充実しています。

万が一導入で迷った場合も安心なので、初めて導入を検討している企業におすすめと言えるでしょう。

NINJA SIGN by freee

公式サイトはこちらから：NINJA SIGN by freee

NINJA SIGN by freeeの特徴

NINJA SIGN by freeeは、弁護士監修の使い勝手の良さを考えて設計された契約管理システムです。

契約書の作成はすでに使用しているテンプレートを登録できるため、その後は項目を入力するだけで簡単に作成することが可能です。

また、作成依頼からレビュー、承認までの一連の流れをクラウド上で完結できます。

これにより、社外での作業も可能になるため、テレワークなどでも問題なく活用することができるでしょう。

その他にも、過去のデータを一括で保管することが可能です。

検索や有効期限のリマインドも設定できるため、探す手間を大幅に減らせます。

契約に関わるあらゆる業務をサポートしてくれるシステムとなり、料金もリーズナブルな設定なのでおすすめです。

契約書の管理におすすめの契約管理システム6選

契約書の管理に特化したサービスをここでは紹介します。

すばやく、安全に管理したいと思われている企業はぜひ参考にしてみてください。

LegalForceキャビネ

公式サイトはこちらから：LegalForceキャビネ

LegalForceキャビネの特徴

LegalForceキャビネは、契約書の登録から管理の効率化をするために作られた契約管理システムです。

導入することによって、検索時間を大幅に減らすことが可能となります。

システムには簡単に検索できる機能が備わっているため、探す手間がかかることはありません。

必要な書類をすぐに取り出せるのは大きなメリットと言えるでしょう。

また、登録にも時間がかかりません。

AIが契約情報を自動で抽出する機能が備わっているため、管理台帳を瞬時に作成することが可能です。

作成の手間や記入ミスなども減らせられるので、特にミスを避けるために自動化を目指したい企業におすすめと言えるでしょう。

クラウドサイン SCAN

公式サイトはこちらから：クラウドサイン SCAN

クラウドサイン SCANの特徴

クラウドサイン SCANは、紙の契約書の読み取りを簡単に電子化できるサービスです。

紙の書類を一枚ずつ登録する作業は膨大な時間がかかりますが、クラウドサイン SCANならすべて代行してくれるので手間がかかりません。

取り込んだ契約書はすべて管理画面に登録され、検索や更新情報のチェックなども行えます。

これにより各内容に合わせて書類を探す手間がかからないため、大幅な効率化につなげられるでしょう。

特に紙の書類を電子化したいと感じている企業におすすめのサービスなので、これらの悩みを解決したい場合は活用してみてはいかがでしょうか。

MyQuick

公式サイトはこちらから：MyQuick

MyQuickの特徴

MyQuickは、契約書管理のあらゆる悩みを解決してくれるシステムです。

例えば、更新期限の管理ができていないケースでは、更新漏れ防止のアラート機能によってお知らせしてくれます。

これにより更新が遅れてしまうミスを防ぐことが可能です。

また、検索機能も充実しており、全文検索や項目検索、お気に入りから選択など幅広く対応しています。

目的の文書にたどり着くまでのスピードが早いため、探すのに手間をかける心配もありません。

そのほかにもAIによる入力支援に対応しています。

例えば自動で取引先や契約開始日、終了日などを抽出することができるため、台帳作成の手間がかかりません。

管理を効率化させるために必要な機能が多く含まれているため、特に多くの契約書を管理しなければならない企業におすすめと言えるでしょう。

Ofigo契約書管理

公式サイトはこちらから：Ofigo契約書管理

Ofigo契約書管理の特徴

Ofigo契約書管理は、契約書の情報共有や期限管理、アクセス制御の3つの課題を解決できる契約管理システムです。

例えば、すでに締結されているか調べたいときや原本を今すぐ確認したい場合など、これらのケースでは情報共有が必須です。

Ofigo契約書管理では、これらの課題を解決するために一元管理で情報共有が瞬時にできる体制を整えています。

また、契約書の期限も管理できるため、更新漏れなどを防ぐことが可能です。

そのほかにもアクセス制御によって、操作権限や閲覧権限の設定ができます。

権限が付与された担当者しか操作ができないような設定が可能なので、安全に管理することが可能です。

これらのように、3つの課題で悩まされている現場ではOfigo契約書管理について検討してみてください。

Legaledge

公式サイトはこちらから：Legaledge

Legaledgeの特徴

Legaledgeは、契約書の登録から管理の業務負担を軽減するために開発されたシステムです。

契約書の情報は自動的に抽出され、すべてを入力する手間はありません。

登録と管理業務が楽になるため、事務作業よりも本業に集中できるなどさまざまなメリットがあります。

また、クイック検索に対応しているため、見つけたい書類を瞬時に表示させることが可能です。

紙の書類では時間がかかっていた作業も、Legaledgeを導入すれば時間短縮につながります。

そのほかセキュリティ対策も充実しており、例えば通信内容と保存データは暗号化がされるなど、セキュアな環境を整えているので安心です。

Sign Time

公式サイトはこちらから：Sign Time

Sign Timeの特徴

Sign Timeは、直感的に操作ができて簡単に契約書の作成ができるサービスです。

入力の手間はほとんど必要なく、書類ファイルとマウス操作だけで作成ができてしまいます。

特別な知識も必要ないため、操作に不安を覚えている方でも簡単に扱うことができるでしょう。

また、進捗状況をリアルタイムで確認することも可能です。

いつ、誰が署名したかが一目瞭然となっており、万が一忘れている場合はメッセージにてお知らせもできます。

料金設定もお手頃価格となっており、簡単に契約書の作成から管理までを行えることから、企業のみならずフリーランスからも支持されています。

まとめ

今回は契約管理システムについて紹介しましたが、導入することであらゆる契約業務の手間を省くことができ、効率化を実現させられます。

ここ最近では大企業のみならず中小企業でも活用されるシーンが増えているなど、注目を集めているサービスとなっています。

特に業務の負担を軽減させたいと思っている企業にとっておすすめのサービスなので、導入を検討してみてはいかがでしょうか。