まだタイムカードリーダーにタイムカードを入れて出勤時間を打刻するような、従来の勤怠管理の企業が多いのではないでしょうか。
新型コロナウイルスが蔓延してしまったコロナ禍では、テレワークを実施する企業が増えています。
テレワークの勤怠管理をする場合、タイムカードリーダーで打刻するような勤怠管理方法では対応が困難です。
そのため、増え続けるテレワークに対応した勤怠管理が必要です。
この記事では、コロナ禍で増えるテレワークに勤怠管理システムをおすすめする理由について紹介します。
テレワークに勤怠管理システムをおすすめする理由
テレワークに勤怠管理システムがおすすめな理由は以下の4つです。
- 今後もテレワークが増えると予想される
- 従来の勤怠管理はオフィスなどの職場に出勤することが前提
- 従来の勤怠管理でテレワークに対応すると問題が発生する恐れがある
- 勤怠管理システムはテレワークに対応した機能が豊富
それぞれの理由について、簡単に説明していきます。
今後もテレワークが増えると予想される
テレワークとは、ICTを使ってオフィス以外の離れた場所で働くことであり、場所や時間にとらわれない柔軟な働き方のことを指します。
ICTとは、「Information and Communication Technology」の略称で、情報通信技術という意味です。
テレワークは、【tele＝離れた場所】【work＝働く】を合わせた造語と言われています。
新型コロナウイルス感染拡大のため、2020年4月7日に初めて東京都で緊急事態宣言が発令されました。
その際に、感染拡大防止のためにテレワークを実施する企業が17.6％から56.4％に上昇、2回目の緊急事態宣言が発令された際には38.4％に再上昇しています。
引用元：総務省｜令和3年版 情報通信白書｜テレワークの実施状況（https://www.soumu.go.jp/johotsusintokei/whitepaper/ja/r03/html/nd123410.html）
緊急事態宣言下では、新型コロナウイルス陽性者が多く発生しました。
そのため、社内で新型コロナウイルス感染者が発生してしまい、オフィスに出勤することが困難でテレワークせざるを得なくなった企業も多く含まれていると考えられます。
今後、新型コロナウイルスのような感染症が発生しないという確証はありません。
つまり、今後もテレワークが増えると予想されます。
そのためには、テレワークにも対応している勤怠管理方法を導入しないといけません。
従来の勤怠管理はオフィスなどの職場に出勤することが前提
従来の勤怠管理は、主にオフィスなどの職場に出勤することを前提に考えられています。
そのため、テレワークのように、オフィスなどの職場に出勤しないスタイルには不向きです。
また、テレワークをした社員が自己申告で出勤簿やタイムカードに自ら記入する場合、不正をすることができてしまいます。
テレワークが実施される企業が多い中、オフィスなどの職場に出勤しないことで、勤怠管理が難しくなります。
従来の勤怠管理では、主に次のような管理方法が多くありました。
- 出勤簿で管理
- タイムカードで管理
- エクセル・スプレッドシートで管理
朝に出勤して自身のタイムカードを自己で打刻し、職場から帰る時に自身のタイムカードを自己で打刻するようなイメージです。
エクセル・スプレッドシートでは、オフィスにあるPCで主に事務員や管理者が入力・作成するイメージです。
つまり、従来の勤怠管理はオフィスなどの職場に出勤することが前提の勤怠管理なため、テレワークには通用しないのです。
従来の勤怠管理でテレワークに対応すると問題が発生する恐れがある
メールや電話、エクセル・スプレッドシートといった従来の勤怠管理でテレワークに対応しようとすれば、以下のような問題が発生する恐れがあります。
- 手作業で勤怠管理するため手間がかかる
- テレワーク社員による不正や改ざん
手作業で勤怠管理するため手間がかかる
メールや電話での勤怠管理方法は、仕事を開始する際に決められたルールを基にオフィスや上司に直接メールや電話をして勤怠管理する方法です。
一番簡単で、コストもかかりません。
しかし、メールや電話を受けた者が手作業で勤怠管理するため、手間がかかります。
テレワーク社員による不正や改ざん
エクセル・スプレッドシートを使用した勤怠管理は、クラウドストレージに保管してあるエクセルやスプレッドシートを使用して勤怠管理する方法です。
コストはかかりませんし、入力するため他人の手間はかかりません。
しかし、社員による不正や改ざん、集計時のヒューマンエラーの可能性が大きくなります。
勤怠管理システムはテレワークに対応した機能が豊富
勤怠管理システムには、テレワークに対応した打刻方法や機能がたくさんあります。
低コストで、給与計算との連携もスムーズに行うことができます。
勤怠管理システムの打刻方法
勤怠管理の打刻方法としては、次のような種類があります。
- アプリやサイトにログインして打刻する
- ICカードやバーコードをかざして打刻する
- 自分の指紋や顔で認証して打刻する
- Bluetoothを使用して打刻する
使用する機器としては、パソコンやタブレット、スマホが必要です。
テレワークに対応した勤怠管理システムの機能
勤怠管理システムには、勤怠管理以外にも色々な機能があります。
- アラート機能
- スケジュール・シフト管理
- 申請承認機能
- 給与計算との連携
- 多言語対応
それぞれ紹介します。
〇アラート機能
例えば、月の残業時間や遅刻回数など、法律や企業で定めたルールを満たさなくなった場合に、アラート表示させたり、アラート通知メールを送信したりする機能です。
36協定に違反するような残業を未然に防ぐことができます。
〇スケジュール・シフト管理
シフト制やフレックスタイム制などの様々な勤務形態に対応するための機能です。
シフト制が多い介護業界や医療業界では、個々のスケジュールによって勤務時間が異なります。
そうした個々のスケジュールに合わせて、細かく設定することも可能です。
〇申請承認機能
残業申請や有給休暇などの各種申請も勤怠管理システムで行うことができます。
上司を探すことなく、勤怠管理システムがあれば、いつでもどこからでも申請できます。
上司としても、申請書の管理もすべて勤怠管理システム上で行うため、承認漏れを防ぐことが可能です。
〇給与計算との連携
勤怠管理システムと給与計算システムを連携することで、手作業で行っていた給与計算が自動的に計算されるのです。
また、システム化することで、ヒューマンエラーを防げ、大幅な業務効率化により、人件費削減にもつながります。
〇多言語対応
グローバル化に伴い、社員がすべて日本人という企業が少なくなりつつあります。
外国人が増えつつある中で、英語などに対応している勤怠管理システムも存在しています。
テレワークには勤怠管理システムがおすすめ
勤怠管理システムであれば、テレワーク時の不正や改ざんを防ぐことができ、手間も省くことができます。
ある程度のコストは必要ですが、社員数が多ければ多いほど業務効率化が期待でき、人件費削減にもつながります。
2019年12月に新型コロナ感染者が発生してから、働き方を変えざるを得なくなりました。
2020年4月には緊急事態宣言が発令されてからは、テレワークを実施する企業が急速に増えたことで、従来の勤怠管理方法が通用しなくなった企業もあるでしょう。
今回のような感染症拡大は、今後も発生しないとはいえません。
また、働き方改革によりテレワークは今後も増えていくと考えられます。
テレワークが当たり前となった現代の勤怠管理として、さまざまな機能を持った勤怠管理システムの導入を検討しましょう。
テレワークにおすすめの勤怠管理システムについては、下記の記事で詳しく紹介しています。
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