【2024年最新】おすすめの電子帳票システム10選！導入のメリットや選定ポイントもご紹介！

近年では、あらゆる帳票の電子化が進んでおり、ペーパーレス化で対応している企業も増えてきました。

紙で帳票を作成することのデメリットとしては、数が増えれば増えるほど管理に手間がかかることです。

また、紛失のリスクもあるなど、特に大切な書類の紛失であれば大きな問題に発展するケースもあるでしょう。

これらの問題を解決してくれることで注目を集めているのが、電子帳票システムです。

実際に導入を検討している企業も多いと思うので、ここでは基礎から特徴、選定のポイントまで紹介します。

また、おすすめの製品情報もまとめていますので、比較しながら選定したい場合はぜひ参考にしてみてください。

電子帳票システムとは？

電子帳票システムとは、注文書や請求書の作成など、あらゆる帳票の作成から管理までを行ってくれるサービスのことです。

従来の作成方法であれば、業務システムで算出を行い、それをExcelに入力して請求書を発行するのが一般的でした。

また、作成して完成した請求書はファイルに閉じて保管するなど、管理も決して安全とは言えません。

これでは手作業の手間が増えて効率的ではありませんし、ミスが発生することもあります。

しかし、電子帳票システムがあれば帳票の作成も自動で行うことができ、管理もシステム上で行うことが可能です。

これらのことから、あらゆる事務作業の負担を軽減するためには必要不可欠であることがわかります。

電子帳票システムを導入したほうがいいケース

電子帳票システムはどのような場面で必要性を感じるのでしょうか。

大きく分けると下記の3つに当てはまるケースでは導入の検討をおすすめします。

• 帳票の作成
• 帳票の送信
• 帳票の管理

帳票の作成

電子帳票システムは、帳票のレイアウトさえ決定していればあとは自動で作成してくれます。

企業によっては業務システムから直接作成できない、大量に作成するのに手作業ではいくら時間があっても足りないなどの悩みを抱えているところも多いでしょう。

これらのケースでは、導入することで悩みが解決されるので、活用することをおすすめします。

帳票の送信

電子帳票システムは、あらかじめ設定した日時で自動的に請求書や注文書の送信を行ってくれます。

手作業で封入したり、配送手続きを行う必要もないのです。

そのため、請求書や注文書の送付をすべて手作業で行っているケースでは、導入を検討したほうがいいでしょう。

特に大量に送付する必要がある場合は、事務作業の負担が大きくなるので早めの対応がおすすめです。

帳票の管理

電子帳票システムは、すべてクラウド上に作成したデータを保管することが可能です。

そのため、紙の書類をファイルに閉じて保管しているケースではシステムの導入をおすすめします。

紙のタイプでは紛失のリスクがあることはもちろんのこと、大量に管理されている中から探すのは一苦労です。

システム上での管理なら検索機能もあり、瞬時に探し出すことができるので、どちらが効率的かは一目瞭然でしょう。

電子帳票システムのメリット

導入することで企業にもたらすメリットとしては、大きく分けて3つあります。

帳票の作成から管理までを簡単に行える

基本的な機能としては、注文書や請求書の作成から配信、管理です。

これらの作業負担を大幅に軽減されるため、事務作業の負担を少なくすることができます。

また、データの自動入力や要望に合わせたレイアウトに変更できる点も魅力的です。

このように、あらゆる作業を簡単に行えるのは大きなメリットと言えるでしょう。

コスト削減

注文書や請求書の発行には、さまざまなコストがかかります。

例えば紙やインク、複合機など、消耗品や備品には意外とコストが必要です。

また、作業量が多い場合は人手も必要となり、人件費も発生してしまいます。

しかし、システムを導入することで消耗品や備品にかかる費用は発生しません。

作業も効率化できることによって、必要最低限の従業員を配置するだけで済むため、人件費も削減できるでしょう。

あらゆるリスクを回避できる

紙で帳票の管理を行う場合、災害によってデータが失われてしまうリスクがあります。

また、紛失などのリスクもあるため、安全に管理ができるとは言い切れません。

しかし、電子帳票システムであれば、ハッキングなどのリスクがないわけではありませんが、強固なセキュリティ対策を行っているところなら安全に管理できるでしょう。

また、バックアップ機能がついている製品も多いため、万が一のときでもデータが失われる危険性はありません。

これらのことから、リスク回避のためのさまざまな利点があるため、幅広い企業で導入されているのです。

電子帳票システムのデメリット

電子帳票システムは、導入することで得られるメリットのほうが多いです。

しかし、中にはデメリットとなる部分もあるため、具体的に説明します。

導入にはコストがかかる

システムを導入する際には、それぞれ運営しているサービスによって異なりますが、導入費が発生します。

具体的には構築費、初期費用、月額利用料などさまざまです。

必ずしも発生する料金ではないものも存在しますが、やはり導入にはコストがつきものとなります。

そのため、システムを選ぶ際には負担の少ないコストで運用していけるかがポイントです。

トータルでどのくらいの費用が必要になるのか事前に確認しておきましょう。

定着しないと意味がない

こちらもそれぞれの企業が運営するサービスによって異なりますが、中には機能が豊富でも使い方が複雑なシステムも存在します。

あまりにも操作方法が難しいと、従業員からしたら逆に効率が悪いと思われてしまい、定着化は難しいでしょう。

せっかく導入しても定着しないと無駄なコストとなってしまうため、製品選定が重要なカギとなりそうです。

電子帳票システムを選定する際のポイント

電子帳票システムを選ぶ際にチェックしておきたい項目は、大きく分けて4つあります。

それでは詳しく見ていきましょう。

目的の範囲を考える

そもそも電子帳票システムには、作成と配信、管理の3つの基本機能があると紹介しました。

選ぶ際にはこの中でもどの範囲を重視するかがポイントです。

例えば作成の項目を重視したいのに、管理に特化したシステムでは使い勝手が悪いと感じてしまうかもしれません。

それぞれの企業によって何を目的として導入するかが異なるため、しっかりと決めてから選定することが大切です。

処理スピードのチェックを行う

便利な機能が幅広く揃えられていても、処理スピードが遅いと使い勝手は悪いと感じるでしょう。

特に大量の帳票を作成し、配信まで行うケースではスピーディに処理できるかがポイントです。

早く処理ができればその分作業効率もアップするため問題ありませんが、遅い場合は結局時間がかかってしまい、逆に効率が悪いと感じます。

そのため、事前に処理スピードを調べることが大切ですが、例えばトライアルを利用してみるなど調査方法はいくつもあります。

後悔しないためには重要な部分となるので、しっかりと確認しておきましょう。

電子帳票の出力フォーマット

出力したいフォーマットに対応しているかどうかは重要なポイントです。

例えば自社にある既存システムと連動させたい場合は、対応しているフォーマットで出力できるか調べましょう。

多くの電子帳票システムは、PDF、CSV、Excelなどに対応しています。

この3つで出力する場合は問題ありませんが、その他のケースでは特に確認することが大切です。

導入コスト

電子帳票システムを導入するには、負担のないコストのものを選びましょう。

例えばどれだけ便利な機能が揃っているサービスでも、負担に感じる料金設定では運用を続けていくことは難しいのが現状です。

せっかく導入するなら長く活用したいと感じる企業が多いと思うので、トータルでどのくらいのコストが発生するのか調査することが大切になります。

予算なども考えながら導入することで後悔することはないでしょう。

帳票のペーパーレス化におすすめの電子帳票システム10選

電子帳票システムには、多くの種類がありそれぞれの製品で特徴も異なります。

ここでは比較しながら選定したいと思われている企業向けに、おすすめのシステムを紹介するので参考にしてみてください。

Concur Invoice

公式サイトはこちらから：Concur Invoice

Concur Invoiceの特徴

Concur Invoiceは、請求書支払い業務を効率化できる電子帳票システムです。

請求書の受け取りはもちろんのこと、入力や承認、支払いまでをすべてデジタル化できます。

これにより、バックオフィス業務の効率化と負担軽減を実現させることが可能です。

また、レポート機能が充実しており、支出を包括的に把握できます。

これにより、データに基づいた意思決定が可能となり、キャッシュフローの管理機能も強化させることができるでしょう。

楽楽明細

公式サイトはこちらから：楽楽明細

楽楽明細の特徴

楽楽明細は、請求書の発行はもちろんこと、支払明細、納品書、領収書など幅広く対応している電子帳票システムです。

さまざまな書類に対応でき、レイアウトも自由に決めることが可能になります。

操作方法も簡単であることから、社内でも定着がしやすく操作方法に慣れていない方でも扱いやすいでしょう。

また、データ連携も簡単です。

すでに自社で活用しているシステムから、請求データなどを一括で取り込むことができます。

連携データはCSVのほか、PDFにも対応しているので連携もしやすいのが特徴です。

OCRデザイナー

公式サイトはこちらから：OCRデザイナー

OCRデザイナーの特徴

OCRデザイナーは、紙媒体をスキャンするだけでデジタル化に変換できるツールです。

操作方法はとてもシンプルなので、マニュアルがなくても操作することができるでしょう。

また、手書きの書類を読み込む精度についてですが、金融システムでも使用されているOCRエンジンを搭載しているため、安定したスキャンと読み取りが可能です。

ミスも少ないため大幅な作業効率アップにつなげられるでしょう。

その他にも分析機能にも対応しているので、課題を見つけることができその対策もしやすくなるでしょう。

作業の効率化から分析に優れたシステムなので、特に教育や医療現場などで活用されています。

@Tovas

公式サイトはこちらから：@Tovas

@Tovasの特徴

@Tovasは、あらゆる帳票を企業の代わりに電子ファイルやFAX、郵送で届けることができるシステムです。

特に請求書や注文書を手作業で郵送まで行っている場合、大幅に効率化できます。

また、紙からデジタル化にすることが可能になるため、紙やその他消耗品コストも抑えられます。

@Tovasは、安全にデータの配信を行うためセキュリティ環境にも力を入れています。

セキュアな環境で配信を行えるため、企業のデータを安全に守ってくれるでしょう。

また、サポート体制も整っており、専任担当者からのサポートも受けられます。

特に初めて導入するケースではスムーズな導入を実現できるでしょう。

請求管理ロボ

公式サイトはこちらから：請求管理ロボ

請求管理ロボの特徴

請求管理ロボは、請求書の管理から業務までの効率化に特化したシステムです。

導入企業は500社を突破しており、幅広い業界から支持されています。

また、クラウド型であることからどこにいても作業することができ、テレワークにも対応しているので安心です。

請求管理ロボを活用することによって、請求から集金、消込、催促までをすべて自動化できます。

担当者が毎回手作業で行う必要がなくなるため、業務の効率化と負担軽減につなげられるでしょう。

また、案件情報や顧客情報といったさまざまなサービスとも連携できます。

柔軟性の高さも大きな魅力の一つと言えるでしょう。

そのほかに料金もリーズナブルな価格に設定されているため、運用コストなども抑えられます。

コストを抑えながらペーパーレス化を実現させたい企業は検討してみてください。

CLOVA OCR

公式サイトはこちらから：CLOVA OCR

CLOVA OCRの特徴

CLOVA OCRは、あらゆる帳票の読み取りを行い、素早くデジタル化ができるサービスです。

認識精度は、文書解析と認識に関する国際会議で4分野で世界一を獲得するなど、高精度であることがわかります。

例えば汚れてしまった書類やシワの多い書類など、悪条件でも正確に読み取れます。

サービスには読み取りの精度が悪く使いづらいと感じることもありますが、CLOVA OCRならこれらの心配もなく安心して活用できます。

また、導入にも時間がかかりません。

最短2営業日以内に導入が可能となりますので、今すぐ帳票の電子化に取り組みたい企業にとってもおすすめです。

CLOVA OCRは契約後2ヶ月間の無償導入支援や専任担当者によるサポートも受けられるので、万全の体制で導入を支援してくれます。

LinkPrint CLOUD

公式サイトはこちらから：LinkPrint CLOUD

LinkPrint CLOUDの特徴

LinkPrint CLOUDは、導入実績20万社を突破した信頼性の高い電子帳票システムです。

帳票の読み取りから発行、送付までを一括で対応できるシステムなので、作業効率アップにつなげられるでしょう。

また、帳票作成をサポートする機能も充実しており、標準テンプレートは30種類以上あります。

そのため、テンプレートの作成を一から行う必要もありません。

もちろん、オリジナルで作成することも可能で柔軟に対応してくれます。

LinkPrint CLOUDは、強固なセキュリティ体制を整えているのも人気のある理由の一つです。

例えば、24時間365日の監視体制やデータセンタとのバックアップ体制、通信や保管データの暗号化を行ってくれるため、大切なデータを安全に管理できます。

BtoBプラットフォーム請求書

公式サイトはこちらから：BtoBプラットフォーム請求書

BtoBプラットフォーム請求書の特徴

BtoBプラットフォーム請求書は、帳票の受け取りから発行までどちらにも対応している電子帳票システムです。

一つのシステムですべての業務に対応しているため、経理担当者にかかる業務の負担を軽減させたい企業におすすめとなります。

また、データの連携は会計システムや販売管理システムに対応しているため、連携させることでより柔軟な対応が可能となるでしょう。

BtoBプラットフォーム請求書はそのほかにもサポート体制が充実しています。

例えば無料のコンサルティングを受けられ、自社に最適な設計を提案してくれます。

自社の目的に合わせた電子帳票システムを構築できるので、要望通りのシステムを導入したいなら検討してみてはいかがでしょうか。

Create!Form

公式サイトはこちらから：Create!Form

Create!Formの特徴

Create!Formは、プログラミングの専門知識不要で直感的に操作できる電子帳票システムです。

対応出力も幅広く用意されており、PDF、HTML、Excel出力も可能となっております。

また、Windows以外にもLinuxに対応しているなど、さまざまなシステム環境も対応可能です。

柔軟な設計ができるため、官公庁や金融、教育現場でも活用されています。

そのほかにも高速出力に対応していることから、動作に不自由を感じることはありません。

常に安定したパフォーマンスを維持できるため、大幅な作業効率化が見込めるでしょう。

oproarts

公式サイトはこちらから：oproarts

oproartsの特徴

oproartsは、帳票の電子化を実現し、紙業務の時間と手間を削減するために作られたクラウド帳票サービスです。

oproarts for Salesforceを活用すれば、Salesforceと連携して使うこともできます。

そのため、すでにSalesforceを取り入れている企業にとってはより効率的に作業を行える環境となるでしょう。

また、完全自由設計で帳票テンプレートの作成が可能です。

例えばゼロの状態から作成して自社に合うデザインに仕上げることも可能ですし、作成方法がわからない場合もプロが代行して作成してくれます。

その他にも拡張性に優れており、さまざまなサービスと連携ができます。

例えば電子契約やインターネットFaxなど幅広く対応しているため、自由に連携を組み合わせたいと思われている企業にとってもおすすめです。

まとめ

今回は電子帳票システムの基本的な知識から導入の必要性についても紹介しました。

導入することで企業にもたらすメリットは多く、特に従業員の負担を軽減させることができます。

しかし、電子帳票システムは種類も多く選び方が重要です。

今回紹介した製品も特徴などが異なるので、選定する際はそれぞれの特徴も比較しながら自社に合うサービスを選んでみてください。