人事査定は、給与や賞与の決定材料となるため、従業員のスキルアップやモチベーション維持などに必要不可欠なプロセスです。
人事査定を適切に行なえないと、従業員の不満が溜まり能力が最大限に発揮されないどころか、優秀な人材を手放してしまう恐れもあります。
しかし、どの企業でも一律の方法で人事査定を行なえば良いというわけではなく、その企業にあった方法が求められるため、どのように人事査定をすればよいのか少しわかりづらいです。
そこで本記事では、人事査定の目的や項目、人事査定を行う際の注意点など、人事査定に必要な情報をわかりやすくまとめていきます。
この記事さえ読めば、従業員の能力や貢献度をしっかりと評価し、適切に人事査定を行うための基本的な知識が身につくはずなので、ぜひ最後まで読んでみてください。
目次
人事査定（人事考課）とは？人事査定で何ができる？
人事査定とは、社員の業績や貢献度、能力などを具体的かつ定期的な手順を経て評価することを指します。
人事査定の結果は給与や賞与の決定に活用されるほか、育成や人事異動など、企業の生産性を向上させるための判断材料として用いられます。
似た用語として人事考課や人事評価がありますが、違いはほぼありません。
企業によっては使い分けているケースも存在しますが、大半は同じ意味で使われています。
ですので、この記事では人事査定・人事考課・人事評価を同じ意味と捉え、人事査定という用語を使って解説していきます。
人事査定を行う目的とは？
人事査定の代表的な目的は前述したとおり給与や賞与の決定のための判断材料を得るというものですが、人事査定はほかにも重要な役割を持っています。
人事査定には企業のビジョンや方針、目標を社員へと伝える役割もあります。
というのも、企業ごとに人事査定の評価項目や基準が異なり、企業の目指す方向性や求める社員像が色濃く反映されるからです。
また、社員に企業の方針を伝え適切に評価することで社員のモチベーションを向上させることもできます。
モチベーションの向上は現状の能力を最大限に発揮させるためだけではなく、将来的な育成にも良い影響を与えるでしょう。
ほかにも、人事査定の結果は人材配置や昇給・昇進などの判断材料にも活用されるなど、人事査定の担う役割は重要かつ多岐にわたります。
そのため、人事査定は継続的な企業活動に欠かせないプロセスの1つだと言えるでしょう。
人事査定の評価項目
人事査定の目的をきちんと達成するためには、企業の特性や社員の状況などに合った適切な評価項目を設定する必要があります。
そこでここでは、人事査定に用いられる3つの代表的な評価基準について説明します。
- 業績評価
- 能力評価
- 情意評価
①業績評価
業績評価は、評価対象期間に「どの程度目標を達成できたか」にもとづいて行う評価です。成果評価とも呼ばれます。
業績や活動実績など、評価する対象を明確に数値化して評価を行う点がポイントです。
業績評価基準の中には、
- 業績目標の達成度
- 課題目標の達成度
- 日常業務の成果
などの評価項目が含まれます。
②能力評価
能力評価は、社員が業務を行うために必要なスキルや知識などにもとづく社員の評価のことです。
どのようなスキルや知識を重視するのかは企業ごとに異なるため、企業によって特に評価項目の差が出やすい評価基準でもあります。
能力評価としては、以下のような項目が含まれます。
- 企画力
- 実行力
- 改善力
ほかにも、実績に表れない向上心や、仕事や自宅学習などで新たに獲得した能力を特に重視して評価するケースもあります。
③情意評価
情意評価は、社員の行動と勤務態度に対する評価基準です。
例えば、業績を上げていたとしても遅刻を繰り返しているなど勤務態度に問題がある場合は情意評価の基準によって評価が下げられることになります。
情意評価ではほかにも、協調性や積極性、責任性に関する評価などが行なわれます。
情意評価には評価者による主観が入りやすいという特徴もあります。
評価者だけの意見に頼るのではなく、上司や同僚、部下、被評価者本人などの評価を集めることでより正確に評価を行ないましょう。
人事査定を行うときの注意点
企業にとって必要不可欠な人事査定ですが、適切に実施できないと逆に不利益をもたらしてしまうケースもあります。
ここでは、人事査定を行うときに注意したいポイントについて解説していきます。
基準や方法を明確にして査定する
人事査定を行う際の基準や方法は明確にする必要があります。
評価基準や項目、方法などが分かりにくかったり不明瞭だったりすると、社員がどのように目標を設定するのか、どのような業績や行動が評価されるのかが分かりません。
すると、人事評価への信頼性が損なわれる可能性があります。
社員が人事評価を通して求められている実績や能力をきちんと把握して行動に移せるように、基準や方法を明確に設定して人材査定を行いましょう。
評価内容を具体的にして査定する
評価内容を具体的かつ客観的に設定する点も重要です。
評価項目や内容の根拠が不明瞭だったり、評価者の主観による部分が大きすぎたりすると、被評価者である社員は納得して評価を受け入れることができません。
人事査定の結果は給与や待遇など、社員にとっても重要な条件を左右する材料にも用いられるので、具体的かつ客観的な評価内容が求められます。
曖昧だったり根拠の不明確な人事査定は、逆に企業への貢献意欲や業務へのモチベーションを低下させる恐れがあります。
公平性と柔軟性のある査定をする
人事査定の公平性は必ず保たれなければいけません。
特定の社員のみが不公平に評価されるとなると、企業への不信感が大きく増してしまいます。
反対に、公平性だけを強く意識するあまり評価が硬直的になってしまうケースもあります。
社員の能力は十人十色ですし実績も様々ですので、柔軟に評価を行う必要があります。
時には評価項目や評価方法自体を柔軟に変更する必要もあるでしょう。
感情を混ぜず絶対評価で査定する
ほかの社員と比較する相対評価ではなく、絶対評価で人事査定を行いましょう。
人事査定は、各社員の目標に沿って一定の基準に従って行うことが大事です。
相対評価を採用している企業も存在しますが、社員に対する説得力や納得度の観点では絶対評価とする方が良いです。
相対評価に比べ主観が反映されにくいというメリットもあるので、近年は絶対評価での人事査定が主流となっています。
プロセスも評価して査定する
人事査定では、プロセスに対する評価もしっかりと行いましょう。
人事査定では一般的に、数値化された結果を用いる業績評価が重視されるケースが多いです。
客観的、具体的に評価を行うことが比較的に用意な点が理由のひとつだと考えられます。
しかし、プロセスにも注目する能力評価も重視することが大事です。能力評価は企業が社員に求めるスキルや知識を評価するため、社員のモチベーションを向上させ自主的な行動を促すことが可能です。
実績などわかりやすい面をきちんと評価することも重要ですが、目に見えにくい行動に対しても適切に評価を行いましょう。
人事査定をする際の3つの評価方法
人事査定は企業や部署にあった内容、方法で行うことが重要です。
そのため、人事査定の方法は様々です。
近年多く採用されている代表的な人事査定の方法として、以下の3つが挙げられます。
- 360度評価
- MBO評価
- コンピテンシー評価
それでは、詳しく見ていきましょう。
①360度評価
360度評価とは1人の評価者による評価だけではなく、上司や部下、同僚など複数人による評価をする手法です。
多くの人の視点から多角的に評価することができる360度評価の強みは、主観が入りにくく公平に評価が行える点にあります。
また、個人の成果や強みだけでなく課題を発見しやすい点も特徴的です。見つかった課題は人材育成の面でも重要な情報となるでしょう。
②MBO評価
MBO（Management by Objectives）評価は、個人あるいはチームごとに設定した目標を用いて評価を行う手法です。目標管理制度とも呼ばれます。
社員自ら目標を設定することが特徴で、社員は目標を設定することで自分の課題や企業の方向性をしっかりと認識できます。
これにより、企業の事業を進める一員だというポジティブな気持ちが高まり、成長を促すことにもつながるでしょう。
目標設定の際に上司や経営陣とのすり合わせもきちんと行うことで、企業の目的に沿った目標の設定も可能です。
目標に対する達成度を基準にするため、評価が比較的容易な点や評価の納得度が高い点もメリットです。
③コンピテンシー評価
コンピテンシー評価は、優秀な実績や成果を残した社員の行動特性を基準にして、その基準を人事査定に用いる手法です。
評価基準である社内のロールモデルと比べて評価を行うため、どのような行動が評価されるのかが明確になります。
これにより社員の自主的な行動を促すことが可能ですし、明確な改善点や課題を得やすいこともメリットとして挙げられます。
また、人事査定の透明性が高いという点も特徴的です。
企業の求める社員像が伝わりやすいという点から、採用活動や教育研修などに応用されるケースもあります。
【書き方】人事査定シートを書く際の注意点
人事査定の目的や注意点、代表的な方法について理解出来たら、次は人事査定シートを書く際の注意点について見ていきましょう。
実際に人事査定を行う際には評価項目が記された人事査定シートを用いることが主流になっています。
ここでは、人事査定シートに記入する際に注意したいポイントを以下の3点に分けて解説します。
- 業種や職種で項目を最適化する
- 適切なコメントで社員の成長を促す
- 評価の質と公平性が損なわれないようにする
業種や職種で項目を最適化する
人事査定シートの項目は社員一律ではなく、業種・職種などに応じて最適化しましょう。
同じ企業に属する社員でも部署や担当する業務が違う場合には評価すべき内容も異なります。
例えば、営業職では目標達成度や新規獲得件数など具体的な数値を用いた業績評価がメインになりますが、数値目標の設定しにくい事務職では、より能力評価や情意評価を重視して人事査定を行う必要があります。
適切なコメントで社員の成長を促す
人事査定を通して社員のモチベーションや能力を向上させるためには評価者による適切なコメントを伝えることが大切です。
評価の理由や課題などを社員がきちんと認識し、今後改善していくためにも、評価者から有益なアドバイスやフィードバックを与えることが必要です。
フィードバックはできるだけ具体的に行い、課題点だけではなく良かった点もしっかりと伝えることを意識しましょう。
評価の質と公平性が損なわれないようにする
人事査定シートを作成する際には実際に行われる人事査定をきちんとシミュレートしながら、評価の質と公平性が損なわれないように注意しましょう。
人事査定の基準や項目、内容や方法をきちんと設定して主観に左右されにくい仕組みをきちんと構築することが重要です。
また、実際に人事査定シートに記入する評価者に対しても、質と公平性を保つための意識づけを徹底する必要があります。
人事査定をする意味は？
人事査定は特定の企業にとって意味があるプロセスではなく、大企業や中小企業問わず大きな効果を発揮しうるものです。
企業間の競争で勝ち残るためには社員が同じ方向性を共有して能力を最大限に発揮する必要があります。
人事査定を通して社員に企業の方向性やビジョンをしっかりと共有するだけでなく、社員の業績や能力、勤務態度を客観的に評価し公平に勤務条件に反映させれば、社員の働く意欲が高まります。
社員のモチベーション向上は生産性の向上に直結しますし、社員の成長を促すことにもつながります。
人事査定は短期的にも中長期的にも企業に良い影響を与えられるとても大きな意味を持つプロセスなのです。
まとめ
企業にとって重要な意味を持つ人事査定では、必ず公平性や透明性が保たれなければなりません。
公平性・透明性のない人事査定は業績アップにつながないどころか、企業に悪影響を及ぼす危険性さえあります。
人事査定の内容や項目、方法が自社の状況とマッチしているかどうか、公平性や透明性を保つことのできる仕組みができているどうかをしっかりと検証しておくことが必要です。
本記事で紹介した人事査定の定義や目的、評価項目、注意点や評価方法をしっかりと意識すれば、問題のなく有意義な人事査定が行なえるでしょう。
企業にとっても社員にとっても納得のいく人事査定を実施して、企業の競争力アップ、業績アップに役立ててみてください。
