会社を経営し、従業員を雇う上で欠かせない「労働管理」。
快適な環境を提供し、より良い労働環境を提供するにはとても重要な業務です。
しかし労働管理についてイマイチ理解していない経営者や労務の方も多いのではないでしょうか？
そこでこの記事では労働管理に関する以下のことを紹介します。
- 労務管理とは？
- 労務管理をする目的
- 労務管理の基本業務
- 場面ごとの労務管理
- 労務管理をする上で抑えておきたいスキル・資格
- 効率化させるための方法
従業員が長く働け、会社を存続させていく上で重要であるため、経営者・労務の方は必見の内容です。
労務管理とは？
労務管理とは、従業員の労働管理、労働環境、福利厚生といった
労働環境をする上で重要なものを管理する業務のことです。
労働管理と聞くとよくわからない方も多いと思いますが、
勤怠管理、給与計算、社会計算の業務もしているといえば身近に感じるのではないでしょうか？
労働管理は従業員が安心して働く、長く働くための職場づくりをしているのです。
企業規模が大きい、小さいに関わらず、全ての企業に労働管理は必要なものです。
企業にとって労働管理は難しい、面倒くさい、ややこしいなどネガティブなイメージを抱いている企業もいるでしょう。
ブラック企業に敏感になっている今、経営者がネガティブなイメージを持つのは仕方のないことです。
しかし、労働管理がしっかりとしていれば従業員が長く働いてくれるため、結果として会社の存続にも繋がります。
労務管理をする目的
労働管理をする目的は資産の人材を確保するためが挙げられます。
会社を存続させる上でお金や情報、知的財産などは欠かせないものです。
しかしそれよりももっと大事なものが「人」です。
人がいなければ会社を存続させるのは難しいでしょう。
会社を存続させるために人を確保する、その結果どの企業においても労働管理が最重要となります。
従業員がストレスなく働けるように維持をする、その目的を果たすのが「労働管理」なのです。
労務管理の基本業務
労働管理の基本業務は従業員に関するものであり、幅広いものです。
雇用が発生した段階でさまざまな業務が発生します。
これから紹介するのは一部ですが、具体的には業務が挙げられます。
- 労働契約の締結・手続き
- 就業規則の整備
- 保険の手続き
- 勤怠管理
- 給与計算 など
それぞれの業務を詳しく見てみましょう。
労働契約の締結・手続き
従業員を雇用する際に欠かせないのが、「労働契約」です。
労働契約には、従業員をどのような条件で雇用するのかが書かれています。(労働条件)
労働契約の手続きには労働条件通知書の交付、雇用契約書といった書類の処理が必要です。
それらの締結・手続きを行うのも労務管理になります。
就業規則の整備
会社は常に同じルールではなく、時代の流れや経営者の判断によって変わります。
ルール、いわば就業規則、社内規定の作成・変更も労働管理者が行うのです。
なお常時使用する労働者が10名以上いる場合は、就業規則を労働基準監督署へ届け出すことが義務付けられているため、多くの企業で欠かせない業務です。
作成した就業規則は従業員が知ってこそ意味があるため、従業員が確認できるように配布したり、掲示をしたりして、従業員が把握している状況を作るようにしましょう。
保険の手続き
従業員を雇う際に欠かせないのが、「社会保険」や「雇用保険」です。
雇用する上で欠かせない社会保険・雇用保険は入退社時・休職時・異動時と、その場を離れるときなどに手続きを行う必要があります。
どのようなときにどのような対応が必要になるのかは、以下の表のとおりです。
| 手続きをするタイミング | 行う手続き |
| 入社時 |
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| 退社時 |
|
| 休職時 |
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異動時 |
|
入社する際に社員の手続きを行うのも、労務管理の業務です。
勤怠管理
勤怠管理とは従業員が「何時から何時まで勤務していたか」「休憩はしっかり取れていたか」「残業時間は法定ラインを超えていないか」など、勤怠管理をします。
始業時間・就業時間、休憩時間、年次有給休暇を記録し、時間外労働の管理もしっかりと確認します。
働き方改革の一環として、次々と施行されているルールもあるため、しっかりと理解しておくことが重要です。
その他にも36協定への理解、年5日以上の有給取得の義務化もしっかりと理解しておくようにしましょう。
「ルールを知らなかった」という理由でも、年次有給休暇をしっかりと取得できなかったといった事があれば従業員の不満は溜まり、企業自体も問題視されるでしょう。
そのため、ルールを正確に把握するのが大事です。
給与計算
従業員を雇用するには必ず必要な「給与計算」も労務管理の業務です。
従業員の勤怠をしっかりと把握し、残業手当を含めた手当の金額、欠勤控除の金額を確定していきます。
給与の計算には社会保険料や雇用保険料といった控除額も出てくるため、間違いないように正しく計算をする必要があります。
給与額に誤りがあれば従業員とトラブルになる可能性が非常に高いため、間違いがないのは当たり前と思って業務をしましょう。
場面ごとの労務管理
近年はテレワークや在宅勤務、ワーケーションといった働き方の多様化により、労務管理を困っている企業も多いでしょう。
場面ごとの労務管理のポイントを紹介します。
テレワーク・在宅勤務
テレワーク・在宅勤務の場合は従業員の様子を直接見られません。
本来の社内ルールは従業員の様子を直接見れることが前提でしたが、テレワーク・在宅勤務の場合は適用できないため、社内ルールを変更する必要があります。
さらに交通費といった諸手当の支給、自宅でパソコンを使用する際に発生する光熱費・通信費の負担なども企業が負担するか検討します。
正確な労働時間把握には、Web勤怠管理システムを利用して正確に把握しましょう。
ワーケーション
ワーケーションとは旅先で仕事をする働き方を指します。
テレワークの一種にも含まれるものであるため、先ほど紹介したテレワーク・在宅勤務と意識するところは同じです。
しかし注意点として旅行先で仕事をしているものの、有給休暇の取得中に仕事は依頼できません。
そのため旅行先で働く日と仕事をせずに休む日をしっかりと分け、確実に有給にする必要があります。
ワーケーションはまだまだ馴染みのない働き方であるため、柔軟に対応しながらルールを変えていきましょう。
副業・兼業
複数の収入を得て安定したい方、収入を今よりもアップさせたい方が増えてろい、副業・兼業をする方が増えています。
副業・兼業をしている方は、自社と副業・兼業先の労働時間を合わせて、労働管理をすると決まっています。
その後は「管理モデル」という新しい方法が導入されており、適切な労務管理をするにはそれぞれのツールをしっかりと把握するのが大事です。
副業・兼業をする方はこれからも増えると予想されるため、今副業・兼業を禁止している企業も、導入の際にスムーズに対応できるようにしておくと良いでしょう。
長時間労働
業種によっては長い労働時間があり、例としてトラック運転手といった運送業が挙げられます。
労働条件を改善するために「自動車運転者の労働時間等の改善のための基準」という策定がされ、具体的には拘束時間・休憩時間の定義や運転時間の限度などが記載されています。
厚生労働省はトラック運転手の労働時間削減に向けたハンドブックを公開しているため、そちらを参考にして長時間労働を改めましょう。
労務管理をする上で抑えておきたいスキル・資格
労務管理をする上で重要なのは、労務法規に関する知識を正しく持っている、新しいルールをしっかりと把握するの2つです。
企業活動はコンプライアンスが重視されており、適切に守られていなければ世間・従業員からの信頼は急激に下がります。
従業員が長く働ける場所を提供するだけではなく、会社の信頼度を高めるためにもしっかりと業務を遂行しましょう。
なお、役立つ資格として「ビジネス・キャリア検定資格」が挙げられますが、こちらは必ずしも必要となるものではありません。
ビジネスマンに必要な知識を幅広く学べる検定試験ですが、まだまだ知名度は低く、それほど重要視されるものではないのが実情です。
しかし、資格を持っていればプラスとなるでしょう。
効率化させるための方法
労務管理を効率化させるためには以下の4つの方法があります。
- データでの管理
- クラウドシステム・ソフトを活用した勤怠管理・給与計算
- 外部への業務委託
- 業務フローの見直し
それぞれを詳しく見てみましょう。
データでの管理
情報の管理は紙でしている企業も多いと思いますが、保管場所に困ったり、探す際に時間がかかったりとデメリットがあります。
紙からデータでの管理にすれば情報の管理がしやすくなる上に、探すまでの時間が短縮されるため業務効率化にもなります。
ペーパーレス化は紙の書類全般に効果的なものですので、積極的にペーパーレス化をしていくのがおすすめです。
クラウドシステム・ソフトを活用した勤怠管理・給与計算
従業員が数百名となり、テレワークといった働き方が多様化したりすれば、
表計算ソフトでの勤怠管理・給与計算は手間がかかる上に、正確性もありません。
しかしクラウドシステム・ソフトを活用すれば勤怠管理に費やす時間が減り、時間を有効活用できます。
クラウドシステム・ソフトは製品によって特徴・機能に違いはあるものの、導入すれば大きな業務効率化を得られるでしょう。
外部への業務委託
労務管理は法律の知識が必要であり、専門分野の方でないと難しい業務です。
そこで登場するのが「業務委託」です。
業務委託には労務管理のプロがいるため、業務効率化・正確性・生産性工場に繋がります。
しかし注意点として、社内の機密情報を漏らさないといったセキュリティ面に注意する必要があります。
業務フローの見直し
システムを導入したのに、システム導入前と同じ業務フローでは意味がありません。
一つシステムを導入したのならば、削れるフローがあるはずです。
定期的に業務フローを見直せば、不要な業務や別の部署に依頼したほうが良いと新しい発見が可能です。
労務管理をして会社を存続させよう
利用者が自社製品を利用して満足しているかといった利用者視点も大事ですが、
何より自社で働いてくれている従業員が不満なくしっかりと働けているかも大事です。
しかし人が行う業務ではどうしてもミスが出てしまいます。
そこで登場するのが「システム」です。
システムによって適切に管理されるため漏れがなく、更には労務管理を行う部署自体も、業務効率化となり余裕が生まれるでしょう。
とはいえ労務管理をする際には、法律の知識は必要です。
まずは必要な知識を身に着けてから、目的に合ったツールを導入しましょう。
