【2024年最新】メール誤送信対策システム11選！誤送信によるリスクも解説

2022-02-22 2024-02-02

企業にとってメールは欠かすことができないビジネスツールです。

例えば、顧客に新商品を宣伝するときや取引先に請求書を送付するときなど、さまざまな場面で使用します。

しかし、宛先の設定や文章の作成、ファイルの添付は人の手によって行われるため、ミスが発生してしまうことも珍しくありません。

それを防ぐために、企業の中にはメール誤送信対策システムを導入するところが増えています。

この記事では、メール誤送信のリスクやそれを回避するための方法、

おすすめのメール誤送信対策システムをご紹介しますので、興味のある方はぜひ参考にしてください。

1 よくありがちな３つのメール誤送信
2 メール誤送信によって企業が被る3つのリスク
3 リスクを回避できるメール誤送信対策3選
4 参考にしたいメール誤送信対策システムの選び方
5 最新！人気のメール誤送信対策システム11選
6 まとめ

よくありがちな３つのメール誤送信

よくありがちなメール誤送信の例は下記の通りです。

メールの文章を間違える
違った宛先に送信してしまう
添付ファイルを間違える

それぞれの例について詳しく解説します。

文章が間違っている

1つ目の例は、文章を間違えてしまうことです。

例えば、ビジネスメールは文章のはじめに会社名と担当者名を記載します。

その際、企業名や担当者名を間違えてしまうことも珍しくないでしょう。

特に、普段から複数のクライアントとやり取りしている企業ではよく起こりがちなミスです。

文章の間違えによっては、取引先やクライアントを傷つけることもつながります。

また、信頼の低下や取引停止、最悪の場合は損害賠償請求などに発展するケースもあるでしょう。

宛先を間違える

宛先の間違えもよくありがちなメール誤送信の例です。

企業は取引やクライアント、下請けなど交流関係が広くなります。

そのため、アドレス帳に保管されている関係者の数が非常に多いのです。

もし、宛先を間違えてしまうとまったく関係のない人にメールの内容を伝えてしまいます。

外部に情報を漏らすことにつながるので非常に危険です。

また、宛先を間違えてしまったことに気づかないこともあります。

本来、メッセージを届けなければならない人に伝わっていないことになるので、トラブルに発展するケースも珍しくないでしょう。

添付ファイルを間違える

添付ファイルのミスも誤送信としてよくありがちな例です。

例えば、別の請求書を送信してしまうと仕事の受注先や請求金額、企業の銀行口座などをすべて伝えてしまうことになります。

また、秘密保持契約を締結した案件の企画書を別の取引先やクライアントに送付してしまうと契約違反です。

損害賠償請求などに発展する可能性は十分にあるので、企業としては絶対に防ぎたいミスになるでしょう。

メール誤送信によって企業が被る3つのリスク

メール誤送信によって企業が被るリスクは3つです。

どのようなリスクがあるのかを把握することでメール誤送信対策の重要性を理解することができるため、ぜひ参考にしてください。

個人情報の漏洩

1つ目のリスクが個人情報の漏洩です。

個人情報が含まれる内容のメールを関係のない人に送信してしまうと個人情報の漏洩になります。

また、顧客リストが添付されたメールの宛先を間違えてしまった場合、影響は広範囲に及ぶでしょう。

実際に、2016年には内閣官房の国土強靭化推進室の担当者が本来BCCとすべきところをTOに設定し、

メールを送信したことで災害報道関係者の個人情報39名分が流出する事件が起きています。

また、2022年1月13日にはおかぴファーマシーシステム株式会社が運営する薬配送サービスのユーザーに誤送信が発生し、

6,926件のメールアドレスが流出する事件が発生しました。

このように、誤送信の内容によっては甚大な被害になるケースもあるため、企業にとって大きなリスクとなるでしょう。

機密情報の漏洩

2つ目のリスクが機密情報の漏洩です。

添付ファイルミスの事例でもご紹介したように、間違えて企画書を外部の人に送信してしまうと機密情報の漏洩になります。

機密情報の漏洩は契約違反になるため、損害賠償請求に発展する可能性があり、大きな被害につながることも珍しくありません。

信頼関係の低下

3つ目は信頼関係の低下です。

企業や個人が取引を開始する上で判断する材料のひとつに信用が挙げられます。

例えば、信頼関係がない企業とは契約を交わすことがありません。

また、継続的にお付き合いすることも難しいでしょう。

そのため、ビジネスにおいて双方間の信頼関係は非常に重要です。

もし、メール誤送信をしてしまうと取引先やクライアントとの信頼関係が低下します。

例えば、間違ったファイルを送られてきたとき、自社のファイルも誤って送信されてしまうのではないかと頭をよぎる人もいるかもしれません。

メール誤送信は、ビジネスで重要な信頼関係も低下させてしまうので、対策すべき課題のひとつといえるでしょう。

リスクを回避できるメール誤送信対策3選

このようなリスクを回避するためには、どのようなメール誤送信対策が考えられるのでしょうか。

代表的なメール誤送信対策を3つご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

人為的ミスを防ぐためのチェックリストを準備する

1つ目の対策は、人為的ミスを防ぐためにチェックリストを作成することです。

基本的にメールの誤送信は、従業員のミスによって発生するものがほとんどになります。

そのため、チェックリストを作成し、送信する前にそれぞれの項目を確認することで対策ができるでしょう。

確認しておきたいチェック項目としては、下記のようなものが挙げられます。

宛先が間違っていないか
「To」「Cc」「Bc」に誤りがないか
件名や本文の中で「会社名」「担当者名」に間違いはないか
件名や本文の中で日付など数字に誤りはないか
本文に入力ミスがないか
添付しているファイルは宛先に送るもので間違いないか
添付ファイルは暗号化されているか

上記で記載したのは最小限のチェック項目です。

完璧にメール誤送信対策をしようと思うとさらにたくさんの項目を送信する前にチェックする必要があるでしょう。

そのため、チェックリストを準備したとしても従業員に大きな負担をかけることになります。

また、メールを送信する度に確認しなければならないので、業務の非効率化が懸念されるでしょう。

さらに、すべての従業員に浸透させなければならないので現実的な手段とはいえません。

送信保留機能を利用する

2つ目は、送信保留機能を利用する方法です。

送信保留機能とは、メールの送信ボタンを押したあと、すぐに相手へ届けず一時的に送信トレイに保存される機能を意味します。

送信したあとに間違いを見つけたとき、送信を取り消すことができるので非常に便利です。

送信保留機能は一定のメール誤送信対策として効果を発揮しますが、送信後に気づけるかが重要になります。

万が一、間違いに気づくことができなかった場合、相手に間違ったメールが送信されるので、対策としてカバーできる範囲は非常に少ないです。

メール誤送信対策システムを導入する

3つ目は、メール誤送信対策システムを導入することです。

チェックリストを準備したり、送信保留機能を利用したりするよりも非常に効果的なので、対策方法としてもっともおすすめになります。

メール誤送信対策システムを導入すれば、メール内容の確認画面がポップアップで表示させることが可能です。

これにより、従業員がメールを送る際、チェックする部分が明確にわかるので、誤送信対策として一定の効果を得られます。

また、製品によってはファイルが添付されたメールはパスワードつきの暗号化ファイルへ自動変換されるため、ファイル名の漏洩などを防ぐことが可能です。

誤送信対策に必要な作業の大部分を自動化することができるため、従業員に負担をかけずにメール誤送信対策を実践することができます。

そのため、手間をかけずに情報漏えいのリスクをできるだけ低くしたいという企業におすすめです。

参考にしたいメール誤送信対策システムの選び方

メール誤送信対策システムは、手間なく対策ができるため、実際に導入を検討している方も多いでしょう。

しかし、製品の種類は非常に多く、選び方に悩まれる方も少なくありません。

ここでは、どのようなポイントをチェックしながら選べばいいのか解説しますので、ぜひ参考にしてください。

①導入の手間を考える

1つ目のポイントは、導入の手間を考えて製品を選ぶことです。

メール誤送信対策システムはすべての従業員のPCに導入することが求められます。

なぜなら、すべての従業員が取引先やクライアントとメールでやり取りしているからです。

もし、すべてのPCにインストールしなければならない場合、事業規模が大きい企業は導入に時間がかかります。

また、サーバーから導入するタイプは構築する必要もあるため、負担が大きいです。

そのため、手間をかけたくないという方は、クラウドタイプを選択しましょう。

クラウドのメール誤送信対策システムは、共有サーバーやオリジナルサーバーを利用しているため、環境に依存することがありません。

そのため、手間と費用を抑えながら導入をすることができます。

また、クラウドはPC1台1台にインストールする必要がなく、専用のURLにアクセスすれば環境構築が可能です。

そのため、非常に利便性が高いでしょう。

②無料トライアルの有無

2つ目のポイントは、無料トライアルが提供されているかどうかです。

無料トライアルありの製品は、実際に利用してシステムを試すことができます。

機能やUI、操作性を十分にチェックしたあとに契約を進めることができるため、後悔する可能性が低いでしょう。

無料トライアルは多くの製品で提供されており、複数の製品を使いながら見比べることもできるので非常に便利です。

③機能面をチェックする

3つ目のポイントは、機能面をチェックすることです。

製品によって搭載されている機能が異なります。

また、プランによって使える機能が変わることも珍しくありません。

まず、自社で起こりやすいメール誤送信を考えます。

そして、それをカバーできる機能が搭載されている製品を選択するようにしましょう。

④コスト

4つ目のポイントはコストです。

製品によって費用が異なります。

そのため、企業は予算に合ったところを選択する必要があるでしょう。

また、初期費用だけで導入できるところやランニングコストがかかるものなど、それぞれの製品で料金体系が異なります。

コストは企業に負担をかけることになるので慎重に考えるのがおすすめです。

⑤メールソフト対応の有無

5つ目のポイントは、自社が使用するメールソフトに対応しているかどうかです。

企業が使用するメールソフトには、Microsoft365やGoogle Workspaceなどが挙げられます。

メールソフトに対応しない製品を選択すると自社内のメール環境を大幅に変更しなければならないので負担が大きいです。

そのため、できるだけ自社が使用するメールソフトに対応している製品を選択しましょう。

最新！人気のメール誤送信対策システム11選

最新で人気のあるメール誤送信対策システムを11つご紹介します。

料金や特徴など比較ポイントをチェックしながら自社に合った製品を選択してください。

CipherCraft/Mailシリーズ

公式サイトはこちらから：CipherCraft/Mailシリーズ

利用料金	【CipherCraft/Mail 7】永年ライセンス：245,000円/50ユーザー年間サブスクリプション：80,000円/50ユーザー【CipherCraft/Mail 7 for Microsoft 365】年間サブスクリプション：80,000円/50ユーザー【CipherCraft/Mail 7 Server】永年ライセンス：300,000円〜/100ユーザー年間サブスクリプション：105,000円〜/100ユーザー
無料トライアルの有無	○
特徴	・ポップアップ表示で確認箇所を促してくれる・添付ファイルの自動暗号化・一時保留機能搭載
導入形態	製品版、クラウド
導入実績	・株式会社竹中工務店・一般財団法人日本情報経済社会推進協会・みずほ証券株式会社
提供元	ＮＴＴテクノクロス株式会社

CipherCraft/Mailシリーズの特徴

CipherCraft Mailシリーズは、メール誤送信防止市場で14年連続シェアNo.1を獲得しているメール誤送信防止システムです。

豊富な機能がありながら比較的低コストで運用できます。

また、システムには人間工学を取り入れて直感的に使えるインターフェースを採用していることが特徴です。

そのため、従業員の負担が少なく、スムーズに浸透させることができます。

添付ファイルの自動暗号化や一時保留機能など、誤送信対策を万全に行えるのでおすすめです。

Active! gate SS

公式サイトはこちらから：Active! gate SS

利用料金	【オリジナル運用プラン(VPSタイプ)】初期費用：100,000円月額費用：500円【オリジナル運用プラン(共用タイプ)】初期費用：50,000円月額費用：300円
無料トライアルの有無	○
特徴	・時間差配信が可能・Bcc強制変換・上司承認機能あり
導入形態	クラウド
導入実績	・株式会社黒田生々堂・株式会社Ai.Connect ・東洋建設株式会社
提供元	株式会社クオリティア

Active! gate SSの特徴

Active! gate SSは、クラウド版のメール誤送信防止システムです。

60日間の無料トライアルが提供されているため、機能や操作性を試した後に契約することができます。

特徴は非常に価格が安価であるという点です。

導入する際に初期費用がかかりますが、ランニングコストは1ユーザーあたり300円からとなっているため、費用負担が大きくありません。

Active! gate SS では、VPSと共有タイプの2種類のプランが提供されており、好みのほうを自由に選択できます。

共用タイプは機能制限があるので、すべての機能を利用したいという企業はVPSタイプがおすすめです。

safeAttachクラウドサービス

公式サイトはこちらから：safeAttachクラウドサービス

利用料金	初期費用：無料月額費用：100〜400円/アドレス
無料トライアルの有無	○
特徴	・導入がしやすい・PPAPの問題を解決できる・利用用途に合わせて機能選択が可能
導入形態	クラウド
導入実績	・リスクモンスター株式会社・マジックソフトウェア・ジャパン株式会社・小川峰株式会社
提供元	クロス・ヘッド株式会社

safeAttachクラウドサービスの特徴

safeAttachクラウドサービスはクロス・ヘッドが提供するメール誤送信対策システムです。

誤送信対策だけでなく、脱PPAP機能を備えたクラウドサービスになります。

safeAttachクラウドサービスの特徴は、自社に合わせた機能を搭載し、運用できる点です。

ディスクサイズの拡張やDKIM認証、ドメイン追加などのオプション機能が提供されているため、必要なサービスや機能を追加することができます。

クラウドサービスでありながら自社に適したオリジナルの製品に変化させることができるのでおすすめです。

Mail Defender

公式サイトはこちらから：Mail Defender

利用料金	要問合せ
無料トライアルの有無	記載なし
特徴	・宛先の入力をサポート・侵入防止機能あり・証拠保全も可能
導入形態	クラウド、オンプレミス
導入実績	記載なし
提供元	株式会社プロット

Mail Defenderの特徴

Mail Defenderは、クラウドサービスタイプとオンプレミスタイプの導入形態を選択できるメール誤送信対策システムです。

特徴はパスワード送付問題を解決することができる点を挙げることができます。

ダウンロードURL型と端末認証付きパスワードを併用することでPPAP問題を解決しています。

多要素認証を採用することでパスワードを知られても安全にファイルを管理できるので高性能なメール誤送信対策システムです。

サテライトオフィス・メール誤送信防止/標的型攻撃メール対策機能

公式サイトはこちらから：サテライトオフィス・メール誤送信防止/標的型攻撃メール対策機能

利用料金	要問合せ
無料トライアルの有無	○
特徴	・Google Workspaceに特化したメール誤送信対策システム・添付ファイルチェック機能で情報漏えいを防ぐ・送信元のドメインチェック
導入形態	Chromeの拡張機能
導入実績	1,722社(企業名記載なし)
提供元	株式会社サテライトオフィス

サテライトオフィス・メール誤送信防止/標的型攻撃メール対策機能の特徴

株式会社サテライトオフィスが提供するメール誤送信対策システムです。

Chromeの拡張機能として使うことができ、Google Workspaceに特化しています。

アドレスチェックや添付ファイルチェックなど機能が充実しており、Gmailの誤送信対策が可能です。

Gmailで取引先やクライアントとメールでやり取りしている企業におすすめのサービスになります。

WISE Alert

公式サイトはこちらから：WISE Alert

利用料金	【エンタープライズ】年間利用料：1.560円/ユーザー【スタンダード】年間利用料：1,400円/ユーザー
無料トライアルの有無	○
特徴	・外国語にも対応・クラウドメール環境でも利用可能・エラーを監視して警告
導入形態	専用サーバー不要
導入実績	・弁護士法人 Authense法律事務所・株式会社 HIPUS ・社会福祉法人凰会様
提供元	株式会社エアー

WISE Alertの特徴

WISE Alertは、専用サーバーの構築が不要なメール誤送信対策システムです。

特徴は、ヒューマンエラー対策が充実していることが挙げられます。

間違いの危険性がある宛先などが入力されたとき、カラーサインで警告してくれるため、従業員の確認不足をサポートすることが可能です。

また、Bcc一括変換機能などもあるため、メールをキャンセルして宛先をBccに変更し直す手間を削減できます。

@Securemail Plus Filter

公式サイトはこちらから：@Securemail Plus Filter

利用料金	初期費用：50,000円月額費用：2,500円/10アカウント
無料トライアルの有無	○
特徴	・一時留保機能あり・添付ファイルのWebダウンロード化機能・メール漏洩防止フィルター
導入形態	記載なし
導入実績	・布目電気株式会社・リンタツ株式会社・信友株式会社
提供元	株式会社ケイティケイソリューションズ

@Securemail Plus Filterの特徴

@Securemail Plus Filterは、メール漏洩防止を実現することができるメール誤送信対策システムです。

メール漏洩防止のほかにも標的型攻撃メール保護やウイルスメール除去など、企業のメールに関する課題を解決してくれるサービスが充実しています。

@Securemail Plus Filterの特徴は、送信前の第三者チェックが実現できる点です。

上司などがメール内容を承認してから相手に届けることができるため、間違いのリスクを大幅に減らすことができます。

そのほかにも送信ブロックや添付ファイルのWebダウンロード化などさまざまな機能が搭載されています。

メールZipper

公式サイトはこちらから：メールZipper

利用料金	【共用プラン】初期費用：無料月額費用：200円/アカウント【VPSプラン】初期費用：無料月額費用：300円/アカウント
無料トライアルの有無	○
特徴	・メール送信破棄機能・自己承認機能あり・自動暗号化で業務効率化
導入形態	クラウド
導入実績	870社(企業名の記載なし)
提供元	LRM株式会社

メールZipperの特徴

メールZipperは、クラウド型のメール誤送信対策システムです。

すでに870社が導入しており実績が豊富にあります。

特徴は、メールの強制破棄機能がある点です。

あらかじめルールを設定し、それに満たしていない送信メールは削除されます。

これにより、不適切なメール送信がなくなるため、企業はリスクを大幅に下げられるでしょう。

IIJセキュアMXサービス

公式サイトはこちらから：IIJセキュアMXサービス

利用料金	要見積もり
無料トライアルの有無	記載なし
特徴	・多層的なフィルタリングにより危険なメールの侵入を抑制・豊富な誤送信対策機能・障害対策やセキュリティ強化を実現
導入形態	クラウド
導入実績	・株式会社竹中工務店・株式会社たけびし・立正大学
提供元	株式会社インターネットイニシアティブ

IIJセキュアMXサービスの特徴

IIJセキュアMXサービスはクラウド用でメールセキュリティを強化してくれるメール誤送信対策システムです。

導入実績は1,400社以上に上り、利用継続率97％を達成しています。

IIJセキュアMXサービスの特徴は、誤送信対策だけでなくセキュリティリスクも下げられる点です。

脅威メールフィルターなどが搭載されているため、危険なメールの侵入を防ぐことができます。

メール誤送信対策と一緒にセキュリティ強化も図りたい企業におすすめです。

メールディーラー

公式サイトはこちらから：メールディーラー

利用料金	【基本プラン】初期費用：50,000円〜月額費用：35,000円〜
無料トライアルの有無	○
特徴	・チームの情報共有をサポート・LINEメッセージも一元管理・専任スタッフによるサポート
導入形態	記載なし
導入実績	・東京シャツ株式会社・株式会社オーセンティック・株式会社日本アクセス
提供元	株式会社ラクス

メールディーラーの特徴

メールディーラーは、導入企業7,000社を突破する有名なメール誤送信対策システムです。

無料トライアルを利用することができるため、機能を試してから契約することができます。

メールディーラーの特徴は、メールを一元管理することができる点です。

Chatworkなど、チャットツールにも対応しているため、チャットを業務の中で利用する企業も使いやすくなっています。

また、専任スタッフによるサポートもあるので安心です。

CYBERMAIL Σ

公式サイトはこちらから：CYBERMAIL Σ

利用料金	要問合せ
無料トライアルの有無	○
特徴	・利用実績20,000社を誇る・日本企業に特化したクラウドメールサービス・継続率が高い
導入形態	クラウド
導入実績	・有隣堂・株式会社三栄コーポレーション・株式会社東京測器研究所
提供元	サイバーソリューションズ株式会社