【製品比較！】グループウェアとは？重要性や導入メリットを解説！

テレワークの推奨がされている今、社内での情報共有がうまくいかないなど悩んでいる企業は多いのではないでしょうか。

このような場合に、導入することで悩みが解決されるツールの一つにあげられるのがグループウェアです。

導入することで組織内の情報共有や、従業員同士のコミュニケーションの活性化など、さまざまな用途に役立てることができます。

この記事では、具体的にグループウェアでできることや導入するメリットについて紹介します。

また、製品の選定で悩んでいる企業のために、選び方や製品紹介なども行いますのでぜひ参考にしてみてください。

グループウェアとは

グループウェアとは、社内でのコミュニケーションを活発化させるために作られており、円滑にすることで業務の効率化に役立てることができるサービスです。

多機能なツールが揃っているため、社内のコミュニケーションを改善させるために多くの企業が取り入れています。

グループウェアでできること

グループウェアを導入することでさまざまな業務改善に役立てることができますが、具体的にはどのような機能が備わっているのでしょうか。

ここでは一般的に搭載されている機能についてご紹介します。

コミュニケーション機能

コミュニケーション機能は、チャットやWEB会議などを活用して社内のコミュニケーションを活性化させることを目的としている機能です。

具体的には下記の機能が含まれているグループウェアが多いので参考にしてみてください。

詳細な機能としては上記の7つが含まれていますが、これだけの内容が含まれていればテレワークなどのケースでも従業員同士のコミュニケーションを活性化させることが可能です。

情報共有機能

グループウェアには情報共有に役立てられる機能も備わっています。

具体的には下記のサービスを利用することができます。

上記の6つが基本的な機能となっており、プロジェクトを進めるうえで必要な情報を共有できるなど作業効率化に役立ちます。

業務効率化機能

業務を効率化させるための機能としては下記の7つのサービスが搭載されています。

従業員のスケジュール管理などが徹底でき、共有も可能なので業務の効率化に役立てることができます。

また、休暇申請や予算申請などもワークフローがあれば簡単に行なえます。

デジタル化ができればテレワークの際にも問題なく申請などが行えるので安心です。

グループウェアを導入するメリット

グループウェアを導入することで、どのような業務の改善が行えるのでしょうか。

ここでは導入して得られるメリットについて紹介するので参考にしてみてください。

テレワークの作業効率アップ

テレワークがやりづらいと感じている企業は、下記の悩みを抱えているケースが多いでしょう。

• 伝えたい情報をすぐに共有できない
• 仕事のスケジュールを全員に伝えるのは膨大な作業になり効率が悪い
• 資料を渡すことができず仕事が進まないなど

これらの悩みも、グループウェアを導入することで解決できます。

例えば「伝えたい情報をすぐに共有できない」という面では、WEB会議や社内SNSを活用することができるため、どこにいたとしても正確な情報を伝えられます。

また、「資料の受け渡しができない」という面でも、ファイル共有などの機能があるため一斉送信で従業員に情報を伝えられます。

グループウェアをうまく活用することで、従来の全員が出勤して同じ場所で仕事を行うスタイルよりも効率がよくなることがあります。

特にテレワークがうまく進まないと悩んでいる企業にとっては、導入することで大きなメリットとなります。

悩みを解決できる方法を探している方は、グループウェアをうまく活用してみてはいかがでしょうか。

事務の業務を大幅に改善できる

事務作業の効率化を目指したいときにもグループウェアは活躍してくれます。

具体的にはワークフローを使うことができるため、経費計算などを効率化することが可能です。

また、会社以外の施設を活用する場面が多いケースでは、施設予約機能などを活用することで簡単に部屋を確保できます。

その他にも従業員の現状をリアルタイムで確認することも可能なので、テレワークで労働に負担がかかっていないかなど労務管理も行えます。

このように、グループウェア一つでできることが多いため、導入することでバックオフィス業務の効率化も実現できるのです。

従業員同士のコミュニケーションも減らない

コロナ禍の長期化により、従業員同士が集まる機会が減ってしまったという企業も少なくないでしょう。

長く続けば続くほどコミュニケーション不足を課題にあげているところもたくさんあります。

この場合でも、グループウェアを導入していればコミュニケーションが減ることはありません。

確かに集まって話す機会は減るかもしれませんが、社員メールやチャット、社内SNSなどによって交流することも可能です。

また、WEB会議などによって従業員の顔を見ながら話すことも可能なので、テレワークでもまるで会っているような感覚でコミュニケーションを深められるのです。

出社をしない働き方がノーマルになりつつある世の中なので、従業員同士の交流の面で心配に思っている企業は導入の検討をおすすめします。

グループウェアの選び方

グループウェアといってもさまざまなサービスがあるため、選び方で悩む企業も多いでしょう。

ここでは選ぶ際に特にチェックしておきたいポイントを紹介します。

下記のポイントも参考にしながら、自社に合うサービスの選定を行ってください。

操作性を確認する

グループウェアを選ぶ際には、従業員にとって使いやすいサービスは何かを第一に考えましょう。

基本的に使いにくいと感じるサービスは社内で定着しにくい傾向にあります。

せっかく導入しても操作性が悪いとなると、その分のコストが無駄になってしまうので使いやすさに着目して選ぶことをおすすめします。

操作性を確かめる方法としては、トライアル期間を利用するのもいいでしょう。

期間中なら無料で試すことができますし、従業員からの評判などもチェックできるので後悔しません。

トライアルがない場合には、使い方の説明や動画などを従業員にチェックしてもらうことで納得できるサービスを導入することができるでしょう。

操作性はある意味機能よりも重要な部分となるので、妥協して選ばないことがおすすめです。

導入目的に合っているか

グループウェアは、それぞれのサービスで機能なども異なります。

そのため、選定ポイントとしては目的に合う機能が最低限搭載されているかの確認をしましょう。

例えば、スケジュール変更が頻繁に起こる現場では、変更の通知が届くリマインダー機能を搭載していると従業員に共有しやすくなります。

また、事務作業の効率化を目指しているのであれば、ワークフローやタスク管理の機能が必要です。

このように、目的はそれぞれの企業でも異なるので、まずは何を必要としているのか確認を行ったうえで選定することをおすすめします。

導入範囲も明確にする

グループウェアは、社内全体で導入するのか、一部の部署だけにするのかでも選び方は変わります。

例えば、1名あたり100円〜のサービスもあれば、50名から利用できるプランもあるなどグループウェアによってさまざまです。

利用範囲によって料金が異なるケースがあるので、明確にしてからサービスを導入することがおすすめです。

【製品比較】機能に優れたグループウェア5選

グループウェアを提供しているサービスは数多くあります。

ここではその中でも機能面が充実しているサービスを5つ紹介するので、機能を重視したい方はぜひ参考にしてみてください。

サービス名	desknet’s NEO	mitoco	サイボウズOffice	NI Collabo 360	HOTBiz8
イメージ
スケジュール管理機能	○	○	○	○	○
ファイル共有機能	○	○	○	○	○
ワークフロー	○	○	○	○	○
掲示板	○	○	○	○	○
メール	○	○	○	○	○
対応プラン	クラウド版 ・月額400円〜/1人 小規模プラン（パッケージ版） ・5〜300人 大規模プラン（パッケージ版） ・300〜1万人以上	クラウド版 ・〜300人まで/1人につき800円 ・301〜1,000人/1人につき700円 ・1,001人以上のプランもあり※相談	クラウド版 ・スタンダードコース（月額500円/1人） ・プレミアムコース（月額800円/1人）	クラウド版 ・月額360円/1人	クラウド版 ・ユーザー数200人/200MBまで　 月額11,000円 ・ユーザー数100人/300GBまで 月額33,000円 ・ユーザー数1,000人/1TBまで 月額82,500円
無料お試し	30日間無料	30日間無料	30日間無料	30日間無料	60日間無料

desknet’s NEO

desknet’s NEOの特徴

desknet’s NEOは、450万人の導入実績があるグループウェアです。

高機能なのが特徴となっており、使えるアプリケーションは27つもあります。

また、desknet’s NEOは日本製となっており、日本企業ならではの課題を解決できるように設計されています。

そのため、高機能でありながら操作性も高いグループウェアとして多くの企業が導入しているのです。

その他にも、初めて導入される方向けにサポート体制も整っています。

熟練スタッフが企業の特性に合わせてサポートしてくれるため、導入や定着に関して不安がある方でも安心です。

プランはクラウド版とパッケージ版があり自由に選択が可能なので、導入を検討する企業の目的なども考えながら選んでみてください。

mitoco

mitocoの特徴

mitocoは、小規模プランから大規模プランまで利用可能なグループウェアです。

プランは自由に選ぶことができるため、利用するユーザーの規模なども事前に把握して決めることで最適なプランを選択できます。

mitocoは、コミュニケーションの活性化や業務の生産性を高めることを目的としているサービスです。

全社員への連絡や、申請書の提出、スケジュールの共有などすべての機能がmitocoにまとめられています。

そのため、いろいろなサービスを導入する必要はなく、mitoco一つでコミュニケーションの活性化や生産性を向上させることができるのです。

また、いろいろな業種にも対応できるよう、スマートフォン一つですべての操作ができるように作られています。

パソコンを必ず使用しなければならないわけではないため、パソコン操作が苦手な方でも使いやすいのが特徴です。

サイボウズOffice

サイボウズOfficeの特徴

サイボウズOfficeは、日本ならではのビジネスにおける使い勝手を追求して作られたグループウェアです。

特にテレワークなどの課題を解決するための管理機能や情報共有機能、ワークフローなどが徹底されているので安心できます。

また、いつでもどこでも使いやすいのも特徴の一つです。

サイボウズOfficeではあらゆるデバイスに対応したグループウェアの開発を行っています。

パソコンでの操作はもちろんのこと、スマートフォンやタブレットにも対応可能です。

どこでも利用できるのでセキュリティの心配をされている方も多いと思いますが、高いセキュリティも担保されているので情報をしっかりと守ってくれます。

料金もスタンダードコースであれば1人あたり500円とお手頃価格なので、料金の面でも導入しやすいのは魅力の一つと言えるでしょう。

NI Collabo 360

NI Collabo 360の特徴

NI Collabo 360は、新着情報やさまざまなコンテンツ、経営に直結する指標まで360°可視化できるグループウェアです。

基本的な機能は他のサービスとあまり変わりませんが、「テレワーク支援機能」が搭載されています。

活用することで在宅勤務やモバイルワークのサポートをしてもらえるため、特にテレワークを取り入れている企業におすすめと言えるでしょう。

また、グローバルにも対応しているのがNI Collabo 360の特徴の一つでもあります。

言語切り替えやタイムゾーンにも対応しているため、外国人の従業員を雇っている企業でも安心です。

その他にも、高機能でありながら低価格設定なのも嬉しいポイントとなっています。

月額料金は、クラウド版であれば1人あたり月額360円で利用可能です。

そのため、なるべくコストを抑えながらグループウェアの導入をしたい企業にとってもおすすめできるサービスと言えるでしょう。

HOTBiz8

HOTBiz8の特徴

HOTBiz8は、グループウェアに必要な一般的な機能の標準化はもちろんのこと、要望などがあればオーダーメイドで機能を追加してくれるサービスです。

それぞれの企業好みのデザインや機能のグループウェアを導入できるため、定着しやすいサービスを取り入れたい企業にとっておすすめと言えるでしょう。

HOTBiz8の料金は、ユーザー数とデータ容量によって異なります。

例えば、従業員数が100名の場合、1,000名のプランを登録してしまうとコストが跳ね上がってしまうため、従業員規模に合う100名のプランを選択してお得に利用しましょう。

HOTBiz8について一度試してみたいということがあれば、今なら約2ヶ月間の無料お試し期間があるため、操作性などを確かめたい方は利用してみてください。

メールサーバーやOffice製品と相性がいいグループウェア

Googleのサービスや、MicrosoftのアプリやOffice製品をすでに取り入れているという企業は多いのではないでしょうか。

このケースで相性のいいグループウェアは大きく分けて2つあります。

うまく連携させたい企業は下記の2つのサービスを比較して導入を検討してみてください。

サービス名	Google Workspace	Microsoft 365
イメージ
スケジュール管理機能	○	○
ファイル共有機能	○	○
ワークフロー	-	-
掲示板	○	○
メール	○	○
対応プラン	クラウド版 ・月額料金689円〜/ID	一般企業向け ・月額540円〜/ユーザー 大企業向け ・月相当3,480円（年間契約のみ）/ユーザー
無料お試し	あり	あり

Google Workspace

公式サイト：Google Workspace

Google Workspaceの特徴

Google（GmailやGoogle Meet、Googleカレンダー）のあらゆるサービスを活用して構成されたグループウェアがGoogle Workspaceです。

また、Googleにはスプレッドシートやドキュメントなどもあるため、これらを活用することで同時編集を可能にしています。

使い慣れた機能のグループウェアを導入できるため、作業効率をアップさせられるのはもちろん、従業員への定着スピードも早くなるでしょう。

Google WorkspaceはIT大手のGoogleが開発と運営を行っているグループウェアです。

もちろんセキュリティも安全が保証されているため、徹底した管理をしたいという企業にもおすすめでしょう。

料金に関しては、1つのIDに対して689円から利用できます。

他の有料サービスに比べると少々高めの設定ではありますが、使いやすさはトップクラスなので多くの企業が導入しています。

Microsoft 365

公式サイト：Microsoft 365

Microsoft 365の特徴

Microsoft 365は、Office製品（Word、Excel、PowerPoint、Microsoft Teams、Outlook、OneDriveなど）を活用することができ、グループウェアに必要な機能がほとんど揃っています。

テレワークでも社内でも場所を問わず生産性が発揮できるよう、チャットや通話、WEB会議なども行うことが可能です。

また、Office製品を活用すれば共同作業なども容易にできるため、作業効率も上げることができるでしょう。

Microsoft 365はMicrosoftが開発と運営を行っているグループウェアです。

そのため、Googleと同様高いセキュリティで保護されています。

具体的にはサイバー脅威に対する防御や顧客データのセキュリティ強化など、ハッキングや漏洩などのリスクを防ぐことが可能です。

料金はユーザーあたり月540円から利用できるため、コストパフォーマンスにも優れています。

それほどコストをかけたくない企業にとっても使いやすいため、特にOffice製品やMicrosoftのアプリと連携させたいと思っているならMicrosoft 365がおすすめです。

【製品比較】無料でも利用可能なグループウェア4選

導入コストをできる限り抑えたい方や、まずは無料のグループウェアを試してから有料版を導入したいと思っている方もいるでしょう。

コストがかからないものから導入したい方向けに、ここでは無料版のグループウェアについておすすめを紹介します。

ただし、無料版は機能制限や人数制限、データ量の制限がされているケースがほとんどです。

これらのポイントを注意し、それでも無料版を使ってみたい場合は下記のサービスを参考に選んでみてください。

サービス名	GroupSession	iQube	R-GROUP	GRIDYグループウェア
イメージ
スケジュール管理	○	○	○	○
ファイル共有機能	○	○	○	○
ワークフロー	△	○	-	○
掲示板	○	○	○	-
メール	-	○	○	○
対応プラン	無料	10人まで無料	無料	無料
有料・オプション	あり	あり	なし	あり

GroupSession

公式サイト：GroupSession

GroupSessionの特徴

GroupSessionは、下記の機能のみ無料で利用できるグループウェアです。

• スケジュール
• 掲示板
• 施設予約
• ファイル共有
• 稟議
• 日報

無料でありながら豊富な機能が使えるため、利用者も増えています。

しかし、基本的にはいつでもどこでも利用できるグループウェアではありません。

例えば外出先からでも操作できるようにするためには有料オプションへの加入が必要になるなど、機能制限はされています。

そのため、外出先での利用には向いていませんが、自宅などだけで利用したい場合にはおすすめできます。

また、最終的にGroupSessionの有料サービスを利用することを目的としている方にとってもおすすめです。

導入前にまずは試してみたい場合は、無料版から始めても問題ないでしょう。

iQube

公式サイト：iQube

iQubeの特徴

iQubeは、利用人数10名まで無料で利用できるグループウェアです。

それ以上の従業員数がいる企業は無料で利用できませんが、10名以下であれば全機能無料で利用できます。

ただし、ストレージやコンテンツ制限はあります。

ストレージは30MBまで、コンテンツ制限は100個までとなっていますので、それ以下で利用できる場合にはおすすめと言えそうです。

また、万が一ストレージ容量がオーバーしてしまった場合には、有料版に加入しないと使えなくなります。

そのため、容量オーバーをする可能性がある場合には注意が必要です。

その他にも、無料版は電話及びメールでの問い合わせができません。

サポートはついていないため、初心者にとっては運用できるようになるまで時間がかかる可能性があります。

これらの内容を踏まえて、利用できる範囲である場合は導入について検討してみてください。

R-GROUP

公式サイト：R-GROUP

R-GROUPの特徴

R-GROUPは、グループウェアの基本的なサービスを、制限無しの無料で利用できるサービスです。

無料でありながら機能面にも優れているため、現在までに2,000社以上の導入実績があります。

また、利用者数制限がない点も魅力の一つです。

100名や1,000名規模といった利用を検討している場合も、無料で利用することができます。

その他にも追加費用ゼロでスマホにも対応している点も嬉しいポイントの一つです。

スマホに対応していれば、出張先や外出先でも操作が可能になります。

そのため、社内で作業をすることが少ない業態でも活用できるのです。

注意点としてはセキュリティです。

無料で機能面も豊富ですが、セキュリティに関する記載はあまりされていません。

少しでも心配な場合はセキュリティにも強い有料サービスがおすすめでしょう。

GRIDYグループウェア

公式サイト：GRIDYグループウェア

GRIDYグループウェアの特徴

GRIDYグループウェアは、23の機能がすべて無料で利用できるグループウェアです。

無料版でありながら社内業務の効率化や情報共有の徹底、スケジュールなどの管理ができるのは魅力的と言えるでしょう。

また、ファイル共有やワークフローにも対応しているため、テレワークなどにも活用できます。

ただし、スマートフォンアプリを活用した操作は行うことができません。

そのため、外出先での操作まで行いたいという場合には有料版をおすすめします。

また、セキュリティも有料サービスを利用したほうがより強力になるため、個人情報の漏洩などが心配な場合はKnowledge Suiteの導入がおすすめです。

まとめ

今回はグループウェアのメリットや選び方などについて紹介しました。

導入することで業務の効率化や生産性向上、テレワークへの対応ができるなど幅広いメリットがあります。

サービスの種類は多いですが、目的なども考えながら選ぶことで自社に適したグループウェアを見つけられます。

記事の最後ではおすすめのグループウェアを11選紹介しましたが、選び方で悩んでいる場合はサービスを比較しながら選ぶことがおすすめです。

それぞれ特徴なども参考にしながら、導入したいと思う製品を選んでみてください。