【最新】問い合わせ管理システムおすすめ12製品をピックアップ！脱エクセルを目指そう

企業の中には、お問い合わせ管理をエクセルで対応しているところもあるでしょう。

しかし、エクセルは情報共有が難しく、同時編集ができないので非常に効率が悪いです。

また、エクセルに書き込めば書き込むほど、ファイルの容量が大きくなるので、開くときに時間がかかります。

このように、業務効率が低下するので、企業の中には問い合わせ管理システムの導入を進めるところが多いです。

この記事では、問い合わせ管理システムの基本概要やメリット、おすすめの製品を12種類ご紹介しますので、興味のある方はぜひ参考にしてください。

問い合わせ管理システムとは？

『問い合わせ管理システム』とは、顧客からのメールを一元管理し、業務効率化や顧客満足度向上などを推進することができるシステムのことです。

複数の窓口を一元管理することで、内容の確認や割り振り、情報共有、返信が1つで完結します。

二重対応を防止することができたり、チェック漏れを回避できたりするため、大幅な業務改善を見込めるでしょう。

現在では、クラウドに対応しているものもあるため、テレワークの推進にも活かすことができます。

エクセルを使った顧客管理の課題を一掃することができるので、煩わしい作業から開放されたい企業は導入を検討するのがおすすめです。

問い合わせ管理システムを導入して得られる5つのメリット

問い合わせ管理システムを導入することで獲得できるメリットは5つ挙げられます。

得られる効果や解決できる課題がわかるので、ぜひ参考にしてください。

窓口業務の一本化

1つ目のメリットは、窓口業務の一本化を推進できることです。

例えば、通常のメールソフトで顧客対応をしている場合、できることは“内容の確認”と“返信”のみになります。

そのため、情報共有をしたり、対応の進捗を確認したりすることは難しいです。

また、GmailやChatworkなど複数のチャネルを使用している企業は、管理がとても複雑になります。

問い合わせ管理システムを導入すれば、そのシステムですべての対応業務を1本化することができるのです。

メールの内容確認、情報共有、送信などをすべて行えるようになるため、業務効率化を期待できるでしょう。

誤送信をなくすことができる

2つ目のメリットは、誤送信を減らせることができる点です。

システムによっても異なりますが、送信する前に確認を促す機能などが搭載されており、社内で二重チェックを浸透させることができます。

また、承認フローの構築が可能です。

例えば、重要なメールは上司から承諾をもらった後に送信するという流れを確立することができます。

これにより、部下と上司のダブルチェックを実現することができるため、誤送信を大幅に減らすことができるでしょう。

対応漏れ・二重対応を防ぐことができる

3つ目のメリットは対応漏れや二重対応を回避できることです。

導入することで対応状況を自動で可視化してくれます。

製品によっても異なりますが、「新着」「処理中」「完了」という3つのタブにメールが自動でわけられるため、従業員は新着メールだけを対応すれば、対応漏れや二重対応を防ぐことが可能です。

また、手動で記載する必要がなく、すべて自動で処理されるため、業務効率が改善されます。

従業員同士の申し送りが容易

4つ目のメリットは、申し送りが容易な点です。

メールに対してコメントを挿入することができる機能があります。

これにより、顧客からの返信後の対応を記載することができたり、重要なメールかどうかを伝えたりすることができるので便利です。

チャットツールを使用して従業員に対応の内容を伝える必要がないので、魅力を感じる方も多いのではないでしょうか。

テレワークの推進が可能

5つ目のメリットは、テレワークを推進できることです。

現在では、クラウドシステムを採用した製品が多いため、社外からでも問い合わせ管理にアクセスできる環境を構築できます。

例えば、自宅からメールを返信したり、カフェで内容をチェックしたりすることが可能です。

これにより、テレワークを推進することができるため、BCP対策の効果も得られるでしょう。

ちなみに、クラウドはPCだけでなく、スマホやタブレットにも対応しています。

そのため、端末に制限がなく、PCが苦手な方にもおすすめです。

人気の問い合わせ管理システムおすすめ12製品をピックアップ！

早速、人気のお問い合わせ管理システムを12製品ご紹介します。

価格やおすすめポイントをわかりやすく表でまとめましたので、製品選びをする際の参考にしてください。

kintone

公式サイトはこちらから：kintone

kintoneの特徴

kintoneは、サイボウズが提供する顧客管理クラウドシステムです。

クラウド基盤サービスlaaS/PaaS部門で顧客満足度1位を獲得しています。

kintoneの特徴は、価格が安い点です。

初期費用は無料となっており、月額費用もほかの製品に比べて安くなっています。

そのため、中小企業やスタートアップ企業でも導入しやすいです。

また、拡張性に優れている点も特徴として挙げられます。

豊富なAPIを提供してくれるため、100種類以上のサービスと連携することも可能です。

開発期間やコストを大幅にカットすることができるので、魅力を感じる方は契約をご検討ください。

desknet's CAMS

公式サイトはこちらから：desknet's CAMS

desknet's CAMSの特徴

desknet's CAMSは、顧客との良好な関係をサポートするお問い合わせ管理システムです。

無料体験版を利用することができるため、機能や操作性を確かめた上で導入することができます。

desknet's CAMSの特徴は、複数のメールアドレスを一元管理できることです。

メールアドレスごとにフォルダーを作成し、それを振り分けることができるため、処理スピードの向上を期待することができます。

また、メールごとに作業進捗が表示されるため、対応状況を可視化することも可能です。

さらに電話の履歴管理もできるため、電話によるカスタマーサポートを受け付けている企業でも導入しやすいでしょう。

mi-Mail

公式サイトはこちらから：mi-Mail

mi-Mailの特徴

mi-Mailは、顧客からのメールを一元管理できるお問い合わせ管理システムです。

使いやすく、業務のミスを防ぎ効率化を期待できます。

mi-Mailの特徴は、簡単に使える点です。

簡単に扱えるようにこだわり持って構築されたシステムなので、初心者でもスムーズに使うことができます。

これにより、導入後の従業員の負担を減らすことができるので大きなメリットになるでしょう。

また、導入や乗り換えもスムーズなので、素早く利用を開始したい企業におすすめです。

yaritori

公式サイトはこちらから：yaritori

yaritoriの特徴

yaritoriは、初期費用無料で導入することができるクラウド型メールサービスです。

シンプルで使いやすい点が大きなメリットで、数多くの企業に選ばれています。

yaritoriの特徴は、テンプレートを準備することができる点です。

メールで顧客対応する際、同じような質問が異なるクライアントから送られてくることがあります。

そのようなよくありがちな質問の返答内容をテンプレートに保存しておけば、迅速なメール対応を実現することができたり、属人化を防ぐことができたりするので、企業にとって大きなメリットです。

yaritoriはトライアルを利用できるので、気になる方は無料で操作性や機能を試してみてはいかがでしょうか。

楽楽販売

公式サイトはこちらから：楽楽販売

楽楽販売の特徴

楽楽販売は、株式会社ラクスが提供するクラウド型販売管理システムです。

対応業務の中にお問い合わせ管理があるため、問い合わせ管理システムとしての運用もできます。

楽楽販売の特徴は、社内業務をWebデータベース化できることです。

エクセルやメールなどをデータベースで管理することでリアルタイムの情報共有ができるようになります。

また、サポート範囲が広いことも大きな特徴です。

発注管理や請求管理もすることができるため、導入すれば企業はさまざまな業務をサポートしてもらうことができます。

楽楽販売は、広範囲に及ぶ業務を簡略化したい、負担を軽減したいという企業におすすめです。

Dynamics365

公式サイトはこちらから：Dynamics365

Dynamics365の特徴

Dynamics365は、Microsoftが提供している業務支援アプリケーションです。

問い合わせ管理だけでなく、営業支援やマーケティングサポートなども受けられます。

Dynamics365の特徴は、使いやすさです。

Microsoftが提供しているOfficeとUIが似ているため、スムーズに利用することができます。

そのため、Office製品に慣れている企業におすすめです。

CS cloud

公式サイトはこちらから：CS cloud

CS cloudの特徴

CS cloudは、LINEの問い合わせ管理に特化したクラウドシステムです。

初期費用と月額費用がかかりますが、具体的な料金については見積もりを依頼する必要があります。

CS cloudの特徴は、LINEチャットの効率化を図ることができる点です。

例えば、対応の優先順位を把握するため、従業員が直接返信する場合でも業務効率化を期待できます。

また、顧客管理の自動化も行うことができるので、返信の負担を大幅に減らしたい企業におすすめです。

WEBCAS mailcenter

公式サイトはこちらから：WEBCAS mailcenter

WEBCAS mailcenterの特徴

WEBCAS mailcenterは、お問い合わせメールをサーバー上で一元管理することができるお問い合わせ管理システムです。

クラウド型とパッケージ型があり、企業は予算や好みの導入形態に合わせて選択することができます。

WEBCAS mailcenterの特徴は、運用体制を自由に構築できる点です。

そのため、複数のサービスやサイトを運営している企業にも対応することができます。

また、従来のメールソフトにUIが似ているため、導入後の研修時間も大幅に削減することができます。

使いやすく、導入後も負担が少ないので、多くの企業におすすめできる問い合わせ管理システムです。

Zoho Desk

公式サイトはこちらから：Zoho Desk

Zoho Deskの特徴

Zoho Deskは、Zohoが提供しているお問い合わせ管理システムです。

全世界で150,000社を超える企業がすでに利用しており、実績が豊富にあります。

Zoho Deskの特徴は、他社よりも圧倒的にコストを抑えられる点です。

複数のプランが用意されているため、企業は事業規模に合わせて自社に合ったプランを選択することができます。

また、お試し期間を提供してくれたり、フリープランを用意してくれたりするため、無料で機能を試すことも可能です。

Zoho Deskは海外製の問い合わせ管理システムになりますが、日本語サポートも充実しています。

そのため、多くの企業が安心して導入することができるでしょう。

Zendesk

公式サイトはこちらから：Zendesk

Zendeskの特徴

Zendeskはビジネスの成長や経営環境に対して柔軟に対応することができる問い合わせ管理システムです。

Gartnerデジタルカスタマーサービス部門のユースケースNo.1に選ばれており、さまざまな企業から支持を得ています。

Zendeskの特徴は、顧客満足度向上を期待できる機能がたくさんある点です。

例えば、コミュニケーションツールを選ばず、顧客に合わせたサポートを実現することができます。

また、カスタマイズ性に優れており、連携することで自社に適した問い合わせ管理システムを構築することも可能です。

ニーズに合わせてサービスを提供してくれるため、多くの企業が利用しやすいでしょう。

メールワイズ

公式サイトはこちらから：メールワイズ

メールワイズの特徴

メールワイズは、サイボウズが提供する問い合わせ管理システムです。

月額500円から導入することができるので、低予算で利用することができます。

メールワイズは、複数のプランが提供されており、メールアドレス数やメールアプリケーション数によって好みのプランを選択することが可能です。

また、30日間の無料体験も準備されているため、機能やUIを試したい方でも利用しやすくなっています。

メールワーズの特徴は、複数人でメールを共有することを前提に構築されている点です。

これにより、メールの対応状況をチーム全体で可視化できます。

また、個人宛のメールは非共有にすることも可能です。

共有すべきメールはチーム内で公開し、プライベートなメールは保護することが可能なため、柔軟に対応できる点が大きなメリットになるでしょう。

また、集計レポート機能やコメント機能など、数多くの便利なツールが搭載されている問い合わせ管理システムです。

さらに、kintoneとの連携も可能なため、kintoneをすでにご契約している方は、メールワイズの導入をご検討ください。

KUZENサポート

公式サイトはこちらから：KUZENサポート

KUZENサポートの特徴

KUZENサポートは、KUZENで提供されているサービスの一部です。

カスタマーサポートを自動化できる問い合わせ管理システムで、すでに数多くの企業が導入しています。

KUZENサポートの特徴は、構築スピードが速い点です。

構築・運用フェーズを共有して導入を進めてくれるので、構築進捗を確認することができ、導入スピードも速いので短期間で運用を開始できます。

また、膨大な問い合わせを自動化できる点も特徴です。

約7,000万件の問い合わせに対応しており、数多くの顧客を抱える大企業でも導入しやすくなっています。

KUZENサポートは、「顧客対応を自動化し、カスタマーサポート業務の負担を減らしたい」、「顧客サポートに優秀なAIを導入したい」という企業におすすめです。

まとめ

今回は、問い合わせ管理システムの概要やメリット、おすすめの製品についてピックアップさせていただきました。

お問い合わせ管理システムを導入することで、カスタマーサポート業務を一本化することができます。

これにより、業務の効率化やコスト削減など、さまざまな効果を得ることができるので、企業は多くのメリットを獲得することができるでしょう。

しかし、問い合わせ管理システムはそれぞれの製品で価格や導入形態が異なります。

セキュリティが不安な方はパッケージ版、安く導入したい人はクラウド版など、予算や目的に合わせて導入形態を選択し、自社が利用したい機能が搭載されている製品を選ぶようにしましょう。