「地震の際、社内や取引先にどんな文面を送ればよいか分からない」
「届いたメールにどう返信すべきか迷う」
このような担当者や従業員の方も多いのではないでしょうか。
大規模災害が発生した際、従業員の安全確保や事業継続（BCP）の観点から迅速な安否確認が不可欠です。
安否確認メールは、送る相手（従業員・取引先）や立場（送信側・返信側）によって目的が大きく異なります。
本記事では、社内・社外の立場や状況に応じた安否確認メールの例文を紹介します。
自社の連絡体制に合わせて調整し、テンプレートとしてご活用ください。
スムーズな安否確認を行うための作成ポイントや、BCP体制整備の必要性まで、ぜひ実務にお役立てください。
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【社内：送信側】地震発生時に送る従業員向け安否確認メール例文
地震発生時、企業が従業員へ送る安否確認メールは「安全の確保を最優先してもらうこと」と「必要な報告項目を明確に伝えること」が最も重要です。
混乱した状況下でも従業員が迷わず短時間で回答できるよう、要点を絞った文面を作成しましょう。
運用方法に応じて「メールへ直接返信する形式」と「回答フォーム（Web）へ誘導する形式」の2パターンがあります。
自社の運用に合わせて活用してください。
メールへ直接返信してもらう場合
専用のシステムやWebフォームを使わず、メールの返信機能を利用して安否を集計する場合の文面です。
件名で緊急性を伝え、本文には返信してほしい項目を箇条書きで分かりやすく記載します。
【件名】
【緊急・安否確認】〇〇県沖地震発生に伴う安否確認（株式会社〇〇）
【本文】
従業員の皆様へ
〇〇株式会社 防災対策本部（総務部）です。
本日〇時〇分頃、〇〇エリアを中心に最大震度〇の地震が発生しました。
まずはご自身とご家族の安全を確保してください。安全を確認できましたら、可能な範囲で本日〇時までに、本メールへ直接返信して以下の項目をご報告ください。
【返信いただきたい項目】
- 本人の状況（無事／軽傷／重傷）
- 家族の状況（無事／被害あり／確認中）
- 現在地（自宅／社内／外出先［具体的に： ］）
- 自宅の被害状況（なし／一部破損／全半壊・避難中）
- 明日以降の出社可否（可能／不可／未定）
- 連絡事項・特記事項（不自由な点や必要な支援があればご記入ください）
回答期限：本日〇時まで（安全確保を優先してください）
※期限内の回答が難しい場合は、安全が確保できてからご連絡ください。危険な場所からの返信や、回答のための無理な移動は行わないでください。
株式会社〇〇 防災対策本部
連絡先：03-XXXX-XXXX / bcp@example.com
回答フォームのURLを案内する場合
Googleフォームや安否確認システムのWeb回答ページを案内する場合の文面です。
回答フォームを利用すれば、従業員が選択肢に沿って回答でき、企業側も結果を一覧で確認しやすくなります。
【件名】
【重要・安否確認】〇〇県沖地震発生に伴う安否状況の回答依頼（株式会社〇〇）
【本文】
従業員の皆様へ
〇〇株式会社 防災対策本部です。
本日〇時〇分頃に発生した地震について、従業員の皆様の安否確認を行います。
まずはご自身とご家族の安全を確保してください。安全を確認できましたら、可能な範囲で本日〇時までに、以下の回答フォームからご回答ください。
▼安否状況 回答フォーム（所要時間：約1分）
https://example.com/safety-check/XXXXX
回答期限：本日〇時まで（安全確保を優先してください）
※上記の回答フォームをご利用ください。
※通信障害などでフォームへアクセスできない場合は、本メールへ直接返信してください。
※期限内の回答が難しい場合は、安全が確保できてからご連絡ください。
株式会社〇〇 防災対策本部
連絡先：03-XXXX-XXXX / bcp@example.com
メール以外の連絡手段や、企業が整えるべき安否確認体制については、企業が行う安否確認の方法や体制づくりもあわせてご確認ください。
【社内：返信側】会社から届いた安否確認メールへの回答例
会社から安否確認メールが届いた場合、まずは自身の身の安全を確保したうえで迅速に回答します。
社内への回答では、丁寧な挨拶文よりも「現在の状況」と「出社可否」を正確かつシンプルに伝えることが最優先です。
ここでは、被害状況別に3つの返信例文を紹介します。
本人・家族ともに無事な場合の返信例文
自身・家族ともに怪我や深刻な被害がない場合の文面です。
無事である旨と、今後の勤務（通常出社やテレワークなど）に問題がないことを明確に伝えます。
【件名】
Re: 【緊急・安否確認】〇〇県沖地震発生に伴う安否確認（氏名：〇〇 太郎）
【本文】
〇〇株式会社 防災対策本部（総務部）御中
〇〇部の〇〇です。現時点の状況を報告します。
- 本人の状況：無事（けがなし）
- 家族の状況：全員無事
- 現在地：自宅（〇〇市〇〇区）
- 自宅の被害状況：被害なし
- 出社可否：現時点では可能（会社の指示に従います）
- 連絡事項：特になし
〇〇部〇〇課 〇〇 太郎
携帯電話：090-XXXX-XXXX
けがや自宅の被害がある場合の返信例文
本人や家族に怪我がある場合や、自宅に家具の転倒・倒壊などの被害が発生している場合の文面です。
どのような支障が出ているかと、出社が難しい旨を伝えます。
【件名】
Re: 【緊急・安否確認】〇〇県沖地震発生に伴う安否確認（氏名：〇〇 太郎）
【本文】
〇〇株式会社 防災対策本部（総務部）御中
〇〇部の〇〇です。現時点の状況を報告します。
- 本人の状況：軽傷（足を打撲していますが、手当て済みです）
- 家族の状況：全員無事
- 現在地：自宅
- 自宅の被害状況：家具の転倒あり
- 出社可否：不可（けがの経過観察と自宅の片付けが必要なため）
- 連絡事項：携帯電話で連絡可能です
〇〇部〇〇課 〇〇 太郎
携帯電話：090-XXXX-XXXX
安否や被害状況を確認できていない場合の返信例文
外出先や避難中に取り急ぎ返信する場合や、家族と連絡がつかず状況が不確定な場合の文面です。
「確認できている範囲の事実」と「確認中であること」を分けて伝えます。
【件名】
Re: 【緊急・安否確認】〇〇県沖地震発生に伴う安否確認（氏名：〇〇 太郎）
【本文】
〇〇株式会社 防災対策本部（総務部）御中
〇〇部の〇〇です。現時点で確認できている状況を報告します。
- 本人の状況：無事
- 家族の状況：確認中（通信障害により連絡が取れていません）
- 現在地：〇〇駅付近の避難所
- 自宅の被害状況：確認中
- 出社可否：判断できません
- 連絡事項：状況が分かり次第、改めて報告します
〇〇部〇〇課 〇〇 太郎
携帯電話：090-XXXX-XXXX
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【社外：送信側】取引先向けの安否確認・お見舞いメール例文
災害発生時、取引先へ送るメールは「安否の確認」だけでなく「被害への災害お見舞い」としての役割を兼ねます。
相手企業の状況が分からない段階で送るため、返信を催促せず、相手の安全と無事を気遣う配慮が最も重要です。
ここでは、地震発生後の標準的なお見舞いメールと、納期・打ち合わせの調整を含むメールの2パターンを紹介します。
地震発生後に取引先へ送るビジネスメール例文
災害発生直後に、相手企業の無事を祈り、状況を気遣うための標準的な文面です。
相手に返信の負担をかけないよう、急ぎの返信は不要であることを伝えます。
【件名】
【お見舞い】〇〇県沖地震発生に伴う状況のお伺い（株式会社〇〇・山田）
【本文】
株式会社〇〇
[部署名] [役職] [相手の氏名] 様
いつもお世話になっております。株式会社〇〇の山田です。
本日〇時頃に発生した〇〇県沖地震について、貴社のある〇〇エリアで大きな揺れが観測されたと知り、皆様の状況を案じております。貴社の皆様およびご家族に、大きな被害が及んでいないことを心より願っております。
大変な状況のなか、お急ぎのご返信には及びません。状況が落ち着かれましたら、差し支えない範囲でご一報いただけますと幸いです。まずは皆様の安全確保を最優先になさってください。私どもにお手伝いできることがございましたら、遠慮なくお申し付けください。
株式会社〇〇
[部署名] 山田 太郎
〒100-0000 東京都千代田区〇〇1-2-3
TEL：03-XXXX-XXXX / Mail：yamada@example.com
納期や打ち合わせの延期・変更に配慮するビジネスメール例文
進行中のプロジェクトや納期、直近の打ち合わせが控えている状況で送る文面です。
相手の安全を第一としつつ、業務の延期・変更について柔軟に対応する姿勢を示します。
【件名】
【お見舞いと業務調整のご連絡】〇〇県沖地震に伴う今後の対応につきまして（株式会社〇〇・山田）
【本文】
株式会社〇〇
[部署名] [役職] [相手の氏名] 様
いつも大変お世話になっております。株式会社〇〇の山田です。
このたびの〇〇県沖地震におかれまして、被災された皆様に心よりお見舞い申し上げます。
貴社の皆様の安全と、1日も早い平穏の訪れを深くお祈り申し上げます。
本日は、現在進行しております「〇〇プロジェクト」の今後のスケジュールにつきましてご連絡いたしました。〇月〇日に予定しております次回ミーティングおよび納品スケジュールにつきましては、状況が落ち着くまで延期・変更等の対応をさせていただきます。貴社の安全と復旧作業を最優先となさってください。
なお、今後のやり取りや業務再開につきましては、貴社のご都合が付き次第、落ち着いたタイミングでご連絡いただけますと幸いです。状況が大変な折り、どうぞご無理なさらないようご自愛ください。
株式会社〇〇
[部署名] 山田 太郎
TEL：03-XXXX-XXXX / Mail：yamada@example.com
【社外：返信側】取引先から届いた安否確認・お見舞いメールへの返信例文
取引先からお見舞いメールが届いた場合は、自社の被害状況や業務への影響、事業再開の目途を簡潔に伝えます。
相手に安心してもらうだけでなく、今後の業務連絡を円滑に進めるためにも重要です。
ここでは、被害状況に応じた3つの返信例文を紹介します。
被害がない場合の返信例文
自社・従業員ともに被害がなく、通常通り業務を行える場合の文面です。
心配して連絡をくれたことへのお礼と、影響がない旨を伝えます。
【件名】
Re: 【お見舞い】〇〇県沖地震発生に伴う状況のお伺い（株式会社〇〇・鈴木）
【本文】
株式会社〇〇
[部署名] 山田 太郎 様
いつも大変お世話になっております。株式会社〇〇の鈴木です。
このたびは、地震発生に際しましてご丁寧なお見舞いメールをいただき、誠にありがとうございました。心より御礼申し上げます。
おかげさまで、弊社におきましては従業員・オフィスともに目立った被害はなく、全員無事が確認できております。
本日も通常通り営業を行っており、進行中の業務につきましても予定通り進めていく見込みです。ご心配をおかけいたしましたが、まずは取り急ぎ無事のご報告とお礼を申し上げます。
今後とも変わらぬお付き合いのほど、よろしくお願い申し上げます。
株式会社〇〇
[部署名] 鈴木 花子
TEL：03-XXXX-XXXX / Mail：suzuki@example.com
被害や業務への影響がある場合の返信例文
自社の社屋・設備が被災した、または停電や交通障害により業務に支障が出ている場合の文面です。
現在の状況と、業務再開の目途について誠実に伝えます。
【件名】
Re: 【お見舞い】〇〇県沖地震発生に伴う状況のお伺い（株式会社〇〇・鈴木）
【本文】
株式会社〇〇
[部署名] 山田 太郎 様
いつも大変お世話になっております。株式会社〇〇の鈴木です。
このたびは、温かいお見舞いのメールをいただき、誠にありがとうございます。
今回の地震により、弊社の〇〇工場では設備の一部破損と停電が発生しており、現在は復旧作業中です。幸い、従業員全員の無事は確認できておりますが、製品の出荷には〇日程度の遅れが生じる見込みです。
現在ご依頼いただいている製品の納品についても、ご迷惑をおかけすることとなり、深くお詫び申し上げます。復旧の目途と具体的な出荷時期が判明次第、改めてご連絡する予定です。
大変ご不便をおかけいたしますが、何卒ご理解とご協力を賜りますようお願い申し上げます。
株式会社〇〇
[部署名] 鈴木 花子
TEL：03-XXXX-XXXX / Mail：suzuki@example.com
詳しい状況を確認できていない場合の返信例文
災害発生直後で、現場の被害調査や全従業員の安全確認が終わっていない段階での返信例文です。
第一報としてお礼を伝え、詳細は追って報告する旨を伝えます。
【件名】
Re: 【お見舞い】〇〇県沖地震発生に伴う状況のお伺い（株式会社〇〇・鈴木）
【本文】
株式会社〇〇
[部署名] 山田 太郎 様
いつも大変お世話になっております。株式会社〇〇の鈴木です。
このたびは、地震に際して心温まるお見舞いをいただき、誠にありがとうございました。
現在、弊社では社内防災対策本部を立ち上げ、全従業員の安否と社屋・設備の被害状況を確認中です。
取り急ぎ、お見舞いへのお礼と現状の第一報をお伝えいたします。
詳しい被害状況や今後の営業体制については、確認が取れ次第、改めてご連絡する予定です。
まずは略儀ながら、書中をもって御礼申し上げます。
株式会社〇〇
[部署名] 鈴木 花子
TEL：03-XXXX-XXXX / Mail：suzuki@example.com
法人向け安否確認メールの内容と作成ポイント
安否確認メールを円滑に運用するためには、相手（社内従業員か取引先か）に応じた文面設計が欠かせません。
緊急時にも迷わず対応できるよう、押さえておくべき3つのポイントを解説します。
件名で安否確認メールだと分かるようにする
災害発生時は膨大なメールやメッセージが行き交うため、一目で用件と優先度が伝わる件名をつけることが最優先です。
- 【緊急・安否確認】 や 【お見舞い】 などの隅付きカッコを冒頭につける
- 災害名（〇〇県沖地震など） を入れる
- 送信者（会社名・部署名など） を明記する
社内向けであれば 【重要】安否確認、社外向けであれば 【お見舞い】 と冒頭に記載することで、受信者が重要度を即座に判断できます。
社内向けは回答項目と期限を明確にする
従業員向けメールでは、回答者の負担を減らし、集計の手間を抑えるための設計が重要です。
- 回答項目を番号付きで箇条書きにする（本人・家族の安否、現在地、出社可否など）
- 回答の選択肢を例示する（例：無事／軽傷／重傷）
- 回答期限を設定する（例：本日〇時まで）
長文の挨拶は省き、「何を・いつまでに・どう答えるか」を明確に示すことで、回答率の向上と集計作業の迅速化につながります。
取引先向けは返信を急かさず確認や催促を控える
被災地域の取引先へお見舞いメールを送る際は、相手の安全と負担軽減を第一に考えます。
- 「お急ぎのご返信には及びません」などの気遣いの一言を添える
- 業務調整や納期変更を切り出す際は「相手の状況を最優先する」姿勢を示す
- 返信の未着に対して催促の連絡は行わない
相手企業が復旧作業や安全確保に追われている可能性を考慮し、配慮を行き届かせた文章を心がけましょう。
安否確認メールをBCPの連絡体制とともに整えよう
安否確認メールは、送る相手と目的に応じて内容を変える必要があります。
社内向けでは回答項目を明確にし、取引先向けでは相手の安全と負担に配慮した文面を心がけましょう。
平時から例文を用意しておけば、災害発生時にも迷わず送信・返信しやすくなります。
従業員の安否確認は、BCPにおける重要な初動対応の一つです。
メール文面だけでなく、送信する基準や回答の集計方法、未回答者への対応、メールが使えない場合の連絡手段まで決めておかなければなりません。
自社の安否確認ルールや連絡体制に不安がある方、BCPの策定・見直しを検討している方は、ミツモルへお気軽にご相談ください。
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