BPMとは？その意味や特徴、メリットを分かりやすく徹底解説！

最近、ビジネス業務改善の方法として注目を集めている「BPMシステム」。

「計画（Plan）、実行（Do）、確認（Check）、改善（Action）のいわゆるPDCAサイクルを回すべきなのは十分わかっている。
でも、そのPDCAサイクルを回すためにいったいどうしたらいいんだろう？」

これは、業務プロセスを管理する多くの経営者や担当者が悩んでいた問題でした。

しかし、近年の急速なITの進化によって、PDCAサイクルをBPMシステムで一元化することができるようになったのです。

今回は、このBPMシステムの特徴や導入するメリットをわかりやすく解説し、最後に、BPMを利用した具体的な業務改善方法をご紹介します。

＜リンクがあればPDCA＞

BPMとは業務改善の仕組みを作るシステム

BPMとは業務改善の仕組みを作るシステムで、業務を管理する手法の一つ。
「Business Process Management(ビジネス・プロセス・マネジメント)」の頭文字を取ってBPMと呼ばれています。

どんなものか簡単に言うと「今ある業務プロセスを可視化し、より良い形へと改善し続ける」システムです。

BPMを導入すると、PDCAを回し続けることできます。
変化の激しいビジネス環境においては「一度システムを構築して終了」「このシステムで問題ないだろう」などと考えず、常に何か問題はないか考えることが大切になります。

「一般社団法人 日本ビジネスプロセス・マネジメント協会」では、「BPM（ビジネスプロセス・マネジメント）は、業務プロセスのPDCAサイクルを回して業務の成果を上げるための、新しいアプローチです」と書かれています。

引用：一般社団法人 日本ビジネスプロセス・マネジメント協会

BPMの目的はビジネス環境への対応力をつけること

BPM導入の目的は、継続的にPDCAを回して業務改善することにより、変化の激しいビジネス環境に対し柔軟な対応をすることです。

業務改善は一度で終わりではなく、その時々のビジネス環境を見ながら常に新しいものに変えていくことで、業務を効率よく効果を高めることができるようになります。

BPMを取り入れるべき業務

BPMを取り入れることのできる業務は、企業の基幹業務、総務や人事などの関節的な支援業務、また経営管理業務などです。

自社で全部門一気にBPMを導入することも、一部の業務だけに導入することもできます。

BPMの最大の特徴は業務改善の継続性

BPMに似たもので「BPR（ビジネスプロセス・リエンジニアリング）」というシステムもありました。
BPRは単に成果の向上を目的として業務改善を行うものですが、BPMはその改善活動を継続的に行う、という特徴を持っています。

また、これまで問題点を探す方法はデータ中心でしたが、BPMは実際に作成した業務プロセスに従って行った業務から、プロセスごとに問題点を抽出し業務改善を目指します。

BPMを導入するメリットは4つ

それでは、BPMを導入するとどのようなメリットがあるのでしょうか？
主なメリット4つをご紹介します。

業務プロセスの可視化

BPMシステムを導入すると、どのような業務プロセスで作業が成り立っているのか、また業務の進捗状況なども可視化できるようになります。

誰が、どこで、今何をしているのかなど、業務の進捗状況をシステムによってリアルタイムで把握できる「見える化」「透明化」が実現します。

業務プロセスの可視化により、人の管理を効率的に行うことが可能となり、トラブル発生時も即座に対応できるようになります。

BPMシステムにより、各業務の非効率的な作業が明らかになるため、改善が必要な作業を容易に発見することができます。

業務プロセスを柔軟に変更できる

継続してPDCAを回し、BPM活動をするためには、定期的に業務プロセスの追加や変更が必要となります。

BPMでは業務プロセスの変更を前提としたツールとなっているため、急激にビジネス環境が大きく変わった場合も、柔軟に対応することができます。

部門間で業務プロセスの情報を共有できる

BPMを導入すると「営業」「販売」「生産」「物流」など、今まで部門ごとに分断されていた業務プロセスでも、情報を各部門で共有することができるようになります。

そのため、部門間での問題提起や業務プロセスの変更なども、それぞれの部門の情報を共有しながらスムーズに進めることができます。

また、情報も従業員同士でも共有できるので、各々のスキルの向上や各部門の業務の効率化に役立ちます。

コスト削減

BPMを導入する場合は、BPMシステムを利用することが一般的な方法です。

BPMシステムには、プログラムを組まずに対応可能な製品があり、業務プロセスの追加や変更の度にツールを開発するコストがかかりません。

BPMを利用した具体的な業務改善方法

BPMの業務改善は、PDCAサイクルを基本としています。
Plan(計画)→Do(実行)→Check(確認)→Act(改善)を繰り返して、その時々のビジネス環境に合わせて業務プロセスを改善し、生産性を高めます。

それでは、BPMを活用して業務を改善した具体的な事例をご紹介します。

難易度の高い専門的な業務を自動化で時間とコストの削減！

設定ファイルの作成や雛形の選択、情報の入力などの単純な作業はほとんど自動化され、21時間かかっていた準備作業が7時間で完了するようになりました。
それに伴い、類似業務にも既存のルールを用いて、よりコストを下げることにも成功しました。

業務の可視化で業務効率UP！事業拡大へ

業務プロセスを可視化した際に作られるプロセス図は、ITシステムの要件定義にそのまま転用可能です。
そのため、BPMの導入の段階で要件定義が既に出来上がっている状態なので、システムの運用開始をスムーズに行うことができます。

BPMシステムツールの選び方のポイント

BPMシステムの製品は様々なものがあり、その製品ごとの機能に特徴があります。
数ある製品の中からどのBPMツールを選んだら良いのでしょうか？

BPMツールを選ぶ時には以下のことを確認するのがおすすめです。

ツールの操作性

BPMツールの操作性は大事なポイントです。

BPMツールの中には、システムをプログラミングなしで構築できる製品があります。

技術の高いエンジニアだけではなく、プログラム未経験の社員でも扱えるような操作の簡単なBPMツールを選んでおくと良いでしょう。

そうすることで、多くの社員がBPMを扱えるようになるため、迅速に業務改善を行うことができます。

ツールの機能

また、主な製品の機能として、業務プロセスの可視化が得意、業務の管理や分析に特化、自由にカスタマイズ可能などの特徴があります。

そして、BPMシステムの提供形態も、パッケージソフト型、クラウド型などの違いがあります。

自社にとって最適なのは、どのような特徴の製品なのか、導入形態は何が良いのか、導入前にBPMを提供している会社に問い合わせてみるのも良いでしょう。

価格

価格も重要なポイントです。

BPMツールの導入によって、どのくらいのコスト削減が可能なのか先に検証しておくことが大事です。

複数のBPMツールを比較して、自社に必要な機能を備えた製品の価格相場を把握しましょう。
そして、削減可能なコストと照らし合わせ、導入に必要な予算を検討しましょう。

BPMツールの導入ならoctpath

octpathは、作業手順が複雑な業務の管理に適したBPMツールです。

主に、下記のような業務を効率的に管理できます。

• サービスの受注後手続き・利用準備業務の管理
• 入社・退社対応
• 問い合わせ・申し込み対応
• コンテンツ制作業務
• イベント・会議の準備
• 備品の在庫管理・発注
• システム運用保守
• 請求管理

こなすタスクのフローを可視化し、作業結果に応じて次にやるべきことを自動で分岐してくれるため、作業者が困ることはありません。悩まずに作業できるため、仕事上でのミスも防げます。

担当者の設定も手軽に行えます。役割分担がはっきりし、見逃しや抜け漏れも起こりません。

進捗状況も一目でわかるため、メンバーごとの忙しさも確認。メンバーの負担を減らしながら、プロジェクト品質の担保もできます。

プロジェクトやタスク管理にお悩みの方は、ぜひ導入をご検討ください。

まとめ

常に変化するビジネス環境の中で企業が生き残るためには、計画→実行→評価→改善を行うことが必須となります。

以前は、これをどう回したら良いのか、経営者や各担当者は頭を悩ませていました。

しかし、BPMシステムを利用することで、このPDCAを継続的に回すことが可能となったのです。

BPMを導入すると、業務プロセスの可視化、環境の変化に柔軟に対応、部門間での情報共有、また結果的にコスト削減することもできます。

実際にBPMシステムを導入してから、飛躍的に業務プロセスを改善し利益をあげている企業も多くあります。

現在、自社の業務プロセスに何かしら問題を感じているのであれば、BPMの導入を検討してみるのはいかがでしょうか？