文書電子化サービスとは！？メリットや今熱いおすすめの10製品をピックアップ

日本の企業の中には、ペーパレス化を推進しているところが非常に多いです。

ペーパレス化は文字通り、紙をなくすことを意味します。

コスト削減や業務効率化など、企業にとってさまざまなメリットがあるため、積極的に取り組む企業がたくさんいるのです。

また、現代社会はテレワークが推奨されています。

働き方改革や新型コロナウイルス感染症の影響によってオフィスで働くという常識が変わりつつあるのです。

しかし、紙として書類を管理しているとテレワーク時に必要な書類を社内で共有できません。

そのため、テレワーク推奨の動きもあり、ペーパレス化は加速しています。

ペーパレス化を推進するための取り組みはさまざまですが、企業の中には文書電子化サービスを導入しているところも少なくありません。

この記事では、文書電子化サービスの基本概要やメリット、人気の文章電子化サービスを10製品ご紹介しますので、興味のある方はぜひ参考にしてください。

基本から理解する！文書電子化サービスとは？

『文書電子化サービス』とは、紙の書類をスキャンして電子化するサービスのことです。

例えば、下記のような書類をPDFデータとしてPCの端末内やクラウドストレージに保存することができます。

• 業務契約書
• 賃貸借契約書
• 領収書
• 請求書
• 履歴書
• アンケート
• 設計図など

製品によっても異なりますが、スキャン専用機を使用するため、書類の数が多い場合でもできるだけ速く書類をデータ化できます。

料金体系は、件数に応じて支払う方法が多いです。

例えば、スキャンは○○円、前さばきは○○円というように、作業と件数で料金が発生します。

スキャニングだけでなく、ホッチキ外しなどにも対応してくれるので、利用すれば企業は負担少なくなく書類を電子化することが可能です。

文書電子化サービスを利用して得られるメリットとは！？

文章電子化サービスを利用すれば、さまざまなメリットを獲得することができます。

具体的にどのようなメリットがあるのかご紹介しますので、興味のある方はぜひ参考にしてください。

保管スペースを確保することができる

1つ目のメリットは、保管スペースの確保です。

紙で保管していた書類をデータ化することで、棚などから書類がなくなります。

オフィス内が広くなるため、ゆとりを持ってデスクを配置することができたり、従業員の休憩スペースとして活用できたりするので、大きなメリットです。

書類管理の利便性の向上

2つ目のメリットは、書類管理の利便性向上です。

紙で保管される書類は経年変化によって日光による“焼け”や破損等が見られるようになります。

部分的に文字が読めなかったり、一部の用紙が紛失してしまったりするケースも多いです。

また、棚や書庫で保管している場合、全体の量が非常に多いため、目的の資料を探すために多くの時間を消費することもあります。

一方、電子化サービスを利用すれば、すべての書類をデータとして扱うことが可能です。

データは紙よりも劣化しづらく、黄ばみが発生したり、一部の書類が紛失してしまったりする心配がありません。

また、目的の資料を探す際もファイル検索を利用することで、素早く見つけ出すことができます。

このように、管理の利便性が大幅にアップするので大きなメリットといえるでしょう。

大量の文章を素早くデータ化できる

3つ目のメリットは、文章を素早くデータ化できることです。

資料を読み込むときはスキャニングを行いますが、スキャン専用機を提供してもらえます。

専用機を使うことで、複合機やプリンターに搭載されているものよりも高速にスキャンを行うことが可能です。

また、資料の中にはホッチキスが付いているものも少なくないでしょう。

データ化する際はそれらを一つずつ外す必要がありますが、そのような作業もサービス提供元が代行してくれるケースもあります。

そのため、大量の文章をPDFで1枚1枚管理したいという企業も利用しやすいです。

さまざまな働き方に対応できるようになる

4つ目は働き方の多様化に対応できる点です。

文章電子化サービスを利用することで、書類をデータとしてストレージに保存することができます。

管理する際、クラウドストレージを利用すれば、社外からでも容易アクセスすることが可能です。

これにより、テレワークなどに対応できるようになります。

現在、企業は新型コロナウイルス感染症等の影響によりテレワークを余儀なくされることも多いです。

企業は働き方の多様化に対応する必要があるため、テレワーク環境を構築できることは十分メリットとなり得るでしょう。

コスト削減

5つ目のメリットは、コスト削減を実現できることです。

文章電子化サービスを利用すれば、ペーパレス化を推進できます。

これにより、用紙の費用やプリンターのインク代などを節約することができるため、コストを大幅に削減することができるでしょう。

【最新】人気の文書電子化サービスおすすめ10選！

人気の文章電子化サービスを10つご紹介します。

料金やおすすめポイント、提供形態について解説しますので、商品を選ぶ際の参考にしてください。

OCRデザイナー文章認識システム

公式サイトはこちらから：OCRデザイナー文章認識システム

OCRデザイナー文章認識システムの特徴

OCRデザイナー文章認識システムは、株式会社ユニオンシンクが提供している文章電子化サービスです。

経済産業省認定のシステムで信頼性が高くなっています。

OCRデザイナー文章認識システムの特徴は、識字率が安定しているという点です。

本製品には金融システム等で使われるOCRエンジンが採用されています。

これにより、安定した識字率を誇るため、文字を修正する手間を大幅に削減することが可能です。

また、多彩な読み取り方法が準備されていることも特徴として挙げられます。

例えば、両面印刷や複数ページの読み取りも可能なため、顧客のニーズに合った読み取り方法で文章のデータ化を行うことができるでしょう。

特に業務の効率化をサポートしてほしい、安定したシステムを導入したいという方におすすめです。

SPA

公式サイトはこちらから：SPA

 SPAの特徴

SPAは、企業のデジタル化を推進する文章活用ソリューションです。

オンプレミスとクラウドサービスの2つのタイプのプランから選択することができます。

SPAの特徴は、電子帳簿保存法に対応している点です。

公益社団法人日本文章情報マネジメント協会から3つの認証を受けています。

電子法に対応できるシステムは、システム整備の負担を減らせられる、安心して文章管理ができるなどのメリットがあるため、非常に魅力的です。

また、活用支援などサポートも手厚いので、まとまった予算を確保できる企業は利用を検討しましょう。

Quickスキャン V5

公式サイトはこちらから：Quickスキャン V5

Quickスキャン V5の特徴

QuickスキャンV5はスキャンの手間を減らしてくれる文章電子化サービスです。

工作機械メーカーや建設業、流通業など業態を問わずに導入されています。

QuickスキャンV5の特徴は、複合機におけるスキャンの作業が大幅に削減される点です。

保存先フォルダとファイル名を複合機で設定するだけでスキャンが完了するため、ファイルの移動やリネームなどを手動で行う必要がありません。

また、検索性能が高い点も特徴です。

ファイル名だけでなく、文章の文字から特定のファイルを見つけ出すこともできます。

そのため、検索に費やす時間を大幅に減らすことができるので、検索のしやすいシステムを探している人のおすすめです。

DX Suite

公式サイトはこちらから：DX Suite

DX Suiteの特徴

DX Suiteは、AI-OCRを採用した文章電子化サービスです。

AI-OCR市場でNo.1を獲得しており、数多くの企業から利用されています。

DX Suiteの特徴は、書類の自動仕分けが可能な点です。

まとめて書類をアップロードするとAIが自動仕分けを行ってくれます。

これにより、業務の効率化を期待することができるでしょう。

また、サポートが充実している点も大きな特徴です。

DX Suiteは伴走支援付きのサービスとなっており、AI-OCRを活用した解決方法に関するアドバイスも受けられます。

さらに、1ヶ月有料トライアルも受けられるため、安い価格で機能性や操作性を試したい方にもおすすめです。

セコムあんしん電子契約サービス

公式サイトはこちらから：セコムあんしん電子契約サービス

セコムあんしん電子契約サービスの特徴

セコムあんしん電子契約サービスは、セキュリティシステムを提供しているセコムトラストシステムズによって手掛けられた文章電子化サービスです。

30日間の無料トライアルが提供されているため、商品選びの際に活用できます。

セコムあんしん電子契約サービスの特徴は、法令対応が可能な点です。

例えば、電子署名法や電子帳簿保存法にも対応しているため、数多くの書類を扱うことができます。

また、厳格な権限で処理を管理できるので、セキュリティに不安のないシステムを導入したい企業におすすめです。

COMITX

公式サイトはこちらから：COMITX

COMITXの特徴

COMITXは、AI-OCRやビックデータを活用した文章電子化サービスです。

Microsoft Azureを利用してシステムを構築し、サービスを提供してくれます。

COMITXの特徴は、リーズナブルにサービスを提供してくれる点です。

ライセンスを一括購入することで各種サービスの低価格化を実現しています。

これにより、導入にかかる負担やランニングコストを抑えられるのでおすすめです。

また、導入に必要な作業負担が少ないことも特徴として挙げられます。

ビジネスアナリストが業務効果を実現するために必要な作業を代行してくれるため、スムーズに利用することが可能です。

最短3日から運用を開始できるため、短時間で利用できるようにしたい企業にもおすすめのサービスになります。

AIよみとーる

公式サイトはこちらから：AIよみとーる

AIよみとーるの特徴

AIよみとーるは、NTT東日本が提供する文章電子化サービスです。

MM総研大賞スマートソリューション部門、AI/IoT分野最優秀賞を獲得しています。

AIよみとーるの特徴は、読み取り精度が高いという点です。

くせのある文字や枠からはみ出した文字なども正確に認識することができます。

20,000文字以上を読み込むトライアルを実施した結果、読み込み精度は96.71％を記録したシステムです。

手直しの手間を大幅に少なくできるので、メリットを感じられる方も多いでしょう。

そのほかにも簡単で見やすい画面や社内システムと連携しやすいといった魅力があり、多くの企業におすすめのサービスです。

BIZXIM SmartFAX

公式サイトはこちらから：BIZXIM SmartFAX

BIZXIM SmartFAXの特徴

BIZXIM SmartFAXは、NTTデータ関西が開発・提供している文章電子化サービスです。

改正電子帳簿保存法に対応しており、クラウド上でFAXを受信し自動で電子化できます。

BIZXIM SmartFAXの特徴は、FAXを使わない業務が可能になる点です。

FAXから受信されたデータはクラウド上で自動的に電子化されて保存されます。

これにより、社外からでもFAXの受信を確認することができたり、資料のチェックを行えたりするので便利です。

社内のFAXや資料管理に課題を抱えている企業は利用をご検討ください。

eas

公式サイトはこちらから：eas

easの特徴

easは、高精度の文章電子化サービスです。

入力精度は99.98％となっており、データ化業務の90％を削減することができます。

easの特徴は、確認作業を委託できる点です。

文章の読み込み結果が正しいかどうか確認してもらうことができるので、文章を正確に電子化できます。

特に、文章の読み込みだけでなく、そのほかの作業も委託したいという方におすすめです。

CLOVA OCR

公式サイトはこちらから：CLOVA OCR

CLOVA OCRの特徴

CLOVA OCRは、チャットツールで有名なLINE株式会社が手掛ける文章電子化サービスです。

読み取り精度は世界最高レベルとなっており、安いコストで利用できます。

CLOVA OCRの特徴は、企業のニーズに合わせてプランを選択できる点です。

3つのプランが提供されており、どのような書類に対応したいのかで選ぶプランが異なります。

例えば、定型書類のみ電子化したい企業はTemplateプランを選択するとランニングコストを抑えてサービスを運用できます。

また、認識精度を高めたい企業は、特化型プランを選択すると精度の向上させることが可能です。

最短2営業日で導入できるので、興味のある方はぜひお問い合わせをご検討ください。

まとめ

今回は、文章電子化サービスの概要や導入によって得られるメリット、おすすめの製品を10種類ご紹介しました。

文章電子化サービスを導入することで、さまざまな書類を電子データとして扱えるため、

オフィスの省スペース化やペーパレス化、コスト削減などさまざまなメリットを獲得できます。

また、現在提供されている製品の中にはクラウドに対応しているものも多いです。

そのため、テレワーク推進にも一役買ってくれるので、働き方の多様化に対応したい企業も導入を検討しましょう。