会社によく置いてあるのが「複合機」、あるいは「コピー機」、「プリンター」ではないでしょうか。
使用頻度が高いのは「コピー機」と「プリンター」、最後が「複合機」です。
しかし、うまく見た目の区別ができず、実際に使ったことのない人は機能の違いもよく把握していない方が多いでしょう。
本記事では複合機のメリット、機能を解説します。複合機について知りたい方は必見の内容となっています。
それぞれの違いを抑えて、複合機を導入する際に参考にして下さい。
目次
複合機とコピー機・プリンターの違いとは？
複合機・コピー機・プリンター、いずれもオフィスでよく使われるものですが、それぞれ機能に違いがあります。
機能の違いを抑えることで、どれを導入するべきかイメージがつくでしょう。
それぞれの機能を把握することで、どれを導入するべきか自ずとみえてくるはずです。
自社の解決したい問題を挙げて、どれが一番解決してくれるか考えながら読んでみてください。
複合機は主に1台4役以上のもの
コピー機とプリンターはそれぞれ機能が違います。しかし複合機は1台で4役以上もの機能が詰まっています。
コピー機を導入後、プリント機能を使用したいとなってもそれはできません。
反対にプリンターを導入後、紙をコピーしたいとなってもコピー機と同じ扱いは難しいでしょう。
ですが複合機であれば、コピー機とプリンターの両方の機能を持っており、
さらには事務作業の負担を軽減させる機能もついています。
「コピー機能、プリンター機能、ファックス機能、スキャナー機能」、これら4役以上が備わっていれば複合機と認識されますが、
機能は年々増加しておりニーズに合わせて広がりを見せています。
複合機にハードディスクを搭載してそこにデータを保存したり、印刷物のデータの暗号化、独自アプリケーションの作成など、
このように複合機は事務作業の負担を軽減してくれる機能がたくさん搭載されているのです。
複合機といってもそれぞれ特徴がありますので、自分に合わせたものを選択しましょう。
コピー機はその名の通りコピーできる
コピー機は名前にコピーとついているように紙のコピーができます。
コピーは日本語にすると「複写、写し」という意味です。別の言い方では複写機とも呼ばれます。
皆さんが利用しているコピー機は、ガラス面に印刷したい紙をセットして、スイッチを押すと同じものが印刷されるというものでしょう。
コピー機はセットした用紙と同じものを出力してくれるのです。
主に紙を利用している企業は、導入すれば手軽に印刷ができるでしょう。
プリンターはプリント機能のみ
プリンターにはコピー機能などがなく、プリント機能しかありません。
プリンターは単体では使わず、パソコンと接続して使います。
パソコン上で作成した原稿のデータをプリンターへと転送して、紙に印刷するのが「プリンター」です。
プリンターは単体で使うのではなく、スマートフォンやパソコンと一緒に使うことが前提で、転送されたデータを印刷するものです。
そのためパソコン上で資料を作ることが多い場合に、プリンターを導入するとスムーズに印刷ができて業務の負担が減るでしょう。
オフィスで主流 “複合機” 5つのメリット
複合機を使う場所はオフィスが多いでしょう。
オフィスで複合機を導入するとさまざまなメリットが得られます。
具体的にどのようなメリットがえらえるのかを5つ紹介します。
複合機を導入したいけど、導入したことによる得られるメリットがわからない企業は参考にしてください。
② 一台多役で省スペース化・業務効率化
③ コストカットも可能
④ いざという時のA3サイズ
⑤ 不要な印刷を減らして環境にも優しく
① 操作が簡単
現在主流の複合機は、タッチパネル式の液晶を採用しています。
これによりボタンで操作することなく、直感的に操作できストレスフリーで使用できるのです。
タッチパネル式だけではなく、機能もひと目でわかるアイコン表示になっており、アイコンの横には機能についての簡易的な説明が記載されているので、
誰でも簡単に使えます。複雑な詳細設定もタッチパネルにより直感的な操作が可能です。
操作が簡単になると、従業員のストレスも減り結果的にミスを減らすことにもつながるでしょう。
② 一台多役で省スペース化・業務効率化
複合機は1台で4役以上もあり、コピー機能、プリンター機能、ファックス機能、スキャナー機能が搭載されています。
本来ならばコピー機能を使えたければコピー機、プリンター機能を使いたければプリンター、と分けていたのも複合機であれば1台で済みます。
必要な機能分だけ機会を置く必要がありましたが、複合機であれば1台で済むので、スペースはコピー機1台とほとんど変わりません。
これにより狭いオフィスでも場所を狭めることなく、広いオフィスはより広く使うことができます。
狭い場所だと気になるのが騒音ですが、現在の複合機は静音設計のものが多いので業務にも支障は出ません。
③ コストカットも可能
複合機は機能が豊富に搭載されているだけではなく、コストカットに役立つ機能も備わっています。
片面を無駄にしない両面印刷機能、白黒印刷による二色刷りなどがあります。
フルカラーの印刷も可能ですので、状況によって使い分け可能です。
複合機を使わない場合でも、常時電源をオンにするのが一般的ですが、
スリープモードやタイマーモードがついていれば消費電力を減らすことが出来ます。
④ いざという時のA3サイズ
コピー機、プリンターでA3サイズに対応しているかどうかは機種によって異なります。
ですが複合機のほとんどはA3サイズの印刷に対応しているので、A3が必要になっても問題なく印刷が可能です。
業務で使用する紙の大きさはA4サイズが一般的ですが、プレゼン資料や掲示板であればA3サイズを使うこともあります。
A3サイズは頻繁に使うサイズではありませんが、いざというときには役立ちます。
⑤ 不要な印刷を減らして環境にも優しく
見たいデータを複合機でスキャンして、USBといったメディアを使えばパソコンに取り込むことができます。
本来ならば都度プリントアウトして閲覧していた会議資料も、スマートフォンでも見られます。
これにより手軽さに加え、不要な印刷物の削減、管理コスト、ペーパレス化の促進が期待できるでしょう。
結果として環境保護にもつながります。
複合機を選ぶポイント
複合機にも種類があり、機能や特徴が異なります。選ぶポイントを押さえておけば製品の選定がスムーズに行くでしょう。
選ぶポイントを紹介しますので、これから複合機を導入する企業は参考にしてください。
② 必要な最低限の機能とはどのようなものか
③ A3以上の印刷やスキャンをするか
① リースかレンタルか購入か
複合機の導入にはリース・レンタル・購入の3種類があります。
よく似ているリースとレンタルの比較、購入をメリットを見ていきましょう。
リース・レンタルの比較
リースは複合機の導入として最も普及しているものです。
リースとレンタルは似ていますが、リースは中長期の利用(最低半年程度から10年程度)となっており、レンタルは一時的な利用(最低1日以上から)となっています。
リース契約は最新・高性能の複合機を低コストで導入できます。
初期コストはなく、毎月利用料金が発生します。新品であれば本体の価格がかかり導入を躊躇いますが、
リースであれば本体の価格は発生しないので導入しやすいでしょう。
レンタルは1日から導入可能で、こちらも初期費用は発生しません。
ただし短期間での使用ですので、お試し感覚で使う企業向けになるでしょう。
購入
購入は本体価格がかかるものの、本体価格を一括で払えば毎月費用はかかりません。
自社で所有できますので、所有権が自分にあり売却・譲渡が可能です。
また契約期間に縛られないので、変えたいと思ったタイミングで他製品に乗り換えられます。
リースやレンタルよりも自由度が高いのがメリットと言えるでしょう。
自由に売却・譲渡をしたい場合はリースではなく購入がおすすめです。
② 必要な最低限の機能とはどのようなものか
複合機にはいくつもの機能が搭載されていますが、必要最低期限の機能とはコピー機能、プリンター機能、ファックス機能、スキャナー機能です。
これらがあれば複合機として認識されるからです。
ニーズが明確であれば、そのニーズに合わせた複合機を導入しましょう。いくら機能が豊富でも、使いたい機能がなければ業務には活かせません。
しかし必要最低限の機能だけではなく、プラスアルファで使いやすさを重要視しましょう。
機能が豊富でも、使いづらいとストレスが溜まってしまいます。
それでは従業員は使いたがらず導入した意味がなくなってしまうので、いった事態を避けるためにも操作性も重要視しましょう。
レンタルしてからリース、または購入をすると失敗をせずにスモールスタートで始められるので、コストを抑えたい企業にはぴったりです。
③ A3以上の印刷やスキャンをするか
先ほども紹介したように、普段使うサイズはA4サイズで、資料を作る際はA3を使うことがあります。
必要であれば、A2やA1を使うこともあります。大きいサイズを印刷できることにあって困るということはないでしょう。
印刷できるサイズが少なければ他のところで印刷したり、新しい複合機を購入したりなど手間がかかりますので、
事前にA3以上の印刷やスキャンをするか確認をしておくことをおすすめします。
意外と知らない複合機の便利なオプション機能
複合機の最低限の機能はコピー機能、プリンター機能、ファックス機能、スキャナー機能の4つですが、先ほども述べたように他にも機能があります。
自身の好きなオプションを追加することもできます。これらをうまく活用することで業務効率化が期待できるでしょう。
意外と知られていない複合機の便利なプション機能について紹介します。
クラウドサービスとの連携
クラウドサービスとはソフトウェアなどをインターネット経由で利用者へ提供しているものです。
複合機はクラウドサービスと連携ができ、クラウド上にデータの保存ができたり、端末から編集作業ができたり、テレワークで活用できたりします。
クラウド上にデータを保存すれば、複合機のタッチパネルから印刷が可能です。
本来ならPCを操作しなければならない作業も、複合機のみでできるのです。
これにより作業効率が上がるでしょう。
他にも複合機でファイルを管理すれば、PCの場所を取らず、紙ではないのでペーパレス化にもなります。
「Google Drive」「OneDrive」と連携すればデバイスから編集が可能です。
デバイスがあればどこからでも閲覧・編集ができるのでテレワークにも活用できます。オフィスに行かずとも仕事ができるようになります。
フィニッシャー
「フィニッシャー」とは数ある印刷したものを部数単位で自動でまとめてくれる(ステープル)機能です。
フィニッシャーは、パンチ穴、なかとじ、Z折り、三つ折り、その他複雑なまとめ方もできます。
フィニッシャーを使うためには、専用の機器を複合機に取り付ける必要がありますが、日頃の資料まとめから解放されます。
フィッシャーにも種類があり、サイドフィッシャーは少ない枚数から多い枚数に対応しているオールラウンダーです。
しかし機能性や拡張性の高さから導入コストが高く、毎月何千枚も印刷するようなオフィスで使われています。
インナーフィニッシャーはコンパクトなのが特徴ですが、ページが少ない資料向けとなっています。
インナーフィッシャー、再度フィッシャーでそれぞれ特徴が異なるので、印刷物の枚数やサイズから判断しましょう。
ICカードリーダー
ICカードリーダーは手間のかかるユーザーIDやパスワード入力を、
複合機にカードをかざしただけでユーザー認証が行えるようにしたものです。
通常ならば都度手打ちしなければならない情報入力の作業がカードをかざすだけで完了します。
セキュリティはしっかりと保たれていて、不正利用もないので心配することはないでしょう。
おすすめの複合機販売会社7選！
② officePLUS+
③ オフィス桃太郎
④ 複合機インフォメーション
⑤ Jimukiki.net
⑥ JimTec
シャープの業務用複合機 / オフィスソリューション
- モバイルやクラウドサービスなどとの連携でオフィスのスマート化をお考えの企業様
- 新設企業様のオフィスインフラコストを抑えたいと考えている企業様
- 既存複合機コストの削減をお考えの企業様
コピホーダイstartia
初期費用0円でなんと月額3,000円～レンタルが可能になっております。
さらに、アフタフォローも万全でトラブル対応～保守、メンテナンスまですべてサポートしてもらえます。
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officePLUS+
officePLUS+は、特に「2021年カラー複合機顧客満足度で1位を受賞富士フイルムの複合機」販売に力を入れており、
高画質で高性能な複合機を安価な価格で手に入れる事が出来ます。
複合機だけでなく電話回線・ネットワークなどオフィスに必要なものをまとめて用意が出来るプランもあるので
開業時や移転時などに相談してみるのがおすすめです。
オフィス桃太郎
その特徴は、リース審査に通りやすいという事です。
約98％が審査を通過しており、他の会社でリース審査が通らなかった企業はこちらに相談してみるのがおすすめです。
複合機インフォメーション
複合機インフォメーションは、豊富なラインナップをそろえており最適な導入をサポートしてもらえます。
富士ゼロックス神奈川（現 富士フィルムビジネスイノベーション神奈川支社） XsellingCampaignにおいて
6年連続MVPを受賞した販売実績があるため、安心して任せることが出来ます。
Jimukiki.net
お客様の要望に沿った適切なメーカーを第三者目線から提案してくれます、
さらに、複数メーカーでの受賞履歴もある為、こちらも安心して任せる事が可能です。
JimTec
ZEROCO
まとめ
本記事ではコピー機・プリンター・複合機の違いと複合機を導入するメリットを紹介しました。
複合機は場所も取らず機能が充実している優れものです。
特にフィニッシャーは大変便利なものです。
普段時間がかかる資料まとめも、フィニッシャーによって大幅に短縮できるでしょう。
どの複合機を導入したらいいのかわからない方はお試し感覚でレンタルを、
購入費用をかけずに中長期の利用をしたければリースを、
所有権を握り自由に使いたければ購入がおすすめです。
是非この記事を複合機を導入に役立ててください。
