【徹底比較】コラボレーションツールとは？おすすめツール16選！無料で使えるツールもご紹介！　

仕事をより効率化するには適切なアプリを活用するのが大事です。

そこで利用したいのがコラボレーションツールです。

コラボレーションツールを利用することで「会社にいないから業務ができない」「隙間時間に業務をしたい」といった悩みを解決できます。

しかしコラボレーションツールを知らない方やどのツールを利用するべきなのか分からない方もいるでしょう。

そこでこの記事ではコラボレーションツールからパソコンだけではなく、スマホアプリからでも利用できるツールについて紹介したいと思います。

コラボレーションツールとは？

コラボレーションツールとはなんなのか、コラボレーションツールについて、機能など基礎情報について紹介します。

コラボレーションツールとは

ビジネスは1つのプロジェクトに対して1つのチームが作られ、チームで取り組みます。

またプロジェクトによってはさまざまな部署から人員を選定したり、外部から人員を持ってきたりして業務を進めることもあります。

そこで利用したいのが、ファイルの共有やスケジュール管理をサポートしてくれる「コラボレーションツール」になります。

コラボレーションツールには上記で紹介した機能の他にも、コミュニケーションを円滑してくれる機能だったり、

情報共有をスムーズにしてくれる機能が揃っていたりと生産性を向上してくれるツールになっています。

コラボレーションツールは社内のチームメンバーだけではなく、社外との取引、顧客との共同作業でも効果を発揮してくれる機能です。

コラボレーションツールが普及するようになった理由

コラボレーションツールが普及するようになった理由は、テレワークや在宅勤務、遠隔勤務などによる多様な働き方が理由です。

実際に顔が見えずオンライン上でやりとりを行うテレワークなどは、情報共有や社内コミュニケーションの難しさが挙げられます。

顔が見えずとも情報共有ができコミュニケーションを円滑にできれば、組織は活性化し、より業務に集中できるようになります。

そこでオフィスに出て直接コミュニケーションをとるのと差がないようにするべく、利用されるのがコラボレーションツールです。

多様な働き方が主流となった今、コラボレーションツールはたくさんの企業に利用されるようになりました。

コラボレーションツールの機能について

コラボレーションツールの機能は主に以下の2つです。

上記の2つについて詳しく見てみましょう。

情報共有をスムーズにする機能

情報共有をスムーズにする機能位は主に以下の4つの機能があります。

• 社内Wiki

社内のナレッジ共有の場があれば、知識の共有ができ組織全体の業務レベルが上がります。

分からないことがあれば社内Wekiを見て解決できるので、お問い合わせをする手間や回答する手間も省け、全体的に業務効率化へとつながります。

• タスク管理・プロジェクト管理

どのメンバーがどのくらいの業務まで進んだのか進捗の確認ができます。

後どのくらいのスピードで業務を行えば業務が完了するのかなど、プロジェクトに工程を可視化できます。

工程を可視化できれば作業漏れをなくすことも可能です。

• スケジュール管理

社員の予定を共有することで会議の予定が組みやすくなります。

• オンラインストレージ

オンラインストレージを使えば場所を問わずに、ファイルの共有ができるようになります。

大容量のデータでも行えるので、使い勝手が良いのが特徴です。

コミュニケーションを活性化する機能

コミュニケーションを活性化させるには主に以下の2つの機能があります。

• Web会議・ビデオ通話

音声のみならず、カメラがあれば顔を見ながらコミュニケーションが取れます。

遠隔地同士のやりとりでも、オンライン上でやりとりが行えます。

複数名や大人数での開催ができるので、さまざまな場面で活用できるでしょう。

画面共有機能があれば資料や議事録を作成する必要がなくなり紙媒体が不要になります。

画面録画機能があれば、後から会議内容をチェックできます。

• チャットツール

チャットツールはビジネスメールよりもフランクにできるのが特徴で、気軽にやりとりができます。

進捗確認・申請・承認作業などもチャットで行えばスムーズに業務が進むでしょう。

上記の機能を場面に合わせて使うことで、業務の効率化・ストレスが減ることが期待できます。

コラボレーションツールのメリット

コラボレーションツールには全体的に業務を効率化してくれるメリットがあるのは分かったでしょう。

実はコラボレーションツールには業務効率化以外にもさまざまなメリットがあるのです。

具体的にどのようなメリットがあるのか詳しく見てみましょう。

コミュニケーションが円滑に進む

これまでにコミュニケーションツールとして使われていたメールは形式的な文章が決まっているため、文を打ち込み送信するまでに時間がかかっていました。

しかしチャットツールであれば形式が決まっていないので、気軽にテンポよく会話ができます。

チャットツールによってコミュニケーションへのハードルの高さが下がり、よりコミュニケーションがしやすい環境を形成できます。

場所を問わない

コラボレーションツールは基本的にクラウドサービスですので、インターネット環境さえあれば場所を問わず利用できます。

マルチデバイス機能があればPC以外でもスマートフォン、タブレットからの利用ができ、すぐにコミュニケーションを取れるようになります。

場所を問わずにツールが利用できるのは大きなメリットでしょう。

プロジェクト管理

複数人規模で行うプロジェクトで難しいのが、プロジェクト管理でしょう。

誰がどこまで作業を終わらせていて、後どのくらいの作業なのかを把握しなければ順調に作業ができているか不安になります。

そこでプロジェクト管理を使えば、タスクの進捗情報が分かるようになり、プロジェクトを進めやすくなります。

チームのリーダーだけが使うのではなくメンバー全員が使えこなせば、大きな業務効率化ができるでしょう。

コラボレーションソフトの選定ポイント

コラボレーションソフトといって製品によって特徴や機能が異なり、どれを選択すればいいのか分からない企業も多いでしょう。

選定ポイントとしては主に3つです。

これからコラボレーションソフトを導入する企業は参考にしてください。

必要な機能は揃っているか

コラボレーションソフトのメリットは業務を効率化できることです。

とはいえ、使わない機能が多かったり、製品自体に必要な機能がなかったりすれば業務効率化ができません。

導入後に「使わない機能ばかり」とならないように導入前に自社に必要な機能が揃っているかしっかりと確認するようにしましょう。

機能が豊富であればコストがかかる場合が多いので、コストの面から見ても必要な機能が揃っているソフトがおすすめです。

まずは自社の抱えている課題、導入する目的をはっきりとさせましょう。

使いやすいか

ツールを導入しても使いにくければ、社内に浸透しません。

社内に浸透しなければ導入した意味がなくなります。

そのため知識が少ない社員でも使えるかどうかを確認してから導入するのがおすすめです。

有料のツールもありますが、ツールによっては導入前に無料でお試しもできます。

まずは無料でお試しをしてから導入するかどうか決めると良いでしょう。

セキュリティ面

顧客情報や社内の情報を扱う上で気を付けたいのがセキュリティ面です。

セキュリティ面がしっかりとしていなければ、社内や顧客情報が外部に漏れて信頼を失い大きな損失が出ます。

コラボレーションソフトの多くがクラウドサービスですので、サポート体制やセキュリティ面にどの程度の力を入れているのか確認するようにしておきましょう。

おすすめのコラボレーションツールを16選紹介

ここではおすすめのコラボレーションツールを16選を紹介します。

コラボレーションツール選びに困っている企業はぜひ参考にしてください。

Kintone

Kintoneはサイボウズ株式会社が提供するサービスで、約1万社に導入されているツールです。

誰でも簡単にシステムが作れるチームワークプラットフォームとなっているため、チームでのプロジェクトにうってつけです。

コミュニケーション機能は多種多様で社内でのやりとりはもちろん、社外でのやり取りでも大きく活躍します。

グラフやデータを使用してコミュニケーションができるため、視覚的にも分かりやすいでしょう。

box

boxは株式会社Box Japanが提供するサービスで、ビジネスに特化しているのが特徴です。

コンテンツマネジメントプラットフォームで、いつでもどこでも安全にファイルのアクセスが可能です。

容量も無制限ですので、容量を気にせず使えます。またバージョン管理を自動で行ってくれるのでとても便利です。

Slack

Slackはビジネス向けのチャットアプリで、IT業界を中心に利用されています。

日本だけではなく世界中で大人気のチャットアプリで、知名度も抜群です。他サービスと連携可能でタスク管理ツールと連携すればタスクの情報をSlackで流せます。

カスタマイズ性も非常に高くオリジナルの絵文字を作成したり、botを利用できたりと自分好みにアレンジができます。

どんな種類のファイルでも共有できますので、機能の高さは抜群です。基本的には無料で利用できるのも魅力的です。

チャットワーク

チャットワークはSlack同様ビジネス向けのチャットアプリです。

ログイン時間や既読機能がないため、好きなときにメッセージの確認ができて作業に集中しやすくなります。

グループチャットもできるので複数人でのコミュニケーションでも安心です。

チャットワーク独自の絵文字があり、堅くなりがちな文章も絵文字の利用でフランクな感じを演出できます。

返信機能もあるため誰に対しての返信なのかも分かりやすいです。

タスク管理を使用すればグループチャット内でどのタスクが発生していて、どのタスクが終わっているかを見ることができます。

Backlog

Backlogはウェブ開発やソフトウェア開発、大手広告代理店などさまざまな業種で利用されています。

プロジェクト管理に必要な機能が揃っているため、プロジェクト管理をしやすくしたい企業にぴったりなツールです。

プロジェクトの進捗管理を一目で把握できますので、複雑なプロジェクト管理にもおすすめです。

コミュニケーション機能のみならず進捗管理をしたい企業におすすめです。タスク管理は期限以外にも優先度の設定もできるので、さまざまな場面で活用できるでしょう。

コミュニケーション機能では絵文字、アイコン、スター機能があるため気軽にコミュニケーションができます。

Zoom

ZoomはアメリカのZoom Video Communications社が提供するツールです。

テレワーク・リモートワークが主流となった今、さまざまな企業で急速に使われるようになりました。URLを共有すれば簡単にWeb会議に参加できるため、準備に時間もかからずお手軽です。

バーチャル背景もあり、自室でWeb会議を行うとしても、背景を気にせず会議ができます。

Windows、Mac問わず利用でき、スマホもiOS、Android問わず接続可能です。リモートワークを行うならば是非導入したいツールの1つです。

Microsoft Teams

Microsoft TeamsはMicrosoft社が運営する「Office 365」のチームコラボレーションサービスです。

最大10,000人のライブイベントができますので、大規模なウェビナーや全社におすすめです。リアルタイムノイズ抑制によってストレスなくコミュニケーションが取れます。

セキュリティ機能も信頼できるものですので、安心して導入できるでしょう。word、Excelなどのオフィス製品と連携すれば、共同作業も可能です。

サイボウズOffice

サイボウズOfficeは国内のグループウェア市場で10年連続シェアNo. 1のグループウェアであり、多くの企業が導入しています。

機能は掲示板やTodoリスト、カレンダー、ファイル共有と充実しています。

グループウェア選びに困っている方はサイボウズOfficeがおすすめです。

無料お試し期間は30日間あるので、導入前に使用感を確かめられるでしょう。

Google Workspace

Google Workspaceは無料で始められるため、導入しやすいのが特徴です。

機能も豊富ですので、導入後に不満を覚えることもないでしょう。

管理者機能で社員のアカウントを一元管理でき、大切な情報を守ってくれます。

導入後は企業ドメインとメールアドレス、ストレージ容量が付与されて、サポートを24時間365日受けられます。

安心して利用できるための工夫がされていますので導入しやすいでしょう。

Microsoft365

Microsoft365は日本Microsoft株式会社が提供しているサービスです。

PCだけではなくスマートフォン、タブレットから利用できるのでいつでもどこでもOfficeアプリを利用できます。

紙は不要で業務プロセスをシステム上で自動化してくれるので、紙のコストも減るでしょう。

高度なセキュリティ機能で安心して利用できます。

Trello

Trelloは世界中で数百万人に利用されている無料プロジェクト管理ツールです。

シンプルで使いやすいデザインと操作性が特徴で、幅広い社員に利用されるでしょう。

iOS、Androidに対応しており、導入しやすいのが特徴です。

制限があるものの無料で利用できるので、コストを抑えたい企業におすすめです。

Aipo

Aipoはチームで共同作業がしやすくなるための機能が充実しています。

必要な機能を1つから購入できます。チャットやチームの予定をすぐに把握できるカレンダー、タスク管理など必要な機能を選んで導入できるのが特徴です。

直感的に使えるツールですので、導入しやすいでしょう。迅速なチャットサポートで安心して利用できます。

Redmine

Redmineはオープンソースですので完全無料で利用できるプロジェクト管理システムです。

自社サーバーにインストールして使うオンプレミス型となっています。

iOS、Androidで使える無料のスマホアプリもあるので利用しやすいでしょう。

プロジェクト管理システムを導入したいものの、コストを気にする企業におすすめです。

Crowi

Crowiは無料かつオンプレ環境で利用できるwikiツールです。

もともと、メルカリなどの大手企業でも導入されており、そのシンプルさから使いやすさは抜群です。

シンプルなUIで見やすいのが特徴で、コストを抑えつつ導入したい企業はCrowiがいいでしょう。

esa

esaはチームの皆で育てるドキュメントというのをモットーに作られた情報共有サービスです。

不完全でもコードを公表でき、まさにチームの皆で育てるドキュメントとなっています。

チャーミングなデザインで使っていて楽しくなるサービスです。

60日間の無料トライアルで自分に合っているかどうかしっかりと見極めながら導入できます。

Strap

Strapはリモート業界で使われることを目的に作られた「ホワイトボードツール」です。

データはクラウドで管理されていて、アクセスがしやすくなっています。共同作業をするには大変便利な機能です。

費用は公表されていないため導入の際は問い合わせる必要はありますが、無料トライアルがあるので使用感を確認してから導入できます。

Strapは海外発信ですが、日本語も通じるので安心して導入できるでしょう。

コラボレーションツールを導入して業務効率化しよう

コラボレーションツールを導入すればコミュニケーションが円滑になり、プロジェクト管理もしやすくなります。

しかしツールによって特徴や機能が異なるため、自社の課題を明確にしてから解決にあったツールを導入しましょう。

自社に合ったコラボレーションツールが導入できれば、業務効率化ができるでしょう。