PBX（構内交換機）とは？基礎知識やビジネスフォンとの違いを分かりやすく解説！

ビジネスシーンでもメールやチャットでのテキストコミュニケーションが増えているとはいえ、

未だ対面や電話によるボイスコミュニケーションは多いものです。

特に電話周りの環境は、業務効率や生産性に大きく寄与する項目だと言えるでしょう。

今回は、PBX（機内交換機）に関する基礎知識を解説します。

ビジネスフォンとの違いにも触れますので、概要を理解したい人はぜひ目を通してみてください。

PBX（構内交換機）とは

PBX（＝Private Branch eXchanger）とは、機内交換機のことを指します。

オフィス用の電話機は、一般家庭における固定電話と異なり、さまざまな機能がついています。

稀に、「PBX＝電話機」という認識の方もいますが異なりますので注意しましょう。

これらの機能を利用するために必要なものがPBX（機内交換機）であり、複数の電話機や電話回線をつなげる役割を果たします。

PBXでできること

まずは、PBXでできることを紹介します。

導入するとどんなメリットがあるかを知るきっかけにもなりますので、参考にしてみましょう。

①外線を内線電話機に接続させる

外線にかかってきた電話を、内線電話機に接続させられます。

これにより、電話先の顧客から特定の担当者の呼び出しを依頼されたときも、受電した電話機の元に担当者を呼び出さずともよくなります。

誰もが自席についたまま自分宛の電話を受け取れるため、業務の手を止めることなく対応できます。

昔ながらの家庭電話のように人を電話に呼ぶのではなく、電話を人につなげられるようになった、とイメージするのがよいでしょう。

②内線を内線電話機に接続させる

PBXの導入により、外線だけでなく内線を内線電話機に接続させることも可能になりました。

社員同士のコミュニケーションに便利であり、別部署からの電話をつなぎやすいことが特徴です。

特に、代表回線で多くの電話を受けて各部署につなげたい場合や、

大規模オフィス等で社員が直接行き来する負担が重い場合、PBXによる内線接続をした方がいいと言えるでしょう。

メールやイントラネットだけに頼った社内情報共有を防ぐ意味でも、効果的です。

③事前に設定された宛先に電話をつなぐ

ひとつの電話回線にひとつの電話番号が割り振られるため、事前に設定された宛先に電話をつなぐことが可能です。

例えば、人事部に電話をしたい場合、人事部の電話番号をプッシュしてダイヤルすれば直接人事部に架電できるのです。

一見すると当然の機能であるように思われがちですが、人事部宛の電話なのにオフィスの全電話機が鳴ることを防げるため、受電効率がよくなるでしょう。

ひとつのオフィスに複数の外線向け電話を入れたいとき、特に便利です。

④発信元電話番号を選択して電話をかける

PBXを導入することで、発信元電話番号を選択して電話をかけられます。

代表回線・社内用外線・同オフィス内でのみ使用する内線など、

ひとつの電話機に複数の発信元電話番号を設置できるため、用途に合わせて使い分けられるのです。

また、複数の部署を兼任している人や、役員・代表など対外取引の多い人のデスクに設置するのもよいでしょう。

電話を受ける相手も「毎回異なる電話番号からかかってくる」というストレスを減らせるため、双方にとって使い勝手がよいのです。

⑤スマートフォンや別の電話機に転送する

オフィスにかかってきた電話を、スマートフォンや別の電話機に転送することができます。

リモートワークで全社員がオフィスにいないときや、夏期休暇など長期休業時の緊急連絡先として登録したいときに便利でしょう。

また、営業など外回りの多いモバイルワーク社員が、自席にかかってきた電話を手元のスマートフォンで受けることも可能です。

働き方改革とも相性がよく、中小企業・零細企業でのPBX導入も増えていきます。

⑥保留電話を他の人が取って対応する

外線・内線共に、保留中の電話を他の人が取って対応可能です。

その際自席から動く必要はなく、作業の手を止めずに対応できることがメリットだと言えるでしょう。

よくある「〇〇さん、外線2番にお電話です」というやり取りは、まさにPBXによって成り立っていることが分かります。

ビジネスフォンとの違い

次に、PBXとビジネスフォンの違いを詳しく解説します。

それぞれのメリット・デメリットを詳しく知り、自社にどちらを導入するか検討していきましょう。

ビジネスフォンとは

ビジネスフォンとは、複数の外線と内線を共有できる電話機のことを指します。

PBXと共有する機能も多いですが、中小企業での導入が多いスタイルであり、複数支店を持たない事業所で多く活用されています。

反対に、複数支店を持つ大企業や、オフィスフロアが分かれている企業ではPBXが主流です。

違い①：設置できる電話機の数

PBXとビジネスフォンの代表的な違いとして、設置できる電話機の数が挙げられます。

ビジネスフォンは最大50台程度であるのに対し、PBXではそれ以上設置可能です。

大企業にビジネスフォンが向いていない理由は、物理的な電話機の数によるものが大きいと言えるでしょう。

違い②：オフィス形態

ビジネスフォンは、支店のない単独事業所にのみ導入されます。

支店が1ヶ所しかない場合、支店と支店との間で電話を転送する必要がなく、ビジネスフォン向きだと言えるでしょう。

反対に、複数支店を持っている場合や複数フロアにオフィスがまたがっている場合は、PBXの方がおすすめです。

違い③：電話相手の種別

ビジネスフォンは、基本的に対社外との受信・発信がメインです。

社員同士の顔が見える程度の規模で導入されることが多いため、内線と内線をつなぐ必要がなく、そもそも内線を設置していないことも少なくありません。

一方でPBXの場合、社外・社内共に対応することが前提であり、内線の設置が欠かせません。

また、社員だけが使う裏外線なども存在するため、複数の電話回線を引いていることもあるのです。

違い④：機能

ビジネスフォンとPBXは、それぞれ機能面での差があります。

例えばビジネスフォンの場合、発着信の利便性が追及されます。

かかってきた電話をスマートフォンや別の電話に転送したり、通話を録音して記録したり、相手によって着信音を変えたりすることが可能です。

また、なかにはドアフォンやオフィス施錠など外部装置と連携し、鍵が解除された瞬間にワンコールだけ鳴らして知らせるような機能も存在します。

の場合、支店やフロア間を結んで内線をつなげる、社内情報共有の利便性が追及されます。

社内通話用の専用回線を設置するだけでなく、システムと連携した電話帳発信や顧客名簿表示機能をPBX備えているケースも多いです。

そのため、大規模コールセンターなどでの導入も進んでいます。

違い⑤：接続できる周辺機器

PBXは、電話機と周辺機器を接続できます。

オフィス内のパソコンと接続して自動書記をおこなったり、発信元を特定する顧客情報管理システムと連携したりすることが可能です。

また、スマートフォンを電話の子機のように使ってオフィス内を移動しながら話すこともでき、利便性が高いと言えるでしょう。

ビジネスフォンの場合、上記のような接続機能はありません。

違い⑥：システムの安定性

ビジネスフォンの主装置はCPUであり、システムダウンしづらいことがメリットとして挙げられます。

電話回線そのものがシャットダウンされてしまった場合は別ですが、基本的に自社だけ電話ができないというようなリスクを減らしやすくなるでしょう。

停電にも強いため、新聞社・テレビ局などのマスコミや公官庁では、PBXだけでなくビジネスフォンも必ず設置されています。

一方PBXの場合、システムダウンや大規模停電が起こったときに脆弱性が現れます。

複数拠点で同時に電話がつながらなくなってしまうため、取引先や顧客にも大きな迷惑を与えてしまうでしょう。

そのため、高性能CPUを二重で実装するなど、万が一のときのリスクヘッジが欠かせません。

PBXの種類

次に、PBXの種類を紹介します。

主に「IP-PBX」と「クラウドPBX」に分かれるため、それぞれの特徴を探りましょう。

IP-PBX

IP-PBXは、オフィス内に配線されたLANケーブルを通して通話します。

従来とPBXのようにアナログ回線やISDNを要さないため、スマートフォンを内線電話として使用できます。。

ハードウェアタイプのIP-PBXであれば従来のPBX同様に専用機器の設置が必要ですが、その分通信効率が上がります。

ソフトウェアタイプのIP-PBXであれば、専用機器の設置がいらず、工事期間を設けることなく即日使用開始できることが魅力です。

クラウドPBX

クラウドPBXは、その名の通りクラウド上に設置されたPBXを使って通話します。

スマートフォンなど周辺機器との接続ができることはIP-PBXと同様であり、

かつLANを引かないためオフィスレイアウトの変更や移転・増設・撤去があっても対応しやすいことがメリットです。

ネットワークを通して通話する形式なので、柔軟性が高い方法だと言えるでしょう。

その分、ネットワーク環境が遅かったりネットワークが切れてしまったりすると電話も使えなくなります。

PBXの選定方法

次に、PBXの選定方法を紹介します。

導入してから「こんなはずではなかった…」と後悔することのないよう、選ぶときの基準を設けておきましょう。

1.コスト

まず比較・検討すべきは、コスト面です。

特に、PBX導入時の初期コストである設置費・工事費などは必ず確認しておきましょう。

また、不定期で発生するメンテナンスコストや、月額利用料などのランニングコストも必須のチェック項目です。

ハードウェアタイプのPBXであれば定期的な買い替えが必要になるため、いつ頃いくらかかるかも含め、試算しておきましょう。

2.設置の手間

PBX設置に際し、どれくらいの手間・期間がかかるかを比較します。

特にPBX専用機器やLANケーブルの設置が必要な場合、手間が増えることを覚悟しておきましょう。

場合によってはオフィスの什器を動かす必要もあるため、営業時間外や休日に対応する必要が出てきます。

クラウドPBXのようにソフトウェアやシステムをインストールすればすぐ使える場合、手間は大幅に削減可能です。

3.機能

自社が求めている機能が十分備わっているか、事前に確認しておきましょう。

そのためには、PBXでどんなことができるのか、自社がPBXに何を期待しているのか、明確にしておく必要があります。

自社のニーズがはっきりしていれば自然と理想像も見えてくるため、あとはギャップがないか丁寧に確認していけば問題ありません。

反対に、ニーズがはっきりしていないまま検討を進めると、

「どれもよさそうだけどどう選べばいいか分からない」という袋小路に陥ってしまうため、要注意です。

4.セキュリティ

セキュリティ対策を考えてPBXを選択する方法もあります。

クラウドPBXの場合、ネットワーク環境下で通話するため、

外部からのアクセスや録音を完全にシャットアウトできない可能性を検討しておく必要があるでしょう。

ほとんどのクラウドPBXでは高いセキュリティレベルを設けていますが、複数比較してみることが大切です。

何よりもセキュリティレベルを重視したい場合は、オンプレミス型のPBXがおすすめです。

5.変更の柔軟性

オフィスの移転・増設・規模の拡大（もしくは縮小）があったとき、PBX環境の変更に期間・コストがかからないか検討していきましょう。

また、今後社員数拡大路線を検討している場合、社員数増加に伴って莫大な電話コストがかからないかも検討しておく必要があります。

変更に対して柔軟性があるか知っておけば、5年後10年後になってもミスマッチが生じにくくなるでしょう。

PBX導入時の注意点は？

最後に、PBX導入時の注意点を紹介します。

前述のPBX選定方法と併せてチェックし、ミスマッチにならないよう対策していきましょう。

①必ず複数業者を比較する

PBXは、提供会社もサービス名も多岐に渡ります。

電話通信に強みを持つ誰もが知っている大手通信会社もあれば、ネットワーク環境に強い通信会社やセキュリティ会社などもPBXの提供に乗り出しています。

名前を聞いたことのある業者はもちろん、それ以外にも幅広く目を向け、比較・検討していきましょう。

自社の規模や、希望するコスト・手間・期間・機能などに合うか調べ、理想に近いものを選ぶのがポイントです。

②長期的なランニングコストを試算する

PBXを設置する際は、導入時の初期コストいだけでなく、長期的にかかるランニングコストについても試算する必要があります。

多くのPBXでは月額利用制を導入しているため、利用する回線の数はオフィス数によって金額が変動することを理解しておきましょう。

また、設置する電話機の個数に応じて料金が変動することもあり、会社の規模拡大に応じて莫大な金額になることも少なくありません。

PBXの切り替えにはそれなりの手間がかかるため、なるべく始めの段階で柔軟性のあるものを選んでおくとよいでしょう。

③口コミや評判も事前に調査しておく

可能であれば、口コミや評判も事前に調査しておきましょう。

自社と規模感が似ている会社や、同業他社が使用しているPBXに関する情報を仕入れられれば、検討の材料となります。

また、既に取引のある会社に雑談を兼ねて聞いたり、ビジネス誌やビジネスセミナーでの情報を参考にするのもよいでしょう。

特にクラウドPBXの場合、ネットワーク環境がダイレクトに通話環境に影響するため、音質に関する口コミはチェックが欠かせません。

「安いけれど肝心の電話内容が聞き取りづらい」ということのないよう、時間をかけてリサーチしましょう。

④今の電話番号が使えない可能性がる

NTT東西日本の光回線以外の回線を利用している場合は、特に注意が必要です。

クラウドPBXではNTT東西日本の光回線以外の回線にしか対応していないため、どうしてもクラウドPBXを使いたい場合、電話番号の変更が必要です。

名刺・パンフレット・HP・提案用資料・ノベルティに記載している電話番号を変更するほか、管轄の市区町村・税務署・労働基準監督署・年金事務所・健康保険協会など公官庁及び公的機関への変更連絡も欠かせません。

取引先にも都度連絡し、企業規模によっては株主やステークホルダーに向けたプレスリリースの発行も必要です。

また、フリーダイヤルや050ダイヤルにも対応しているかなど、細かく確認しておくとよいでしょう。

⑤サポート体制や方法を事前にチェックしておく

サポート体制や方法をチェックしておくことで、万が一のトラブル発生時にも安心して頼ることが可能です。

特にソフトウェアタイプのPBXやクラウドPBXを導入する場合、オンボーディングが丁寧な業者を選定するとよいでしょう。

ソフトウェアのインストール方法から社員への的確な説明方法まで、細かくサポートしてくれる可能性が高まります。

また、サポートはメール・チャットだけなのか、電話や直接訪問でも対応してくれるのか、対応幅も見ておくとより安心できます。

⑥導入までの期間を試算しておく

導入までの期間は正確に試算し、完了までのスケジュールを立てておきましょう。

なるべく閑散期を狙ったり、スケジュールに余裕を持たせたり、十分な対策をすることが欠かせません。

これを怠ってしまうと、繁忙期とPBX設置が重なって電話環境の利便性が損なわれたり、最悪の場合電話回線がつながらないまま営業時間を迎えたりすることが考えられます。

社内だけでなく社外にも大きな影響を及ぼす可能性があるため、事前に業者と相談しながら決めていきましょう。

⑦オプションコストを見落とさない

PBXによっては、オプションコストが発生する場合があります。

例えば、通話録音機能・エントランスの電話から担当者のスマートフォンに直接つながるMOT/Phone機能・会議室グループを作成して大人数で通話できる音声会議機能などは、オプションになる可能性が高いです。

また、通話履歴を勤怠管理システムと連携したり、3コール以上出られない場合は別オフィスの電話につなげたりする機能も、オプションとなることが多いでしょう。

自社にとって欠かせない機能であればオプションをつけ、反対に不要な機能であれば断り、適切な利用環境を整備していくのがポイントです。

本当におすすめのクラウドPBX3選！！

こちらでは、おすすめのクラウドPBXをご紹介します。

実績もあり、安心のPBXのみを集めました。

Arcstar Smart PBX（NTTコミュニケーションズ株式会社）

NTTコミュニケーションズ株式会社が提供するArcstar Smart PBXは、PBXやビジネスホンを使用せずに、クラウド上にあるIP電話サーバーによりPBX機能と内線機能を実現するクラウド型PBXサービスです。

PBXやビジネスホンのクラウド化により、設備・保守コストを削減。スマートフォンやPCなど多様なデバイスで、ロケーションを問わず無料で内線電話を利用できます。

また、BCP対策として企業や自治体への導入実績もあるのでBCP対策として導入するのもありです。

SPICA（株式会社メガ）

SPICAとはテレワーク環境に対応したクラウドPBXです。

NTTの固定電話やIP電話の番号をApple、Google公式のアプリで連携させた新しいかたちの電話サービスです。
スマホ・PCにインストールするだけでご利用できます。（※IP電話機も接続可能）
テレワーク環境に最も適した次世代のビジネスフォンサービスです。

ひかりクラウドPBX（NTT東日本）

ひかりクラウドPBXは、社内外との通話機能をクラウド上のサーバから提供するサービスです。
ビジネスフォンをご検討中の方やテレワークでのご利用にもオススメです。
専用アプリケーションを用いることで、スマートフォンを内線化することや、自宅や外出先からオフィスの電話番号で受発信が可能になります。

まとめ

PBXは、オフィス通話環境を格段に向上させるためのツールです。

自社がどんな通話機能を求めているか、何のためにPBX導入を検討しているのか明確にすることで、選定は大幅に楽になるでしょう。

閑散期を狙ったりスケジュールをしっかり立てたり対策をおこない、現場や取引先の負担なく導入していくことをおすすめします。