非常事態発生時にも事業を継続させるためには、最低限の業務遂行ができるだけの従業員を確保する必要があります。
その際に必要なのが、従業員に対する安否確認です。
現在では安否確認の手段として、メールが主流になっています。
しかし適切な安否確認メールを送らないと、正しく従業員の安否状況の確認ができなかったり、従業員に余計な負担をかけてしまったりする恐れがあります。
そのため、正しい安否確認メールを送る際のポイントを押さえなければなりません。
この記事では安否確認メールのポイント、例文についてご紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。
目次
安否確認メールを送る際の3つのポイント
安否確認メールを送る際に押さえておくべきポイントは、次の3つです。
- メールの内容は安否確認のみにする
- 可能な限り早いタイミングで送信する
- 相手に返信を急かさない
では、それぞれについて解説します。
1.メールの内容は安否確認のみにする
安否確認メールには、安否確認の内容以外は一切記載しないようにしましょう。
なぜなら、緊急事態で困っている相手に対して、返信のための負担を大きくしてしまうのは好ましくないためです。
したがって、時候の挨拶や「お世話になっております。」などの文言も必要ありません。
上記に関しては、取引先に対して安否確認メールを送る際も同様です。
緊急事態の場合、挨拶をしないことはまったく失礼に当たりません。
また、取引に関する他の案件について同時に確認を取ってしまうことも避けましょう。
2.可能な限り早いタイミングで送信する
安否確認メールは、非常事態発生の報道があったらなるべく早く送信しましょう。
なぜなら、相手に気遣いや心配の気持ちが伝わるためです。
逆に非常事態発生後、時間が経ってからのメールになってしまうと、相手方から「忘れていたのかな」という不信感を与えてしまう恐れがあります。
安否確認メールはなるべく早く送信すべきです。
3.相手に返信を急かさない
従業員や取引先の安否状況を一刻も早く把握したい気持ちはわかりますが、相手に返信を急かすのはNGです。
なぜなら、相手はメールを返せるような状態にない可能性がありますし、そもそもメールの確認すらできないケースがあるためです。
また、緊急事態で気が動転している相手に対して、余計な心理的負担をかけてしまうこともよくありません。
安否確認メールであれば、相手は状況が落ち着き次第返信してくれます。
そのため、相手からの返信は焦らず待ちましょう。
安否確認メール の2つのパターン
安否確認メールには、「安否確認メールに直接返信をもらうパターン」と「安否確認用の回答URLを利用してもらうパターン」の2つがあります。
1.安否確認メールに直接返信をもらう
安否確認メールに直接返信をもらうパターンの例文は、次のとおりです。
本文：
各位
〇〇防災担当です。
今の状況を下記文字記号で返信ください。
あ）無事
い）軽傷
う）重症
回答も1文字の返信だけで簡単におこなえるよう配慮しましょう。
2.安否確認用の回答URLを利用する
安否確認用の回答URLを利用するパターンの例文は、次のとおりです。
本文：
各位
〇〇防災担当です。
まずは身の安全を確保してください。
その後、下記URLをクリックして、安否状況の登録をお願いします。
（URL）
------
【回答ページの内容】
該当項目を選択してください。
1.本人の状況
○無事
○軽傷
○重症
2.家族の状況
○無事
○軽傷
○重症
3.現在の居場所
○自宅
○社内
○移動中
○その他
4.社外にいる場合の出社可否
○出社可能
○出社不可能
5.出社可能な場合の交通手段
○電車
○バス
○車
○自転車
○徒歩
6.自宅の状況
○住める
○住めない
○未確認
何か会社へ伝えたいことがありましたらご記入ください。
もし確認項目が多い場合は、このように回答用のページを用意するとよいです。
回答結果の集計が容易になります。
回答項目も、やはり最低限のものにしましょう。
社内・従業員向け安否確認メールの例文
社内・従業員向けの安否確認メールの例文を紹介します。
本文：
各位
こちらは〇〇防災担当です。
先ほど発生した地震に関しての安否確認メールです。
状況を下記数字にて返信してください。
1）無事
2）軽傷
3）重傷
他に安否確認メールで把握したい情報は、下記のものがあります。
- 従業員の家族の状況
- 従業員の現在の居場所
- 出社可否
- 出社可能な場合の交通手段
- 従業員の自宅の状況
- その他任意の連絡事項
もし確認項目が多くなる場合は、回答用のページを用意して集計しやすくすると便利です。
社外・取引先向け安否確認メールの例文
社外・取引先向けの安否確認メールの例文を紹介します。
本文：
株式会社△△ □□様
〇〇の××です。
先ほどの報道により、震災の被害の甚大さを知りました。
貴社に被害が及んでいないかと、弊社一同とても心配しております。
貴社ならびに従業員の皆様が無事でいらっしゃることを祈念いたしております。
私共にできることがございましたら、何なりとお申し付けください。
メールにて取り急ぎ、お見舞い申し上げます。
株式会社〇〇
××
連絡先
それと同時に、相手を気遣う一文も入れると、より気持ちが伝わります。
また「弊社一同」という言葉を使い、このメールが会社を代表して送られたものであることを示しましょう。
また、本来電話で連絡を取りたいところをメールで連絡することになるため、「メールにて取り急ぎ、お見舞い申し上げます。」という1文を入れるとよいです。
緊急時の連絡なので相手も失礼だと思う可能性は低いでしょうが、念のため入れておいた方が無難です。
そして、文末には通常のビジネスメールと同様に署名をしましょう。
なぜなら緊急事態時には、相手方が連絡先を紛失している可能性があるためです。
そのような場合でも連絡が取れるよう、署名は忘れないようにしてください。
では、もうひとつ例文を見ておきましょう。
本文：
株式会社△△ □□様
昨日の晩に大きな地震があったとのことを今朝のニュースで知りました。
とても心配しております。
遠方ゆえ、すぐに駆け付けられず残念でなりません。
今月の納期に関しては、お気遣いなさらないでください。
私共で何かお役に立てることがございましたら、ご遠慮なくお申し付けください。
取り急ぎのメールにて恐縮ではございますが、
皆様のご無事を祈り、弊社を代表してお見舞い申し上げます。
株式会社〇〇
××
連絡先
また仕事の納期やミーティングの予定がある場合、一旦そのことは考えないでもらうようにしましょう。
先ほど取引に関する確認はNGだとお話ししましたが、上記は確認ではなく気遣いであるためOKです。
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まとめ
安否確認メールを作成するうえで大切なことは、相手の置かれている状況に鑑み、そして思いやりの気持ちを持つことです。
最低限の内容に留められていれば負担を感じにくいでしょうし、すぐに安否確認メールをもらえたら嬉しいでしょう。
非常事態発生時に備えて、今回の内容を参考にあらかじめ安否確認メールのテンプレートを用意しておくのがおすすめです。
