FAX配信システムというシステムを皆様はご存じでしょうか。FAX配信システムは、従来のFAXの送信を手間をかけずに行えるシステムであるため、導入することで業務の効率化やコストの削減等の様々なメリットがあります。
しかし、FAX配信システムは現在多くの種類があるため、自社企業に合うものを選択することが難しいです。そこで本記事では、自社企業に合うFAX配信システムを選択できるように機能やメリット、選び方について解説していきます。
本記事を読んで、ぜひ実際にFAXシステムを導入してみてください。
目次
FAX配信システムとは？
FAX配信システムとは、請求書や発注書などの膨大な書類をFAXにより自動的に配信するシステムのことであり、FAX配信システムを導入することで業務の効率化やコスト削減など様々なメリットがあります。
また、FAX配信システムはインターネット経由で利用できるクラウド型のシステムも登場しているため、現在多くの企業に注目されています。
インターネット経由でFAXが送れるFAX配信システム
FAX配信システムは、従来までのFAXとは異なった点があります。それは、インターネット経由でFAXを送れるということです。FAXをインターネット経由で送れるようになったことにより、面倒な手間が省かれ業務の効率化が見込めるようになります。
FAX配信システムは、パソコンやスマートフォンにあるデータをFAXとして送れるデータに自動的にシステムが変換してくれるため、従来のFAXのような手間をかけず速く送れるようになります。そのため、取引先の方を待たせることがなく業務を円滑に進められるようになります。
また、FAX配信システムは従来のFAXと異なりメール感覚で利用できることで、誰でも簡単に利用できることや一括配信などが行えます。これらは、様々な面で従来のFAXより効率的です。
FAX配信以外の機能
FAX配信システムはFAXの配信が主な機能ですが、その他にも業務に役立つ多くの機能を搭載しています。FAX配信システムの配信以外の機能は、メールシステムとの連携機能や基幹システムとの連携機能、誤送信防止機能などです。
メールシステムとの連携機能では、FAXをメールシステムと連携することで電子メール化して送受信を行えるようにする機能です。この機能があることでFAXをメール感覚で配信できるようになり、誰でも簡単に利用できるようになります。
基幹システムとの連携機能では、基幹システムとの連携により帳簿等のデータをFAXとして送受信できるようにします。この機能があることで企業がデータとして保管している帳簿類をFAXに反映させることができるため、いちいちFAX用のデータを作成しなくて済むことになり業務の効率化に繋がります。
誤送信防止機能は、その名の通りFAXの誤送信を防止する機能になります。従来のFAXの場合、一度送ってしまったFAXは誤送信だとしても取り消しができませんでした。しかし、この機能があることで誤送信を防止できるようになり、企業の信頼性を維持できます。
利用するFAX配信システムによって、FAX配信以外の機能が異なります。そのため、自社企業に合うFAX配信システムを選択することがとても重要です。
FAX配信システムを導入するメリット
FAX配信システムは従来のFAXと異なり、導入することで自社企業に様々なメリットがあります。そのため、現在従来のFAXを利用している企業は、FAX配信システムを導入することで業務の効率化など様々な面の効率化等が図れます。
ここではそんなFAX配信システムを導入するメリットについて、具体的に次の3つの観点から解説していきます。
- FAXが格段に速く送れる
- 紙のコストを削減できる
- 送信ミスを減らせる
メリット①：FAXが格段に速く送れる
FAX配信システムを導入する1つ目のメリットは、FAXが格段に速く送れるようになることです。従来のFAXの場合だと、FAX用の用紙を作成し、FAXの機器で読み込むことで取引先等にFAXを送っていました。
しかし、FAX配信システムでは、パソコンやスマートフォンにあるデータをそのままFAXに反映して送れます。そのため、FAX用の用紙を作成する必要がなく、FAXの機器で読み込む必要もなくなり、FAXが格段に速く送れるようになります。
また、FAX回線ではなく、FAX配信システムからFAXを送受信できるようになるため、FAXの送信能力による遅延やFAXの機器を多く保有する必要がなくなるというメリットもあります。
メリット②：紙のコストを削減できる
FAX配信システムを導入する2つ目のメリットは、紙のコストを削減できることです。従来のFAXの場合だとFAX用の用紙を作成する必要があるため、紙を必ず使用していました。
しかし、FAX配信システムでは、パソコンやスマートフォンのデータをFAXに反映させて送れるようになるため、FAX用の用紙を作成する必要がありません。そのため、FAXの送信の際にFAX用の用紙を作成する必要がなくなることにより、紙のコストを削減できるようになります。
また、従来のFAXは機器が用紙を読み込むまで待つ必要があったため、時間的なコストもかかりました。しかし、FAX配信システムはパソコンからでも利用できるので、時間的なコストも削減できます。
メリット③：送信ミスを減らせる
FAX配信システムを導入する3つ目のメリットは、送信ミスを減らせることです。従来のFAXの場合には、一度送信してしまったら取り消すことが不可能でした。
しかし、FAX配信システムの場合には、誤送信防止機能が搭載されているため、送信ミスを減らすことが可能です。そのため、FAX配信システムを導入することで送信ミスを減らすことにより、自社企業の信頼性を保つことに繋がります。
また、FAX配信システムは、取引先ごとに合わせた送信方法で送れることにより、FAXが確実に取引先に届くようになることや、FAXが届かなかった際の原因究明を簡単に行えます。
このようなことから、FAX配信システムを導入することで今以上に働きやすい環境を構築できる可能性が高くなるため、従来のFAXを利用している企業はFAX配信システムを導入することがおすすめです。
FAX配信システム導入するデメリット
FAX配信システムを導入することで今以上に働きやすい環境を構築できる可能性は高くなりますが、FAX配信システムを導入することのデメリットや注意点も存在します。
そこでここでは、以下の2つのFAX配信システムを導入するデメリットを解説していきます。
- 帳票に大きな追加・変更があった場合修正の手間がかかる
- コストメリットが低い場合もある
上記2点についてしっかりと理解した上で導入することがとても重要です。
デメリット①：帳票に大きな追加・変更があった場合修正の手間がかかる
FAX配信システムを導入する1つ目のデメリットは、帳票に大きな追加・変更があった場合修正の手間がかかることです。
FAX配信システムに登録しておいた帳票に大きな追加や変更があった場合には、データの取り込み方法や内容を修正する必要があるため、手間がかかってしまいます。
また、取引先によって扱うデータ形式が異なる場合には、その都度FAXのデータ形式を変更する必要があります。そのため、FAX配信システムの導入は帳票がシンプルで種類が少ない企業におすすめです。
デメリット②：コストメリットが低い場合もある
FAX配信システムを導入する2つ目のデメリットは、コストメリットが低い場合もあることです。
先ほど解説したようにFAX配信システムは、帳票がシンプルで種類が少ない企業におすすめのシステムです。そのため、帳票が複雑で種類が多い企業がFAX配信システムを導入した場合には、業務の効率化等の恩恵を必ずしも受けられるとは限りません。
このようなことから、FAX配信システムを導入する前に自社企業の帳票がどのような形式であるか確認し、シンプルかつ種類が少ない場合には積極的に導入するようにしましょう。
FAX配信システムの選び方・比較ポイント
FAX配信システムには、企業の帳票により相性がありますが、多くの企業では導入することで業務の効率化やコスト削減等の恩恵を受けられます。
しかし、FAX配信システムには現在、様々な種類があるため、どれを選べばよいのか悩むと思います。そこでここでは、FAX配信システムの選び方や比較のポイントを解説していきます。FAX配信システムの選び方・比較ポイントは以下の通りです。
- 必要になるコストを計算して導入する必要があるか検討する
- システムの安定性を調べる
- 搭載されている機能を確認する
- クラウド型かオンプレミス型かを選択する
それぞれ解説していきます。
ポイント①：必要になるコストを計算して導入する必要があるか検討する
FAX配信システムの1つ目の選び方・比較ポイントは、必要になるコストを計算して導入する必要があるか検討することです。
FAX配信システムを導入するためには、必ず導入コストがかかります。また、FAX配信システムを導入した後も月額料金が発生するため、FAX配信システムを導入した際にかかる費用がどのくらいなのか計算することが重要です。
FAX配信システムの導入コスト、運用コストを計算した上で、現在の体制よりも効率よく業務が行えコスト削減につながるシステムの場合には、企業にとってプラスになるため積極的にFAX配信システムを導入するようにしましょう。
しかし、FAX配信システムの導入コスト、運用コストを計算して少しでも企業にマイナスに働くシステムの場合は、FAX配信システムの導入を断念することも重要です。
このようなことから、FAX配信システムの導入の際には、企業にプラスに働くかどうかで決定することがとても重要になります。
ポイント②：システムの安定性を調べる
FAX配信システムの2つ目の選び方・比較ポイントは、システムの安定性を調べることです。
FAX配信システムを導入し、運用していく際に安定していないシステムの場合には、FAXが取引先に届いていなかったり、誤送信をしてしまったりと企業にとってマイナスなことが多くなってしまいます。そのため、FAX配信システムの安定性を調べ、FAXの送受信やFAX配信システムの機能が安定しているものを選ぶようにしましょう。
また、安定性の高いFAX配信システムを選ぶことで業務の効率化やコストの削減等の恩恵を大いに受けられるようになるため、システムの安定性で選ぶことはとても重要になります。
ポイント③：搭載されている機能を確認する
FAX配信システムの3つ目の選び方・比較ポイントは、搭載されている機能を確認することです。
FAX配信システムには現在様々な種類があり、それぞれ搭載されている機能が異なります。
また、FAX配信システムそれぞれに強みがあるため、自社企業の業務に合う機能や強みを持っているFAX配信システムを選択するようにしましょう。
自社企業に合っているFAX配信システムを選択できると、様々なメリットにより働きやすい環境の構築が行えるようになります。働きやすい環境の構築により、売上アップや取引先からの信頼性のアップにもつながるため、搭載されている機能が自社企業に合うか確認することはとても重要です。
ポイント④：クラウド型かオンプレミス型かを選択する
FAX配信システムの4つ目の選び方・比較ポイントは、クラウド型かオンプレミス型かを選択することです。
FAX配信システムには、クラウド型とオンプレミス型の2種類があり、それぞれに特徴があるため、自社企業に合っている種類を選ぶことが重要になります。
FAX配信システムのクラウド型とオンプレミス型、それぞれの特徴を解説していきます。
クラウド型
クラウド型のFAX配信システムの特徴は、初期費用が安く、簡単に導入できることです。また、インターネット経由で利用できるため、従来のFAXの機器のように場所を取らないことも特徴になります。
このようなことから、クラウド型のFAX配信システムは初期費用を安く抑え簡単に導入したい企業におすすめになります。
オンプレミス型
オンプレミス型のFAX配信システムの特徴は、自社企業でFAX配信システムの設備を管理するため、セキュリティ面が高くシステムが安定していることです。
しかし、先ほど解説したクラウド型のFAX配信システムより導入コストや運用コストが高くなっています。このようなことから、オンプレミス型のFAX配信システムは、セキュリティ面やシステムの安定性を重視している企業におすすめになります。
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初期費用 | ランニングコスト | 受信 | 送信 |
62000円～ | 15000円/月～ | 0円 | 21円/枚 |
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現在使用しているFAX番号を変更する必要がなく、そのまま利用することが可能です。また、受信したFAXは自動でデータ化されるので、編集やフォルダに自動で仕分けすることができます。
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まとめ
本記事では、自社企業に合うFAX配信システムを選択できるように機能やメリット、選び方について解説しました。
FAX配信システムを導入することで、業務の効率化やコストの削減等のメリットがあり、恩恵を受けるためには自社企業に合うものを選ぶことがとても重要です。
FAX配信システムを導入しようとお考えの方は、本記事を参考にしてください。
