クラウド型FAX配信システム比較5選｜オンプレとの違いも解説

従来のFAX機で行っていたFAXの送受信において、用紙にプリントアウトをするのをWEB上でPDF形式のファイルをもって代替できるのがクラウド型FAX配信システムです。

今までのFAXでは送受信しか出来なかったのが、クラウド型FAX配信システムを利用することでPDFデータに文字やスタンプ等といった編集をしてから送信することが可能になります。

このシステムを導入することで、アナログでの作業が必要なくなり、ペーパーレス化にも繋がり、パソコンやスマホから簡単にFAXを送信することが可能です。

今回の記事では、クラウド型FAX配信システムのメリットや各システムの比較をして紹介していきます。この記事を参考にビジネスにお役立てくださると幸いです。

FAX配信システムとは？

パソコンやスマホのデータをオンライン上でFAX用のデータに変換することで相手にデータを送信することができるシステムのことを、FAX配信システムと言います。最近では、クラウド型のシステムが多くなっています。

FAX配信システムは、今までのFAX機で受信してから用紙にプリントアウトするということが必要なくなり、Web上でPDF形式のファイルで受信や確認といったことができます。このシステムを導入することで、アナログでの作業が必要なくなり、パソコンなどの操作で終わらせることができるので、ペーパーレス化にも繋がります。

また、普通のFAXと異なるのは、多くのデータを一括で送信が可能なことです。他にも、メールシステムとの連携などといった業務の効率化に繋がる機能を備えています。

FAX配信システムには、大きく分けてオンプレミス型とクラウド型の2種類があります。それぞれの特徴を説明していきます。

FAX配信システムとは？機能・メリット・選び方を分かりやすく解説

2022.8.5

FAX配信システムというシステムを皆様はご存じでしょうか。FAX配信システムは、従来のFAXの送信を手間をかけずに行えるシステムであるため、導入することで業務の効率化やコストの削減等の様々なメリットがあります。 しかし、FAX配信システムは現在多くの種類があるため、自社企業に合うものを選択することが...

オンプレミス型FAX

オンプレミス型FAXには、下記のような特徴があります。

• システムを自社に設置する
• セキュリティが強固
• 安定した稼働

オンプレミス型は、自社に設備を設置して利用するのでクラウド型と比較すると導入の敷居は高くなりますが、セキュリティやシステムのカスタマイズが自社内でできるので安定した稼働が期待できます。

そして、インターネットを利用しないので外部からアクセスができません。そのことから、情報漏洩のリスクが低いと言われています。

一方で、導入は自社で設備を整える必要性があるため時間が掛かります。また、設備のスペース確保や管理者の選定が必要ということを留意しましょう。

クラウド型FAX

クラウド型FAXには、下記のような特徴があります。

• 初期費用が安い
• システムを簡単に導入できる
• 場所を選ばない
• 柔軟な連携が可能

クラウド型FAXは、インターネット上でサービスを利用できるシステムです。オンプレミス型と比較すると自社内で準備するものが少なく、インターネットを介して場所を選ばずに利用できるのが特徴です。

クラウド型FAXの多くは他のシステムと連携ができる機能を搭載しています。社内のメールシステムや基幹システムとの連携をすることで連絡先の共有といったことができるので、連絡先を記入するといった手間が省けます。

一方で、インターネット環境がなければシステムを利用することができないので、通信環境によっては大きな影響を受けやすいです。

クラウド型配信システムのメリット

クラウド型配信システムには、大きく分けて３つのメリットが挙げられます。

1. メリット①：オフィスでの業務効率化
2. メリット②：ペーパレス化
3. メリット③：テレワーク・働き方改革

上記の３つのポイントについて解説していきます。

メリット①：業務を効率化できる

従来のFAX機で送受信する場合、紙の用意やFAX機が置いてある場所への移動ということが必要でしたが、クラウド型配信システムにすることでパソコンだけでFAXの送受信が可能です。

例えば、外出先でFAXの送信をしたいといった時に、従来のFAX機だと社内にいる人が代わって送信する必要でした。しかし、クラウド型配信システムだとパソコンがあればその場からFAX送信できるので、FAXを送信する手順が減り業務の効率化に繋がります。

オフィスでの業務効率化

オフィスでFAXを送信する場合、人の手で送るのでミスが起こる可能性があります。そこで、クラウド型配信システムを導入することで人の手で行う作業を減らすことや、ほかにも誤送信防止機能を備えたものもあります。

FAXは一度送信してしまうと取り消すことができないので、システムで誤送信を防止することで企業の信頼向上にも繋がります。

基幹業務とのやりとりにおける効率化

従来のFAX機では、発注書や請求書などの帳票をFAXで受け取り、その情報を基幹システムに手入力するという作業が必要となります。

クラウド型配信システムを導入することで、基幹システムと連携して受信したFAXをデータに変換して、自動で入力することが可能です。従来必要としていた作業がなくなるので、業務の効率化ができます。

メリット②：ペーパーレス化

近年情報を電子データ化することが主流となっている中で、FAXは紙での運用や管理が必要とされていました。

クラウド型配信システムでは、紙での運用が必要ないので、作成した文章のプリントアウトや保管場所の確保といった手順はいりません。クラウド上で一定期間データを保存してくれるサービスもあるので、紙にかかるコストを削減することができます。

メリット③：テレワーク・働き方改革

FAX機での運用はオフィスで作業する必要がありましたが、クラウド型配信システムではパソコン一つで送受信できるのでわざわざオフィスに出勤する必要がありません。

自宅やコワーキングスペースなどといった場所からFAXのやり取りができるので、テレワークや働き方改革の推進にも繋がります。

クラウド型FAXシステムの選び方・比較ポイント

クラウド型FAXシステムを選ぶ際に、どのようなポイントで選べばいいのかを下記にまとめました。

1. ポイント①：現在のFAX番号を変える必要はあるか確認する
2. ポイント②：スモールスタート可能かどうか確認する
3. ポイント③：運用管理の負担について確認する

上記のポイントについて解説していきます。

ポイント①：現在のFAX番号を変える必要はあるか確認する

クラウド型FAXシステムを導入する際に、現在使用しているFAXの番号を変える必要があるのかを確認する必要があります。

FAXの番号を変更するのに問題がなければこのポイントは気にしなくてもいいのですが、番号を変えることによって取引先への周知がスムーズにできないのであれば番号を変更しないで済ませるサービスが有効的です。

ポイント②：スモールスタート可能かどうか確認する

導入するシステムによっては、全社や全拠点で一斉導入する必要があるサービスもあります。一斉導入することで社内の負担が増えて、コストも余分に掛かってしまう可能性があります。

クラウド型FAXシステムを導入する際に、一斉導入するのではなく導入することで効果的な拠点や部署に限定して、スモールスタートができるサービスを選定することで余分な負荷低減やコストの削減が可能です。

ポイント③：運用管理の負担について確認する

クラウド型FAXシステムでは、サーバーの不具合対応やソフトウェアアップデートなどといった管理をする必要があります。

そこで、システムを導入する際に、サーバーのメンテナンスやアップデートなどをベンダー側で行ってくれるサービスであれば、運用管理の負荷が低減することが可能です。システムでのトラブルが発生した場合でも、すぐに対応してくれるサポート体制であるかどうかも合わせて確認しましょう。

クラウド型FAX配信システムのおすすめ業者

ここからは、クラウド型FAX配信システムのおすすめ業者を比較しながら紹介していきます。各業者によって機能やプランが異なるので、自社に合ったシステムを選択しましょう。

今回ご紹介する業者は以下の5つです。

1. FNX e-受信FAXサービス（株式会社ネクスウェイ）
2. BizFAX スマートキャスト（NTTコミュニケーションズ株式会社）
3. KDDI ペーパーレスFAXサービス（KDDI株式会社）
4. MOVFAX（日本テレネット株式会社）
5. どこでもMyFAX（ヤマトシステム開発株式会社）

①FNX e-受信FAXサービス（株式会社ネクスウェイ）

650拠点以上の導入実績を誇るのが、FNX e-受信FAXサービスです。30年以上にわたりFAX送信サービスを提供してきたネクスウェイが、業務の効率化や書類を探すという無駄を解消するために開発されたシステムです。

現在使用しているFAX番号を変更する必要がなく、そのまま利用することが可能です。また、受信したFAXは自動でデータ化されるので、編集やフォルダに自動で仕分けすることができます。

保守では自社でのシステム維持管理が不要で、拠点や部署ごとでのスモールスタートが可能です。

さらに詳しく知りたい方は、こちらをご参考ください。

FNX e-受信FAXサービスFNX e-受信FAXサービス / ネクスウェイのクラウドFAX受信サービス

2022.5.31

FAXの検索・編集・返信が24時間いつでもできる！ FNX e-受信FAXサービスは、FAX業務を効率化するクラウドFAX受信サービスです。 『出社しなければFAXを送受信できない』、『あとで紙の山から探すのが大変』、『FAX番号は変えたくない』等のFAX送受信に関するお悩みを、FNX e-受信FA...

②BizFAX スマートキャスト（NTTコミュニケーションズ株式会社）

BizFAX スマートキャストは、メールシステムとの連携でいつも使っているメールソフトから簡単にFAXを送信することができる送受信に強みがあるクラウド型FAX配信システムです。

FAXの一斉送信や時間指定ができ、指定メールアドレスで添付メールとしてFAXを受信することができます。インターネット型だと初期費用や月額費用が0円で利用することができます。

③KDDI ペーパーレスFAXサービス（KDDI株式会社）

インターネットに繋がる環境があれば、職場や自宅などさまざまな場所や時間を問わずにログインしてFAXやメールなどどこからでも確認することができるシステムです。

契約をすることで050で始まる専用となる11桁のペーパレスFAX番号が提供され、この番号を利用することで、FAXの受信や音声メッセージの保存が可能です。また、加入者同士だと通信費が無料になります。

KDDI ペーパーレスFAXサービスは、Googleドライブとの連携をしているので、受信したデータをGoogleドライブへ自動的に保存できるのが特徴です。

④MOVFAX（日本テレネット株式会社）

日本のビジネスシーンを意識した仕様と使いやすさにこだわったユーザーインターフェースが特徴的なクラウド型FAX配信システムです。

業界初となるスタンプ等のイメージ編集機能ではブラウザ上で受信したFAXに文字や画像を追加できるので、FAXの送受信する際の編集作業が外出先でも簡単にできるのが特徴です。

また、FAX自動振り分け機能では複数の取引先からランダムに届いたFAXを指定したユーザーのフォルダと紐づけて受信した時に自動で振り分けてくれる機能です。

大量のFAXを受信した段階で振り分けてくれるので、効率よくFAXの対応ができます。

⑤どこでもMyFAX（ヤマトシステム開発株式会社）

FAX機とFAX回線が不要で、インターネットが繋がっているパソコンやスマホでFAXの送受信ができるクラウド型FAX配信システムです。

「03」「050」「0120」「0800」から始まる番号を提供される中から選択し、その番号宛てに送信されたFAXがPDFに変換されてからWeb画面等で受信できます。また、利用用途に応じて3つの料金プランから選択できます。

まとめ

この記事では、クラウド型FAX配信システムのメリットやシステムを選ぶ際のポイント、各業者について紹介してきました。

クラウド型FAX配信システムを導入することで、業務の効率化やペーパーレス化、働き方改革・テレワークなどといった改善に繋がります。

同じようなクラウド型FAX配信システムでも機能や特徴、料金の違いがあるので、自社に合った最適なシステムを見つけて、紙のコスト削減や人件費削減をしていきましょう。