企業は、災害リスクについて考える必要があります。
日本は地震大国といわれており、震度5程度の地震は珍しくありません。
過去には東日本大震災が発生し、多くの人々が津波の被害に遭いました。
また、原発事故により移住を余儀なくさせられた人も少なくありません。
地震だけに限らず、台風など災害を発生させるものは多くあるため、企業が営業を継続するためには、それらに対処できる体制を整えておく必要があります。
企業が災害時に真っ先に行わなければならないことは従業員の安否確認です。
これから災害に備えようとしている企業の中には、どのような安否確認方法があるのか知っておきたいという方も少なくないでしょう。
この記事では、おすすめの安否確認方法や注意点などについて詳しく解説しますので、興味のある方はぜひ参考にしてください。
目次
企業が安否確認をする際に考えられる4つの手段とおすすめしたいたった1つの方法
企業における安否確認とは、災害が発生したときに従業員やその家族の安全を確認することを意味します。
さらに詳しく内容を把握したいという方は、下記の記事がおすすめです。
実際に、企業が安否確認をする際に使える方法は5つあります。
それぞれの方法について解説し、その中でもっともおすすめしたい手段についてもご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
①電話
1つ目の方法は電話です。
現在は、多くの人がスマホなどを所有しているため、電話を利用すれば手軽にその相手とコミュニケーションを取ることができます。
圏外でなければどこにいてもかけることができるので非常に便利です。
実際に、「電話で安否確認すればいいのでは？」と思われる方も少なくないでしょう。
しかし、平時とは異なり、災害が発生すると“電話で連絡ができる”という常識が通用しなくなります。
新潟中越地震
その例のひとつとして「新潟中越地震」が挙げられるでしょう。
2004年に発生した新潟中越地震は、マグニチュード6.8、最大震度7を記録した巨大地震です。
この直後、安否を確認するため新潟県内に電話が集中しました。
その数は通常時の約50倍に上ったのです。
そのため、電話がつながりづらい状態が続きました。
災害時に電話がつながりづらくなる原因は下記の2点です。
■ キャリアによるトラフィック規制
インフラの不具合は、地震により中継光ケーブルの切断などによって起こり、電話がつながらなくなります。
キャリアによるトラフィック規制は、携帯電話会社が輻輳を避けるためです。
輻輳は、アクセスが集中することで回線が混み合い、通信が渋滞する状態のことです。
これを抑制するために、キャリアがトラフィック規制を行うため、電話がつながりづらくなります。
新潟中越地震の際もインフラの不具合ではなく、トラフィック規制によって電話がつながりづらくなったといわれているのです。
新潟中越地震の例を見ればわかるように、災害時に電話を使用して安否確認を行うことは最善の方法ではありません。
なぜなら、巨大地震などが発生すると平時とは異なり、インフラの不具合やトラフィック規制によって電話がつながりづらくなるからです。
そのため、企業は電話以外の別の方法を選択するのが好ましいといえるでしょう。
②災害用伝言ダイヤル
2つ目の方法は災害用伝言ダイヤルです。
電話が集中し輻輳が発生したときに提供されるサービスになります。
利用できる電話は、加入電話やINSネット、公衆電話、ひかり電話などです。
また、携帯電話やPHSから利用することもできます。
災害用伝言ダイヤルは、被災地にいる方たちが171に電話をかけて伝言を録音することができるサービスです。
被災地で生活する家族や友人の安全を確認したい人は、
災害用伝言ダイヤルや災害用伝言板にアクセスして録音されているデータを聞いたり、Webで確認したりして安否確認を行います。
もちろん、被災地以外の人が録音をして必要なものを聞いたり、どこの避難所にいるのか尋ねたりすることも可能です。
しかし、災害用伝言ダイヤルはオンラインで双方間をつなげるものではなく、あくまでも音声を録音し、被災地以外の人がそれを聞くという形になります。
そのため、「聞きたいことに対する回答をすぐに得ることができない」、「無事であるメッセージを残していないので安否がわからない」という不都合が起きることも珍しくないでしょう。
また、使用回数に制限があるので、何回もやり取りをすることができません。
さらに、従業員の安否集計が難しく、スムーズに対応することは難しくなります。
③メール
3つ目の方法はメールです。
電子メールはパソコンやスマホ、タブレットで受信することができます。
また、Gmailなどはログイン情報とインターネット接続環境があれば自分の受信フォルダーにアクセスすることができるので非常に便利です。
そのため、トラフィック規制などによって電話が使えなくなったら、メールを安否確認として活用しようと思われていた方も少なくないでしょう。
しかし、メールに関しても好ましい安否確認方法とはいえません。
その理由は、電話と同様に通常時とは異なる状態が発生するからです。
災害時にはメールを使用して安否確認をする人が非常に増えるため、メールサーバーによっては処理が追いつかなくなることがあります。
大量の端末から一斉にメールが送信されるので、混雑によって処理しきれない事態になることを想像するのは容易です。
また、端末から大量の電話発信やメール送信が行われることで制御信号が混雑します。
これにより、端末と基地局の接続を管理する位置登録に不具合が発生し、圏外になってしまう恐れもあるのです。
圏外になれば、当然ネットワークを使用できないため、メールの送受信ができなくなります。
このようなトラブルによってメール送信後、1日経過したあとに受信するというタイムラグが発生するため、リアルタイムで安否確認をすることができません。
また、メールを送受信できる状態であっても「従業員がメールに気づかずに返信してくれない」、「安否確認の集計に時間がかかるため管理者の負担が大きい」などの課題も見つかることがあります。
④SNS・チャット
4つ目の方法は、SNS・チャットです。
TwitterやInstagram、FacebookなどSNSが私達の生活に浸透し、日頃から頻繁に使用するという方も少なくないでしょう。
また、チャットはビジネスシーンにおいても広く利用されるようになりました。
普段の業務からChatworkやSlack、Skypeなどを使用している方もいるのではないでしょうか。
SNSやチャットはメールと同様にインターネット接続環境があれば、使用することができます。
そのため、災害時の安否確認方法として思い浮かぶ方も多いでしょう。
しかし、メールと同じようにSNSやチャットも災害時の安否確認方法として最適ではありません。
その理由は、SNSはプライベート色が強いという点です。
SNSの中には名前を公表しなくても使えるものもあり、プライベート中心で利用している方が多くなります。
そのため、社員の中にはアカウントを教えたくないという方も出てくるでしょう。
また、すべてのアカウントを知ることができたとしても安否確認や集計に時間がかかります。
企業は本来、従業員の安否を“素早く”確認する必要があるため、好ましい方法とはいえません。
一方、チャットはSNSに比べてビジネスでも使用しているため、災害時に連絡を取る手段として最適に思われる方もいます。
しかし、内容を集計に時間がかかるため、管理者の負担が大きくなるでしょう。
そのため、素早い安否確認を実現したいという企業は別の方法を選択するのがおすすめです。
⑤安否確認システム
5つ目は安否確認システムです。
安否確認方法としてもっともおすすめのやり方になります。
安否確認システムは、災害が発生したときに従業員へ安否確認メールが自動で発信されるシステムです。
そのため、管理者が従業員1人1人に電話をしたり、被災地でメールの文章を作成したりする必要がありません。
また、安否確認システムは通信手段を確保できるため、輻輳などが発生しても従業員とコミュニケーションが取れる環境が確保されます。
連絡がつかなくなることがないため非常に便利です。
以上の理由から安否確認システムは、企業が従業員やその家族に対して安否確認をする方法としてもっとも最適になるでしょう。
ちなみに、下記の記事ではおすすめの安否確認システムを比較してご紹介していますので、まだ導入していない企業はぜひ参考にしてください。
安否確認方法における2つの注意点
安否確認には大まかにわけて2つの注意点があります。
あらかじめ注意点を知ることで、システム導入の重要性やただ連絡がつながることだけでは不十分である
という点を理解できますので、ぜひ参考にしてください。
従業員全員の安否情報を収集しなければならない
1つ目の注意点は、従業員全員の安否情報を収集する必要があるという点です。
企業規模によって所属する従業員数などは変化しますが、複数の従業員に対して一斉に安否確認をしてその情報を収集することは容易ではありません。
なぜなら、すべての従業員が目の届く範囲にいるとは限らないからです。
例えば、営業マンの中にはクライアントのもとに足を運び、活動をしている人もいます。
また、出張をしている従業員や支店が複数ある企業なども少なくないでしょう。
電話やメールを使うと膨大な作業量になるため、管理者の負担は非常に大きいものになります。
企業はこのような状況でもスムーズに安否確認ができる環境を整えなければならないという点に注意しましょう。
早急な集計と分析が必要
2つ目の注意点は早急な集計と分析をしなければならない点です。
安否確認は従業員の安否状況を確認するのが主な目的になります。
そのため、連絡をすることができたとしても集計に時間がかかっていると従業員の安否状況を速やかに確認することができません。
また、BCP対策の指示を出すこともできませんので、集計・分析までが安否確認であることを覚えておきましょう。
1番おすすめ！システムを活用した安否確認の具体的な方法とは？
安否確認方法としてシステムの利用を検討している企業が非常に多いでしょう。
ご検討されている企業の中には、システムを利用した場合、どのような方法で安否確認をするのか事前に把握しておきたいという方もいるのではないでしょうか。
最後にシステムを利用した安否確認方法を具体的に解説しますので、ぜひ参考にしてください。
一斉送信による安否確認
安否確認システムを利用すると、災害時に従業員へ事前に設定した安否確認メールが一斉送信されます。
メールの本文には、企業からの質問が記載されており、設けられた選択肢を選びながら安否情報を企業に伝えることが可能です。
安否状況を管理する
回答を得ることができると安否状況が一元管理されます。
自動で集計されるため、管理者の負担は大きくありません。
また、回答を得ることができない社員に対しては再送する機能が搭載されています。
そのため、必要に応じて何回も尋ねることが可能です。
個別に適切な指示を出す
回答の内容を把握した上で、指示が必要な社員に対して個別にメッセージを送ります。
例えば、「現在地からもっとも近い避難所は○○なので、そこに向かってください」というようにアドバイスをすることが可能です。
家族の安否確認も忘れずに
安否確認システムは、家族の安否確認機能も搭載されています。
従業員だけでなく、その家族の安否を確認し、幅広い範囲を守るようにしましょう。
まとめ
今回は、安否確認の具体的な方法や注意点、安否確認システムを利用した運用方法について解説しました。
災害時の安否確認方法としては、メールや電話、災害用伝言ダイヤルなどが挙げられます。
しかし、これらの手段は企業が従業員の安全を確認する際に機能が不十分です。
そのため、安否確認システムを導入するのがおすすめになります。
下記の記事ではおすすめの安否確認システムをご紹介していますので、必要性を強く感じる企業はぜひ参考にしてください。
