賃貸管理システムおすすめ6選！導入するメリットや比較検討したいポイントもご紹介！

賃貸管理業務には、膨大な作業量があります。

例えば物件管理や契約管理、支払い、修繕管理など、幅広い情報をまとめていかなければなりません。

特に物件数が増えるほど作業負担は大きくなり、手が回らなくなってしまうケースも少なくないのです。

キャパオーバーとなれば入力ミスなどの危険性もあり、正しく管理できないことも考えられます。

このようなケースで導入をおすすめするのが、賃貸管理システムです。

この記事では、基本的な情報から備わっている機能、導入するメリットについて紹介します。

また、おすすめの賃貸管理システムも紹介しているので、これから導入を考えている不動産会社はぜひ参考にしてみてください。

賃貸管理システムとは？

賃貸管理システムとは、不動産会社が管理する物件情報の入居者募集から退去までを一元管理できるサービスのことを言います。

従来は、Excelを活用して管理するケースがほとんどでした。

しかし、物件数が増えるほど管理が複雑になり、入力ミスの発生以外にも紛失するケースもあるなど、決して使いやすいと言えたものではありませんでした。

これらの問題を解決してくれるのが賃貸管理システムとなり、導入することで不動産会社にとってさまざまなメリットをもたらしてくれるのです。

例えば業務の負担軽減だけではなく、人件費削減なども期待できるでしょう。

賃貸管理システムの基本機能

賃貸管理システムには、大きく分けて仲介業者が使える機能と、管理会社が活用できる機能の2つが存在しています。

それぞれ詳しく見ていきましょう。

仲介業者が使える基本機能

仲介業者が活用できる基本機能は大きく分けて3つです。

物件登録機能

その名の通り物件を登録できる機能となりますが、一度登録するだけで自社サイトへの反映を自動的に行なってくれる特徴があります。

つまり、業務としては賃貸管理システムに登録するだけです。

自社サイトへ反映させるために何度も登録する必要がないため、大幅に業務負担を軽減できます。

また、システムによっては入力補助機能があり、これを活用すれば入力の手間もほとんどありません。

特に物件の登録に時間をかけている場合は、賃貸管理システムを活用することで効率の良さが体感できるでしょう。

広告出稿機能

不動産会社は、自社サイトへ物件情報を反映させるだけではなく、他サイトへの広告を出稿するケースがほとんどです。

広告はそれぞれのWEBサイトに合わせた形で出稿しなければならないなど、それなりに手間がかかる作業となります。

しかし、賃貸管理システムならワンクリックでまとめて出稿できるサービスが多いです。

担当者の作業時間を大幅に削減できるので、負担軽減につながるでしょう。

検索機能

顧客の条件に合わせて適切な物件情報を自動で選定できる機能です。

担当者自身が条件と照らし合わせながら選ぶ必要がなくなるので、業務の負担を軽減できます。

また、瞬時に選定できる特徴もあるため、返信率や来店率をアップさせることも可能になるでしょう。

管理会社が利用できる基本機能

管理会社が活用できる基本的な機能は大きく分けて4つあります。

物件管理機能

物件情報をクラウド上に保管できる機能です。

さまざまな内容を管理することができ、例えば修繕や点検などの状況も一目で確認できます。

工事の進捗状況も随時チェックすることが可能になるため、今まで以上にスムーズに対応できる点が魅力の一つです。

契約機能

契約書など、各種書類の作成が行える機能です。

基本的には必要な情報を入力するだけで書類の作成が行えるので、管理会社は手間をかけることもありません。

また、システムによっては電子契約に対応しているものもあるなどさまざまです。

入出金管理機能

賃貸物件の家賃の入金管理を行える機能です。

例えば照合や報告、消込、催促などもシステム上ですべて完結させられます。

更新管理機能

賃貸物件の更新日を管理してくれる機能です。

更新日が近づくと自動で通知をしてくれる機能となっているため、忘れる心配はありません。

また、更新に必要な書類も自動的に作成してくれるので、スムーズな対応を実現できます。

賃貸管理システムのメリット

導入することで得られるメリットは大きく分けて3つあります。

Excelなどで行う方法と比べてもメリットに感じられる部分が多いので、参考にしながら導入を検討してみてください。

業務の効率化

賃貸管理システムには、業務を効率化させるためのさまざまな機能が備わっています。

その中でも書類の作成をすべて自動的に行えるのは大きなメリットと言えるでしょう。

実際に入居者と契約を結ぶ際にはさまざまな書類を用意しなければなりません。

Excelなどは書類のファイルを探す手間がかかりますが、一元管理ができるシステムなら検索することですぐに見つけられます。

また、作成はワンクリックで行えるなど、業務の効率化を実現させることができるのです。

人的ミスを減らせる

膨大な物件情報や入居者のデータを多く取り扱っている場合、管理する内容が多すぎてミスにつながるケースもあります。

例えば入居者に対して更新の連絡を忘れてしまっていたとなることも少なくありません。

また、退去時には修繕や敷金などの計算や書類の準備もしなければならず、作業量が多すぎることが原因で計算ミスなども考えられます。

しかし、賃貸管理システムなら通知や敷金の計算をすべて自動化できます。

ヒューマンエラーを減らすための工夫がされているため、大きなミスを防ぐことが可能です。

ファイルの紛失リスクがない

賃貸管理システムは、顧客や物件データをサーバに保存することができます。

最近ではクラウド上に保存できるものも多く、自社で管理することはほとんどありません。

例えばExcelのように、ファイルを誤って削除してしまったという事態が発生することもないので安心です。

また、自動でバックアップしてくれる機能も備わっているため、ハードディスクやSDカードを活用することもありません。

重要な情報を安全な方法で保存でき、紛失リスクもないことは大きなメリットと言えそうです。

賃貸管理システムを選定する際のポイント

製品を導入することが決まったら、ここで紹介する4つのポイントを意識しながら選定してみてください。

種類も多いため、導入後に後悔しないためには重要なポイントです。

目的に合った機能が備わっているか

賃貸管理システムを選定する際には、ほとんどのケースで機能を重視することが多いでしょう。

注意したいポイントとしては、目的に合っているかどうかです。

機能は多すぎても使いこなせませんし、少なすぎても不十分に感じることがあります。

そのため、例えばポータルサイトへの広告出稿の効率を上げたいなら、ワンクリックで反映ができる機能が備わっているものを選ぶなど、事前に何を重視しているかを考えることが重要です。

目的に合っている機能が揃っているなら、基本的にそれ以上は必要ありません。

ただし、もし将来的に使いたい機能が増えるかもしれないケースでは、カスタマイズにも対応しているものを選ぶと安心です。

誰でも使いこなせるシステムか

不動産会社で導入を検討する場合は、ITに関する知識がない従業員でも使えるシステムでなければ意味がありません。

例えば使える機能が豊富に揃っていても、操作方法は複雑で専門的知識がある方でないと操作できないとなれば意味がありません。

使いにくいと感じるサービスは社内でも定着しない傾向にあるため、操作方法は簡単な賃貸管理システムを選ぶことが大切です。

中にはトライアルを実施しているシステムもあるため、それらも活用することで実際に試してから導入でき、失敗リスクも軽減させられるでしょう。

運用にかかるコストもチェックする

賃貸管理システムには、大きく分けるとクラウド型とオンプレミス型があります。

どちらを選択するのかによって料金は異なります。

簡単に説明するとオンプレミス型は導入する際の初期投資にかかる費用負担は大きいでしょう。

しかし、それ以降はメンテナンスなどのみの料金となり、サービス利用料はかかりません。

一方、クラウド型は初期投資がかからないケースが多く、発生したとしてもリーズナブルな価格帯です。

しかし、毎月発生する利用料の負担があるため、トータルで見るとクラウド型のほうが費用がかかるケースもあります。

このように、それぞれ特徴が異なりますし、企業の目的によってもどちらを選ぶべきか変わってきます。

そのため、それぞれのタイプも検討しながら発生する料金の問題もチェックしておくことが大切です。

サポート体制の有無も確認する

操作方法が簡単であり、クラウド型であればサポート体制がなくても問題なく操作はできるでしょう。

しかし、初めて導入するケースでは何かとわからない点も出てきます。

できる限りすべての機能を使いこなせたほうが賃貸管理システムのメリットも感じやすいため、導入支援やチャットサポート、電話サポートなど体制が整っているところを選びましょう。

サポート体制が整っていれば万が一のときでも安心です。

比較検討したいおすすめの賃貸管理システム6選

幅広い機能が備わっており、情報を一元管理できる賃貸管理システムですが、種類が多く選ぶ際には悩みます。

ここでは特におすすめのサービスをまとめているので、導入を考えている企業は比較しながら自社に合うものを選んでみてください。

らくらく賃貸管理

公式サイトはこちらから：らくらく賃貸管理

らくらく賃貸管理の特徴

らくらく賃貸管理は、物件管理から契約管理、入居者やオーナーとのやり取りを効率化させるためのシステムです。

クラウド型となっており、初期費用も月額利用料も低く設定されているところが特徴の一つとなります。

また、使いやすさを追求したUI設計なので、マニュアルを読まなくても直感的に操作が可能です。

そのため、PC操作が不慣れな従業員へのレクチャーにも手間がかかりません。

そのほかにもサポート体制が込みの価格設定となっているため、万が一のときでも対応してくれるので安心です。

賃貸革命10

公式サイトはこちらから：賃貸革命10

賃貸革命10の特徴

賃貸革命10は、仲介業務から管理業務まで幅広い機能が備わっています。

賃貸管理にかかわるすべての業務を効率化できるため、大幅な作業負担軽減につなげられるでしょう。

また、オンプレミス型とクラウド型のどちらにも対応しています。

自由に構築した場合はオンプレミス型を選択し、コストの負担を軽減させたいならクラウド型など、選択の幅が広いのも魅力的です。

そのほかにも他サービスとの連携にも対応しているため、例えば会計ソフトとの連動も可能になります。

柔軟に対応してくれる賃貸管理システムなので、幅広い企業から支持されています。

賃貸名人

公式サイトはこちらから：賃貸名人

賃貸名人の特徴

賃貸名人はオンプレミス型で導入できる賃貸管理システムです。

クラウド型とは異なり、初期費用は少し高めになりますが、それ以降は月額料金などが発生することはありません。

導入費用も198,000円からとなっており、オンプレミス型の中でもリーズナブルな価格で設定されています。

また、魅力的な部分としては登録管理戸数が無制限なことです。

どれだけ登録しても導入費用のみで利用できるため、特に登録管理戸数が多い不動産会社にとっておすすめのシステムと言えるでしょう。

ESいい物件One

公式サイトはこちらから：ESいい物件One

ESいい物件Oneの特徴

ESいい物件Oneは、賃貸管理から賃貸仲介、売買仲介など、不動産業に必要な機能を集約したクラウドサービスです。

すべての情報をまとめて管理することが可能になるので、ファイルがバラバラになることで作業効率が下がることもありません。

また、導入サポートも充実しているのがESいい物件Oneの魅力です。

導入時のサポートはもちろんのこと、導入後のフォローや定期的な案内、随時無料で相談を受け付けているなど幅広く対応してくれます。

初めて導入する企業にとっても充実のサポート体制なので、安心して活用することができるでしょう。

ReDocs

公式サイトはこちらから：ReDocs

ReDocsの特徴

ReDocsは、月額2,980円からと他のサービスと比べても導入コストを抑えて利用することができます。

また、導入にはメールアドレスの登録のみで完了できるため、登録が完了した時点で利用を開始することが可能です。

スピーディな導入に対応してくれるので、すぐに活用したい企業におすすめです。

また、管理画面も簡単に操作できるよう、簡単な設計で作られています。

レクチャーを受けなくても操作しやすいのが特徴となるため、専門的知識がない方でも気軽に扱えます。

そのほかにも、ReDocsでは30日間無料のトライアルを実施しています。

無料期間中にシステムを使いこなしてから導入するか決めることができるため、選定する際に後悔したくない企業にもおすすめです。

i-SP

公式サイトはこちらから：i-SP

i-SPの特徴

i-SPは、賃貸管理について20年以上の実績を積んでいる株式会社ビジュアルリサーチが開発したシステムです。

賃貸管理に関わる業務を一元化することが可能なため、従業員の作業効率向上だけでなく、負担も軽減させることができるでしょう。

また、帳票に関しても標準の状態で150種類以上に対応しているため、作成する手間を省くこともできます。

そのほかには、操作性にもこだわっており、特に処理スピードが早いことに定評があります。

例えば、i-SPのシステムは10,000戸以上登録をしても処理スピードが遅くなることはありません。

常に高速処理を実現できるため、遅いと感じることもないでしょう。

快適に作業ができる賃貸管理システムを導入したい企業にとっておすすめなので、一度検討してみてはいかがでしょうか。

まとめ

今回は不動産業界で活用されることの多い賃貸管理システムについて紹介しました。

導入することで作業効率が向上したり、人的ミスも減らすことができるなど、さまざまなメリットを得られます。

コストは発生しますが、Excelで操作する環境の悪さを考えると、それ以上のメリットが感じられるでしょう。

しかし、賃貸管理システムを提供する企業も多いのが事実です。

それぞれのサービスで機能が異なったり、料金が変わったりすることがあります。

選定ポイントは重要になるため、まずは自社に合う目的の機能があるか、操作性はどうかなど調べてから選ぶことが重要です。