【システム比較】ワークフローシステムとは？意味やツール比較で徹底解説！（無料あり）

申請や承認の流れを効率化させたいと感じている企業は、ワークフローシステムの導入がおすすめです。

導入することによって、今まで手作業で書類を作成し、申請まで行っていた部分を電子化できるといったメリットがあります。

この記事では、そもそもワークフローシステムとは何かについて基本的な内容を説明し、メリットや選び方のコツも紹介します。

また、企業規模別でおすすめの製品についても紹介するので、自社に合うワークフローシステムを見つけたいと思っている企業はぜひ参考にしてみてください。

ワークフローシステムとは？

ワークフローシステムとは、紙の稟議書や申請書がなくなり、すべて電子上で完結することができるようになるシステムです。

申請フォーマットの作成から、承認ルールの設定などを一貫して行えるため、

業務効率化やペーパーレス化によるコスト削減など様々な効果が見込めます。

そもそもワークフローとは？

ワークフローとは、業務の流れを意味しています。

具体的には下記のような流れがワークフローです。

稟議書類などの「作成 → 申請 → 上司のチェック・承認 → 決済」このような流れが一例となります。

社内にはさまざまな業務がありますが、ワークフローをしっかりと行っていれば作業のミスや漏れなどをなくすことができ、スムーズに業務を進められるのです。

しかし、問題点としては手間がかかることがあげられるでしょう。

特に紙での申請となると作成の手間がかかってしまいます。

このようなケースで問題を解決するために作られたのがワークフローシステムです。

導入することで紙の稟議書や申請書がなくなり、すべて電子化することができます。

これらのことから、あらゆる作業の負担軽減や、効率化のために導入する企業が増えているのです。

ワークフローシステムの基本的な機能とは

ワークフローシステムの導入を行うにあたって、そもそもどんな機能があるのか気になっている方も多いでしょう。

ここでは一般的な基本機能について紹介するので参考にしてみてください。

フォーマット作成機能

フォーマット作成機能とは、簡単に説明すると申請書を作成する機能です。

電子化がされており、システムにアクセスすることで必要な申請書をPCやスマートフォンから作成することができます。

また、申請書の種類は各システムによって異なりますが、中にはExcelやWord、PDFから自由にスキャンできるものもあるため、基本的にはどのような申請書にも対応可能です。

申請書類を新たに作成したいという場合は、テンプレートも豊富に用意されているものもあるため、一からデザインをする必要がないのも特徴の一つとなります。

承認経路の設定

承認経路の設定とは、申請がされてから承認されるまでの一連の流れを設定できる機能です。

ほとんどのシステムではアイコンや矢印、分岐ポイントなどのパーツで直感的に作成することができます。

また、人事データベースとの連携ができるものも多いです。

組織編成が行われ、担当者が変わったという場合でも柔軟に対応することができます。

承認機能

承認機能とは、主に承認・差し戻し・却下の3つの機能のことを言います。

申請者はボタン一つで操作することができ、誰が承認したのかなども自動で記録されます。

その他にも、承認担当者が申請書に対してコメントを付けられる機能もあるため、万が一修正があるときでも電話などで連絡する必要がありません。

ワークフローシステムを導入するメリット

ワークフローシステムはシンプルでありながら便利機能が豊富に搭載されています。

導入したいと思う企業も多いかと思いますが、具体的に導入後に得られるメリットはどのような点があげられるのでしょうか。

申請から承認までの流れを効率化できる

導入することで最初に魅力を感じる部分としては、申請から承認までがスムーズに行えることがあげられるでしょう。

申請から承認まではシステム内ですべて完結ができるため、紙の資料を作成したり、資料を送付したりする必要もありません。

また、承認担当者が出張で離れている場合でも、外出先から確認することも可能になります。

担当者を探す手間もありませんし、担当者が会社に戻ってから確認する手間もないため、業務の効率化を実現することができるのです。

申請にかかるあらゆる手間が解消される

申請するまでにかかる手間としては下記の問題点があげられます。

• 参考にしたい過去の承認済み書類を探す手間
• 書類を作成したり印刷をしたりする手間
• 申請者が進捗状況を確認できない
• 承認された申請書を保管場所にファイリングしなければならない手間
• 各申請者全員に連絡しなければならない

上記の内容を確認しても分かる通り、一つの申請書でこれだけの手間がかかっています。

ワークフローシステムを導入すれば、紙の申請書がなくなり、すべてPCやスマートフォンで完結させることが可能です。

そのため、特に時間がかかりすぎていると感じている企業では、導入を検討することで申請にかかわるあらゆる問題点を解決させられるでしょう。

管理の手間やミスを防げる

紙の申請書などを取り扱っている企業では、すべて大切に保管する必要があり、どこにどんな書類があるのか把握するだけでも一苦労でしょう。

特に書類の数が多く、管理がしっかりとできていない場合は紛失のリスクなども考えられます。

このようなケースでも、ワークフローシステムなら完全にペーパーレス化の実現が可能です。

すべてシステム内での管理ができるため、紛失することは削除しない限りありえません。

また、基本的には検索機能も備わっているため、探したい書類もすぐに見つかるメリットがあります。

時間をかけて探す手間もありませんし、管理ミスが起こることもないので安心です。

柔軟なワークスタイルを実現できる

社内のみで業務を行う場合は問題ありませんが、企業によっては出張や外出する場面が多いところもあります。

これらのケースで書類の承認もしなければならない場合、一度社内に戻ってから確認する手間があります。

しかし、限られた時間の中でこれだけの業務をこなすのは大変です。

ワークフローシステムがあれば、基本的には外出先からでも申請から承認業務を行えます。

また、現在はコロナ禍となりますので、テレワークにも対応できる環境が整っているとも言えるでしょう。

柔軟なワークスタイルを実現できるのが魅力の一つなので、特に外出することが多かったり、テレワーク業務が多い企業では導入の検討をおすすめします。

内部統制を強化できる

ワークフローシステムを導入すれば、申請から承認のルールをシステム化できるため、業務規則の順守が実現可能です。

例えば「従業員が許可なく物品を購入してしまった」というミスや「口頭確認で曖昧な認識のまま契約をしてしまった」などの問題点は発生しにくくなるでしょう。

またワークフローシステムには申請書の履歴を管理することも可能ですし、アクセス管理もできます。

内部統制用の資料として活用もできるなどさまざまなメリットがあるのです。

失敗しないワークフローシステムの選び方

社内にワークフローシステムを導入する際には、選び方が重要です。

自社に合っていないものを選んでしまうと、社内で浸透しないなどの問題が発生するケースもあります。

せっかくコストをかけて使用するなら、社内全体で使い勝手のいいシステムの導入がおすすめです。

ここでは選定ポイントについていくつかまとめましたので、ぜひ参考にしてみてください。

操作は簡単なものを選ぶ

社内での申請業務と言っても幅広い内容があり、多くの従業員が何らかの事情で申請書を提出したことがあるでしょう。

ここで重要なポイントは、ワークフローシステムは使用する従業員が多いことです。

特定の人だけが触れるシステムではないため、誰が活用しても簡単に操作できるものを選ばなくてはなりません。

例えば、専門的な知識がなくても直感的に操作できるものは社内でも浸透しやすいでしょう。

また、万が一操作が難しいと思う従業員がいる場合でも対応できるように、サポート体制も整えているところを選ぶとさらに安心です。

ワークフローシステムは長期的に使用することとなる重要な部分なので、使いやすさには重点を置いて選ぶようにしましょう。

他サービスとの連携はできるか

ワークフローシステムは、他サービスと連携することでさらに効率化できるのも特徴です。

例えば、既存Excelフォーマットをそのまま活用できるものであれば、申請書を新規作成する必要はなくなります。

また、他サービスを連携できれば、使い慣れたシートをそのまま電子化できるといったメリットもあるでしょう。

従来の形と変わらない使い方ができるため、従業員が使いづらく感じる心配もありません。

その他にも、グループウェアや経理管理システム、人事システムなどとの連携ができるものもあるため、自社で活用しているサービスと連携できるかのチェックは忘れずに行いましょう。

クラウド型かオンプレミス型か

クラウド型もオンプレミス型もそれぞれにメリットがあるため、どちらに適しているかは自社で判断しなければなりません。

クラウド型の特徴は、自社で一からシステムを構築する必要はなく、運営会社のサーバーを利用するため、スピーディに導入ができるといったメリットがあります。

また、構築の必要がなければ初期費用も膨大なコストとなることがないため、費用を抑えた導入も可能です。

一方でオンプレミス型は、自社サーバーでの管理となり、システムも一から構築します。

自社のみが使えるシステムとなり、カスタマイズも自由自在なので高機能なワークフローシステムを作り上げることが可能です。

しかし、手間がかかる分料金も高めです。

初期費用も発生するケースが多いため、これらを踏まえてどちらが自社に合っているか見極めることが大切と言えるでしょう。

オンラインやローカル環境でも使えるか確認する

業務環境が限定されていると、デスクから離れることができず逆に効率が悪くなるケースがあります。

そのため、選定する際には、オンラインやローカル環境でも申請書の作成から承認までを行えるのがチェックしましょう。

これらの環境が整えば環境に左右されることはありません。

最近ではPCからだけではなく、スマートフォンからも作成から承認ができるものもあります。

このようなケースなら外出先でもワークフローの業務を行うことが可能です。

メンテナンスが簡単か確認する

メンテナンスに時間がかかるものや、頻繁に必要なシステムはあまりおすすめできません。

なぜならワークフローの業務がストップしてしまうからです。

ワークフローシステムの中には、自動でバージョンアップをしてくれるものから、メンテナンス不要のものまであります。

できる限りメンテナンスに工数がかからない製品を選ぶことが大切です。

【中小企業向け】おすすめのワークフローシステム5選！

ワークフローシステムは、企業規模に適した選び方が大切です。

ここでは中小企業に適したシステムを紹介するので、参考にしてみてください。

承認Time

承認Timeの特徴

承認Timeは10ID単位から利用できるワークフローシステムです。

最低料金は3,000円から使用できるため、リーズナブルで多くの中小企業から選ばれています。

承認Timeはいつでもどこでも申請から承認を行える体制を整えており、PCはもちろんスマートフォンなどからも操作可能です。

また、PCからの操作もシンプル設計となっており、基本的にはマウス操作のみで文書フォームの作成が行なえます。

誰でも使える環境が整えられていることから、社内でも浸透しやすいのが特徴の一つと言えるでしょう。

その他にもクラウド型を採用しているため、初期費用などもかかりません。

導入もスピーディに行うことができ、最短1週間で使用することが可能です。

Create!Webフロー

引用元：Create!Webフロー

Create!Webフローの特徴

Create!Webフローは、クラウド型とオンプレミス型のどちらも選択できるワークフローシステムです。

その中でも少ない人数から活用できるのがクラウド型となり、中小企業からも最も選ばれているプランになります。

Create!Webフローは、現環境を変えずにペーパーレス化ができるのが魅力の一つです。

具体的にはExcelやWord、PDFファイルなどをそのままのイメージで電子化できます。

今までと全く変わらない環境を用意することによって、従業員からのクレームなども発生にくいでしょう。

また、承認ルート確認がしやすいのも選ばれている理由の一つです。

すでに承認がされている部分には「済」のマークを付けることができ、進捗状況も確認しやすくなっています。

低コストでありながらシンプルで使いやすい機能が揃っているため、特に操作性を重視されている中小企業におすすめです。

X-point Cloud

引用元：X-point Cloud

X-point Cloudの特徴

X-point Cloudは、紙の書類を扱うときと同じような、直感的な操作を実現しているワークフローシステムです。

申請書にはこれまで社内で使用していたデザインをそのまま活用できるため、操作に迷うことはありません。

また、導入コストは1ユーザー500円から利用でき、クラウド型なのでどこにいても操作が可能です。

そのため、中小企業の悩みでもある「初期費用を抑えて導入したい」という要望や「出張が多くて対応できる社員がいない」という問題も解決できます。

その他にもセキュリティ対策にもこだわっているため安心です。

SSL証明書やIP制限による対策はもちろんのこと、万が一事故が発生した際のためにログ解析による分析も可能にしています。

ジョブカンワークフロー

引用元：ジョブカンワークフロー

ジョブカンワークフローの特徴

ジョブカンワークフローは、累計導入実績が120,000社以上の知名度の高いワークフローシステムです。

特徴としては使いやすさを追求したUI設計になります。

画面設計を見ても複雑な操作は一切必要なく、直感的な操作が可能です。

また、スマホからでも申請から承認まで一括で対応できるため、場所関係なくワークフローを行うことができます。

その他にもサポート体制にも力を入れており、メールサポートやチャットサポート、電話サポートの対応が可能です。

その中でもチャットサポートは気軽に質問できる環境が整っているため、問題解決までに時間がかかりません。

初めて導入する企業でも使いやすいサービスなので安心です。

rakumo

引用元：rakumo

rakumoの特徴

rakumoは、主に1〜100人規模の中小企業に選ばれているワークフローシステムです。

特に価格帯がリーズナブルなのが人気の理由の一つとなっており、1ユーザーあたり300円から利用できます。

機能面では目的の情報を見つけやすいのが特徴となり、見ただけでわかるデザイン設計なので、マニュアルの必要もありません。

そのため、操作が慣れていない方や、初めて導入する企業にも活用しやすいでしょう。

その他にもメール通知機能があるため、SlackやGmailとの併用も可能です。

例えば承認や確認の依頼通知や、差し戻しや却下通知なども対象となります。

各従業員への通知を行うことにより、見落としなどのミスを防ぐことができるでしょう。

rakumoはシンプルで操作性が良く、リーズナブルに利用できるワークフローシステムなので、これらの条件の製品を探している企業は検討してみてはいかがでしょうか。

【大企業向け】おすすめのワークフローシステム5選！

従業員数が多い企業は、中小企業向けサービスを活用することで逆に料金が高くなるケースなども発生します。

そのため、大企業が活用する場合にはそれに合うワークフローシステムを選ぶことが大切です。

ここでは特におすすめのワークフローシステムを5つ紹介します。

SmartDB

引用元：SmartDB

SmartDBの特徴

SmartDBは、1,000人以上の企業からの導入実績が多い業務デジタル化クラウドです。

ワークフロー以外にも幅広い機能を使うことができますが、使いやすさにこだわっているので操作性は至ってシンプルです。

また、モバイル用にも対応していることから、場所にとらわれることなく業務を行うことができます。

その他にも大企業ならではの問題点として、セキュリティに問題がないかはとても重要なポイントでしょう。

SmartDBなら、ISMS認証に加えてクラウドセキュリティ固有のセキュリティ管理に基づく高い基準を満たしています。

また、災害時に備えたバックアップ体制もしっかりととっています。

高いセキュリティ要件を満たしており、万が一のときでも安心して使えるのは大きなメリットと言えるでしょう。

Agile Works

引用元：Agile Works

Agile Worksの特徴

Agile Worksは、組織改編施工前から設定を可能にしており、複雑な組織構造を考慮した設計のワークフローシステムです。

従業員数が多くても管理が簡単に行えることから、大企業での活用シーンが多く見受けられます。

Agile Worksは特に機能面に優れており、各種申請に応じた保管方法を事前に設定することも可能です。

閲覧権限の設定や書類オーナーの設定のみならず、引継ぎの際の対応も柔軟に行えるため、内部統制を強化できます。

また、さまざまなグループウェアとの連携にも対応しているのが特徴の一つです。

具体的にはSharePointやサイボウズGaroon、Google Workspaceにも連携が可能になります。

すでに活用しているサービスとの連携により、より違和感なくワークフローシステムを活用することができるでしょう。

楽々WorkflowII

引用元：楽々WorkflowII

楽々WorkflowIIの特徴

楽々WorkflowIIは、大手企業を中心に700社以上の導入実績を誇るワークフローシステムです。

特徴としては、複雑な経路にも対応できるよう、きめ細やかなユーザー・組織管理を採用している点です。

これにより人事異動などが頻繁に起こる企業でも、柔軟に対応することが可能になります。

大規模なワークフローでも安心して活用することができるでしょう。

また、多言語にも対応しているため、外国人の従業員と共に働く企業にも対応可能です。

標準対応は中国語と英語に対応していますが、言語追加も簡単に行うことができ、ドイツ語やフランス語などどこの言語でも問題なく利用できます。

MAJOR FLOW Z FORM

引用元：MAJOR FLOW Z FORM

MAJOR FLOW Z FORMの特徴

MAJOR FLOW Z FORMは、パナソニックネットソリューションズ株式会社が提供するワークフローシステムです。

幅広い申請書に対応しており、サンプルの数はおよそ100枚あります。

どのような申請書の作成が行えるほか、作成も簡単にできるのも人気の理由の一つです。

ツールボックスからの入力補助を活用することができるため、コードなどは一切必要ありません。

どなたでも作成できることから、操作に慣れていない従業員でも簡単に扱うことができます。

また、スマートフォンにも対応しているため、場所を選ばずに申請書の作成から承認まで行えるのも魅力の一つです。

例えば出張先や外出先など、デスク以外の場所でも操作が可能なので、大幅に業務の効率化に繋げることが可能です。

その他にも、複数の会社に対応している点も特徴の一つです。

例えばグループ会社や、さまざまな事業を行っている大企業など、このようなケースでもMAJOR FLOW Z FORM一つですべて対応できます。

kickflow

引用元：kickflow

kickflowの特徴

kickflowは、1,000人以上の従業員を持つ大企業を中心に活用されているワークフローシステムです。

ワークフローシステムのクラウド型のデメリットとしては、柔軟性が不足している問題がありますが、kickflowならフォームや経路の柔軟性、組織や権限の管理がしやすい、外部との連携がしやすいなど高い柔軟性があります。

使いやすさという面で多くの企業から高い評価を得ており、数千名規模でも耐えられるシステムなので、大企業で取り入れても不便はないでしょう。

また、kickflowには導入を検討している企業向けに、無料トライアルも実施しています。

実際に使って性能などを確認することができるため、試すことができれば導入後に後悔することもありません。

まとめ

今回はワークフローシステムの基本的な仕組みから導入するメリットなどを紹介しました。

特に導入することによって、負担になっていた作業を効率化できるのは大きなメリットと言えます。

実際に多くの企業が導入していることから、その便利さも理解していただけたでしょう。

しかし、ワークフローシステムと言っても提供しているサービスは種類が多いのが現状です。

自社に合うサービスを導入しなければ意味がないため、この記事で紹介した選び方やおすすめの製品なども参考に導入を検討してみてください。