近年、働き方改革の推進や新型コロナウイルスの影響で在宅勤務を推奨する企業が増えています。
しかし、在宅勤務はリモートで仕事をするため、社員の管理が難しくなります。
そのため、社員の中には、サボってしまう方も少なくありません。
実際に、社員のサボりに悩みを抱えている方もいるのではないでしょうか。
この記事では、在宅勤務で社員がサボる理由をご紹介し、サボり防止策についても解説します。
また、在宅勤務の正しい向き合い方についてもご紹介しますので、興味のある方はぜひ参考にしてください。
在宅勤務で社員がサボりやすい理由
在宅勤務で社員がサボりやすい理由は3つあります。
理由を知ることで対策を講じることができるようになるため、ぜひチェックしてください。
プライベートと混合してしまう
1つ目は、プライベートと混合しやすいからです。
社員はオフィスではなく、自宅で仕事をすることになります。
今までは、自宅で仕事をする機会は、ほとんどありませんでした。
そのため、家はプライベート空間であり、ゆっくり寛げる場所です。
しかし、テレワークの推進によって、急遽そのようなプライベート環境で仕事をせざるを得なくなりました。
そのため、仕事とプライベートの区別をうまくつけられない人も少なくありません。
オフィス環境とは異なり、テレビや趣味に関するモノなどが手に届きやすい環境です。
また、家の中に管理者がいるわけではないため、集中力を維持しづらいでしょう。
さらに、サボるつもりはなくても環境が原因でモチベーションが上がらなかったり、気分が落ち込んだりすることも珍しくありません。
作業効率が落ちるため、同時に生産性も悪くなります。
仕事内容を理解していない・管理が行き届いていない
2つ目は、仕事に対する理解や管理が不十分であるという点です。
オフィスワークの場合、社員は会社に出社し、会議などに参加していれば仕事をしていることになっているケースもあります。
普段から仕事の目的や目標を理解していない社員が在宅勤務になると何をすればいいのかわからなくなることも珍しくありません。
特に、自宅で仕事をするため、人との関わり合いがほとんどなくなります。
自らが仕事に対して果敢に挑戦する姿勢でなければ、仕事が回ってこないのです。
管理者においても社員1人1人に細かく指示を出さないこともあります。
上司の中には、仕事の目的を理解していない人もいるかもしれません。
そのような上司は、部下に指示を出すことは難しいです。
また、社員全員が理解していると思い込んでおり細かい管理をしない人もいます。
在宅勤務の際は、社員全員が仕事内容を理解する取り組みが必要になるでしょう。
コミュニケーションが少ない
3つ目は、コミュニケーションが少ない点です。
仕事の管理にもつながることですが、上司からの指示や社員同士の会話がないと何をすればいいのかわからない人が増えます。
また、交流が少ないとモチベーションも低下するため、生産性が悪くなる可能性があるでしょう。
そのため、コミュニケーションを増やす環境づくりがテレワークにも求められます。
在宅勤務でありがちなサボりの内容
具体的に想定されるサボりの内容は5つです。
サボりの例について詳しくご紹介します。
テレビやYouTube、ラジオの視聴
1つ目の例は、テレビやYouTube、ラジオを視聴することです。
書斎にテレビが設置されていることも珍しくありません。
また、常時監視されておらず、Web会議のときだけスイッチを消せば上司に気づかれることがないため、よくあるサボりの例です。
また、スマホやPCからYouTubeやラジオを視聴することも簡単にできます。
そのため、管理者は社員がこれらを視聴しないようにする対策が必要です。
飲酒
サボりの例として飲酒を挙げることができます。
オフィスワークにおいても気づかれずにお酒を飲むことは可能です。
例えば、水筒に入れれば、気づかれる心配はないでしょう。
しかし、在宅勤務の場合はより気づかれづらいです。
監視をしている企業でもPCのカメラから様子を見ることになるため、隠すことは難しくありません。
また、口臭チェックもできないため、顔色だけで判断する必要があります。
飲酒をしながら仕事をすると作業効率が悪くなるので注意が必要です。
ネットサーフィン
3つ目はネットサーフィンです。
PCを使用して仕事をしている場合、とても見つかりづらいサボりの例になります。
全社員の作業画面を監視している企業は少ないです。
また、実際に仕事をしている最中もインターネットで調べる機会はたくさんあります。
そのため、発覚しづらいサボり例のひとつです。
外出してしまう
4つ目の例は外出です。
Web会議をする時間帯などが決まっている場合、それ以外の時間は自由に使うことができます。
そのため、勤務中であるのにも関わらず、買い物をしたり、散歩に出かけたりする社員も少なくありません。
外出すると仕事に費やす時間は少なくなるため、プロジェクトの進捗状況が悪くなるでしょう。
副業に時間を使う
仕事中に副業をしてしまう社員もいます。
企業の中には、社員の副業を推進しているところも多いです。
しかし、勤務中の副業は許される行為ではありません。
なぜなら、会社は在宅勤務のときも給料を支払っているからです。
そのため、管理者は、副業をしてしまわないように対策を講じる必要があるでしょう。
在宅勤務のサボり防止策6選
在宅勤務のサボりを防止することもできます。
具体的な防止策をご紹介しますので、お好みのものがあれば、ぜひ取り入れてみて下さい。
責任感を持って進められる雇用形態を取り入れる
もっとも効果的な対策は、社員1人1人が責任感を持って取り組める雇用形態を取り入れることです。
その雇用形態のひとつにジョブ型を挙げることができます。
ジョブ型雇用とは、仕事に合わせて人を採用する方式のことです。
職務内容によって雇用契約を結ぶため、仕事の内容が明確になります。
また、労働時間ではなく成果で人材を評価するため、オフィスワークよりも細かく管理できない在宅勤務には適した方法です。
ジョブ型とは対照的な雇用形態はメンバーシップ型雇用です。
メンバーシップ型雇用は会社に適した人材を採用する方法を意味します。
正社員一括雇用などは代表例のひとつで、日本では一般的な雇用形態です。
しかし、下記のような課題が問題視されてきました。
- 年功序列
- 専門技術を習得しづらい
- 転職リスクが高い
そのため、ジョブ型雇用を採用する企業は増加しているのです。
ジョブ型を採用することで、成果物によって人材を評価することができます。
そのため、勤務状態を細かく把握する必要がありません。
また、労働時間は評価対象ではないです。
成果物を納品することができれば問題ないため、社員のサボりについて議論する必要がなくなります。
ビジネスチャットツールを導入する
2つ目の防止策は、ビジネスチャットツールを導入することです。
ビジネスチャットツールは、ビジネス版のLINEをイメージすればわかりやすいでしょう。
PCやスマホから簡単に連絡を取り合うことができます。
また、タスク管理やテレビ通話などさまざまな機能が搭載されているものが多いです。
導入することで、コミュニケーション活性化などを期待することができるため、社員のモチベーションアップとサボり防止に一役買ってくれます。
勤怠管理システムを利用する
3つ目は、勤怠管理システムの利用です。
在宅勤務の問題として、社員の管理の難しさが挙げられます。
しかし、勤怠管理システムを利用すれば、管理の負担を大幅に下げることが可能です。
例えば、就業規則や勤務体系に沿って設定をすることができるため、出勤や退勤を細かくチェックすることができます。
また、有給の申請においてもPCから行うことができるため、申請手続き手間を減らすことにもつながるでしょう。
成果物提出の義務化
4つ目のサボり防止策は、成果物の提出を義務化することです。
1日の仕事内容や目標を明確にして業務を開始できる環境を提供します。
社員はその目標に向かって作業をして、退勤のときに成果物を提出させるのです。
成果物提出を義務化することで、社員1人1人の進捗率を細かくチェックすることができます。
進捗率が悪い社員には指導を徹底することで、サボりを防止することができるでしょう。
Web会議ツールの活用
5つ目は、Web会議ツールを活用することです。
Web会議ツールを利用すれば、複数人の社員と遠隔で会議をすることができます。
管理者はそれぞれの社員の顔をチェックできるだけでなく、会話をして様子を伺うことも可能です。
1日に数回接続すれば、仕事の様子を確認できるので、サボり防止につながります。
また、社員同士がコミュニケーションを取ることもできるため、社員の孤独感を排除できることもメリットです。
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監視ツールの利用
サボり防止策として監視ツールの利用を挙げることもできます。
監視ツールは、下記のような機能があり、社員を細かく管理できるのが大きな魅力です。
- 在籍確認
- 画面の監視
- キーロガーの監視
監視ツールには、仕事の状況をチェックできたり、ミスを防止できたりするというメリットがあります。
しかし、社員にストレスがかかる、自由な働き方というテレワークの意義に反するなどのデメリットも存在します。
そのため、監視ツールの導入を検討する際は、十分に社内で話し合い、判断するのがおすすめです。
社員のストレス軽減！？在宅勤務の正しい向き合い方
在宅勤務は、自由な働き方ができる、通勤しなくても済むなどの魅力があります。
しかし、テレワーク期間中は、長期間自宅で仕事をすることになるため、孤独感を感じやすいです。
また、それがストレスになり、仕事の効率が悪くなることもあります。
さらに、気分転換のタイミングをうまくつかめずにストレスが蓄積されることもあるでしょう。
社員が在宅勤務で快適に働くためには、正しい向き合い方を知る必要があります。
具体的に在宅勤務の正しい向き合い方について解説しますので、ぜひ参考にしてください。
仕事に集中できる環境を整える・提供する
1つ目は、仕事に集中できる環境を提供することです。
単に、会社がWi-Fi環境を提供してあげるということではありません。
社員1人1人が集中モードに入れる空間を提供します。
具体的な方法は、プライベート空間と仕事の空間を分けることです。
使用していない部屋がある人は、そこを書斎にしてデスクなどを配置します。
また、お部屋の空間が広くない人は、パーテンションなどを使用して空間を分けるようにしましょう。
社員の中には、このような情報を知らず、闇雲に在宅勤務をしているケースもあります。
そのため、管理者が情報を提供して環境づくりに協力することが重要です。
自己管理能力を高める
2つ目は、自己管理能力を高めることです。
社員1人1人をすべて会社が管理することは難しいでしょう。
そのため、社員は自身で自己管理能力を高めなければなりません。
在宅勤務は、自由という点が大きな魅力です。
しかし、自由ということは、自分次第で良くもできますし、逆に悪くなることもあります。
例えば、本来必要だった通勤時間を活用して朝活をはじめるなどは良い例です。
一方、毎晩深酒をして会議の時間に間に合うように起床し、仕事をするという不健康な生活スタイルを取ることもできるでしょう。
このように、自分次第で大きく変わるので、仕事の効率や自身の健康のためにも自己管理能力を高めることは必要です。
社員が孤独を感じない体制づくり
在宅勤務とうまく向き合うためには、社員が孤独を感じづらい体制づくりが必要です。
一例として社外コミュニティの構築が挙げられます。
ゲームやゴルフなど、趣味別でコミュニティを立ち上げるのもひとつの方法です。
コミュニティは社員同士が会話をして交流を深める場所になります。
そのため、テレワークが続いて孤独を感じやすいときでもそのような交流があることで軽減することが可能です。
また、仕事の話になりづらく、社員同士の絆も深くなる可能性があります。
タスク管理ツールを活用する
在宅勤務とうまく向き合うために、タスク管理ツールの導入を検討してください。
タスク管理ツールは、やるべきことをリスト化して進捗に合わせて整理するシステムツールのことです。
タスク管理を利用することで、やるべき作業がリスト化されるため、取り組むべき仕事を明確にすることができます。
また、スケジュールに合わせて進められるため、優先するべき作業を把握できたり、納期忘れを予防できたりするでしょう。
タスク管理機能は、ビジネスチャットなどにも搭載されている機能です。
そのため、ビジネスチャットツールを導入してタスク管理機能を利用することもできます。
また、タスク管理ツールの中には無料で使えるものもあるため、多くの企業が導入しやすいでしょう。
まとめ
今回は、在宅勤務で社員がサボってしまう理由や防止対策、在宅勤務の向き合い方について解説しました。
感染症リスクを軽減できるだけでなく、テレワークの推進は企業イメージ向上にもつながるため、今後も推奨される働き方です。
そのため、在宅勤務でも問題なく働ける環境を構築することは非常に重要になるでしょう。
在宅勤務中に社員がサボってしまうと企業は大きな不利益を被る可能性があります。
今後もテレワークを推奨したい企業は、防止対策を徹底し、オフィスワークと変わらない働きやすい環境づくりを目指しましょう。
