「どの電子契約サービスを選べばいいかわからない」
「電子契約サービスの導入方法を教えてほしい！」
そう悩んでいる方も多いのではないでしょうか。
電子契約サービスは電子契約の締結ができるだけでなく、便利な機能が利用できます。
ただし、必要な機能が付いているか、取り扱う書類が対応しているかなどを確認して選ばなければ、使い勝手が悪いかもしれません。
この記事では、電子契約サービスの選び方や導入時の注意点、導入の流れを解説します。
おすすめの電子契約サービスもご紹介しているので、自社に適した電子契約サービスが見つけられるでしょう。
＼まずはかんたんお問い合わせ！／
料金をすぐに知りたい方はコチラ！
見積もり請求をする（無料）
目次
電子契約サービスとは
電子契約サービスとは、電子書類に対して電子署名とタイムスタンプ（電子印鑑）を用いてオンラインで契約を進めるサービスです。
従来までは紙ベースでしか契約対応ができませんでしたが、電子契約サービスを導入することで、契約締結までを進められます。
契約書の長期保存やバックアップに対応しており、会社に出社するコトなく契約書処理ができるため、作業効率の向上が見込めるでしょう。
電子契約サービスで契約を締結した電子文書は、書面契約と同様の証拠力が存在しており、電子文書であっても契約内容に違反した場合は法的効力が行使されます。
紙媒体の書面契約は署名と押印で契約書の「本人性」と「原本性」を担保できているため、作成した契約書には法的効力が存在しています。
電子契約の場合も、電子署名とタイムスタンプが本人性と原本性の担保をしているため、契約書にとって重要な「いつ・誰が・非改ざんの証明」が可能です。
また、電子契約は「立会人型」と「当事者型」の2種類が存在しており、法的効力を重視する場合は法的に有効とされている立会人型の電子契約サービスを選択すると良いでしょう。
電子契約を導入するメリット
電子契約を導入することで、さまざまなメリットが生まれます。
紙の契約書では当たり前だった手間や時間を大幅に減らし、よりスマートで効率的な業務が可能になります。ここでは主なメリットを3つご紹介します。
業務効率が上がる
電子契約を導入することで、契約業務のスピードが向上します。
従来の次のような作業は不要になります。
契約書の作成
書類の印刷・封入・送付
相手先や上長からの押印の取得
押印済みの書類の回収・保管
こうしたプロセスがなくなることで、契約締結までのスピードが大幅に短縮され、スムーズな業務が実現できます。
コスト削減効果がある
電子契約はオンライン上で完結し、印刷代・郵送費・印紙代などの、書類契約で必要だったコストが削減されます。
それだけでなく、書類管理にかかる人件費や保管スペースも削減できます。さらに、電子化により契約書の検索や確認が即時にできるため、業務効率化にもつながり、トータルコストを削減することができます。
高いセキュリティと法的効力
電子契約は、電子署名法に準拠した仕組みにより、契約書の安全性と法的有効性が確保されます。
契約データは暗号化されて保管されるため、タイムスタンプ機能などによって「いつ」「誰が」「どのように」契約書を改ざんしたのか、履歴管理が可能です。
また、本人確認の手段が整っているサービスを選ぶことで、紙の契約書と同等の証拠力を持つとこができます。
法的な観点からみても、安心して運用できるでしょう。
＼まずはかんたんお問い合わせ！／
料金をすぐに知りたい方はコチラ！
見積もり請求をする（無料）
電子契約を選ぶ5つのポイント
電子契約サービスは数多くありますが、自社に合ったものを選ぶためには、いくつかの重要なポイントを押さえておく必要があります。
導入後に「思っていた機能がない」「法対応が不十分だった」といったトラブルを避けるためにも、以下の5つのポイントを参考に、慎重にサービスを比較しましょう。
セキュリティの対策は完璧なのか
電子契約では、自社の情報だけでなく、取引先の大切な情報もやり取りすることになります。そのため、紙の契約書とは異なる部分にも注意が必要です。
特に、以下のようなセキュリティ機能が備わっているかをチェックしておきましょう
電子署名による本人確認
タイムスタンプの付与による改ざん防止
通信の暗号化による安全なデータ送受信
これらの対策がしっかりしていれば、安心して契約業務を進めることができます。
また、セキュリティ対策は一度整えれば終わり、というものではありません。
新たなサイバー攻撃や不正アクセスに備えるためにも、日々の見直しや最新のセキュリティ環境への対応が求められます。
必要な機能がついているか
電子契約サービスは、それぞれ搭載されている機能が異なります。
例えば、作成した電子契約書を保存・再利用できる「テンプレート機能」や契約書承認までの流れを設定できる「ワークフロー機能」などが存在します。
企業によって必要な機能は異なるため、自社に最適な機能が搭載されている電子契約サービスを選択しましょう。
取り扱う書類が対応しているか
電子契約サービスによって、いつも取り扱っている書類が対応しているか確認しておきましょう。
普段よく利用する契約書の作成が書面作成しか有効でない場合、電子契約サービスを導入してもうまく活用できない可能性が高いです。
また、電子書類の中にも作成手順が細かく分類されていることがあります。
電子書類サービスの公式HPに対応している電子書類の種類、保存方法が公開されていますので、サービス導入前に確認しておきましょう。
法的効力への対応状況
電子契約を安心して使うためには、国内の法律やルールにきちんと対応しているかを確認することが大切です。特に関係が深いのは、次の2つの法律です。
- 電子著名法
電子署名が「本人によるもの」と認められるための要件を定めた法律で、署名の真正性を法的に担保する根拠となります。
- 電子帳簿保存法
契約書などの電子データを保存する際の法律で、以下のような保存の条件や運用ルールを規定しています。
保存要件（保存期間など）
検索性の確保（契約内容をすぐに検索できること）
改ざん防止措置（タイムスタンプなど）
この法律は、税務調査時に電子契約書が証拠として認められるかどうかにも大きく関わってきます。
対応していないサービスを利用してしまうと、契約が法的に無効と判断されてしまったり、税務署調査の際に電子契約書が認められない可能性があります。
こうしたリスクを防ぐためにも、電子契約を選ぶときは「法令対応しているかどうか」を事前にチェックしておくと安心です。
サポート体制は充実しているか
電子契約サービスを導入する際は、サポート体制も確認しておきましょう。
例えば、サービス導入から一定期間の専任担当者による定着サポートや社内スタッフに対する利用方法のセミナーなど、
サポート体制が充実していなれけば、スムーズに導入から定着までを繋げられます。
そのため、電子契約サービスを選ぶ際は、セキュリティや機能面だけではなく、サポート体制の確認も重要です。
＼まずはかんたんお問い合わせ！／
料金をすぐに知りたい方はコチラ！
見積もり請求をする（無料）
電子契約2つの署名タイプ
電子契約には大きく分けて、立会人型（契約印タイプ）と当事者型（実印タイプ）の2つのタイプがあります。
立会人型（契約印タイプ）
- メリット
・契約スピードが早い
・導入しやすい
- デメリット
・偽装される可能性がある
当事者型（実印タイプ）
- メリット
・信用性が高い
・幅広い契約文書と親和性が高い
- デメリット
・コストが高い
・時間がかかる
また、電子認証局で電子証明書を発行されるまでの間が長いのもデメリットの1つです。
おすすめの電子契約サービス10選
紹介する電子契約サービスの機能性や料金を元に、一覧比較してみました。
| サービス名 | テンプレー | ワークフロー 機能 | 原本保管 機能 | システム 連携 | 料金 |
|---|---|---|---|---|---|
| クラウドスタンプ | 〇 | 〇 | 〇 | 〇 | 要問い合わせ |
| イースタンプ | 〇 | 〇 | 〇 | 〇 | 要問い合わせ |
| クラウドサイン | 〇 | 〇 | 〇 | 〇 | 要問い合わせ |
| 電子印鑑GMOサイン | 〇 | 〇 | 〇 | 〇 | 月額8,800円～ |
| DocuSign | 〇 | 〇 | 〇 | 〇 | 要問い合わせ |
| freeeサイン | 〇 | 〇 | 〇 | 〇 | 月額5,980円～ |
| WAN-Sign | 〇 | 〇 | 〇 | 〇 | 月額10,000円～ |
| BtoBプラットフォーム契約書 | 〇 | 〇 | 〇 | 〇 | 要問い合わせ |
| FAST SIGN | △ | △ | 〇 | △ | 要問い合わせ |
| ベクターサイン | 〇 | × | 〇 | × | 送信1通400円 |
＼まずはかんたんお問い合わせ！／
料金をすぐに知りたい方はコチラ！
見積もり請求をする（無料）
クラウドスタンプ
引用元：サポリス
特長
- 初心者でも使いやすい操作性
- 契約書検索やテンプレート機能
- 複数の管理機能を搭載
＼まずはかんたんお問い合わせ！／
料金をすぐに知りたい方はコチラ！
見積もり請求をする（無料）
イースタンプ
引用元：イースタンプ
特徴
- 電子印鑑GMOサインを基盤としたサービスを展開
- 導入サポートが充実
- 取引先へ電子契約についての説明を代行
＼まずはかんたんお問い合わせ！／
料金をすぐに知りたい方はコチラ！
見積もり請求をする（無料）
クラウドサイン
引用元：クラウドサイン
特長
- 国内シェアNo. 1の電子契約書サービス
- 官公庁・金融機関も利用する安心のセキュリティ
- 企業の管理体制に合わせて柔軟にカスタマイズ可能
電子印鑑GMOサイン
引用元：GMOサイン
特徴
- 差込文書一括送信機能を搭載
- 専用スマホアプリで外出中でも電子署名可能
- 細かい権限設定にも対応
DocuSign（ドキュサイン）
引用元：DocuSign
特長
- 世界180か国でサービス導入実績あり
- 世界水準のセキュリティーとプライバシーに準拠
- 多様なカスタマイズ性で自社に最適化可能
freeeサイン
引用元：freeeサイン
特徴
- 契約書業務に必要なプロセスをオンラインで完結
- 契約書類のテンプレート登録やワークフローを作成できる
- 過去の契約書も一括保管・管理可能
WAN-Sign
引用元：WAN-Sign
特徴
- 契約締結レベルを変更可能
- 電子と書面契約を一元管理できる
- 災害対策も施されているデータセンターで契約書を保管
BtoBプラットフォーム契約書
引用元：BtoBプラットフォーム契約書
特徴
- 最大5社間の電子締結可能
- 契約書の保管共有や管理できる
- 電子帳簿保存法に対応
FAST SIGN
引用元：FAST SIGN
特徴
固定料金での利用が可能
契約書の締結後にカウント
CSVによる一括送信が可能
ベクターサイン
引用元：ベクターサイン
特徴
基本料金無料で利用可能
ユーザー数・保管数が無制限
高水準のセキュリティ対策
ベクターサインは、初期費用・月額料金が無料ではじめられるのが魅力です。
1通ごとの料金制なので、契約の数が少ない方でも気軽に使えます。
書類の保管数やユーザー数に制限がなく、セキュリティ面もしっかりしています。
コストを抑えたい個人事業主や、電子契約を試してみたいスタートアップにぴったりのサービスです。
電子契約サービス導入時の注意点
続いては、電子契約サービスを導入する際に注意すべき点を解説していきます。
電子契約できない書類を把握する
電子契約は全ての契約を締結できるわけではなく、中には契約締結が難しい書類も存在しています。
行政関連の書類に関しては紙ベースでの契約書作成が必要となるため、電子契約サービスを利用して書類を作成すると無効になってしまう可能性があります。
そのため、完全に電子契約へ以降はできないため、紙ベースの書類と併用して運用するようにしましょう。
取引先・関係者への対応が必要
電子契約は自社だけではなく、取引先の協力がなければ効果を発揮しません。
先方が電子契約に全く対応していない場合、紙ベースの書類作成となり、取引先との関係が悪化してしまう恐れがあります。
そのため、電子契約を導入する前に取引先へ連絡しておき、電子契約に対する理解を得ておきましょう。
業務フローの変更が必要
電子契約を導入すると、これまでの紙や押印による契約方法とは流れが大きく変わるため、業務フローの見直しが必要になるケースがあります。主な注意点は以下のとおりです。
慣れるまでに時間がかかる
社員への操作説明が必要になる場合がある
社内ルールの調整が必要になることも
導入時には、こうした変化に備えて、社内での説明や準備をしっかり行うことが大切です。
＼まずはかんたんお問い合わせ！／
料金をすぐに知りたい方はコチラ！
見積もり請求をする（無料）
電子契約サービス導入の流れ
電子契約サービス導入までの流れは以下通りです。
それぞれのステップを解説します。
STEP１導入目的の確認
電子契約サービスを導入する際は、目的をしっかりと確認しておきましょう。
導入する目的を明確化しておくことで、必要な機能や予算を設定できます。
STEP２サービスの比較・見積り
導入する目的を明確かした後は、電子契約サービスを比較検討し、システムと予算の見積もりを行いましょう。
予算を定めておくことで、自社に最適な電子契約サービスの導入が可能です。
STEP３ワークフローの見直し
これまで加味ベースの書類で対応していたワークフローを再度確認した後は、電子契約移行後に最適化して見直しましょう。
ワークフローの再設定と同時に、取引先に電子契約並行する旨を伝えておくとスムーズに導入を進められます。
STEP４社内相談・稟議
導入予定の電子契約サービスを洗い出した後は、社内で相談（稟議）を行いましょう。
再度自社に必要な機能が揃っているのか、予算間は問題ないのか、システム権限を誰に設定するのか、といった部分の確認が重要です。
STEP５システム導入
導入予定の電子契約サービスが決定した後は、正式に導入しましょう。
導入完了後は社内スタッフに対して、アナウンスを行います。
STEP６従業員へのフォロー
導入完了後は、従業員へのフォローを忘れないようにしましょう。
導入後のサポート問い合わせ先、説明会の開催を合わせて告知しておくことで、スムーズに定着まで進められます。
＼まずはかんたんお問い合わせ！／
料金をすぐに知りたい方はコチラ！
見積もり請求をする（無料）
まとめ
いかがでしたでしょうか？本記事では、電子契約の導入方法を徹底解説！おすすめサービス比較〇選をご紹介しました。
電子契約は、業務の効率化やコスト削減だけでなく、セキュリティや法的効力の面でも大きなメリットがあります。
ただし、導入にあたっては自社の業務フローや契約書の種類、セキュリティ要件、必要な機能をしっかり確認したうえで、最適なサービスを選ぶことが大切です。
本記事でご紹介した導入のステップなどを参考にしながら、自社に合った電子契約サービスの導入をぜひご検討ください。
最後までお読みいただきありがとうございました。
＼まずはかんたんお問い合わせ！／
