会社で毎日使用している「帳票」という言葉は、営業系の人にはあまりなじみがなく、
伝票や帳簿などの言葉と同じようなものだと考えている人が多いようですが、
事務系の特に経理の仕事をしている人にとっては、毎日使う重要な書類です。
帳票にもきちんとした意味があり、多くの種類があります。
また、法律上定められた重要な書類ですので、勝手に捨てたり、書き換えたりすることはできません。
保存期間や管理方法も厳密に定められており、取り扱いに注意を要します。
今回は、帳票の意味や種類、保存期間、管理方法、電子化の流れなどについてまとめて解説していきます。
帳票の意味を正しく知ろう
帳票は企業が活動を行う上で大変重要な書類のことですが、帳簿や伝票などという呼び方もあって、社内では同じような意味で使っていることが多いようです。
しかし、経営活動を行うには、お金の出入りをしっかりと記録し、数字による業績を見て判断する必要があるため、一つひとつのお金に関する活動がとても重要視されることになります。
この項を読んで、社会人の常識としての「帳票」の正しい意味を押さえるようにしてください。
帳票とは？
企業の経営活動を行う際に、いろいろな書類を作成しますが、その書類全てを「帳票」と呼んでいます。
具体的には、会社におけるさまざまな取引や会計に関する記録書類のことです。
読み方は、「ちょうひょう」です。
たくさんある帳票の種類
帳票にはたくさんの種類があります。
会社によって若干様式は異なりますが、だいたい同じような様式の帳票を使っており、名称はほぼ同じです。
具体的な例で帳票を挙げれば、下記のようなものが代表的です。
- 仕訳帳
- 出納帳
- 元帳
- 買掛帳
- 売掛帳
- 経費帳
- 台帳
- 入出金伝票
- 請求書
- 領収書
- 納品書
- 健康診断結果報告書
- 出退勤表
- 給料明細書
- 契約書
- 権利書
- 当座預金照合表
- 振込依頼書 など
帳票の一部をご紹介しましたが、会社にお勤めの方なら、この中にいつも使っている書類があるはずです。
これらは全て「帳票」と呼ばれる書類の一種です。
会社で何か取引をしたら、必ず記録を残しています。
たくさんの書類がありますので、大切に取り扱うようにしてください。
お金に関する書類は帳簿や伝票
帳票を詳しく分類すると、「帳簿」と「伝票」に分けることができます。
こちらもよく似た名称で混乱しそうになりますが、定義をしっかりと押さえ、混同しないようにしてください。
帳簿は、企業取引を記録する書類で、企業版の家計簿といったイメージです。
伝票は、日常の企業取引を記録し、証明するための書類で、取引ごとに異なる書類を使って作成しています。
どの書類にもお金の額が記載されていますが、伝票を元にして帳票ができています。
つまり、伝票は帳票の転記元データになっているということです。
証憑（しょうひょう）も重要な書類
帳票と間違えやすい書類の一つに「証憑」書類といったものが別に存在します。
証憑書類は、取引の証拠となる書面のことです。
取引の元になる書類のことで、自社で作成したものではなく、社外の公式な記録となる書類です。
わかりすやい具体例を示すと 手書きの領収書、レジでもらうレシート、見積書、納品書などです。
お金の出入りの記録で重要な帳簿
帳簿を使う理由は、企業の経営状況を記録するために簿記の仕組みを使っているからです。
複式簿記を利用しているため、伝票を登録した後のまとめとして帳簿にその数値を反映させています。
複式簿記で転記するのは、仕訳という作業です。さらに帳簿に反映させて元帳に記録していきます。
その際、主に使う書類が、「帳簿」ということになります。
帳簿の主な種類
お金の出入りの記録に使うのが帳簿です。
そして、「総勘定元帳」や「仕訳帳」などを主な帳簿として使っています。
これは、複式簿記の仕組みを使って記録する一般的な方法です。
また、仕訳時には日々の取引内容を記録する「仕訳日記帳」も使っています。
そして、「元帳」を記録する際には「補助簿」の存在も欠かせません。
補助簿もしっかりと活用している
取引に関する詳しい記録を残す場合は、あらかじめ「補助簿」が用意されていますので、会社の事業内容などに応じた適切な補助簿を使用しています。
代表的な補助簿といえば、例えば「現預金出納帳、経費帳、売掛帳、買掛帳、固定資産台帳、製造経費帳、工事台帳など」をよく使っています。
日々の取引の記録は伝票を使用
最後に取引の現場でもよく見かける書類が「伝票」です。
企業の取引が行われる時にはその都度作成される大切な書類です。
その種類は数多く、ここでは紹介しきれませんが、
例えば「入出金伝票、振替伝票、売上伝票、仕入伝票、見積書、請求書、納品書、領収書など」営業事務や総務、経理事務をやっている人なら毎日接する書類です。
帳票は原則として紙による保存が必要
会社の取引をきちんと記録して保存することは重要ですが、なぜ記録し、書類に残す必要があるのでしょうか？
これは、法律によって企業のあらゆる取引を書類にして記録し、一定期間保存しなければならないという決まりがあるからです。
法律によって異なる保存期間
帳簿を保存するのは法律によって定められた決まりです。
保存の義務があって、監査法人などの監査で指摘されたり、税務調査が入った時には支払いの証拠が残っていない場合は追徴課税されたりすることがあります。
帳簿の保存に関しては、適用される法律がいくつかありますので、該当する法律に合わせた保存方法によって保存期間まできちんと整理したうえで厳重に保管しなければなりません。
法人税法上の保存期間と保存方法
法人税法の保存期間は、帳簿は7年間の保存義務があります。
ただし、欠損金が発生した事業年度は9年間の保存が必要です。
伝票は、法人なら7年間、個人なら5年間です。
例外として、欠損金が発生した事業年度は9年間の保存義務があります。
個人と法人とでは保存期間が異なるという点に注意してください。
法人税法上で対象となる帳票は「契約書、請求書、納品書、貸借対照表、損益計算書、通帳、領収書、棚卸表」です。
会社法上の保存期間と保存方法
帳票書類の保存期間については、法人税法よりも会社法のほうが厳しくなっています。
会社法上は一律10年間の保存義務がありますので、間違えて勝手に廃棄しないようにしましょう。
会社法上で対象となる帳票は「現金出納帳、総勘定元帳、売掛金元帳、買掛金元帳、売上帳、仕入帳」です。
条件を満たせばデータとして保存できる
帳票は紙でできた書類です。
原則は、紙による保存が必要です。会計ソフトを使っていたとしても全て紙に出力して保管しなければなりません。
取引の数が膨大な大企業では、紙のコストや保管場所、管理の手間などを考えると、デジタル化した帳票で保存できるなら大変助かります。
そのため、最初から電磁的記録上で情報を作成している場合は、一定要件を満たすと電磁データの記録が許可されています。
他には、保存期間6年目以降のデータは、一定条件を満たせばマイクロフィルムでの保存が可能になる決まりもあります。
電子帳票で保存できるファイル形式
税務署に申請して承認を受けると、「電子帳票」が利用できます。
電子帳票では、ワードやエクセルで作成した帳票データやスキャナーで取り込んだデータなども保存可能です。
電子帳票で保存可能なファイル形式は、PDF、Microsoftの表計算Excel、インターネットブラウザのHTMLなど、ビジネス上でもよく利用されているものになっています。
帳票を保存していないと罰則が課せられる
厳しい罰則があります。
すでに実施し終了した年度の確定申告が取り消しになってしまうことがあります。
必要な帳票がないと、「推計課税」といって税務署のほうが一方的に税金を決定してしまいます。
税務調査でも不利な立場に立たされ、追徴税が課され、税の優遇措置も受けられなくなります。
また、会社法上では、保存義務を怠ると、100万円以下の過料が課せられます。
これからは帳票の電子化が進む！
伝票の入力や帳票の作成は、すでにソフトウェアでも対応可能です。
優れたソフトウェアが登場し、全てデータで管理しながら、最終的な結果だけを紙へ出力して保存している企業や個人も増えてきています。
時代の流れも進んできており、あらゆる帳票の電子化は目前に迫っています。
ソフトウェアやツールの急速な進化
企業規模が大きくなると帳票の数も量も膨大になっていきます。手書きや紙では運用や管理がとても大変です。
そこでITを駆使しての帳票の作成や管理、データの出力や加工などが容易になってきています。
これらは「電子帳票」と呼ばれていますが、経理や簿記の知識があまりない方でも運用や管理ができるようになっています。
ソフトウェアやツールの急速な進化により、デジタルのままで電子帳票が管理できる点に大きなメリットがあります。
手間や管理が大変な紙の帳票
帳票は紙での保存が義務づけられていますが、実際に伝票や帳票を作成する作業はとても手間のかかる作業です。
手書きは、字が汚いと読めませんし、コピーすれば紙が増え、コピー代も無駄です。
紙は一枚だけなら軽くて便利なものですが、大量に集まると重くて嵩張るうえに保管スペースが必要です。
こうした理由から、帳票という大量の紙を取り扱うのは、大企業や取引数の規模が膨大な企業にとっては、デメリットのほうが多いと考えられます。
帳票を電子化すると考えられる多くのメリット
帳票の電子化では、新しいオープンシステムが導入され、
ネットワークで接続された専用ソフトを使用して、働く人が各自必要なデータを取得して帳票が作成できます。
柔軟な仕事ができるだけではなく、維持費も安くなります。
紙ではなく、データによるダイレクトな管理が可能となり、ペーパーレスによる大幅なコスト削減が可能です。
セキュリティがしっかりしていれば、紛失するリスクも少なく、データも長期間保存できます。
業務効率がアップしリモートワークも可能
業務効率がアップすれば、事務作業のリモートワークも実現しやすくなります。
自宅で仕事をするテレワークは、一部の企業や特定の社員にしか導入されていませんでしたが、
これからは「働き方改革」で紙やハンコがなくなって、通勤にかける時間やコストも減っていくでしょう。
ペーパーレス化が実現する
多くの顧客を相手にしている大企業や中小企業は、必然的に取引の数だけ帳票の数も増えていきます。
法律では、7～10年もの紙の帳票類を保存しなければならないため、
帳票の電子化によってペーパーレス化が実現すれば多大な恩恵が受けられます。
印刷機の導入や保守に関する費用も削減でき、大量の紙の保管に関する悩みも一気に解決します。
電子帳票に関わる法律のまとめ
帳票の電子化、データ保存については、これからご紹介する下記のような法律が存在します。
帳票の電子化やペーパーレス化については、下記の法律を守って運用することが重要です。
電子帳票保存法
1998年に制定された法律です。
帳票の電子化に関する保存期間や方法について定めています。
時代と共に修正が加えられていますので、最新の情報を参考するようにしてください。
また、キャッシュレス決済に関する保存方法も定められています。
この法律では、手書きの仕訳帳、総勘定元帳に関してはデータ保存が認められていない点に注意が必要です。
決算関係の書類は原本を残す義務が残されており、完全に帳票が電子化されているというわけではありません。
電子署名法
2001年に制定された法律です。
手書きや押印に代わり、定められた手続きを行えば、電子署名も同等の価値を有することが定められています。
手書き署名やハンコが必ずしも必要とされなくなったことで、帳票をはじめとする書類の事務手続きやデータの保管・閲覧などが簡単にできるようになりました。
e-文書法
2005年に定められた法律で、別名「電子文書法」とも呼ばれています。
帳票保存の手間を大幅に軽減できるようになった法律です。
法的要件を満たしたスキャナー保存が原本と等しい価値を持つとされています。
大量の帳票を紙のまま保存する義務がなくなったことで、一般企業で実施している事務や書類の保管などの手間を軽減できるようになりました。
この法律でデータ保存の要件となっているのが、「見読性」「完全性」「機密性」「検索性」の4つです。電子署名や日付に関するデータも登録しなければなりません。
スキャナーで取り込んだ時の解像度も正確に読み取れるものが要求されています。
データは整理ができ、権限のある人なら閲覧や検索できる状態にしている必要があります。
さらに、機密情報なら外部に漏れることのないようなセキュリティ対策やアクセス権限の設定も重要です。
e-文書法が制定されたことによって、電子化された文書の保存に関する具体的な方法がわかるようになり、
大企業はもちろんのこと、中小企業や個人事業主にも書類のデータ化が浸透するようになりました。
まとめ
今回は、会社や個人でも誰もが使っている「帳票」に焦点を当てて、書類にあまり馴染みがない方にもわかりやすく解説しました。
帳票の基本的な意味、その種類、保存期間、管理方法など、各種法律を守って運用管理していないと、
罰則もありますし、税務調査が実施された時に追徴課税されることもあります。
紙での帳票保存が原則ですが、一方では帳票の電子化やペーパーレス化も進んできており、
話題のキャッシュレス決済にも関わる部分が多いので、
ビジネスで活躍している人なら基本的な流れを知っておくとトレンドに乗り遅れることはないでしょう。
