【法人必見】業務用複合機・コピー機の選び方！購入・レンタル・リースの違いと導入時のポイントを解説！

2025-02-14 2025-02-14

業務用の複合機・コピー機は、オフィスに欠かせない重要な機器の一つです。日々の業務をスムーズに進めるためには、適切な機種を選ぶことはもちろん、導入方法も慎重に検討する必要があります。

導入の際に「購入するか」「リース契約するか」「レンタル契約するか」と迷う企業も多いのではないでしょうか。初期費用やランニングコスト、メンテナンスの手間など、それぞれにメリット・デメリットがあり、会社の規模や利用頻度によって最適な選択肢は変わってきます。

本記事では、「購入」「リース」「レンタル」それぞれの違いや、導入時に押さえておきたいポイントをわかりやすく解説します。オフィスのコスト管理や業務効率化を考えている方は、ぜひ参考にしてください！

＼まずは無料でお見積もり！／

料金をすぐに知りたい方はコチラ！
見積もり請求をする（無料）

1 業務用複合機・コピー機の選び方
2 業務用複合機・コピー機の導入方法（購入・リース・レンタル）の違い
3 おすすめの業務用複合機・コピー機をメーカーごとに比較！
4 自社に最適な導入方法を選ぼう
- 4.1 購入・リース・レンタルいずれが適しているのか分析
- 4.2 業務内容に合わせた本体選びが大切
5 まとめ

業務用複合機・コピー機の選び方

業務用複合機・コピー機を選ぶ際に、メーカーごとの特徴や機能の違い、契約方法によってコストや使い勝手が大きく変わります。自社の業務に合ったものを選ぶことで、業務の効率化やコスト削減にもつながります。

ここでは、業務用複合機・コピー機選び方のポイントを、以下の３つに分けてわかりやすく解説していきます！

メーカーで選ぶ
機能・性能で選ぶ
契約方法で選ぶ

メーカーで選ぶ

業務用複合機・コピー機は、メーカーごとに特徴が異なります。どのメーカーを選ぶかによって、コストや使い勝手、性能に違いが出てくるため、まずはメーカーで絞ってから機種を選ぶのも一つの方法です。

こちらが、メーカごとの特徴を比較した表です。

メーカー	特徴
京セラ	耐久性が高く、低ランニングコストで長期利用向け
シャープ	コストパフォーマンスが良く、操作性に優れ、使いやすい
富士フイルム	高画質で、デザイン・写真用途に向いている
キャノン	印刷の精度・スピード・機能のバランスが良く、幅広い業務に対応可能

このように、メーカーごとの特徴を把握したうえで、自社に合った選び方をするとスムーズに業務用複合機・コピー機を、導入することができます。

機能・性能で選ぶ

業務用複合機・コピー機を選ぶ際には、必要な機能が備わっているかもしっかりチェックしておきましょう。コピー機能だけでなく、FAXやスキャンといった基本機能のほか、オプションを追加することでさらに便利に使えます。また、印刷スピードや画質、耐久性といった本体の性能も重要なポイントです。業務の効率や仕上がりに影響するため、用途に合った性能を選びましょう。

例えば、以下のような機能があります。

データ転送（スムーズなデータ共有が可能）
MacPC対応（Macユーザーでも安心して利用できる）
認証機能（セキュリティ強化のためのアクセス制限）
白紙飛ばし（スキャン時に不要な白紙を自動で除外）
無線LAN対応（配線不要でスッキリ設置可能）
フィニッシャー機能（ホチキス留めやパンチ、中折り・中とじ加工が可能）

自社の業務に必要な機能と、本体の性能をしっかり比較しながら、コストとのバランスを考えて最適な機種を選ぶことがおすすめです。

契約方法で選ぶ

業務用複合機・コピー機を導入する時の契約方法は「購入」「リース」「レンタル」の３つに分けられます。それぞれ費用や契約条件が異なるため、自社の利用状況に合った方法を選ぶことがポイントになります。

「初期費用を抑えたい」「定期的に最新機種を使いたい」「短期間だけ必要」といった目的によって、最適な契約方法は変わります。費用だけでなく、契約期間やメンテナンスの有無も確認しておくと、後々のトラブルを防ぐことができます。

自社の利用頻度や予算を整理し、長期的な視点でどの方法がベストなのかを検討してみましょう。

＼まずは無料でお見積もり！／

料金をすぐに知りたい方はコチラ！
見積もり請求をする（無料）

業務用複合機・コピー機の導入方法（購入・リース・レンタル）の違い

業務用複合機・コピー機を導入する際、それぞれ費用や契約内容が違うので、会社の規模やどれくらい使用するかによって、最適な選択肢は変わってきます。

こちらが業務用複合機・コピー機の導入方法（購入・リース・レンタル）の違いです。

	購入	リース	レンタル
所有権	購入企業	リース会社	レンタル会社
初期費用	高い（数十万～100万円以上）	なし（初期費用0円）	有り（搬入設置費用）
月額費用	なし（購入後の維持費のみ）	月額固定（3,000円～30,000円）	月額固定（リースより割高）
契約期間	なし	通常3～7年	短期契約可能
中途解約	制限なし	不可	可能（違約金発生の場合あり）
機種の選択	可能（最新・中古）	可能（リース会社による）	不可（主に中古のみ、在庫次第）
経費処理	不可（資産計上/減価償却）	可能（資産計上不要）	可能
導入スピード	数日～2週間程度	契約後すぐ	即日～数日

それぞれの特徴を、メリット・デメリットも含めて詳しく解説していきます。自社に合った導入方法を見つけるための参考にしてください。

購入（新品・中古）

購入（新品・中古） は、複合機・コピー機を自社で所有する方法です。長期的に使用する場合に適していますが、初期費用がかかる点が特徴です。

購入時のメリット・デメリット

メリット

- 所有権が自社にある
  購入すると複合機・コピー機の所有権が自社にあるため、リースやレンタルのような契約期間の制約がありません。途中解約による違約金の心配もなく、安心して使用できます。
- 選べる機種の選択肢が広い
  購入の場合、メーカーや機種の制限がないため、自社に合ったモデルを自由に選べます。カスタマイズやオプションの追加も自由にできるため、業務に合わせて選ぶことができます。契約に縛られない自由さを求めるのであれば、購入はメリットの大きい選択肢となるでしょう。
- ランニングコストが抑えられる
  リースやレンタルでは月々の支払いが発生し、契約期間内に支払う総額が購入より高くなることが一般的です。一方、購入すれば月々の支払いが発生せず、長く使うほどコストを抑えられる可能性があります。
  新品購入なら最新機種を導入でき、性能や機能面が優れています。
  中古購入は新品よりも導入費用を大幅に抑えられるのが大きな魅力です。また、在庫がある場合はすぐに導入できるため、急ぎで複合機が必要な場合にも便利です。

デメリット

- 初期費用が掛かる
  複合機・コピー機を購入する場合の最大のデメリットとしては、導入する際に多額の本体費用や搬入・設置・設定費用など、まとまった初期費用がかかることです。
- メンテナンスや修理費が自己負担になる
  リースやレンタルの場合、メンテナンスや保守契約が含まれていることが多いですが、購入した場合は 修理や部品交換の費用をすべて自己負担しなければなりません。
  新品購入の場合、初期費用が高く、100万円以上かかることもあります。
  中古購入はメーカー保証がつかないケースが多く、修理が必要になった場合は有償対応となることがほとんどです。また、すでに劣化が進んでいる可能性もあり、結果的に新品より維持費がかかることもあります。

どのような企業に向いているのか

業務用複合機・コピー機の購入は、長期間安定して使えるため、長く使うことでコストを抑えたい企業に向いています。初期費用はかかるものの、リースやレンタルと違って月々の支払いがなく、ランニングコストを抑えられるのが大きなメリットです。

また、業務用複合機・コピー機は減価償却資産（購入した設備の費用を数年に分けて経費計上できる資産）として計上できるため、 節税対策として設備投資を検討している企業にもおすすめです。

＼まずは無料でお見積もり！／

料金をすぐに知りたい方はコチラ！
見積もり請求をする（無料）

リース契約とは

リース契約とは、リース会社が複合機を購入し、企業がリース会社から複合機を長期で借りる契約のことです。契約期間（一般的に3〜7年）が決まっており、その間はリース会社から機器を借りて使います。所有権はリース会社のため、契約終了後は返却が必須です。

リース契約のメリット・デメリット

メリット

- 初期費用を抑えて導入できる
  新品を購入すると100万円以上かかることもありますが、リース契約なら月額料金の支払いで済むため、初期費用を大幅に抑えられます。特に予算が限られた企業でも導入しやすく、最新機種を選べる自由度も高いため、すぐに業務に適した複合機を導入できるのが魅力です。
- メンテナスやサポートが充実している
  リース契約には 保守やサポートが含まれていることが多く、万が一の故障時もリース会社が修理対応を行うため、負担が軽減されます。また、トナーやドラムなどの 消耗品交換が契約に含まれることもあり、追加のコスト負担を抑えられるのも大きなメリットです。
- 契約満了時に機種変更が可能
  リース契約は 一定期間ごとに最新機種へ変更できるのが強みです。契約満了後は リース会社に古い機種を返却し、新たな最新モデルに交換できるため、常に最新の技術を取り入れながらコストを抑えて運用できます。

デメリット

- トータルコストが割高になる場合がある
  リース契約には 金利や保険料、手数料 などが含まれるため、購入と比べて 長期的に見た場合の総支払額が高くなる ことがあります。
- 途中解約が不可
  リース契約は原則として途中解約ができず、契約期間中に解約や機種変更を希望する場合は 違約金の支払いや残金の一括支払いが必要になることがあります。そのため、契約前に使用期間や業務の変化を考慮し、無理のない契約内容を選ぶことが重要です。
- 審査が必要
  リース契約には事前の審査があり、企業の信用力や支払い能力をリース会社がチェックします。審査基準はリース会社ごとに異なりますが、審査に通らなければ契約できないため、 事前に自社の状況を確認しておくことが必要です。

リース契約が向いている企業

リース契約は、初期費用を抑えたい企業やメンテナンスの負担を減らしたい企業におすすめです。購入と違い、まとまった資金がなくても月々の支払いで最新機種を導入できます。また、メンテナンスや修理対応が含まれることが多く、万が一の故障時もリース会社が対応してくれるので、管理の手間を減らしたい企業にもおすすめです。

＼まずは無料でお見積もり！／

料金をすぐに知りたい方はコチラ！
見積もり請求をする（無料）

レンタル契約とは

レンタル契約は、 短期間の利用を前提とした契約で、必要な期間だけ複合機・コピー機を借りることができます。契約期間中はレンタル会社が所有するコピー機を使用し、期間が終了すれば返却する仕組みです。購入やリースと異なり、長期契約の縛りがなく、柔軟に利用できるのが特徴です。

レンタル契約のメリット・デメリット

メリット

- 短期間でのレンタルが可能（1か月～3年）でコスト削減につながる
  必要な期間だけ借りられるため、 一時的なオフィスやイベント、繁忙期の増設などに適しています。長期契約の縛りがないため、無駄なコストを抑えることができます。
- 審査不要で契約が可能
  リース契約のような信用審査が不要なので、新しい企業や個人事業主でもスムーズに契約できます。手続きが簡単なのも魅力です。
- 解約時の違約金もかからないことが多い
  リースとは異なり、契約期間が短いため、途中解約の違約金が発生しにくいのもメリットです。必要な期間だけ使い、不要になれば返却するだけで済みます。

デメリット

- 長期間の利用ではコストが割高になる
  レンタルは月額費用が発生するため、中～長期で使う場合は、リース契約より総コストが高くなることがあります。長く使う予定なら、リースや購入も検討するとよいでしょう。
- 機種の選択肢が限られる
  レンタルできるのはレンタル会社の在庫のある中古機種が中心となるため、最新機種や特定のメーカーを指定することが難しいケースが多いです。機能にこだわる場合は、希望の機種がレンタル可能か事前に確認しておく必要があります。