個人ではすでに当たり前になっているチャットツール。
最近では、ビジネスチャットを導入する企業が増加しています。
そこで、この記事ではコミュニケーションを効率化できるビジネスチャットのメリット・デメリットについて紹介していきます。
ビジネスチャットを導入する時に注意しておきたいことにも触れていますので、ぜひとも最後まで読んでください。
目次
ビジネスチャットとは？
ビジネスチャットとは、パソコンやスマホを使ってリアルタイムでコミュニケーションを取れるツールを指します。
LINEやカカオトークなどの個人が使用しているチャットツールとは違い、ビジネスチャットは大人数やグループに適したコミュニケーションツールとなっています。
ビジネスチャットには、以下のような機能も備えられているビジネスチャットツールもあるのです。
- グループ作成
- タスク管理
- ファイル共有機能
- 音声・ビデオ通話
ビジネスチャットでは、従来のメールとは違い、要件だけを端的に相手に伝えられます。
また、返信することなく、既読したことを絵文字で通知することができるのも特徴です。
ビジネスチャットを導入することで見える8つのメリット
ビジネスチャットには、導入する上で8つのメリットがあります。
それぞれ順番に紹介していきます。
時間や場所を選ばないコミュニケーション
ビジネスチャットは、インターネットにつながっていれば、場所を選ばずに、いつでもコミュニケーションが取れます。
出先のカフェや建物内だけでなく、電車やバスなどでの移動の際にも簡単に使用できるツールです。
移動中でも使用できますので、もちろんスマホからでも使用できます。
また、従来のメールとは違い、ビジネスメール特有の「〇〇様 いつもお世話になっております。」などが必要ない分、自分が伝えたいことのみを端的に伝えられます。
グループを作成して色々な人と同時にコミュニケーションがとれる
ビジネスチャットでは、プロジェクトごとや部署ごとにグループを作成できます。
個人だけでなく、一度に色々な人とコミュニケーションを取ることが可能です。
プロジェクトごとや部署ごとで共有したい情報がある場合には、効率的に情報を共有できます。
すばやく簡単に情報共有が可能
従来のメールでは、相手がいつメールを確認しているかわかりません。
電話では、お互いのタイミングが合わないと情報を共有できません。
ビジネスチャットでは、自分のタイミングで情報を発信できますし、個人チャット同様に既読機能があります。
こちらの発言を確認しているかどうかを把握することも可能です。
また、画像や資料ファイル、動画の共有もできます。
同じ場所にいなくても会議を開催
ビジネスチャットでは、同じ場所にいなくても、簡単に会議の開催が可能。
ビジネスチャットでは、メンバー全員が同じチャットで自由に発言でき、過去の発言も簡単に確認できます。
わざわざ集まるまでもないけれど、メンバーの意見が聞きたい場合には、ビジネスチャットがおすすめです。
ビジネスチャットであれば、チャットに意見を求める文章を打てば、メンバーから簡単に意見を集められます。
強固なセキュリティ対策
ビジネスチャットは、ビジネスに特化した情報コミュニケーションツールであるため、運営者の多くは強固なセキュリティ対策が行われています。
例えば、ビジネスチャットでは、このようなセキュリティ対策が行われています。
- 外部から不正アクセスできないようにブロック
- データの暗号化
- 利用できるIPアドレスを制限
- 利用できるモバイルデバイスを制限
また、人的ミスで一番多い、誤送信のリスクを減らすことが可能です。
ビジネスチャットでは、チャットルームを分けることで、社内向けのメールを誤って社外に送信してしまうリスクを下げることができます。
積極的なコミュニケーションを促進
ビジネスチャットでは、先述したようにいつでもどこからでも自由なコミュニケーションを取れます。
相手のタイミングを伺ってコミュニケーションを取る必要もないので、積極的にコミュニケーションを取ることが可能です。
リモートワークの社員とも、リアルタイムでコミュニケーションを取れます。
仕事とプライベートの切り替え
個人のスマホをビジネスで使用する際に、個人チャットの中にビジネスのことを入れてしまうと、社員は仕事とプライベートの切り替えが困難になってしまうでしょう。
プライベートな相手に対して、社内だけの重要な情報を誤送信してしまう恐れもあります。
また、個人チャットではアカウントの乗っ取りなどの危険も存在します。
ビジネスチャットは、社員が仕事とプライベートを明確に切り替えできるコミュニケーションツールとなります。
音声・ビデオ機能の活用
ビジネスチャットには、音声・ビデオ機能もあります。
文章だけのチャットではなく、顔の表情を見てコミュニケーションを取りたい時に便利です。
ビデオ機能を使えば、誰がどこにいても顔を見ながら会議を開くこともできます。
リモートワークの社員との会議や打ち合わせも、効率的におこなえます。
ビジネスチャットの4つのデメリット
ビジネスチャットの4つのデメリットについて紹介していきます。
確認しなければいけない情報が他の情報に埋もれてしまう可能性がある
チャットでは、メンバーが気軽に発言することが可能です。
その反面、メンバーの発言が多くなると、過去の発言を遡ることが難しくなってしまい、確認しなければいけない情報が他の情報に埋もれてしまい、その情報を探すことに時間がかかります。
確認しなければいけない情報は、ビジネスチャットのピン留め機能やタスク機能を活用するなどの対策が必要です。
気軽さゆえに多くなるコミュニケーション
ビジネスチャットでは、気軽にコミュニケーションが取れることで、コミュニケーションが多くなってきます。
コミュニケーションが多くなることで、その通知やメッセージの確認などで集中力が低下してしまうことも考えられるでしょう。
対策としては、緊急時用のチャットルームを作成するなどのルール決めが考えられます。
減ってしまう対面でのコミュニケーション
ビジネスチャットが便利な分、対面でのコミュニケーションが減ってしまう恐れがあります。
そのため、ビデオ機能を活用して表情を見ながらコミュニケーションを取るようにしたり、月に1回は対面での会議を行ったりするなど、ビジネスチャット導入時に対面でのコミュニケーションが減らないような対策が必要です。
ビジネスチャットの使用方法を不慣れな社員へ教育
ビジネスチャットを導入する場合、不慣れな社員への教育が必要となる場合があります。
特に不慣れな社員には、ビジネスチャットを導入する目的や利便性をしっかりと説明し、ビジネスチャットを導入することに同意していない状態では、どれだけ教育しても覚えてくれません。
不慣れな社員がビジネスチャット導入を受けられる状態になってから、しっかりと丁寧に教育する必要があります。
また、無料で始められるビジネスチャットも存在するため、体験した上で導入を検討することもできます。
ビジネスチャットとの比較から考えるメールのメリット・デメリット
ここでは、ビジネスチャットとメールを比較し、メリットとデメリットについて紹介していきます。
メールのメリット
メールでは、ビジネスマナーを意識して送ることが必須になります。
そのため、目上の上司や顧客に対して、メッセージを送る場合には最適な方法です。
相手としては、こちらの都合に合わせて確認や返信することが前提となっています。
そのため、自分のペースでメールの確認・返信することができるので、心理的に余裕ができやすいです。
メールのデメリット
従来のメールとは違い、「お世話になっております」「お疲れ様です」というような挨拶文など、ビジネスマナーを意識する必要があるため、端的に情報を伝えたい場合には非効率です。
また、メッセージの削除ができないため、メール送信後に誤字脱字や送信先の間違いに気付いても、取り消すことも修正することもできません。
社内はビジネスチャット、社外はメールがおすすめ
ビジネスチャットとメールのメリットとデメリットから考えると、このように使い分けて活用することが効率的でしょう。
- ビジネスチャットは社内が中心
- メールは社外を中心
社内・社外でも、その時の状況や相手に応じて使い分けると、より効率的になります。
ビジネスチャットを導入する際に注意したいこと
ここでは、実際にビジネスチャットを導入する場合の注意したいことについて紹介していきます。
自社の目的に沿った運用を意識
ビジネスチャットを導入しても、当初の導入目的から逸れた運用をしていては、非効率になりかねません。
ビジネスチャットを導入する目的は何なのか、どういうルールで運用していくのかをしっかり明確にしておく必要があります。
さらに、ビジネスチャットの導入目的や運用ルールについて、必ず導入することを決定する前に社員へ丁寧に説明して、社員が混乱しないようにすることも重要です。
自社の運用に適した機能とコストであるかどうか
ビジネスチャットには多くの機能があります。
機能が多ければ多いほどコストも高くなってしまいますよね。
自社の運用に対して絶対に必要な機能ではないけれど、あったら便利というような機能など、欲張りすぎるとコストが合わないかもしれません。
つまり、自社の運用に完全にマッチした機能ではあるけれど、コストが高すぎては導入が困難になります。
そのため、自社に必要な機能とコストのバランスを慎重に見極めることが重要です。
現場が使いやすい機能が備わっているツールなのか
ビジネスチャットを実際に運用するのは現場です。
せっかくコストをかけて導入しても、現場が使いづらくては、導入する目的がわかりにくくなってしまいます。
そのため、ビジネスチャットをどのツールにするのかを選択する場合には、ぜひ現場の意見を取り入れてください。
無料で始められるビジネスチャットもありますので、まずは現場に体験してもらうことも必要となるでしょう。
クラウドストレージとの連携
ビジネスチャットとクラウドストレージを連携させると、クラウドストレージのファイルやデータと簡単に共有できます
ビジネスチャットのチャット画面から、クラウドストレージのファイルに直接アクセスできます。
ビジネスチャットツールによって連携可能なクラウドストレージがあるため、ビジネスチャット導入時には自社のクラウドストレージと連携可能なビジネスチャットを選択することも作業効率化につながります。
無料プランがあるおすすめビジネスチャット
ここでは、ぜひともおすすめしたい無料プランがあるビジネスチャットツールを4つ紹介していきます。
ChatWork
※無料プランあり
Slack
※無料プランあり
LINE WORKS
※無料プランあり
Microsoft Teams
※無料プランあり
ビジネスチャットを導入してコミュニケーションを効率化しよう
ビジネスチャットは、従来のメールと併用することで、社内と社外のコミュニケーションを効率的にすることができるツールです。
無料で始められるツールが多く存在しています。
社員の自由な働き方を実現するためにも、まずは無料で導入してみてはいかがでしょうか。
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