自社に適した予算管理システムをお探しではないでしょうか？
「Excelを活用した予算管理には限界がある」と感じている企業も多いようです。
このようなケースでは、予算管理システムの導入がおすすめです。
この記事では、予算管理システムとは何か、利用できる機能、導入するメリット、選ぶうえでの重要なポイントについてを解説します。
紹介する予算管理システムから自社に最適な予算管理システムを導入し、業務効率化を進めましょう。
目次
予算管理システムとは？
予算管理システムとは、予算の作成や編成、進捗状況の確認、レポートの作成などの業務を効率化するためのシステムです。
Excelの活用した予算管理では、データの集計や分析に時間がかかることや、入力ミスなどにより正しいデータの分析ができないといった課題が残ります。
上記の問題を解決することができるシステムが、予算管理システムです。
導入にはコストが発生するケースがほとんどですが、コスト以上の価値が期待できるでしょう。
予算管理業務を改善したい場合は、コストをかけてでも予算管理システムの導入をおすすめします。
予算管理システムの導入の検討をおすすめするケース
従来の予算管理は、多くの企業がExcelを活用して行っていました。
しかし、さまざまな問題点があるため、使いづらいと感じることも少なくありません。
下記のような問題を抱えている企業は、予算管理システムの導入を検討したほうがいいでしょう。
- 現場の業務負担が大きい
- 更新の手動問題
- 予算編成に時間がかかる
実際にどのような問題点があるのかについては、ここで詳しく紹介します。
現場の業務負担が大きい
Excelで管理を行う場合「適切なファイルを管理することができない」ことや
「問題が起きるとすべてのExcelフォーマットの修正をしなければならない」などで
悩まれている企業は多いのではないでしょうか。
特に部門ごとや事業所ごとに管理している企業では、これらのケースが発生しやすいです。
作業や管理をしていて時間がかかりすぎると感じたり、
負担が大きいと感じるケースでは脱Excelを検討したほうがいいかもしれません。
更新の手動問題
Excelは、基本的に更新作業を毎回手作業で行わなければなりません。
更新をしないと最新の情報の反映がされないため、これらの作業は相当な手間がかかります。
また、更新忘れなどもあると間違った情報で認識してしまうなどミスも発生しやすくなります。
更新には時間がかかるケースもあるため、毎回行っていたら時間がいくらあっても足りません。
予算編成に時間がかかる
Excelでは、各担当者が作成した予算ファイルをまずは集約するといったフローから開始しなければならないため、時間がかかります。
工数も増えることから、企業によっては人員を増やしているケースもあるでしょう。
しかし、人員を増やすとそれだけコストもかかってしまうため、得策とは言えません。
作業負担や効率化なども考えると、やはり予算管理システムの導入は必須と言えるでしょう。
予算管理システムの一般的な機能とは
初めて予算管理システムを導入する企業の中には、「そもそも導入することで何が変わるの？」と思われている方がいるかもしれません。
予算管理システムの一般的な機能は以下の通りです。
- 予算管理の自動化
- シミュレーション機能
- フィードバック機能
それぞれの機能についてご紹介します。
予算管理の自動化
予算管理システムでもっとも重要な機能は、Excelなどで手間のかかる部分を自動化できることです。
例えば、予算計画に関するあらゆる情報を自動で集め、総合予算計画として反映させる事が可能です。
大幅な業務効率化ができるため、あらゆる作業の負担を軽減できるでしょう。
ただし、予算管理から計画までのすべてを、予算管理システムが自動で行ってくれるわけではありません。
Excelでの業務に限界を感じている企業では、予算管理システムの導入を行っているところがほとんどです。
シミュレーション機能
予算管理システムは、策定した予算計画を、シミュレーションできます。
具体的には、トップダウンやボトムアップなどのさまざまな予算計画を行ったり、計画するうえでの問題点などを予測したりすることが可能です。
事前にシミュレーションがすることで、より精度の高い予算管理を実施できます。
レポーティング機能
予算管理システムには、レポーティング機能があります。
グラフや表などを作成して目標達成度を評価することが可能です。
表やグラフを自動で作成してくれるものもあるため、Excelよりも簡単に評価することができます。
数字の明確化により今後の目標が立てやすくなる点も、レポーティング機能の特徴です。
予算管理システムを導入するメリット
予算管理システムを導入することで得られるメリットは下記のとおりです。
- フォーマットを共通化できる
- データの分析を正確に行える
- 誰でも扱えるようになる
- セキュリティ面でも安心
フォーマットを共通化できる
予算管理は、特に現場が複数ある場合や、部門が多いケースではそれぞれで管理を行うというのが一般的でした。
複数あることによる問題点としては、集計に手間がかかることや、確認しにくいといった点です。
しかし、システムを導入することによって部門別に管理をしていたフォーマットは共通化できます。
これにより、集計もシステム内の画面から一括で行うことができ、予算の確認にも手間がかかりません。
フォーマットを共通化することにより、業務の負担を大幅に軽減できるのは大きなメリットと言えるでしょう。
データの分析を正確に行える
予算管理システムを導入することによって、複数の拠点で管理していたデータを1か所に集めることができます。
これにより、データの集計が素早く行えるようになり、一つの画面で計算もできるようになるため、より正確な分析が可能です。
また、リアルタイムでモニタリングできるようにもなるため、いつでもデータを参照できるようになるのは大きなメリットと言えるでしょう。
誰でも扱えるようになる
Excelを活用する場合は、関数の計算や独自の分析方法により専門の担当者しか扱えないデメリットがありました。
しかし、予算管理システムならゼロの状態から担当者が作り上げる必要はありません。
すでに作り上げられているシステムに、必要な情報を入力するだけで自動的に計算ができたり、表やグラフを作成できたりします。
これにより、専門的知識がない従業員でも取り扱うことが可能になるのです。
誰でも扱えるようになれば、それだけ業務に関われる人数も増やすことができるため、業務負担の軽減などにもつなげることができるでしょう。
セキュリティ面でも安心
予算管理には重要な数値や経営に関わる情報が含まれています。
これらの情報をメールなどで送信する場合には、誤送信やハッキングによるデータ漏えいなどの心配も考えられます。
また、WEB上でファイルを共有する場合でも、権限の設定を間違えることで情報が漏洩してしまう恐れもあります。
これらのケースはExcelを活用した非効率の作業原因となっていますが、予算管理システムを導入すればこれらの不安は解消されます。
基本的にはセキュリティ対策がしっかりととられているのはもちろん、システム内に一元管理ができるため、データを持ち出す心配もありません。
情報漏えいを防ぎやすい対策がとられているので、不安要素をなくした状態で管理できるのです。
自社に合う予算管理システムの選び方
予算管理システムにはさまざまな種類があるので、自社に合ったシステムを選ぶことが重要です。
自社に合う予算管理システムを選定する際には、以下の5つのポイントを確認しておきましょう。
- 負担のないコストで導入できるか
- 操作性が問題ないか
- 各会計基準に対応できているか
- サポート体制が充実しているか
- 外部システムとの連携に優れているか
負担のないコストで導入できるか
予算管理システムには、インストール型、業務パッケージ、クラウド型の3種類があります。
そして、これらを提供する運営会社によっても発生するコストは変わります。
導入する際に重要になる部分としては、トータルでどのくらいのコストが発生するかです。
例えば、購入費や初期設定費用、カスタマイズにかかる費用など、料金が発生する場所はそれぞれのサービスで異なります。
また、クラウド型であれば月額料金が発生するケースもあるでしょう。
これらのように、提供企業や製品によってどこにお金がかかるかも変わるため、まずは見積もりをとることが大切です。
できれば複数社に見積もりをとってもらい、あまり負担がかからず運用し続けられるシステムを選ぶようにしましょう。
操作性が問題ないか
予算管理システムを導入する際には、従業員が直感的に扱いやすいサービスを選ぶことが大切です。
例えば、これまでExcelで管理を行っていた場合は、Excelに近い操作性のもので性能にも優れたサービスを選ぶと安心です。
また、製品によってはExcelからファイルを直接インポートできる機能があるものも多くあります。
今まで使っていたサービスと全く異なる操作性の場合は、使いづらく感じることもあるでしょう。
直感的に扱いやすく、データ入力作業にも影響が出ない予算管理システムがおすすめです。
会計基準に対応できているか
会計基準に対応できているかも、予算管理システム選びの重要なポイントです。
日本では4つの会計基準が認められています。
- 日本会計基準
- 米国会計基準
- IFRS
- J-IFRS
米国会計基準は、アメリカで上場する際に必要になる会計基準です。
将来的にアメリカでの上場を検討しているなら、米国会計基準に対応している予算管理システムを選ぶと安心でしょう。
今後のことを考えると、さまざまな会計基準に対応しているものを選ぶことがおすすめです。
製品によって対応の可否が異なるので、会計基準の部分もしっかりと確認しておきましょう。
サポート体制が充実しているか
予算管理システムを初めて導入する企業は、できる限りサポート体制が充実しているサービスを選びましょう。
せっかく導入をしても使い方がわからず、社内で浸透しなければ意味がありません。
導入サポートを実施している予算管理システムなら、導入から使い方までしっかりと教えてもらえます。
サポート体制の有無をチェックし、サポート範囲も確認しておけば、導入後に後悔することはありません。
外部システムとの連携に優れているか
予算管理システム選びでは、外部システムとの連携がスムーズに行えるかもポイントです。
予算管理システムのみですべてのデータを分析できるのが一番です。
しかし、他システムを活用したほうが、効率よく分析できるといったケースもあるでしょう。
外部システムとの連携ができれば、データの取り込みも簡単に行うことができます。
さまざまなシステムを活用している企業であれば、外部システムとの連携は重視したほうがいいでしょう。
【Excelも有効活用したい！】おすすめの予約管理システム3選
Excelも有効活用したい企業向けに、おすすめの予約管理システムを3つ紹介します。
今までExcelを活用して予算管理を行っていた企業でも、Excelのデメリットを解消でき、Excelに近い操作が可能です。
BizForecast
公式サイトはこちらから：BizForecast
・進捗管理機能
・仕分け入力
・検索機能
・帳票カスタマイズ
BizForecastの特徴
BizForecastは、Excelの長所を活かしつつ、情報共有や情報保全の面におけるExcelのデメリットを解消してくれる予約管理システムです。
具体的に入力インターフェイスの部分の、ワークシート関数やピボットテーブル、グラフやチャートなどの機能は今まで通りのExcelを活用することができます。
これらの部分はExcelのほうが優れているとも言われているため、BizForecastでは入力インターフェイスの部分はあえてExcelを活用しています。
例えば、「脱Excelを考えているけど、Excelのメリットの部分は有効活用したい」企業向けのシステムと言えるでしょう。
BizForecastが優れている点は、その他にも下記の3点があげられます。
- リアルタイムで資料集計の状況を確認できる
- データベース一元管理による作業負担軽減
- アウトプット資料の作成が簡単
企業の悩みとして、「各関係者とのメールベースでの送信に手間がかかっている」ことや「データ収集に時間がかかり、多くの工数が発生している」などのケースがあるかと思います。
これらもBizForecastなら解消できる問題なので、上記の悩みを抱えている企業は導入を検討してみてはいかがでしょうか。
Workday Adaptive Planning
公式サイトはこちらから：Workday Adaptive Planning
・多彩な入力シート（PL、BS、モデルシート、キューブシート）
・プロセス管理機能
・レポート機能
・外部サービス連携（Excel、Word、PowerPoint）
Workday Adaptive Planningの特徴
Workday Adaptive Planningは、1,000社以上との取引実績を持つ予算管理システムです。
Excelとの相性も良く、簡単にファイルをインポートできるほか、Excelに似た操作感が特徴となっています。
新たに導入するシステムでありながら、操作のしやすさは慣れているExcelとそれほど変わらないため、社内でも浸透しやすいのがメリットと言えます。
また、機能面も充実しており、その中でもレポーティングは最も効率よく行うことが可能です。
操作はドラッグ＆ドロップのみとなっており、スピーディーに作成したデータはExcelやPDFでエクスポートできます。
難しい計算などは一切必要ないため、操作に慣れていない方でも扱えるのは魅力的な部分と言えるでしょう。
また、初めて導入される企業向けにトレーニングメニューも用意しています。
充実したプログラムとなっているため、一人ひとりに教育をし直す必要もありません。
Sactona
公式サイトはこちらから：Sactona
・インストール不要のデータ入力モジュール
・カスタマイズ機能
・会計システムとのデータ連携
・為替レートなどのさまざまなシミュレーションにも対応
Sactonaの特徴
Sactonaは、ユーザー画面がExcelそのものと言われるほど、Excel愛用者には活用しやすい予約管理システムです。
2021年上半期ITトレンド資料請求ランキングでは2位にもなるなど、人気の高いサービスの一つとなります。
操作性はExcelと同じ画面設計であることから、新たに操作を覚える必要もありません。
直感的に操作できるため、従業員への教育の手間も省くことができるでしょう。
また、Excelとのデータ連携や会計システムとの連携も行えます。
Excelで作成したデータはドラッグ＆ドロップでインポートできるため、手間がかかりません。
その他にも拡張性に優れており、データベースの容量は増やすことも可能です。
使用人数が増えたり、データ量が多くなることによって使えなくなるということもないので安心です。
【幅広い機能に対応！】おすすめ予算管理システム7選
予算管理システムには幅広い機能に対応しているサービスも存在します。
具体的には予算管理から連結管理まで行えるものもあるのです。
ここでは、特に機能や支援内容の優れたシステムを紹介するので参考にしてみてください。
- CCH Tagetik
- Loglass
- bixid
- 予算会計エクスプレス
- STRAVIS
- DivaSystem FBX
- Manageboard
- fusion_place
- jedox.
- YOJiTSU
CCH Tagetik
公式サイトはこちらから：CCH Tagetik
・中長期計画予算管理
・企業経営管理
・ローリングフォーキャスト管理
・制度連結、管理連結
・報告資料作成
CCH Tagetikの特徴
CCH Tagetikは、世界で75,000以上のユーザーが愛用している予算管理システムです。
ユーザー満足度も高い評価を得ているため、信頼性も高いサービスと言えるでしょう。
人気の理由の一つには、業種や業態に合った予算管理と経営管理が行える点です。
予算管理はもちろんのこと、経営管理も行うことが可能なので、数あるサービスの中でも総合的に支援してもらえるシステムと言えるでしょう。
また、クラウド型ではありますが、安全性にも高い評価を得ています。
データ転送時にはしっかりと暗号化もされますので、情報漏えいなどの心配もありません。
その他にも、モバイル版にも対応しているのが特徴の一つです。
Excelなどは、モバイル版では使いづらいといったこともあり、基本的にはほとんど使われていません。
しかし、CCH Tagetikならスマートフォンからでも使いやすく、編集もできるのでどこにいてもアクセスできるのは魅力的な部分と言えるでしょう。
Loglass
公式サイトはこちらから：Loglass
・実績レポート機能
・タイムマシン機能
・コメント機能
・配賦機能
・ダッシュボード機能
Loglassの特徴
Loglassは、予算管理の効率化に特化して作られた予約管理システムです。
例えば、表計算ソフトなどのデータは取り込むとなると相当な時間がかかります。
しかし、Loglassのサービスを活用すればワンクリックで統合と反映が可能になるのです。
集計業務の効率化につながれば、経営の機動力も高めることができるため、企業としても大きなメリットとなるでしょう。
また、マスタ管理により、突然発生する組織の再編や管理会計ルールの変更にも柔軟に対応することが可能です。
難しい操作は必要ないため、専門の担当者でなくても操作ができるような設計で作られています。
bixid
公式サイトはこちらから：bixid
bixidの特徴
bixidは、すでに活用している会計ソフトを連携するだけで予算管理が行える予約管理システムです。
また、経営計画策定も自動で行うことができるため、経営支援ソフトとしても役立てられます。
基本的に操作はデータを取り込むだけとなるため、Excelによる入力ミスなどにより経営計画まで立てられないとなることはありません。
取り込んだデータは一目で確認することができ、常にキャッシュフローを把握できるメリットがあります。
bixidでは現在30日間の無料お試しキャンペーンを実施しています。
この期間は無料で始めることができるため、まずは試しで使ってみたい企業にもおすすめです。
予算会計エクスプレス
公式サイトはこちらから：予算会計エクスプレス
予算会計エクスプレスの特徴
予算会計エクスプレスは、特許取得の予算管理システムとなっており、大手企業のみならず中小企業にも活用されている予算管理システムです。
Excelで非効率的だったデータ集計、配賦処理、キャッシュデータ作成、レポート作成などの部分を自動化できます。
これらの業務をExcelで行う場合、人手を要することはもちろんのこと、時間もかかるのがデメリットでした。
しかし、予算会計エクスプレスによる自動化で、人手や工数は大幅に削減することができます。
特に時間がかかって作業が負担に感じていた企業は、導入することで改善できるでしょう。
その他にも、導入することで業務分散が可能になる点がメリットとしてあげられます。
予算会計エクスプレスなら、従来のように予算対策対照表や予算キャッシュフロー計算書を手動で作成する必要はなくなります。
誰でも作成ができる操作性となっているため、あらゆる業務の分散化ができるのです。
STRAVIS
公式サイトはこちらから：STRAVIS
STRAVISの特徴
STRAVISは、カスタマイズ性に優れた予算管理システムです。
システムを常に最新の状態にするため、公認会計士やコンサルタントによる議論を行い、バージョンアップも年に1回〜2回行われています。
企業の要望を元にシステム構築を行っているため、それぞれの企業に合うスタイルへとスピーディーな対応を行ってくれるのです。
とにかく使いやすく、機能が優れたシステムを活用したいと考える企業は、導入をおすすめします。
その他にもSTRAVISは、IFRSなど複数の会計基準にも対応しています。
どのパターンでも対応できるように標準装備されているため、大手企業などにも安心です。
DivaSystem FBX
公式サイトはこちらから：DivaSystem FBX
DivaSystem FBXの特徴
DivaSystem FBXは、WEBブラウザがあればどこでも操作することが可能なUI設計の予約管理システムです。
機能が豊富にありながら、操作性はシンプルにこだわっています。
例えば、マスタ情報を元に組織図を視覚的に設定することが可能です。難しい操作は一切ありません。
そのため、操作に慣れていない方でも扱えるのが特徴の一つと言えるでしょう。
また、サポート体制も充実しており、システムの導入サポートはもちろんのこと、コンサルタントによる経営管理業務の改善サポートも受けられます。
経営に関わるあらゆる面でサポートが受けられるため、さまざまなアドバイスを受けたい企業にとってもおすすめです。
Manageboard
公式サイトはこちらから：Manageboard
Manageboardの特徴
Manageboardは、クラウド上に事業全体の予算管理フローを複雑な関数など必要なく管理できる予算管理システムです。
Manageboardは、計画PLやBS、CFの自動連動を可能にしているため、専門家が時間をかけて手作業で行う必要がなくなります。
また、非財務データの管理にも対応しており、最新データを更新できるプラットフォームを用意しておくことで、権限のあるメンバーが瞬時に情報を確認できます。
レポートやグラフを自由に作成できるのもManageboardの特徴です。
具体的には予算や実績の分析結果など、これらのデータを瞬時にグラフ化できます。
あらゆる手間を省いて管理できるソフトなので、従来の業務よりも大幅に負担を軽減できるでしょう。
fusion_place
公式サイトはこちらから：fusion_place
fusion_placeの特徴
fusion_placeは、豊富な機能が揃えられているだけではなく、Excel帳票を使うことができる予算管理システムです。
fusion_placeにある多次元データベースでは、リアルタイムで情報を更新することができ、いつでも閲覧することが可能になります。
また、集計したい場合には更新された結果を自動計算することで表示されますので、手間がかからないのも特徴の一つです。
その他にもfusion_placeでは、導入支援も行っています。
導入の際のサポートが充実しているのはもちろんのこと、まずは使ってみたい企業向けにオンラインセミナーなどにも対応しています。
これによりせっかく導入したのに使い勝手が悪いと後悔することはありません。
jedox.
公式サイトはこちらから：jedox
jedoxの特徴
jedoxは、予算管理に必要なデータ入力やデータ統合、レポート作成の効率化を目指し、総合的にサポートしてくれる予算管理システムです。
例えばExcelマスタの入力や修正には膨大な手間と時間がかかります。
このようなケースでも、jedoxを活用すればCSVで整理をして登録するだけで作業が完了します。
あらゆる工程を省けるため、業務の効率化と負担軽減につなげられるでしょう。
また、jedoxのデータベースは高速処理が可能なため、膨大なデータの取り込みも容易に行なえます。
処理が遅いと感じることがないため、業務に支障をきたす恐れもありません。
YOJiTSU
公式サイトはこちらから：YOJiTSU
YOJiTSUの特徴
YOJiTSUは、会計ソフトなどの開発も行っている企業が提供する予約管理システムです。
最も選ばれている理由の一つとしては、会計ソフトとの連動に優れている点があげられます。
具体的に弥生会計やマネーフォワード、freeeなどに対応しており、現在使用している会計ソフトを変えなくても活用できるのは大きなメリットと言えそうです。
また、経営実態の見える化にも優れているシステムになります。
具体的には、財務会計データをシステムに送信するだけで数値を変動損益計算形式に置き換えられます。
手動の部分がないため、業務効率化につなげることができるでしょう。
YOJiTSUでは、導入を検討されている企業向けに30日間の無料体験を実施しています。
機能制限なども一切ないため、有料版を導入前に試すことができます。
そのため、まずは使ってから導入を検討したい企業にとってもおすすめと言えるでしょう。
まとめ
Excelの課題を解消し、業務効率化を図るために登場したのが、予算管理システムです。
従来の予算管理ではExcelが主流となっていましたが、使い勝手が悪く、業務効率も悪いなどの点から、脱Excelを掲げている企業も増加してます。
Excelのデメリットの部分をすべて解消してくれるシステムなので、画期的なシステムと言えるでしょう。
大手企業などを中心に、中小企業でも予算管理システムを導入するケースが増えています。
自社に適した予算管理システムを導入し、業務効率化を進めましょう。
