【2024年最新版】文書管理システムおすすめ5選！導入メリットやデメリットも解説！

企業において、様々な文書を作成する機会があります。

文書は、かつては手書きで作成して紙ベースで保管するのが一般的でした。

パソコンやプリンターなどの技術が発展し、徐々に電子データで作成してプリントアウトして保管するケースが当たり前になったのです。

さらに、最近ではプリントアウトせずに電子データで保管するのが当たり前になっています。

このような文書管理プロセスにおいて、より効率よく対応するために文書管理システムが広く活用されていますが、どのようなものを導入すればよいのか悩んでいる企業も多いです。

そこで今回は、文書管理システムの導入メリットやデメリット、そしておすすめのサービスを紹介します。

文書管理とは？

はじめに、文書管理とは一体どのようなことを行うのかについて解説します。

文書管理とは、企業内や顧客情報など、社内の様々な文書を管理することを指します。

文書と聞くと、報告書のようなものを思い浮かべるものですが、実際には以下のようなものも文書となるのです。

• 履歴書
• 契約書
• 財務諸表
• 仕様書

文書管理で間違いがちなのが、単に文書を保管するということだけが文書管理に該当するわけではない点です。

実際には、文書の作成から周知、廃棄までの文書のライフサイクルを一元管理するところまでが、文書管理に該当するのです。

よって、イメージより幅広い範囲が文書管理のテリトリーとなるという点は認識しておきましょう。

個人文書と共有文書が存在する

文書の中でも、実は大きく個人文書と共有文書が存在します。

個人文書は、従業員個人だけが利用する文書のことを指し、例えば備忘録やナレッジなどが該当します。

ただ、実際には個人文書の中には会社内で周知すべきものが含まれていることが多いです。

個人文書とは、あくまでも一個人の判断によって「自分だけの文書」であると判断されたものが該当する形となります。

個人文書が発生しがちなシーンとしては、従業員個人に文書管理を任せてしまうケースです。

これによって、さまざまな情報が属人化されることによって、企業全体で有効活用できなくなります。

さらに、企業としての説明責任を果たせなくなり、社会的な信用が低下するリスクがあります。

一方で、共有文書は企業全体で業務を行う上で必要となる記録の保管や保存企業にとって有用な情報・ナレッジを従業員全員が利用できるようにするための文書のことです。

文書管理における問題点としては、共有しなければならない文書が個人文書として放置される点だけでなく、共有文書として管理しても有効活用が難しいなどの問題があります。

業務を効率的に行うため、及び企業が社会的責任を果たすためには、文書管理は企業全体で取り組むべき重要なテーマです。

文書の主流は電子文書

文書と言えば、古くは紙ベースのものが多く存在していましたが、現在では電子書類(電子文書)が主流です。

電子書類とは、主に以下のようなソフトウェアを使用して作成して保存した文書データのことです。

• office（Word、Excel）
• DTPソフト
• CAD
• 会計ソフト

日本では、取引の証拠となる契約書や請求書などの国税関係書類については、紙の資料で保存することが義務化されていました。

ただ、徐々に電子書類が増加してきたことに伴い、2005年に書類のデータ保存を許可する法律である「e-文書法」が施行され、国税関係書類もデータ保存が可能となったのです。

国税関係書類は絶対に改善されてはなりませんが、改ざんされないようにデータ保存するためにEDIや、VANといった、電子書類を授受できるサービスを利用しなければなりません。

電子書類と電子化文書とは微妙に異なる

文書をデータで保存する方法として、電子書類と書類電子化を行う電子化文書が存在します。

言葉だけを聞くととても似ている印象がありますが、実際には対象となる文書や文書の作成方法、法律で定められた保管要件が異なるのです。

電子化文書とは、紙の文書をスキャナーなどで取り込んで電子化したものです。

一般的には、スキャナー保存という扱いとなり、紙の文書をPDFファイルなどに変換して保存するケースが多くなっています。

実際には、契約書といった国税関係書類を電子化したい場合は、法律で定められた保管要件を満たす必要があります。

一方で、電子文書は初めから電子データとして作成したものであり、文字コードを保有しているのが特徴です。

これによって、パソコンなどで特定の文章を選択してコピーすることができたり、検索したりすることも容易です。

逆に、電子化文書は文字コードがないために画像データとして保存され、文字も画像の一部でしかありません。

他にも、電子書類と電子化文書では税務署への承認の有無についても大きく異なります。

電子書類を保管したい場合は、データがある時刻に存在していたことを証明するタイムスタンプをつけるか、文書の削除や変更できないように保護し、仮に削除や変更ができるケースでは履歴が残る適正事務処理規定の整備が必要です。

一方で、電子化文書を保管したい場合、タイムスタンプの付与と適正事務処理規定の整備の両方が要求され、さらに事前に税務署の承認を受ける必要があるなど、とても手間がかかります。

以上のように、基本的には電子文書の方が扱いやすく、また社会的な信用という意味では電子化文書よりも高くなっています。

文書管理が重要となる理由

文書管理が重要と言われるのには、主に以下のような理由があるためです。

業務効率化を図り生産性の向上が見込める

文書管理を行うことで、欲しい文書がどこにあるのかが一目瞭然となります。

特に、電子文書で保存する場合はフォルダなどに格納するので、VPNなどを利用して社外からもアクセスすることが可能です。

必要な文書をどこでもスピーディーに見つけ出し、利用できるようになることによって、業務の効率化を図ることができます。

他にも、業務を行う上で必要となるナレッジを従業員全員が活用できるので、業務の質を高めることが可能となり、結果として生産性の向上につなげることができます。

コスト削減につながる

業務の効率化や生産性の向上によって、文書を探すなどの時間を短縮できます。

また、文書はファイルなどに保管するのが一般的ですが、量が増えるとファイルを多く確保しなければならないと同時に、保管スペースが必要です。

その点で、電子文書で保管することでストレージ容量が必要になりますが、ファイル購入費用やスペース確保にかかる費用を考えればお得に管理できます。

以上の観点から、文書管理することでコスト削減につなげることができます。

顧客満足度の向上が期待できる

営業活動をする上で、顧客のニーズを如何に把握できるかが重要です。

そこで、過去の営業活動の中でどのような要望があったのかなどをデータベース化することで、情報の共有化を図れます。

また、取引履歴などの顧客情報も重要であり、これは担当者だけでなく営業に関わる方の間で共有化することで、新たな提案につなげることも可能です。

文書管理を徹底することにより、スピーディーかつ駄がない顧客対応を行えるようになり、結果として顧客満足度の向上が期待できます。

リスクマネジメントとアカウンタビリティに対応できる

文書管理を徹底できれば、情報の漏えいや改ざん、紛失、消失の防止が可能です。

特に昨今は、ユーザーから得た会員情報の流出によって、会社の信用が大きく低下した事例が多く見られます。

もし問題が発生した場合でも、説明責任を果たすために必要な文書が管理されていることで、説明責任を果たせると同時にリスクマネジメントの効果を期待できます。

書類の劣化や紛失を防止できる

もし紙の文書で保管する場合、経年変化で変色したり、インクがにじんで見えなくなる可能性が考えられます。

また、担当者が変更になった場合、どこに保管したが把握できなくなるケースがあるのです。

文書管理ルールを明確にしていない場合、管理していたとしてもどのように管理しているかが他の担当者としては分かりません。

そこで、電子文書でルールを明確化した上で文書管理すれば、一元管理できるので容易に文書を検索でき、また劣化することなく保管できます。

電子書類を利用する際の注意点

電子書類は便利ですが、利用にあたっては注意しなければならない点もあります。

特に、以下のようなポイントに注意が必要です。

電子化できず紙ベースで保管しなければならない文書がある

文書の中には、特に以下のようなものは紙でどうしても保管してもらう必要があるものが存在します。

• 法律上紙で保管が規定されているもの
• 契約書
• 会社の規則
• 業務上の理由

特に注意したいのは紙で交わした契約書であり、基本的に紙で保管しなければなりません。

契約書を電子化文書としても、仮に契約トラブルなどで訴訟に発展した場合に効力はありません。

電子化すること自体に問題はありませんが、必ず紙の原本を保管しておく必要がある点には注意が必要です。

電子化した方が業務効率を考えて好ましいケースでは、紙文書を保管すると同時に、実業務上では電子文書をしようするのも良いでしょう。

紙と電子文書を両方残しておくことによって、仮に紛失した際のバックアップ効果も期待できます。

移行コストがかかる

紙文書をすべて電子文書や電子化文書に置き換える場合、すべてスキャナーで取り込んだりPDFファイルに変換するなどの作業が必要となります。

スキャナーがない場合は購入が必要ですし、またデジタルデータに置き換えるための処理はすべて人間が行う必要があるのです。

かかる工数とともに、当然人件費が咲かれることになりますし、さらにデータを安全に保管するためにセキュリティ対策が必須です。

他にも、ソフトウェアのアップデートが必要になるなど、初期投資と同時にランニングコストも見込んでおく必要があります。

イニシャルコストこそかかりますが、デジタル化によって文書を印刷するための紙代やコピー代、廃棄代、輸送代などを抑制できます。

さらに、資料管理にかかる時間を短縮できるので、結果として人件費の削減にもつながるでしょう。

システムダウンなどで閲覧できない場合がある

電子書類や電子化文書は、サーバー内に保存したり、インターネットを通じてクラウド上に保存したりして管理するのが一般的です。

これは、個人のPCに保存していると、結局個人文書という形になり、共有化を図れないためです。

サーバーやクラウド上で保管している場合、インターネット接続できなくなったり、イントラネットシステムがダウンしたりすると、文書の閲覧ができなくなるリスクがあります。

これもあって、常に安定して接続できるネットワーク環境の構築が必要であり、いざという時のために紙ベースの文書も残しておくなどの対策が必要です。

電子化の形式に関するルール

先に紹介した通り、文書管理は法律も密接に絡んでおり、自社のルールだけで対応できるものではありません。

特に、電子化の、遵守しなくてはならない法律があるために、正しく内容を理解してく必要があります。

ここでは、特に関連性の高い2つの法律について解説します。

e-文書法

e-文書法は、従来までは紙ベースで保存が義務付けられていた文書に対して、電子データによる保存が可能となった法律です。

e-文書法は、保存の義務がある全ての書類が対象となります。

e-文書法が関連する法律としては、以下のようなものがあります。

• 法人税法
• 会社法
• 商法
• 証券取引法

上記法令では、紙で原本を保存する必要があることが規定されているのです。

また、電子データは以下に従って保存しなければなりません。

• 見読性：電子化されたデータがPC、タブレット、スマートフォンの画面で適切に読めること
• 完全性：電子データが消失したり改ざんされることを防止するために消去や変更の事実を確認可能なこと
• 機密性：アクセスできる人を特定した上で、無許可の人からのアクセスを制限すること
• 検索性：必要なデータをスピーディーに検索して確認できること

特に、機密性についてはコンプライアンスなどにも密接に関係するために、適切性が求められます。

電子帳簿保存法

電子帳簿保存法は、正式名称は「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法などの特例に関する法律」となります。

国税関連の書類について、電子データで保存することに関係した法律であり、電子帳簿保存法で保存を規定する書類には以下が該当します

• 契約書
• 請求書
• 領収書
• 見積書
• 注文書

上記は国税関係の帳簿書類となりますが、以下の要素を満たさなければなりません。

• 真実性の確保：解像度は200dpi以上、RGB256階調以上の解像度でカラー保存することなど
• 可視性の確保：書類がカラーで確認でき、取引年月日や勘定科目などが所要項目で検索可能なこと

文書の電子化を行う手順

実際に文書管理の仕組みがある会社において、新たに電子化文書の管理を行う場合の流れについて説明します。

電子化する文書を選定する

はじめに、電子文書化の対象となる文書の特定からスタートします。

企業内にある文書をすべて電子化する場合、規模が大きければ大きいほど大変な作業となります。

また、閲覧頻度が低い、もしくは無い文書を、あえて電子化する必要はありません。

よって、どの文書を電子化するのかについて仕分けすることが重要です。

仕分けする過程において、もし不要な文書であれば思い切って処分してしまうというのも良いでしょう。

データ保管の方法を決定する

対象となる文書の範囲を特定したら、次にどのような形式で保存するのかを決定します。

主に、次のような項目について保管方法を決定するとよいでしょう。

スキャンの実施

文書管理方法を決定したら、スキャンを実施します。

非常に大変な作業となるために、内部リソースがない場合は外部業者に委託するのも良いでしょう。

但し、機密文書である場合は、外部に情報が漏れてしまうリスクもあるために、しっかりと業者との間で機密文書の取扱いについての決めごとをする必要があります。

実際の手順としては、まずは文書からホチキスやクリップなどを外して、1ページごとに独立させます。

その後、カテゴリーごとに仕分けていき、スキャンして指定のファイル形式に変換してください。

この際に、必要に応じてOCR処理を行い、先に決めたファイル名入力とフォルダ作成ルールに従い、ファイルを保存します。

最後に、電子データと元データを精査して、問題なければ電子文書化は完了です。

文書管理システム導入のメリット

文書管理は、実際に行うとなるととても手間がかかるものです。

特に、システムなどを組んで運用する場合、開発するためのリソースがかかりますし、特にセキュリティ面での対策が万全ではない可能性が高いです。

そこで、実際に文書管理するためには文書管理システムを導入することをおすすめします。

文書管理システムを導入することにより、以下のようなメリットがあります。

セキュリティ対策を簡単に行える

大半の文書管理システムにおいては、文書のアクセス権限を制限できる機能が実装されています。

これは、社外からの不正アクセスに備えるだけでなく、社内でも一部の人しか閲覧できないように制限できるのです。

例えば、人事に関する情報などは人事部門や総務部門などが適切に管理しなければなりませんし、個人情報が誰でもアクセスできる環境にあるのはもってのほかです。

文書管理システムでは、部署や役職ごとにアクセス制限をかける機能があり、また編集制限を設定することもできるので、権限のない社員が文書にアクセスすることを防止できます。

また、ユーザーのアクセス履歴も記録できるので、抑止力になると同時に情報漏えいや改ざんのリスクを軽減できます。

文書検索にかける時間を短縮できる

電子化する際に、ファイル名やフォルダ階層に関するルールを決めたとしても、検索機能ではうまくヒットできないケースがあります。

そこで、文書管理システムを導入すれば検索作業をより高度に行えるのが魅力的です。

複数キーワードによる検索が可能となったり、あいまい検索などの条件で検索可能となり、文書の検出力を高めることができます。

また、タグなどを追加することでタグ検索もできるために、検索効率のアップが期待できるのです。

自動処分などの機能がある

文書管理システムが便利な点として、文書の作成から発行、保存、検索などの機能があるだけではなく、廃棄管理までできる点です。

多くの文書は、一定の期間保管することで役目を終えるものが大半ですが、文書管理システムでは文書の廃棄期日を設定できます。

よって、廃棄期限を設定しておくことで、期限を迎えたら自動で廃棄することができるのです。

必要な文書は保管しておくのは当然として、不要な文書を如何に処分するかが重要となる中で、自動処分できる機能はとても便利です。

最新版管理が容易に行える

マニュアルなどの場合、一度発行されたらそのまま永続的に使用できるわけではなく、その時々に応じて改定されて、常に最新版管理が必要となります。

改定時にはバージョン管理が必須となりますが、文書管理システムではバージョン管理も容易に対応できます。

複数のバージョンがある場合でも、常に最新の書類を検出できるので、最新版管理という観点でもとても便利なシステムです。

また、旧バージョンの文書も閲覧できる機能が実装されている場合もあります。

文書管理システム導入における注意点

文書管理システムは利便性が高い反面、導入時に注意すべきポイントがあります。

ここでは、具体的な注意点について解説します。

導入やランニングコストがかかる

文書管理システムを導入することによって、初期費用や月額費用がどうしても発生します。

大企業などでは、費用が掛かったとしてもそれ以上に文書管理にかかる工数がかかっている場合、十分回収できるでしょう。

ただ、そもそも文書管理の対象となる書類自体が少ないケースでは、費用対効果を考えて無駄な投資となる可能性もあります。

よって、費用対効果をしっかりと判断して導入可否を判断したり、安い費用でも利用できる文書管理システムを選定してください。

導入初期作業に時間がかかる

文書管理システムでは、導入初期に苦労することが多いです。

特に、紙ベースの文書をすべてスキャニングするのがとても大変な作業となります。

その点も含めて、外部に委託することも有効的ですし、文書管理の担当者に対して十分なサポートを約束することが重要です。

業務フローが変化する

文書管理システムの導入に当たり、業務フローの変更が伴うことが多いです。

代表的なフローの変更としては、書類の承認時です。

例えば、紙ベースであれば手渡しなどで次のサイン者に渡していたものを、文書管理システムではメール配信したりシステム上でコメントするなどの方法で行わなければなりません。

以上のような項目について、社内でルールを整合して標準化しておく必要があります。

おすすめの文書管理システム5選

文書管理システムは様々なサービスがあり、特徴が異なります。

ここでは、特におすすめしたい文書管理システムを5サービス紹介します。

NotePM

NotePMは、個人のノウハウを引き出す事に長けている文書管理システムです。

イメージとしてはウィキペディアと似ており、気軽にノウハウを蓄積できるのが魅力的です。

検索に強いという特徴があって、マニュアル作成やナレッジ共有に活用できます。

使いやすいさと導入しやすさの点で高く評価されていて、誰でも簡単に使えるので三日坊主になりにくい点も魅力的です。

Fleekdrive

Fleekdriveは、株式会社ソルクシーズが提供する企業向けクラウドストレージに特化したサービスとなります。

在宅勤務やサテライトオフィスとのやりとりに長けており、モバイルを活用した現場とのファイル共有なども容易です。

素早く安全なやり取りを可能となるサービスであり、特にテレワークが多い会社におすすめできます。

誰でも使いやすいインターフェイスであり、ツリービューやブラウザビューなどを選択可能です。

アクセス制限も容易に行えて、IPアドレスの制限も可能となっています。

楽々Document Plus

楽々Document Plusは、700社以上の導入実績があって、さまざまな業種や用途で利用されている文書管理システムです。

紙文書の管理やファイルサーバによる電子文書の管理における諸問題に対して、適切な権限を持たせて文書の分類や保管、活用ができます。

出張先やテレワークでも、場所やデバイスを選ばず利用可能で、働き方改革を強力にサポートできますよ。

契約書管理だけでなく、ISO文書管理もできるので文書管理にかかる工数を大幅に削減可能です。

アクセス制御でだけでなく、内部統制や情報漏洩の対策も万全です。

Dropbox Business

Dropboxは、ファイル管理に特化したオンラインストレージサービスです。

インストールするだけで、ストレージを完全に共有化できるので、例えばAというPCの特定フォルダをBというPCでも常に同期できるのが魅力的です。

Dropbox Businessはビジネス向けサービスであり、動画や一眼レフ写真などの重いデータ管理も得意で、古いバージョンの文書の復元もできます。

大きなファイルを安全に送信できたり、Zoomなどのツールとの相性も抜群です。

定額制WEB社内報

定額制Web社内報は、社内報作成に特化したツールとなっています。

テキストや手書きの原稿と写真を送付するだけで、簡単に社内報を作成可能です。

社内報を作成したくても、ハードルが高いと感じている方にとっては、最適なツールです。

特別なスキルは必要なく、運用まで1か月とスピーディーに立ち上げられる点も評価できます。

文書管理システムを有効活用しよう

文書管理システムは、どうしても時間がかかりがちな文書管理をサポートする利便性の高いサービスです。

また、会社にとって重要なノウハウを共有化できるので、属人化を防ぐ効果も期待できます。

様々なサービスがある中で、自社にとって最適な文書管理システムを導入して、有効活用してください。