「RPAとは何か？」をメインに基礎知識をわかりやすく紹介しています。
RPAの知識がなくてもこの記事を読むだけで基本情報やRPAの仕組みなどが分かるようになります。
RPAの導入前にこちらの記事でRPAについて勉強しておきましょう！
では、最後までご覧ください。
目次
RPAとは？
RPAとは毎日単純作業をしている業務を完全にロボットに任せることで、業務効率化や企業の売上アップが期待できるツールです。
日々のスケジュール管理やクライアントや顧客に送るメールの送信など、毎日行われるであろう単純作業をロボットに任せ、自分は別の業務に集中することができ、会社全体の業務工数や人件費削減などが実現できます。
近年小規模事業所から大企業までRPAツールを導入している企業が多く、これからもっとRPAツールの需要が高まっていくことは間違いないと言えるでしょう。
RPAの仕組み
RPAの仕組みは簡単です。
まずRPAツールを導入後、社内の業務で自動化したい業務をシナリオ化し、シナリオにもとづいてロボットに記録させるのみです。
基本的にはどのRPAツールを導入してもこのやり方で業務を自動化することができます。
ですが、利用するRPAツールによっては専用ブラウザを利用したスクリプトの作成やプログラミング知識を必要とするツールもあるため、自社の状況に応じて最適なRPAツールを選ぶことが重要です。
ロボットで自動化が可能にあっても、シナリオの間違いや自動アップデートでロボットが止まってしまうこともあるため、注意が必要です。
RPAが得意な2つの業務
RPAが得意な業務は以下2つの業務です。
- ルール化されている繰り返し同じことを行う業務
- パソコンのみで完了する事務業務
それでは、一つずつ解説していきます。
ルール化されている繰り返し同じことを行う業務
RPAは作業手順やルールがある程度決まっており、繰り返し同じことを行う業務が得意です。
例えば、毎日出社後にエクセルを開いて、データ入力をして保存する業務があるとします。
この場合はRPAで自動的に業務を行うことが可能です。
逆に毎日作業自体は同じだけど、入力する情報が異なっていたり、日によって必要ない業務内容の場合はあまり得意としていません。
パソコンのみで完了する事務業務
パソコンのみで完了する事務業務はRPAを導入後に自動化することが可能です。
パソコンと実際に書類にサインをしたり、記載しなければいけない内容などがある場合はRPAで処理することができませんので、社員一人がロボットと共に業務を行わなければいけません。
RPAの3つのクラスについて解説
続いて、RPAのクラスについて紹介します。
RPAはクラスによって利用できる機能や価格なども異なるため、しっかり頭に入れておきましょう。
RPAのクラスは以下3種類です。
- RPA（Robotic Process Automation）
- EPA(Enhanced Process Automation）
- CA（Cognitive Automation）
それでは、一つずつ解説していきます。
クラス①. RPA（Robotic Process Automation）
RPA（Robotic Process Automation）の主な業務範囲は「定形業務の自動化」です。
具体的には、情報収集やデータ入力などの単純作業などを行うことができます。
利用料金も安く、単純作業や多い業種などにおすすめです。
また、自動化する業務が単純で量もさほど多くない場合は無料のRPAツールのみで自動化が可能になる場合もあります。
クラス②. EPA(Enhanced Process Automation）
EPA(Enhanced Process Automation）の主な業務範囲は「一部非定形業務の自動化」です。
具体的には一部の業務の構築化がされていないデータ入力なども自動的に処理が可能です。
自然言語解析、画像解析、音声解析の搭載なども可能になります。
クラス③. CA（Cognitive Automation）
CA（Cognitive Automation）の主な業務範囲は「高度な自律化」です。
具体的には単純作業以外にプロセスの分析や改善、意思決定なども自動的に行います。
最も人間に近い処理ができるのがCA（Cognitive Automation）です。
RPA・AI・マクロの特徴と違い
RPA・AI・マクロの特徴を表にまとめましたのでご覧ください。
| RPA | AI | マクロ | |
| 特徴 | 自動化できる業種の幅が広く、プログラミングなどの専門的知識がなくても利用できる | 様々な情報をもとに、自律的な判断が可能だが、運用には大きな費用がかかる | エクセルなど決まったアプリケーションの操作のみが自動化できるが、高度なプログラミング知識がないと難しい |
RPA・AI・マクロはこのような違いがあります。
RPAの３つの特徴とは
RPAは以下のような特徴があります。
- システム構築が不要・簡単作成
- 幅広い対応が可能
- 24時間365日稼働
一つずつ解説していきます。
【RPAの特徴①】システム構築が不要・簡単作成
RPAは自動化するシステムを構築する際、高度なプログラミング知識などは必要ありません。
説明書やサポートを受ければ基本的に誰でもシステム構築が可能です。
システムの変更や修正なども簡単にでき、どんな業務でも柔軟に対応することができます。
【RPAの特徴②】幅広い対応が可能
RPAを導入すると、幅広い業務の対応が可能になります。
例えば、今まで出社後に毎日Excelを開いて、自社ブラウザに必要な情報をコピー＆ペーストする業務もシステムを構築できれば明日から自分がその作業をする必要はなくなります。
【RPAの特徴③】24時間365日稼働
RPAは24時間365日いつでも稼働させることができます。
そのため、翌日の朝にやらなければいけないことも前日退社する前に稼働させておけば翌日の業務を減らすことができます。
事務職の中には、受注・発注の処理作業・レポートの提出などをしなければいけないことが多く、ほぼ毎日残業して業務を行っている方も多いと思いますが、RPAを導入するだけでそのような業務を行う必要はありません。
RPAが注目される理由・背景
RPAが近年注目されている理由には、以下のような理由や背景が考えられます。
- 人手不足の改善
- 働き方改革の実現
- 競争力の強化
それでは、早速見ていきましょう！
【RPA導入の理由①】人手不足の改善
日本では現在も少子高齢化社会が継続して進んでおり、年々働き手が少なくなってきています。
企業にとっては人手が不足すればするほど一人当たりの負担が増え、企業も売上を上げることがなかなか難しくなっています。
しかし、RPAを導入して人で不足を解消することで、人手不足を改善しようとしている企業が多いです。
【RPA導入の理由②】働き方改革の実現
働き方改革の影響でRPAの導入を始めた企業も多いことでしょう。
RPAを導入すれば、働き方改革を進める動きをしながら、企業の生産性も上がるため一石二鳥になります。
【RPA導入の理由③】競争力の強化
RPAの導入には競合企業との差別化や競争力を強化するために導入している理由も考えられます。
近年、どんどんIT化が進んでいき、便利な世の中になっています。
同様に、RPAの導入が遅れてしまうと競合他社に先を越されてしまい、自社の売上が落ちてしまうことも考えられます。
そんな競争に負けないようにRPAの導入は必要不可欠です。
RPAを導入するメリット・デメリット
続いて、RPAを導入するメリットとデメリットをご紹介します。
メリット
RPAを導入するメリットは以下のようなものが挙げられます。
- 業務の効率化と品質向上
- 人件費などのコストを約1/3も節約できる
- コア業務に注力ができて売上の向上
それでは、一つずつ解説していきます。
業務の効率化と品質向上
RPAは設定した通りにしか動かないため、人的ミスやケアレスミスが起きることはありません。
そのため、限られた時間内での業務効率化や業務一つ一つの品質が向上することが期待できます。
人件費などのコストを約1/3も節約できる
RPAを導入することで、今まで人間がやっていた作業を全てロボットに任せることにより、人件費などが節約できます。
社員一人雇うよりも、RPAの導入費用の方が安い場合もあり、RPAは社員数人分の作業も自動的に行えるため、人件費節約はRPA導入のメリットと言えるでしょう。
コア業務に注力ができて売上の向上
今までデータ入力やクライアントの連絡など、単純作業に割いていた時間がRPAの導入で空くため、よりコアな企業分析などの業務に集中することができます。
コア業務に集中することにより、社員全体の生産性向上に期待ができます。
また、単純作業に割く時間がなくなり、時間に余裕ができることから新しいことにチャレンジできる機会も増えます。
デメリット・リスク
RPAを導入するデメリット・リスクは以下のようなものが挙げられます。
- 業務が停止する場合がある
- 指示に相違があっても続けてしまう
- 不正アクセスにより情報漏洩のリスクがある
それでは、一つずつ解説していきます。
業務が停止する場合がある
業務の自動化が可能なRPAですが、システムの構築ミスや手順変更などがある場合、その都度ロボットが止まってしまいます。
1日に2、3回程度ならまだしも、数十回以上止まるようならむしろ社員が作業した方が早く済むかもしれません。
指示に相違があっても続けてしまう
自動化するシステムの構築疎かになると、ロボットが指示していないことを始めたり、指示に相違があっても止まらずに動いてしまい、作業が台無しになる可能性もあります。
不正アクセスにより情報漏洩のリスクがある
RPAのプログラムや不正アクセスなどの被害を受ける可能性があります。
そんなんに頻繁に起こることではありませんが、業務内容次第では1回の情報漏洩で営業が難しくなる場合もありますので、セキュリティ対策は万全にしておくことが必要です。
RPAの導入の流れ
ここからはRPAの導入の流れを初心者でもわかりやすく紹介していきます。
これから紹介する流れを頭に入れておけば、RPA導入後もスムーズに行動することができますので、ぜひ参考にしてください。
①自動化したい業務の「現在のプロセスの見直し」と「業務量の洗い出し」
まず初めに、自社の業務プロセスを分析し、業務量の洗い出しを行います。
その業務を自動化し、どのようなルールの中で処理を行うのかなどをあらかじめ把握しておくことで、RPA導入後にどれだけの時間を削減可能か確認できます。
②要件に沿ってRPAツールを選ぶ
自社の自動化したい業務要件に沿ってRPAツールを選びます。
RPAツールといってもシンプルな機能のみ自動化できるものや複雑な処理を行うことができるツールもあります。
それぞれでサーバー費用やライセンス費用などが異なるため、自社に合った最適なRPAツールを選ぶことが大切です。
③テスト導入をして、導入効果を検証する
導入するRPAツールが決まったら、実際にテスト導入してみましょう！
テスト導入の結果から見えてくるものもありますので、RPAツールの効果だけでなく、これからの運用スタイルなどもこのテスト導入中に明確にしておくと良いでしょう。
④本格導入
テスト導入が終わりましたら、次は本格導入です。
ツールの利用方法などを社員に説明してここから本格的に業務自動化スタートです。
社員によってはパソコンの使い方も分からない方もいると思いますので、簡単なマニュアルを用意しておくと良いかもしれません。
⑤運用・保守する
業務を自動化することに成功しましたら、定期的にメンテナンスを行います。
運用後の状況確認や今後の詳細や方針を決めておくことで、よりスムーズに業務を行うことができます。
また、運用後の状況が好調だった場合は他の部署でもRPAツールの導入を検討しても良いでしょう。
RPAツールの種類と選び方のポイント
RPAツールの導入の流れを把握できたところで、ここからはRPAツールの種類と選び方についてご紹介します。
クラウド型ツールか、オンプレミス型ツールか
RPAツールには大きく「クラウド型ツール」・「オンプレミス型ツール」の2つに分けることができます。
クラウド型ツールとはインターネット上で利用できる形態を指し、基本的にネット環境が整っている場所であれば誰でも利用することができます。
一方でオンプレミス型ツールは自社の専用サーバーやパソコンで運用できいる形態です。
オンプレミス型ツールの方がセキュリティ面に優れているため、オンプレミス型ツールの導入をおすすめします。
RPAツールの選び方のポイント5つ
RPAツールの選び方のポイントは以下5つです。
- 自動化対応に必要な機能があるか
- ツールに柔軟性・拡張性があるか
- コスト以上の成果を見込めるか
- ⾮エンジニアでも使いやすいか
- カスタマーサポートは充実しているか
RPAツール導入を決めた場合はこれらのポイントを確認しながら選びましょう。
自動化対応に必要な機能があるか
自社の自動化したい業務に合う必要な機能が搭載されていなければRPAツールを導入しても意味がありませんので、最優先で確認しましょう！
ツールに柔軟性・拡張性があるか
RPAツールに柔軟性・拡張性があるかどうかも重要です。
運用をしていると、様々な悩みや別な課題が見つかることもあります。
そういった場合、ツールの修正や他サービスとの連携ができなければ、今以上に会社の業績を上げることは難しいです。
たとえ年間のコストが多少高くなってしまっても、できるだけ柔軟性と拡張性に優れたRPAツールを選ぶことも今度の会社のためになります。
コスト以上の成果を見込めるか
RPAツールを導入しても成果が得られなければ逆に損をしてしまいます。
そうならないためにもRPA導入後の削減時間や費用以上のリターンを得ることができるかを事前に確認することが大切です。
⾮エンジニアでも使いやすいか
RPAツールの中にはプログラミングなどの専門的知識が必要なツールもあります。
プログラミングの知識を持っている社員がいれば問題ありませんが、プログラミングどころかIT関連の知識ある社員が誰もいない場合は簡単でサポートが充実しているRPAツールを選ぶと良いでしょう。
カスタマーサポートは充実しているか
専門的な知識があってもなくても、万が一に備えてカスタマーサポートが充実しているかは事前に確認しましょう！
カスタマーサポートが充実していないRPAツールの場合はトラブルが起きた時にすぐに対応することが難しくなり、業務に支障が出てしまいます。
まとめ
こちらの記事では、RPAの仕組みや特徴、ツールの選び方などRPAに纏わる基礎知識を中心にご紹介してきました。
RPAツールはこれからも需要が高まっていく傾向にあり、自社の業務効率化、業績向上を目指すにはもってこいのツールです。
最後までご覧いただきありがとうございます。
