人事評価とは別名「人事考課」とも言われるものであり、会社が従業員がどのくらい業務ができているか、今期はどのくらいの業績を残したのかなどを評価して賃金、昇進を決定する仕組みのことです。
重要なものと分かっておきながら人事評価シートの書き方が分からないとの方も多いでしょう。
そこでこの記事では人事評価シートの書き方から、そもそも人事評価とはなんなのかについて紹介します。
目次
人事評価とは？
冒頭でも述べたとおり人事評価とは従業員の能力、業績などを具体的な手順、公平な観点から見て評価をすることです。
将来の成長はどのくらいなのか、どういった業務が得意でどういうのが苦手なのか従業員の能力を詳しく把握するためにも活用されます。
人事評価と人事考課の違いは？
記事の最初では人事評価と人事考課は同じと言いました。
しかし厳密のいうと定義は異なります。
人事評価は社員の評価を決定するものであり、人事考課は社員の待遇決定をするものです。
ですが企業によっては人事評価＝人事考課を同じ意味として考える企業もあります。
そのため大体同じ意味と捉えていいでしょう。
人事評価制度の意義と目的について
人事評価制度は賃金を決めるためだけに導入されているわけではありません。
ここでは人事評価制度がなぜあるのか理由について詳しく見てみましょう。
企業を成長させるため
人事評価制度の評価項目は会社によってさまざまですが、制度の目的は企業を成長させるためというのは変わっていません。
人事評価の制度には会社の理念や目指す方向性、どのような社員を求めているのかが表れています。企業が成長するためには社員の育成が必要です。
それと同時に社員が目指す方向性が企業の目指す方向性と一致しなければなりません。
人事評価制度によって企業業績アップにつなげることができます。
社員の能力を把握して最適な配置をするため
これまでの日本企業は年功序列型や終身雇用制度が一般的でした。しかし景気の悪化やグローバル化によって年功序列型や終身雇用制度も崩れつつあります。
現在は年功序列型ではなく各企業が定めた人事評価制度を元にして賃金を決定する、実力が重要視されています。
さらに人事評価は賃金を決めるためだけではなく、社員の能力や業績などを客観的に評価して、過去の業務の達成度から最適な人材配置への判断材料としても使われているのです。
社員のモチベーションアップ
人事評価制度によって賃金や役職が決まるため、自己評価が低い社員からすれば怖いものかもしれません。
しかし客観的で適正な人事評価が行われていれば、社員は自分に何が足りておらず何ができるのかわかるようになり達成しようとモチベーションが上がるでしょう。
たとえ評価が低かったとしてもなぜ低いのかをきちんと説明でき、行ったことはしっかりと評価をしてくれて適切に昇給をしてくれていることがわかれば社員はモチベーションがアップするでしょう。
人事評価制度は不公平で主観的なものであれば社員のやる気を損ないますが、きちんと公平に評価してくれているものであれば社員のモチベーションをアップしてくれます。
社員のモチベーションがアップすれば結果的に企業の活性化にもつながるでしょう。
人事評価で見ているポイント
人事評価の評価項目は企業でさまざまですが、見ているポイントはどれも共通をしており以下の3つです。
- 実績
- 能力
- 業務に対する姿勢
それぞれ詳しく見てみましょう。
実績
業務でどのくらいの実績を残したか評価します。
「売り上げ」「目標に対してどのくらいまで結果を出せたか」など事実で評価します。
しかし事実が出なかったとしても、目標を達成までのプロセスも評価対象です。
能力
業務を通してどのくらいの能力があるかを評価します。
能力には問題を解決しようとする能力、多方面から物事を見る能力などがあります。
業務に対する姿勢
業務に対する姿勢も評価基準の1つです。
周りと協力して業務をする「協調性」、行動をする「積極性」、役割をきちんと果たす「責任性」などが含まれます。
人事評価シートの書き方のポイント
人事評価シートでは書き方によって自分の努力をどのくらいアピールできるか変わってきす。
人事評価シートの書き方のポイントについて見てみましょう。
主観ではなく客観的に
評価を主観で行うと好き嫌いといった感情が入ってしまい、またその人からしか見えない部分しか評価されず客観的に評価ができていません。
そのため「自分がこう思ったから」ではなく、「実際にこういった経験があったからこの評価である」など事実に基づくようにして記述をしましょう。
積極的に数字を使う
理想は積極的に数字を使うことです。
例えば「よくできた」、「しっかりとできた」と評価をしても、人によってはよくできたと思わないこともあり基準が曖昧です。基準が曖昧では評価された側からすれば納得ができません。
ですので、どのくらいの目標があり実際どのくらいの数値を出したのか数字を使って明記しましょう。
もし数字を使うのが難しくとも、数値を使った方がいいのは明らかです。
失敗も報告する
良い面だけを見せた方が良い評価されると思い、失敗を隠す方もいるでしょう。
しかし失敗をしてもどのように対処したのか、その失敗から何を得たのか、失敗から得た経験を実際に行動に移したのかを書けば高い評価を得られます。
なぜ？と思うかもしれませんが、誰でも失敗はするものです。
その失敗に対してめげずに原因を追及するのは高い評価となります。
失敗点だけではなくその後の行動もしっかりと書くようにしましょう。
今後の改善について触れる
良かった点はさらに伸ばし、良くなかった点については改善するために何をするか具体的にしましょう。
例で言うと「技術の習得によって新しい業務をすることができた。しかしまだまだミスが目立つので、さらに勉強と時間をかけてミスを少なくする」といった改善点です。
改善方法を示すことで意欲の高さをアピールできます。
自分が思っているよりも高い評価を
自己評価を低めにしてしまう方もいますが、評価されたければ自分が思う1つ上の段階で評価しましょう。
部下が自分の評価を3にしていると上司は2〜4の評価をします。
そこで1つ上の段階で自己評価をしておけば高い評価を得られるでしょう。
しかし注意点としてあまりにも高い自己評価をすると「客観視できていないな」とマイナスイメージを抱かれてしまいます。
高い評価をするのも大事ですが、1段階程度にしておきましょう。
業務によっては達成条件を明確にしておく
業務によっては達成したのかどうかわかりにくいものがあります。
評価がしにくい業務に関しては事前に達成条件を明確にしておきましょう。
なぜなら達成条件が分かりにくいものは評価をする側とされる側で認識に違いが生じる可能性があるからです。
ですので達成条件をあらかじめ明確にしておきましょう。
職業別に見る自己評価シートの書き方・例文
ここでは職業別で自己評価シートの書き方と例文についてみてみましょう。
営業職
営業職の場合は数字が最も使われるものであり、数値化できるので自己評価が出来やすい傾向です。以下の3つを必須項目として記入しましょう。
- 目標達成率
- 結果分析
- 改善方法
部下の場合
【例文】
目標は100万に対して、今年度の売り上げは140万。新規顧客の目標は10件で8件しか達成できなかった。売り上げを伸ばすことができたのは○評価だが、新規顧客の目標は達成できなかったため既存顧客への活動時間を割くことも意識し、営業活動を積極的に行う。
上司の場合
営業は数値で明確化されているので評価はしやすいですが、上司であれば数値だけではなく普段の業務に対する姿勢も見るようにしましょう。目に見えにくい評価もしっかりと評価できるように普段から部下の行動についてみるようにしてください。
【例文】
目標が100万に対して今年度の売り上げが140万は非常に素晴らしい。チームでしっかりと取り組み、一人一人が責任を持って業務を行っているのは評価するべき。
新規顧客の目標は達成できなかったものの、改善点も述べているためこちらとしても時間を避けるように作業量を調整しようと思う。
事務職
事務職はあらゆる業務サポートしてくれる立ち位置でしょう。事務職の例文についてみてみましょう。
部下の場合
事務の業務は数値化するのが難しく、ルーティン化した業務が多いので自己アピールがしづらいでしょう。しかしミスを挙げて改善するべき課題を明確にして対処法をしっかりとしましょう。目標を定めておくことで自己評価がしやすくなります。
【例文】
ミスが多かった受注管理について管理シートを新しくしてミスを50%減らした。残業時間も平均20時間だったものが15時間となった。業務のシェアを意識して業務が円滑にするように工夫をした。しかし管理シートの扱いに慣れていない方もまだいるためマニュアルを分かりやすく作り直す。
上司の場合
事務職は数値化するのが難しいため、仕事に対する姿勢を見るようにしておきましょう。残業時間が減った、業務のスピードが上がったなど細かい点も評価するのが理想です。
【例文】
ミスが多かった受注管理も管理シートが新しくなったことによりミスが減ったのは評価対象。残業時間も減り他の業務に注力できるようになった。業務改善ができているのは評価に値する。管理シートの扱いに慣れていない方に対しては時間が解決してくれるだろう。今後もこの調子で頑張って欲しい。
企画・マーケティング職
商品の企画、売り上げを上げるためのマーケティング職の例文についてみてみましょう。
部下の場合
プロジェクトによっては数値化できる部分が多いでしょう。数値化できるならば積極的に数字を使って行きましょう。業績にしにくい場合は、プロジェクトでどのように貢献したか業務内容を記載してください。
【例文】
前期では不振だった〇〇(プロジェクト名)もデータ分析をしっかりと行うことで結果を上げることができた。ユーザー数も右肩上がりで今後も増加が見込め、成功だ。
進行中のプロジェクトについては私が企画を立てたわけではないが、データ収集や分析を担当しており、プロジェクトに貢献している。
上司の場合
企画・マーケティング職は役割がしっかりとしているため業績が見やすいでしょう。サポート役ならば気付きにくいこともあるため、部下の細かい部分をしっかりと観察するようにしましょう。
【例文】
〇〇(プロジェクト名)は最初は不振だったもののデータ分析によって持ち直せたことは非常に高評価。データ収集の能力が高いことは明らかであり、今後も期待ができる。是非プロジェクトを支えて欲しい。
コンサルタント職の例文
コンサルタント職は顧客の抱える課題を解決する職です。コンサルタント職の例文についてみてみましょう。
部下の場合
顧客に対してどのような提案ができたのか明確にしましょう。問題点があれば対策をしたのかどうかも詳しく記述しましょう。
【例文】
顧客から依頼された商品の市場調査・分析をしてプランを複数提案しました。しかし方向性と予算が異なり、相違が生じました。再びプランを練り直して代替案を提出して採用してもらえました。商品はノルマを達成できました。
上司の場合
数字だけではなく仕事への取り組みも評価するようにしましょう。チームできちんと行動できているかも見るようにしてください。
【例文】
顧客との相違をしっかりと受け止めて、プランを練り直したことによってノルマを達成できた。
一つのプランに執着せず、広い視野を持って柔軟に対応できたのは評価するべき部分。
技術職の例文
技術職は生産をする上で欠かせない職です。技術職の例文について見てみましょう。
部下の場合
技術職では企業に対してどのくらい企業貢献ができたのかを明確にしましょう。具体的には質の向上、業務の効率化などです。
【例文】
テスト工程で確認不足などが多く品質に悪影響が出ていた。そのため確認不足をしないように根本的に確認方法を見直した。見直した結果、確認不足が40%改善された。確認不足を補う業務がなくなったため業務効率化もできた。
上司の場合
技術職は業績に反映されているかどうか分かりにくいことがあります。評価項目を明確にしておくと判断しやすいでしょう。作業をどのくらい効率化できたのかしっかりと見るようにしましょう。
【例文】
テスト工程で確認不足が多かったのは非常に大きな課題だった。しかしいち早くその課題に気づき根本的に見直したその姿勢と、40%も改善されたのは評価対象。結果として業務効率化できたのも高評価。
看護師の例文
看護師は患者の入院生活サポートから診察の補助をする仕事です。看護師の例文についてみてみましょう。
部下の場合
看護師で重要視したいのは診察サポートができているか、患者さんや患者さんの家族まで配慮ができているかどうかです。気持ちですので評価するのは難しいですが具体的な取り組みや工夫点を記載しましょう。
【例文】
患者さんと患者さんの親族を不安にさせないように積極的に声をかけて、安心してもらえる環境を作るように努めた。患者さんに変化があれば記録をして、看護師と共有をした。
患者さんが安心するだけではなく、看護師同士の情報共有もできて業務がしやすくなった。
上司の場合
どのような配慮をしているのか細かくみるようにしましょう。また勉強会に参加しているかどうかも重要なポイントです。学ぶ意思があるのかどうかも見て行きましょう。
【例文】
限られた時間でも患者さんと患者さんの親族へしっかりと声をかけて不安にさせない環境を作っているのは高評価。さらに他の看護師ともコミュニケーションをとっており、協調性も高い。
保育士の例文
保育士は子どものお世話をして安心して過ごせるように見守る職業です。保育士の例文について見てみましょう。
部下の場合
保育士も看護師同様心が対象ですので、数値化するのは難しいです。しかし具体的にどのような取り組みをしているのか、トラブルが起きないようにどのようなことを行っているのか見てみましょう。
【例文】
子どもたちの様子を一人ひとり確認してメモへ記入した。ちょっとした変化も忘れないようにメモをして、常に気付けるように周りを見るようにした。
外へのお散歩では事故を防ぐために、子どもたちと手を繋いで歩くように工夫をした。保護者にはその日どのように過ごしていたか、最近変わった様子はないなど安心させるようにコミュニケーションをしっかりととることを心がけた。
上司の場合
保育士の仕事は数値化できません。子どもや保護者に対してどのように接しているのか見るようにしましょう。
【例文】
子どもたちの様子をしっかりと見ていて、様子が違うことにすぐ気づき積極的に声がけをしている。また子どもたちの様子だけではなく、保護者にもしっかりと声をかけていてコミュニケーションを積極的にとっている。
普段から子どもにも保護者にも配慮する姿は保育士としてお手本だ。
介護職の例文
介護職は介護を必要とする方にとって必要な存在です。介護職の例文について見てみましょう。
部下の場合
介護職は介護が必要な人に対してどのくらい寄り添えているのかが求められます。目標を定めてしっかりと達成できているか評価をするようにしましょう。
介護が必要な人に対して、行動を予測して対策をとっていた。間違って食べられないものを食べたりしないように食事中は監視をし、おむつの交換を申請しない方もいるので定期的にチェックするようにした。
上司の場合
普段利用者に対してどのように接しているのか、介護スキルは備わっているなど評価基準を設けて判断しましょう。
多忙な業務にもかかわらず未然に事故を防ぐためにしっかりと工夫をしている。知識も備わっていて新人への教育にも期待できる。
公務員の例文
公務員は国の公共機関などで働く仕事です。公務員の例文について見てみましょう。
部下の場合
数値化しにくい業務もありますので、仕事に対してどのように取り組んでいるのか確認をし、細かいことも評価対象としましょう。
【例文】
業務に一部変更があったが、できるだけ早く覚えるようにした。
また最初はミスが多かったので、ミスが減るように手順を工夫して変えてみた。ミスが少なくなりミスを直す作業が無くなったため業務効率化となった。
部署全体に作業手順を共有して全体的にミスをさらに少なくした。
上司の場合
業務ができているのか、能力の高さはどのくらいなのかの観点から評価をします。
職種などによっても必要な能力は異なるので、普段からしっかりと見て評価をしましょう。
【例文】
変更になった業務にもかかわらずできる限り早く覚えようとして、ミスに対しても起きないようにすぐに工夫をしていた。
さらに自分の中で留めるのではなく、部署全体で共有をしていて全体的な業務効率化ができた。
人事評価シートは書き方を抑えれば怖くない！
人事評価シートと聞くと自分は出来が悪いから怖いと思う方が多いでしょう。
しかし自己評価をしっかりとして人事評価シートを書き込めば、しっかりと公平に評価をしてくれるはずでした。
もし人事評価シートに対して苦手意識が大きい方がいる場合は人事評価システムを導入するのも手です。
人事評価システムであれば負担が軽減されるだけではなく、公平な判断もできるようになります。
人事評価シートの書き方を押さえてしっかりと公表されるようになりましょう。
