営業においてアポ取りは非常に大切だと分かってはいながら、中々アポが取れないと悩んでいる方も多いのではないでしょうか。
実はアポ取りにはコツがあります。今回の記事では、アポ取りが成功するための下準備や基本的なマナー、実際にアポ取りを使える例文を紹介します。
ぜひアポ取りを成功させて、業務の効率化を図りましょう。
目次
営業に不可欠なアポ取りとは？
アポ取りとは、見込み客に商品を提案する時間の約束を取り付ける営業活動の一環を指し、主に電話やメールで行われます。
ここでは、営業におけるアポ取りの重要性について解説します。
アポ取りが必要な理由
アポ取りが必要な理由は、下記の2つです。
- 新規顧客を獲得するため
- 自社の商品やサービス内容を知らせるため
アポ取りは、上記の目的を持って行われます。
いかに良い商品やサービスを扱っていても、相手がそれを知らなければ、選んでもらえず売上につながりません。
そのため、提案の時間をもらう約束を取り付けるアポ取りは、ビジネスで非常に重要な役割を持ちます。
アポ取りは営業の成約を左右する
アポ取りは、営業の成約を左右する最初の関門です。
事前準備や臨機応変な対応が必要であり、成功させるためにはさまざまなポイントを押さえる必要があります。
また、アポ取りで上手く約束を取り付けられれば、その後の商談も進めやすくなります。
アポ取り電話の基本的な流れ
アポ取り電話の基本的な流れを紹介します。
- 挨拶をして名前を名乗る
- 要件を簡潔に伝える
- アポイントの日程を調整する
- 感謝を伝えて電話を切る
それぞれ詳しく解説します。
①挨拶をして名前を名乗る
電話がつながったら、まずは挨拶をして名前を名乗りましょう。
相手からするとどこの誰だか分からないので、会社名と個人名を伝える必要があります。
新規顧客と既存顧客に電話するときは、それぞれ以下の一言で会話を始めるのがマナーです。
- 新規顧客：「突然のお電話、失礼いたします。」
- 既存顧客：「いつもお世話になっております。」
②要件を簡潔に伝える
次に、どのような要件で電話をしたのか簡潔に伝えましょう。
最初に要件を簡潔に伝えてしまうことで、相手の時間を無駄にしてしまったり、相手に不信感を与えてしまったりすることを避けられます。
③アポイントの日程を調整する
無事に電話で話が進んだら、アポイントの日程を調整しましょう。
顧客のスケジュールを聞いて、候補日をいくつか提案します。
ただし、顧客優先を意識して「ご都合の良い日時はありますでしょうか？」と聞くと、顧客は考えることを億劫に感じてしまうかもしれません。日程を確実に押さえるという意味でも、顧客の都合を思慮しつつアポ取りのチャンスを逃さないようにしましょう。
アポイントの日程が決まったら、確認のために日時と場所を復唱することが大切です。電話で齟齬が起きないよう、「午後3時」「15時」と伝えましょう。
④感謝を伝えて電話を切る
最後に、感謝を伝えてから電話を切りましょう。
アポ取りに失敗した場合でも、感謝を伝えることが大切です。「貴重なお時間をいただきまして、ありがとうございます。」など、感謝の気持ちを忘れないようにしましょう。
アポ取り電話の基本的なマナー・コツ
アポ取り電話の基本的なマナー・コツを見ていきましょう。
- アポ取りの下準備
- 電話をかける時間帯
- 電話の会話
どれも、ビジネスで気をつけたいことばかりです。
アポ取り成功のコツは、基本的マナーを知ることから始まります。
アポ取りの下準備
何の準備もせずにいきなり客先へ電話をして会話をしたところでアポは取れません。
アポ取りに必要な下準備を入念に行ったうえで、電話をかけるようにしましょう。
- 目的を明確にしておく
- 顧客情報を得る
- 要件を端的にまとめておく
- 候補日数を複数用意しておく
- 相手のメリットを考慮する
順番に解説します。
目的を明確にしておく
下準備の1つ目は、電話をかける目的を明確にしておくことです。
営業の目的はあくまで「受注する」ことです。
しかし、アポ取りはその前段階の「商品を提案するための時間をいただく」ことであると目的の再確認をしておきましょう。
目的が明確になっておらず、電話先の方と話をしている間につい商品説明をしてしまい、その場で断られてしまう方も多いです。
顧客情報を得る
2つ目は、顧客情報を得ることです。
ターゲットが法人であれば、電話をかける前に相手の事業内容や企業の規模をあらかじめ把握しておきましょう。
先方が新規顧客の場合で自社に情報がなかったとしても、インターネットを利用すればある程度の情報が手に入ります。
手に入れた情報を元に、業界全体のニーズや想定される自社商品のアピールポイントを事前に考えておいた方が良いです。
要件を端的にまとめておく
3つ目は、要件を端的にまとめておくことです。
こちらが電話をかけた時間帯に、相手も時間があるとは限りません。
必ず事前に話をまとめておき、分かりやすい説明を心がけましょう。
候補日数を複数予定しておく
4つ目は、候補日程を複数予定しておくことです。
「弊社はいつでも良いのでそちらの都合を教えてください」と言われても、見込み客は困ってしまいます。
先方がアポを渋々ながら承知した場合は、「確認して折り返します」などと、逃げられる可能性もあるでしょう。
候補日を複数予定しておくことで、「例えば、◯日と✕日であればどちらがよろしいですか？」などの投げかけができます。
このような聞き方をすることで結果的に相手に選んでもらいやすくなり、日程を決定しやすいです。
相手のメリットを考慮する
5つ目は、相手のメリットを考慮することです。
「魅力的な商品だから聞いて」の態度では、相手は押しつけのように感じてアポをくれません。
この商品やサービスを取り入れることで相手にどのようなメリットがあるのかを考慮したうえで、話をしましょう。
相手のメリットを考慮するためにも、事前にターゲットの情報や業界の知見を深めておく必要があります。
電話をかける時間帯
アポ取りでは、電話をかける時間帯に気にかけることもマナーの1つです。
基本的に電話をかけるのに適切な時間帯は、午前10～11時、午後14～16時の間です。
電話に出てもらっても相手が耳を傾けてくれる時間や余裕がなければ、話は終わってしまいます。
始業直後や終業直前に電話をかけてしまうと悪い印象を持たれかねません。
ただし、これは基本的な話なので、業種によって適切な時間帯を見極めることが大切です。電話をかけた際に相手の様子を察して会話を進めましょう。
電話の会話
アポ取りの基本的なマナーとして、電話ならではの会話に気を配りましょう。
特に、声の大きさや話す速度はとても重要です。
電話は相手の顔が見えない分、話し方や言葉遣いで印象が大きく左右されます。
「話す」と「聞く」のバランスを取りながら、なるべく手短に話を終えましょう。
一方的な営業トークはもってのほかです。以下で例文を紹介します。
- 敬語を正しく使う
- 社名・自分の名前を明確に名乗る
- 最後に感謝の言葉を伝える
順番に見ていきましょう。
敬語を正しく使う
- 「分かりました」→「かしこまりました」又は「承知いたしました」
- 「すみませんが」→「恐れ入りますが」
- 「いますか？」→「いらっしゃいますか？」又は「ご在席ですか？」
- 「行く」→「伺う」
社会人の常識である敬語を正しく使えていないと、印象を悪くしかねません。
尊敬語と謙譲語の違いや、二重敬語などに気を付けて言葉を発しましょう。
社名・自分の名前を明確に名乗る
- 「○○会社（会社名）の○○（自分の名前）と申します。いつもお世話になっております。」
電話をかける際は、自社の社名と自分の名前を明確に名乗った上で、話したい相手がいるかどうかを確認しましょう。
電話のフレーズと言うと「もしもし」が一般的ですが、ビジネスにおいて「もしもし」は適切ではありません。アポ取りの電話で「もしもし」を使わないように気を付けましょう。
最後に感謝の言葉を伝える
- 「本日はお忙しい中貴重なお時間を頂きありがとうございました」
担当者と話をしたら、電話の最後に時間を頂いた感謝の言葉を伝えましょう。
たとえ相手に時間があって余裕があったとしても、感謝を伝えることで、相手は気持ち良く電話を切れます。
相手がどのような状況であっても、貴重な時間を割いてもらったことに変わりはないからです。
アポが取れても取れなくても、電話の最後は感謝の言葉を添えるように日常から癖を付けましょう。
アポ取り電話の会話例文
アポ取り電話で実際に使える会話例文を紹介します。
- 新規顧客へのアポ取りの場合
- すでに面識ある顧客へのアポ取りの場合
新規顧客へのアポ取りの場合
「○○会社（会社名）の○○（自分の名前）と申します。突然のご連絡失礼いたします。この度弊社の新しい商品について、ご提案をさせて頂きたくお電話を致しました。ご担当者の方はいらっしゃいますか？
（取次後名乗り）～～（商品）の取り扱いをしております。～～について一度お時間を頂きご説明をさせて頂きたいのですが、来週の△日と□日ではどちらがご都合よろしいですか？
（アポ獲得後）それでは、△日×時にお伺いさせて頂きます。本日はお忙しい中貴重なお時間を頂き、ありがとうございました。よろしくお願いいたします」
新規顧客へのアポ取りは、見込み客もこちらがどのような会社か警戒している状況です。
自社がどのような商品を取り扱っているかを伝え、丁寧な対応を心がけましょう。
すでに面識ある顧客へのアポ取りの場合
「○○会社（会社名）の○○（自分の名前）と申します。いつもお世話になっております。ご担当の●●様はいらっしゃいますか？
（取次後名乗り）お世話になっております。本日は～～（商品）についてご連絡差し上げました。つきましては近日中に一度お時間を頂きご説明をさせて頂きたいのですが、来週の△日と□日ではどちらがご都合よろしいですか？
（アポ獲得後）それでは、△日×時にお伺いさせて頂きます。本日はお忙しい中貴重なお時間を頂き、ありがとうございました。よろしくお願いいたします」
すでに面識のある分、新規顧客に比べてアポ取りはしやすいです。
しかし、基本姿勢を崩さず、丁寧に対応するようにしてください。
メールでアポ取りする場合
件名：打合せ日程のご相談（○○会社（会社名）○○（自分の名前）
本文：
初めてご連絡いたします。（既存顧客の場合は「お世話になっております」を使う）
○○会社（会社名）で～～（商品）を提供しております○○（自分の名前）と申します。
当社の～～は貴社の××を利用して頂くのに最適なサービスとなり、☆☆の効果が期待できます。
この度はぜひともご担当者様とお会いしてご紹介させていただきたく、ご連絡いたしました。
来週でしたら以下の日程でお伺いが可能です。
＜候補日程＞
●月●日（月）14:00～16:00
●月●日（水）10:00～12:00
●月●日（木）10:00～12:00
御社のご都合を聞かせて頂けますと幸いです。
ご連絡をお待ちしております。
よろしくお願いいたします。
○○会社（会社名）○○
アポ取りは電話ではなくメールで行う場合もあります。
紹介したい商品の説明と効果を簡単に加えた上で、会社名、担当者名、メールの目的と理由、要件、日程（複数日）を記載しましょう。
特にこれまで取引の無い会社の場合、こちらがどのような人物なのか先方には分かりません。
良い印象を持たれるように、細心の注意を払って文面を作りましょう。
アポ取り電話がうまくいかない理由
アポ取り電話がうまくいかないのには、理由があります。
- 相手目線に立っていない
- 下準備ができていない
- 経験が足りていない
- 話し方のマナーが悪い
- 失敗の自己分析ができていない
- レギュレーション・マニュアルの構築ができていない
順番に紹介します。
相手目線に立っていない
まずは、相手目線に立っていないことが考えられます。
自分がアポを取りたい思いばかり強い人は、相手がどのように感じているか考えましょう。
相手が気持ち良く電話を切るところまで相手目線に立って考えてみれば、アポ取りの結果は変わります。
下準備ができていない
下準備ができていないこともアポ取り電話がうまくいかない原因の1つです。
電話をかける企業の事業内容や規模などの顧客情報を調べ、話す内容は最低限事前にまとめておきましょう。
経験が足りていない
アポ取りの経験が不足していては、うまくいかないこともあります。
経験は積んでいくしか道はありません。
「断られるのが怖い」と思う方もいますが、「断られることが当たり前」と思い直し、とにかく電話をかけていきましょう。
経験を積んでいけば、相手に何か言われた時の対応が臨機応変にできるようになっていきます。
話し方のマナーが悪い
話し方のマナーが悪いのも、アポ取り電話がうまくいかない原因の1つです。
もし自分が電話を受ける側であれば、電話の内容は同じでも話し方のマナーが悪いと印象が良くないでしょう。
「敬語が使えていない」「ぶっきらぼう「一方的な営業トーク」ではアポ取り電話はうまくいきません。
聞いていて気持ちの良いトーン、早さ、敬語を使った柔らかい語り口などを意識することで、相手の印象は変わります。
失敗の自己分析ができていない
失敗の自己分析ができていなければ、同じミスを繰り返し、いつまで経ってもアポ取りができません。
失敗は誰にでもあることです。むしろアポ取りの仕事は、断られることの方が多いため、そこでへこむ必要はありません。
失敗をしたら、なぜ失敗をしたか、次はどうすれば良いかを電話1回1回に対して考え、次に活かしましょう。
立てた対策が役立ち、いつしかアポが取れるようになっていきます。
レギュレーション・マニュアルの構築ができていない
アポ取りがうまくできない原因として、レギュレーション（規定）やマニュアルの構築ができていないことが挙げられます。
これまでの経験をもとに、トークをまとめた資料の作成をしていきましょう。場面別、または想定される質問別に、どのようなトークをすると効率的なのかの見本を作ると良いです。
電話で聞かれたことに対して答えられないのでは、信頼を勝ち取れません。レギュレーションやマニュアルを構築して、どんどん更新していきましょう。
ツール選びのサポートをさせて頂きます！
ツール選びに迷っている方は、「ミツモルコンシェルジュ」にご相談下さい。
第三者目線で、貴社の課題解決に最適なサービスをご紹介させて頂きます。
【まとめ】アポ取りのコツを知って営業を成功させよう
アポ取りは、営業の成約を左右する大切な要素です。
ただ、電話やメールで顔の見えない相手にアポをもらうアポ取りは、非常に難しい仕事です。
しかし、アポ取りにはコツがあります。まずはコツを押さえたうえでアポ取りを実践し、修正し、顧客獲得に向けて経験を高めていきましょう。
