テレワークを導入する企業が増えているものの、「勤怠管理の難しさやコミュニケーション不足」が課題になっている企業も多いのではないでしょうか？
今までのようにオフィス環境であれば、従業員の顔も見え業務もどのぐらい進んでいるのか把握できていたでしょう。
しかし、テレワークにもなればそうはいきません。
そこで活用したいのが本記事で紹介する「バーチャルオフィス」です。
この記事ではバーチャルオフィスについて以下のことを紹介します。
- バーチャルオフィスとは？
- バーチャルオフィスのメリット
- バーチャルオフィスのデメリット
- バーチャルオフィスツールの選び方
- おすすめのバーチャルオフィスツール
テレワークにより従業員同士のコミュニケーションが減るのではないか？と考えている企業は是非参考にしてみてください。
バーチャルオフィスとは？
バーチャルオフィスとは、インターネット上にオフィスを設置し、設置したオフィスに従業員を出勤させるネット上の仮想空間のことです。
別名、「仮想オフィス」とも呼ばれます。
オフィスのようにデスクや家具などをレイアウトし、従業員の顔となるアイコンを置き、バーチャルオフィスでアバターを動かします。
3D空間であるものの、実際にその場にいるかのような感じになるため、テレワーク中でもオフィスで働いているという従来の意識を持つことができます。
バーチャルオフィスが解決してくれる課題
バーチャルオフィスはリモートワーク導入による課題を解決してくれます。
リモートワークんで具体的に挙げられる課題は集中しづらい、自宅の勤務環境が整っていない、コミュニケーション不足といったことです。
そこでバーチャルオフィスを導入すれば、孤独に感じたり、周りの状況を見えたりと
従来のオフィスのような役割を果たすため、生産性が出勤時と変わらず数多くの企業が導入しています。
バーチャルオフィスのメリット
バーチャルオフィスのメリットは以下のとおりです。
- リモートワークでも孤独を感じない
- 新しい交流ができる
- 話しかけるタイミングなどが分かる
- 手軽なコミュニケーション
では実際にそれぞれのメリットを見てみましょう。
リモートワークでも孤独を感じない
1つ目が、リモートワークでも孤独を感じないことです。
リモートワークでは他の従業員の状況が分からず、表情も分からないため一人で作業をしている感覚になり孤独を感じやすいです。
しかし、バーチャルオフィスツールを導入すれば従業員がその場にいるかのような感じで仕事ができ、各メンバーがどのような状態なのかを知ることができます。
ツールによっては、パソコンのカメラで従業員の顔が見ることができるので、より密接なコミュニケーションができます。
新しい交流ができる
バーチャルオフィスツールを使用すれば、オフィスの全体状況が分かりやすくなります。
社内にいるとオフィスが広かったりして話しかけられなかったり、知らない相手に話をかけるのはハードルが高いものでしょう。
しかし、バーチャルオフィスであれば、部署を問わず接点がない従業員同士でグループを組むことができ新たな交流ができます。
従業員同士で新しい繋がりができれば、今まで知らなかった長所を見つけることができ、より適材を見つけられるでしょう。
話しかけるタイミングなどが分かる
バーチャルオフィスツールでは、各メンバーのステータスを表示できる機能があり、取り込み中なのか話しかけても良いのかを周りに知らせることができます。
実際、新入社員は上司に話しかけるタイミングなどが分からず業務が進まないといったことがあるでしょう。
そうした際にバーチャルオフィスツールを利用すれば、「今は話しかけても大丈夫」と分かるためコミュニケーションが円滑になります。
ワークライフバランスの意識が上がる
テレワーク環境では実際に出勤しているわけではないため、本当に退勤をしているのか、サービス残業をしているのではないか？と実態を掴みにくい傾向にあります。
しかし、バーチャルオフィスではログインをしていればアバターが表示され出勤していることが分かるため、働いていることが分かります。
その為、ワークライフバランスの意識が上がり、従業員の生産性向上に繋がるでしょう。
バーチャルオフィスのデメリット
バーチャルオフィスのデメリットは以下の3つです。
- 常に見られているように感じる
- コストがかかる
- PCのスペックによっては動かない可能性がある
- 使い方をしっかりとレクチャーする時間が必要
それぞれのデメリットを把握してから、バーチャルオフィスを導入したほうが導入後のギャップに悩まされないでしょう。
デメリットを詳しく紹介します。
常に見られているように感じる
1つ目が、常に見られているように感じる可能性があります。
従来のオフィス環境よりも従業員がどういった状況なのか、誰が勤怠をしているのかをハッキリ見ることが出来ます。
そのため、上司や会社としては管理が便利になるものの、中には監視されている気がして業務をしづらいといった社員もいます。
管理者の方は、監視ツールのような使い方を心がけましょう。
あくまで従来のオフィスのような使い方をするのが適切です。
コストがかかる
2つ目は、コストがかかることです。
仮想オフィスは導入コストや維持コストが掛かります。
ログイン人数や機能によって価格が異なるため一概にいくらとはいえないものの、チームが多ければ毎月数万円かかると思ったほうが良いでしょう。
実際に出勤するオフィスとオンライン上のオフィス、両方を持っているとそれなりにコストがかかります。
バーチャルオフィスにはメリットがあるもののデメリットもあります。
導入して本当に意味があるのか？導入して意味がなかった場合はどうするべきかなどしっかりと考えておくことが大事です。
PCのスペックによっては動かない可能性がある
3つ目が、PCのスペックによっては動かない可能性があります。
バーチャルオフィスは、ツールによって高度なデザインが有り、当然そちらは要求されるPCスペックも高くなります。
高度なデザインのオフィスを再現するためには、PCスペックが必要だと頭に入れておきましょう。
高性能のバーチャルオフィスを利用する際には、会社もそれなりのスペックのパソコンを支給する必要があると頭に入れておき、コスト面も考えておくのが大事です。
使い方をしっかりとレクチャーする時間が必要
4つ目が、使い方をしっかりとレクチャーする時間が必要です。
ITツール操作には、得意、不得意が人によって異なり、慣れるまで時間がかかる方もいます。
そういった方のために、使い方をしっかりとレクチャーする必要があります。
教える側としてもレクチャーする時間を確保する必要があります。
できるだけ教える時間を省くためにも、分かりやすく使いやすいツールを導入する、
操作マニュアルを作っておくといった対策をしておきましょう。
バーチャルオフィスツールの選び方
バーチャルオフィスを導入するには、ツールを導入する必要があります。
バーチャルオフィスツールは、様々なものがありますが、具体的には以下のポイントを抑えておきましょう。
- 機能の充実度
- 社員への配慮
- PCへの負担
これからバーチャルオフィスツールを選ぶ方は抑えておくべきポイントであるため、必ずチェックしておきましょう。
機能の充実度
1つ目が機能の充実度です。
バーチャルオフィスツールは、「ステータスを表示する機能」や「チャット機能」、「画面共有機能」などがあります。
当たり前に機能が充実していれば費用も高くなります。
しかし、機能が多ければ良いというわけではなく、使いこなせるかどうかが重要です。
必要な機能が備わっていて費用に見合っているかを考えてから導入しましょう。
社員への配慮
2つ目が社員への配慮です。
バーチャルオフィスはPCカメラを使うため、従業員は部屋の中を見られてしまう、家族との会話を聞かれてしまうといった心配があるでしょう。
さらには、ずっと監視されている気分になる従業員もいると考えられます。
社員がしっかりと働いているかどうか？を確認するのも大事ですが、だからと言って常時カメラをオンにし続けると
逆に業務に集中できず非効率になる可能性があります。
社員の意思を尊重し信頼もしなければ、バーチャルオフィスは監視ツールとなってしまうでしょう。
PCへの負担
3つ目がPCへの負担です。
バーチャルオフィスには、アバターがいたり、レイアウトができたりと視覚的にも楽しめるツールですが、PCのスペックによっては動作を重くする可能性があります。
テレワークを要請する場合は、会社がパソコンを支援するのが一般的ですが、バーチャルオフィスの要求スペックが高いと
その分高価なパソコンを用意しなければならないことを頭に入れておきましょう。
その為、各メンバーのPCスペックに合ったツールを選択するようにしましょう。
おすすめのバーチャルオフィスツール
ここではおすすめのバーチャルオフィスツールを紹介します。
バーチャルオフィスツール選びで困っている方は是非参考にしてみてください。
FAMoffice
FAMofficeは富士ソフト株式会社が提供しているバーチャルオフィスです。
1フロア最大150人まで収容できるため、人数が多い企業でも導入しやすいでしょう。
さらにフロアも追加できるため、社員が増えてしまっても問題なく使用でき、柔軟な使い方が可能です。
フロアにいる従業員のステータスを確認できるため、今はどういった状況なのかがすぐに分かります。
ビデオ通話機能もあり、話しかけたい相手があれば相手のアバターの顔に触れるだけです。
ビデオ通話機能とバーチャルオフィス機能を果たしている、利便性の高いツールとなっています。
会議機能も備わっており12人までの会議が可能、13人以上の場合はWeb会議ツールと連携して使用します。
資料共有もボタンひとつで出来るため、まさにこのツールで全ての役割が果たせるでしょう。
- 利用環境：ブラウザ
- 料金：月額300円/ ID
初期費用100,000円
※月額最低利用料金 30,000円〜
RISA
RISAは株式会社OPSIONが提供しているバーチャルオフィスです。
従業員がアバターで出社する一般的なバーチャルオフィスです。
アバター上には声かけても良い、離席中といったステータスが表示されるため、チャットをしなくとも声をかけるタイミングが分かります。
さらに資料作成中やMTG中といった豊富な表示機能があり、円滑なコミュニケーションができ、効率化につながるでしょう。
会議機能はもちろん、1on1同士のコミュニケーションもあり、より密接なコミュニケーションができます。
ログインに手間がかかると思っている方でも、ゲストとしてログインできる機能もあるのも魅力的です。
- 利用環境：ブラウザ
- 料金：月額10,000円〜
初期費用なし
Sococo
Sococoは株式会社テレワークマネジメントが提供しているバーチャルオフィスです。
オフィスレイアウトの種類が非常に豊富なのが特徴で、その数はなんと100種類以上です。
オフィスレイアウトが豊富であるため、エリアごとで役割を作り、そこで従業員のアイコンを配置すれば現在の状況がすぐに分かります。
部屋単位・複数人での会話もできるため、会議の際にも便利です。
アカウントを持たない方もゲストとして会議に招待できるため、使いやすいのも魅力的です。
zoom、Google Meetといった外部ツールとも連携できるため、自由度の高い使い方ができるでしょう。
- 利用環境：ブラウザ
- 料金：要問い合わせ
oVice
oViceはoVice株式会社が提供しているバーチャルオフィスです。
リモートワークに適しているだけではなく、オンラインイベントの会場、オンライン授業などさまざまな面で使用できるツールです。
300人以上で利用できるプランもあり、人数制限がないツールを探している企業に向いているでしょう。
また最大の特徴としてアバターを他の人に近づければその人の声が聞こえて、会話に参加できます。
パスワード付きの会議室があったり、資料の共有ができたりと利点の多いものです。
機能が充実していて人数制限がないものを求めている企業におすすめです。
- 利用環境：ブラウザ
- 料金：月額5,500円/スペース
roundz
roundzはラウンズ株式会社が提供しているバーチャルオフィスです。
バーチャルオフィスツールの多くはカメラ機能が備わっていますが、こちらは声のバーチャルオフィスとなっており、カメラ機能はありません。
そのため、従業員が監視されている気分になるのを防ぐことができます。
セキュリティに厳しい職場でも安心してりようできるでしょう。
シンプルのUIになっているため、使いやすいのも魅力的な点です。
声のバーチャルオフィスとなっているものの、機能としては十分です。
カメラ機能を重要視しない企業に向いています。
- 利用環境：アプリ
- 料金：月額5,500円/スペース
VoicePing
VoicePingはVoicePing株式会社が提供しているバーチャルオフィスです。
チームでの使用に特化しており、メンバーがどのフロアに居るのか、今はどのような状況なのか、使用中のツールは？ミーティング中なのかどうかを確認できます。
会議室内では機能が豊富で作業画面からホワイトボード、テキストエディタなどがあり、困ることはないでしょう。
さらに最大の魅力として会話をリアルタイムで文字起こしできます。
日本、英語、中国語に対応しているためグローバルな環境下ではとても心強いでしょう。
- 利用環境：アプリ
- 料金：なし
LIVEWORK
LIVEWORKは株式会社ライブリンクスが提供しているバーチャルオフィスです。
こちらのバーチャルオフィスはパソコンのカメラで一定間隔ごとに映像を撮影し、そちらを一覧表示するものです。
さらに共同作業に便利な画面共有機能、チーム作業に便利な機能が豊富にあります。
仮想ルーム単位で画面共有や資料作成も出来るため、従来のようなオフィスの使い方が可能です。
セキュリティ面もしっかりとしており、サーバー側にデータを残さない仕様となっているため安心して利用できるでしょう。
- 利用環境：ブラウザ
- 料金：月額 980円〜/人
Remotty
Remottyは株式会社ソニックガーデンが提供しているバーチャルオフィスです。
2分ごとにパソコンのカメラで撮影された画像が共有されるため、どのような状況で働いてるのかを見ることができます。
在籍や離席中といったステータスもしっかりと分かるため、話しかけやすいのも魅力的。
チャット機能もあるため、コミュニケーション不足も解消されるでしょう。
チャットのやり取りがタイムラインに表示される機能によってSNS感覚で使えるでしょう。
- 利用環境：ブラウザまたはアプリでの使用
- 料金：要問い合わせ
Teracy
TeracyはTeracy株式会社が提供しているバーチャルオフィスです。
それぞれの従業員のステータスが表示され、Google カレンダーと連携したスケジュール共有などがあります。
コミュニケーションが手軽に取れるようにコールボタンが用意されていたり、伝言のような機能があったりします。
会議や共同作業であると便利な画面共有もあるため、不便を感じることは少ないでしょう。
スカイプとの連携もできるため、スカイプを使用している方にはおすすめです。
- 利用環境：ブラウザ
- 料金：無料（将来的に有料化）
まとめ
この記事ではバーチャルオフィスツールについて紹介しました。
バーチャルオフィスツールはリモートワークで懸念されるコミュニケーション不足を解消してくれます。
バーチャルオフィスツールを導入することでテレワークに関する課題は鶏血されるでしょう。
ぜひこの記事を参考にしてツールの選定から導入まで行ってみてください。
